Paano manatiling organisado sa isang checklist

Masisira ng artikulong ito kung paano gumamit ng mga checklist upang manatiling maayos.

mohamed_hassan, CC0, sa pamamagitan ng PIxabay

Nararamdaman Mo Bang Nawalan Ka ng Kontrol?

Naranasan mo na ba ang isa sa mga araw na iyon, kung saan iniiwan mo ang trabaho na parang wala kang nakamit?

Ang iyong mesa ay mukhang mas maraming kalat kaysa sa pagdating mo.
Na-ma-out ang iyong inbox noong nakaraang linggo.
Ang mga tala na post-it ay sumasaklaw sa iyong computer screen.
Walang natitirang silid para sa iyong mga paa sa ilalim ng desk.
At ang pulong sa umaga na iyon ay natapos isang oras na ang nakakalipas.

Ang pananatiling organisado ay isang hamon. Bomba ang impormasyon sa amin mula sa lahat ng direksyon. Mga mensahe sa text, social media, email, mga tugon sa form ng web, mga kahilingan sa pulong, pagpasa ng mga pag-uusap, tawag sa telepono at karaniwang mail vie para sa aming pansin.

Hindi nakakagulat na mataas ang antas ng stress. Ang American Psychological Association (APA) ay nag-uulat ng 39% ng mga Amerikano noong 2017 ay nagdusa mula sa "medyo makabuluhan" hanggang sa "makabuluhang stress" na dulot ng "masyadong mabigat na isang karga sa trabaho" sa lugar ng trabaho.

Pag-aayos ng lugar ng trabaho

Ang mga hindi makatotohanang o hindi tiyak na papel na ginagampanan ay kabilang din sa nangungunang limang mga diin sa lugar ng trabaho sa survey ng APA noong 2017. Ang mga negatibong aspeto, kasama ang labis na trabaho, ay nagpapahirap sa pananatili sa tuktok ng iyong trabaho.

At hindi lamang ang mga empleyado sa opisina ang nakikipagbuno sa isang sobrang karga ng mga gawain at mga hadlang sa pamamahala ng oras. Ang mga negosyante, nagtatrabaho sa tingian at aliw ay nakikipagpunyagi din upang matapos ang mga bagay.

Karamihan sa mga lugar ng trabaho ay nagbibigay sa iyo ng isang paglalarawan sa trabaho na nagha-highlight sa mga tungkulin at gawain. Minsan, wala na sa panahon ang mga ito o hindi saklaw ang lahat ng iyong ginagawa. At habang maaari silang makipag-usap sa isang listahan ng mga responsibilidad, wala silang mga detalye.

Kahit na ang isang lugar ng trabaho ay may sunud-sunod na mga dokumentadong pamamaraan, maaari mo pa ring magkaroon ng masyadong maraming dapat gawin. Ang pag-alam kung paano unahin at pamahalaan ang isang mabibigat na workload na may isang checklist ay may mga benepisyo. At ang mga checklist ay nagsisilbing isang mahalagang kasangkapan sa organisasyon.

Kung nakakaramdam ka ng labis na pagod sa trabaho, maging maayos sa tulong ng isang listahan ng dapat gawin. Sa simula ng bawat umaga, isulat ang lahat ng kailangan mong gawin. Maging tiyak.

Panatilihin ang isang Pang-araw-araw na Listahan Na Nagtatagal

Isang pang-araw-araw na listahan ng dapat gawin at gawain:

Gumagawa bilang paalala
Tumutulong sa iyo na unahin ang iyong araw
Ipinapakita kung labis kang nakatuon
Makakatipid ng oras sa iyo

Pamahalaan ang Iyong Oras at Mga Prioridad Paitaas

Ang isang checklist ay tumutulong din sa daloy ng trabaho. Kung ikaw ay isang kalihim o personal na katulong na tumutugon sa higit sa isang linya manager, makakatulong sa iyo ang isang checklist na pamahalaan ang paitaas. Magsama ng isang haligi sa iyong listahan upang maitala ang isang pagtatantya ng oras para sa pagkumpleto ng bawat gawain.

Hikayatin ang iyong mga tagapamahala na itala ang mga gawaing ibibigay sa iyo sa iyong listahan ng dapat gawin. Ang checklist ay nagpapalawak ng kanilang kamalayan sa iyong workload. Nakita nila kung ano pa ang dapat mong gawin at kung kailan kinakailangan. Pinangangasiwaan ng listahan ang kanilang mga inaasahan.

Kahit na mayroon ka lamang isang tagapamahala ng linya, ang isang listahan ng tsek ay mahalagang katibayan ng iyong pagkarga. Gamitin ang iyong listahan ng dapat gawin upang:

Tuklasin ang mas mahusay na mga proseso sa trabaho
Magaan ang iyong workload
Humiling ng tulong
Makipagtalo para sa isang katulong o bagong miyembro ng koponan

Gayunpaman, kung ano ang ibabahagi ko sa iyo ay hindi lamang anumang ordinaryong listahan ng dapat gawin. Isa itong tagapag-ayos ng checklist.

