Talaan ng mga Nilalaman:
- Panatilihin ang Iyong Sinulat na Propesyonal na Komunikasyon
- Panuntunan 1: Magkaroon ng Kamalayan sa Iyong Mga Reaksyon (aka "No Venting")
- Panuntunan 2: Dobleng Suriin Kung Sino Ang Pupunta sa Iyong Email
- Panuntunan 3: Panatilihin ang Personal na Paghiwalayin Mula sa Propesyonal
- Panuntunan 4: Mag-ingat sa Iyong Madla
- RULA 5: Panoorin ang Iyong Wika
Panatilihin ang Iyong Sinulat na Propesyonal na Komunikasyon
Marahil ay narinig mo ito: "Kung paano ka sumulat ay kasinghalaga ng iyong sinusulat." Sa mga panahong ito, ang "personal na tatak" ng isang tao ang lahat - parehong online at sa propesyonal na mundo. " Ang pagpapanatiling propesyonal ng iyong mga email ay tutulong sa pagsuporta sa iyong personal na tatak.
Sa maraming mga paraan, pinapayagan ng mga programa sa email at instant messenger ang visual na katumbas ng pag-eaves sa isang pag-uusap sa telepono. Mayroong mga blog na nagbibigay ng payo sa kung paano magsulat ng isang email na "tulad nito ay babasahin sa isang araw sa isang deposition ng korte." Ang mga blog na ito ay may maraming payo tungkol sa hindi dapat gawin, ngunit kakaunti tungkol sa kung ano ang dapat gawin ng isang tao o kung bakit ito mahalaga.
Narito ang nangungunang limang mga patakaran na "kung ano ang hindi dapat gawin", at mga mungkahi para sa kung ano ang dapat gawin sa halip:
Panuntunan 1: Magkaroon ng Kamalayan sa Iyong Mga Reaksyon (aka "No Venting")
Maaaring ito ang pinakamahirap na sundin. Narito ang pinakakaraniwang sitwasyon na napansin ko:
May naririnig ka sa isang virtual na pagpupulong, at ang iyong reaksyon ay upang magpadala kaagad ng isang instant na mensahe, emoji (kung may kakayahan ang iyong IM), o mag-email sa isang tao na nasa pagpupulong din.
Ano ang peligro?
Kung ang taong pinadalhan mo ng komento ay nagbabahagi ng kanilang screen sa mas malaking madla ngunit nakalimutan ng taong iyon na patayin ang kanilang mga abiso sa email at / o panatilihing sarado ang IM screen… ang iyong mga komento ay pampubliko na ngayon.
Huwag isipin ng isang minuto na walang napansin - maniwala ka sa akin, LAHAT NG NAKITA ITO.
Anong gagawin?
- Kung ang iyong puna ay nauugnay sa paksa ng pagpupulong: magsalita sa pulong.
- Kung ang iyong komento ay isang reaksyon lamang sa gat: itago ito sa iyong sarili ng isang minuto at makinig ng kaunti malapit sa pag-uusap. Posibleng ang pahayag na iyong na-react ay bahagi lamang ng kuwento.
- Maghintay hanggang matapos ang pagpupulong: kung ito ay talagang mabuti o masama, i-save ito para sa isang pribadong talakayan pagkatapos ng pagpupulong.
Panuntunan 2: Dobleng Suriin Kung Sino Ang Pupunta sa Iyong Email
Dahil sa mabilis na takbo ng negosyo, lahat tayo ay nasa mataas na alerto sa lahat ng oras at lahat ay nararapat kahapon.
Narito ang isang malamang na senaryo:
May nagpapadala ng isang email. Pagkatapos sa loob ng limang minuto o mas mababa ang taong iyon ay magpapakita sa iyong desk, mga tawag, o IM na "Nakuha mo ba ang aking email?"
Sa paglaon, natutunan mong ihinto ang anumang ginagawa mo upang mabasa ang bawat email na papasok kaagad. Bilang resulta, naganyak ka ring tumugon kaagad.
Pagkatapos ay malaman mong ang iyong tugon ay napunta sa mga (mga) maling tao sa kumpanya.
Paano ito nangyari?