Ano ang Kailangan Nimo upang Lumikha ng Iyong Checklist

Notebook (Inirerekumenda ko ang paggamit ng isang aklat na may laki na A5.)
Hindi bababa sa apat na may kulay na panulat, tulad ng berde, dilaw, lila at pula
Ruler (opsyonal)
Mga sticker ng bituin (anumang kulay)

Kapag nakumpleto mo na ang lahat ng mga gawain sa pahina, bigyan ang iyong sarili ng isang bituin.

7-Hakbang Organisang Checklist

Buksan ang iyong kuwaderno sa unang magagamit na pahina.
Isulat ang petsa ngayon sa tuktok.
Isulat ang lahat ng mga bagay na kailangan mong makumpleto bago ka umuwi.

* Isama ang mga bagong gawain kahit na ang mga hindi mo kailangan upang makumpleto ang araw na iyon.

* Gumamit ng isang linya bawat gawain.

* Unahin ang bawat gawain sa mga may kulay na panulat (sumangguni sa gabay sa kulay sa ibaba).

Tip: Baka gusto mong sirain ang ilang tungkulin sa maraming gawain upang mas madaling mapamahalaan ang mga ito.
Rule ng isang tuwid na linya sa pamamagitan ng bawat gawain habang nakumpleto mo ito. O maglagay ng isang tik sa dulo ng linya.
Magsimula ng isang bagong listahan sa isang bagong pahina bukas.
Bumalik sa iyong libro araw-araw at hanapin ang mga pahina na walang mga bituin. Suriin ang anumang hindi natapos na mga gawain. Kung kailangan mong magdala ng isang gawain sa isang bagong pahina, kumpletuhin ang gawain sa lumang pahina upang hindi mo ito patuloy na suriin ito.
Gantimpalaan ang iyong sarili ng isang bituin kapag ang listahan ng isang araw ay nakumpleto. Ilagay ang sticker ng bituin sa pahina kung saan mo ito madaling makikita. Kapag gantimpalaan mo ang iyong mga pagsisikap nang biswal, ipinapahiwatig din nito ang bawat item sa pahina ay nakumpleto. Ang isang pahina na walang bituin ay may hindi natapos na negosyo.

Ang mga sticker ng bituin ay nangangahulugang ang mga item sa listahan ay nakumpleto o dinala sa ibang araw.

Unahin ang Iyong Listahan Sa Mga Kulay

Ang mga pulang gawain ay may pakiramdam ng pagpipilit. Dapat makumpleto ang mga ito sa araw na iyon.
Ang mga asul na gawain ay paulit-ulit.
Ang mga berdeng gawain ay para sa mahabang proyekto. Inaasahan mong tatagal sila sa isang linggo upang makumpleto.
Ang mga itim na gawain ay pangkalahatang gawain na maaari mong makita sa iyong paglalarawan sa trabaho.

Maaari kang gumamit ng iba pang mga kulay para sa karagdagang kategorya. Halimbawa, baka gusto mong gumamit ng iba`t ibang mga kulay upang makilala ang pagkakaiba sa pagitan ng pang-araw-araw at lingguhang paulit-ulit na mga gawain.

Manatiling Organisado sa Home Sa Iyong Checklist

Gumagana ang isang tagapag-ayos ng checklist saanman. Maaaring gusto mong itago ang dalawang notebook: isa para sa trabaho at isa para sa iyong personal na buhay.

Panatilihing malinis ang iyong bahay at pinutol ang iyong damuhan sa pamamagitan ng pagdaragdag ng mga gawain sa iyong checklist ng tagapag-ayos ng bahay. Maaari mo ring gamitin ito sa:

Isaayos ang iyong kasal
Pangangaso ng trabaho
Plano ang piging sa pagreretiro ni Tiyo Ben
Unahin at bayaran ang mga bayarin
Ayusin ang iyong susunod na holiday sa ibang bansa

Maaari mo itong magamit upang pamahalaan ang karamihan sa mga uri ng mga kaganapan o pangyayari sa buhay.

Mga Organizer ng Digital Checklist

Mayroon ka bang proseso sa lugar ng trabaho na nangangailangan ng madalas na pagsuri? Pag-isipang i-automate ang iyong tagapag-ayos ng checklist para magamit sa isang smartphone o tablet. Lumikha ng isang form sa PDF o subukan ang isa sa mga app na nakalista sa ibaba.

Form ng Organizer ng Checklist ng PDF

Ang mga lugar ng trabaho kung saan naa-access ng mga customer ang mga pasilidad ay madalas na sinisimulan ang araw sa isang site audit upang siyasatin ang mga kagamitan at pasilidad. Lumikha ng isang prioridad na listahan, tulad ng isa sa ibaba, para sa isang itinalagang empleyado upang mag-check-off o magkomento. Kapag nakumpleto, ang empleyado ay nagse-save at nag-email sa checklist ng pag-audit sa isang manager o opisyal ng OH&S.

Checklist Apps para sa PC, Smartphone at Tablet

Kung hindi mo nais na magdala ng isang notebook sa paligid, makakatulong din ang mga app na ito na maging maayos ka.

Ang iOS ng Apple ay mayroong isang karaniwang app na Paalala. Gamitin ito bilang isang kahaliling proseso upang mapanatili kang maayos.

Hanapin ang naglilimita sa Apple Reminder app o hindi gumagamit ng isang aparato ng IOS? Subukan ang Todoist: Listahan ng Dapat Gawin at Tagapamahala ng Gawain. Magagamit ito nang libre sa maraming mga aparato, ngunit mayroon din itong premium na pagpipilian. Mag-login sa app gamit ang iyong Google o Facebook account, o lumikha ng bago. Ginagamit ko ito sa aking Windows 10 PC.

Ang iba pang mga checklist at pang-organisasyon na app (ang ilan ay may maliit na bayad o naglalaman ng mga in-app na pagbili) kasama ang:

Wunderlist
Google Keep
Habitica (isang gamified na listahan ng dapat gawin)
OmniFocus 2
2Gawin (listahan ng dapat gawin, mga gawain at tala)

Mga App Versus na Batay sa Papel na Mga Checklist

Ang mga app ay nag-o-automate ng mga checklist. Ginagawa nilang mas madali upang ibahagi at isama ang iyong daloy ng trabaho sa ibang mga tao, mga programa at proseso ng trabaho. Gayunpaman, kapag ang isang computer system stall o ang kapangyarihan ay nabigo, isang manu-manong tagapag-ayos ng checklist ang nagpapanatili sa iyo ng kontrol.

Ang isang listahan na batay sa papel ay isang mahalagang tool para sa mga emerhensiya. Pag-isipang mapanatili ang isang naka-print na kopya ng iyong digital checklist.

Kung ikaw ang may kontrol sa kaligtasan ng iyong lugar ng trabaho, itago ang isang clipboard at hard copy ng mga checklist ng kalusugan at kaligtasan sa lugar ng trabaho sa isang madaling maabot na lugar. Maaari ding maging isang magandang ideya na magkaroon ng isang checklist para sa mga pamamaraan ng blackout.

Panatilihin ang mga checklist na batay sa papel kung kailan mawawala ang kuryente.

Bakit Dapat Mong Manatiling Organisado Sa Isang Checklist

Sa pamamagitan ng paggamit ng isang tagapag-ayos ng checklist tulad ng isang listahan ng dapat gawin, babawiin mo ang kontrol sa iyong trabaho. Sa halip na patuloy na alalahanin ang lahat ng kailangan mong gawin, ang pagsulat ng iyong mga gawain ay nagpapalaya sa iyong mga saloobin upang ituon ang pansin sa trabahong nasa kamay.

Ang isang tagapag-ayos ng checklist ay umaabot din lampas sa pang-araw-araw na listahan ng dapat gawin. Gamitin ito upang makumpleto ang isang tukoy na proseso, tulad ng isang pagsusuri sa kalusugan at kaligtasan sa trabaho o pag-audit sa site. O upang ayusin ang lahat ng kailangan mong gawin upang makapagpahinga at masiyahan sa isang katapusan ng linggo.

Sa pamamagitan ng paggawa ng mga checklist na bahagi ng iyong araw, pinapagaan mo ang stress sa lugar ng trabaho. Maaari mo ring gamitin ang isang listahan ng dapat gawin upang:

Ipasa ang isang kaso sa negosyo para sa mas maraming mapagkukunan
I-update ang isang paglalarawan sa trabaho at magtalaga ng mga responsibilidad

Higit sa lahat, makakatulong ang mga checklist upang biswal na pamahalaan at maisaayos ang alinman sa isang proseso o mga bagay na kailangan mong gawin. Bilang isang resulta, ang huling tik na iyon ay tumatagal ng isang tumpok ng presyon sa iyo.

Paano ka mananatiling organisado? Gumagamit ka ba ng mga listahan?

Mag-English ba sa Mayo 01, 2013:

hindi organisado? Thats me daily lol. Ito ay nakakagulat na ako ay may bait pa rin. Talagang mayroon akong isang iphone at ginagamit ko ang "Paalala" na app sa lahat ng oras, hindi ko alam kung gaano ako kaayos salamat dito, ngunit malaki ang naitutulong nito. Magandang hub.