Marahil ay na-hit mo ang "reply all" nang wala sa ugali sa halip na ipasa ang email bilang simula ng isang pag-uusap sa gilid. Marahil ang nagpadala ay nag-type sa maling pangalan, o mayroon kang parehong pangalan tulad ng ibang tao sa kumpanya.
Anong gagawin?
- Bago ka pindutin ang ipadala: kumuha ng isang karagdagang minuto upang i-proofread ang lahat: ang iyong listahan ng tatanggap, ang iyong email sa pangkalahatan (baka hindi malinaw ang iyong mensahe, naiwan mo ang mga salita, atbp.);
- Subukang kanselahin ang mensahe sa lalong madaling mapagtanto ang error. Kung hindi gagana ang tampok na "Recall this message":
Panuntunan 3: Panatilihin ang Personal na Paghiwalayin Mula sa Propesyonal
Kung hindi mo nagawa ito sa iyong sarili, nakarinig ka ng mga kwentong katulad nito:
Ang isang napaka-personal na email ay naipadala hindi lamang sa inilaan na tao, kundi pati na rin sa BUONG KUMPANYAN.
YIKES !!! Ang kadahilanan ng kahihiyan ay wala sa mga tsart… kapwa para sa nagpadala at mga tatanggap.
Anong gagawin?
Laging panatilihing magkahiwalay ang iyong trabaho at iyong mga personal na email, at iwasang mag-log in sa online na bersyon ng iyong mga Gmail, MSN, Yahoo, o Hotmail account mula sa iyong laptop na na-isyu (o desktop computer).
Mas madaling pagsamahin ang mga email ng personal at negosyo sa isang solong lokasyon upang masubaybayan mo ang pareho. Gayunpaman, ngayon na ang aming mga cell phone ay kasing talino at malakas tulad ng aming mga laptop (tablet, atbp.), Ang pagsasama-sama ng mga libro sa email address ay hindi na kinakailangan.
Panuntunan 4: Mag-ingat sa Iyong Madla
Kahit na ang iyong email ay inilaan para sa isang tukoy na madla, mayroon itong potensyal na maipasa sa sinuman, saanman sa kumpanya o higit pa.
Sa corporate world, hindi ka lamang nagsusulat sa iyong kaibigan o katrabaho. Dapat mong palaging ipalagay na ang email ay babasahin ng isang taong mas mataas sa kumpanya. Ang iyong pinakamahusay na pagpipilian ay ang lumapit sa bawat email na parang nagsusulat ka sa iyong manager, boss ng iyong manager, o isang kliyente.
Sa parehong oras , iwasan ang paggamit ng jargon ng industriya, mga acronyms, o salita na maaari lamang magamit ng iyong propesor sa panitikan sa kolehiyo. Ang mga bagay na ito ay hindi magpapasikat sa iyo… nakakainis lang ito sa (mga) mambabasa at ginagawang mas mahirap intindihin ang iyong mensahe.
RULA 5: Panoorin ang Iyong Wika
Hindi ito nangangahulugang "walang pagmumura" (o panatilihin itong "PG" tulad ng rating ng pelikula) - dapat maging malinaw iyon. Kung hindi, asahan na magkaroon ng isang pag-uusap sa Human Resources.
Ang 'Manood ka ng wika' ay nangangahulugang panatilihin itong "PC" (tama sa politika).
TANDAAN: Ang iyong email ay maaaring mabasa ng sinuman sa loob o labas ng kumpanya. Dahil walang paraan upang malaman kung sino ang panghuli na mambabasa, panatilihing neutral ang iyong wika at ang iyong tono.
Paano kung hindi ka sigurado?
- Ipabasa sa isang pinagkakatiwalaang collogue ang email at magbigay ng puna o mungkahi sa kung paano magiging mas mahusay ang mensahe.
- Isulat ang email (na walang mga tatanggap) pagkatapos ay i-save ito sa iyong folder na "draft" nang ilang sandali. Sa susunod na araw (o sa paglaon ng araw na iyon kung mayroon kang isang deadline), tingnan ito.
- Nasasabi pa rin ba kung ano ang naisip mong sinusulat?
- Ipakita ba sa iyo ang email bilang propesyonal ka? Kung hindi, ayusin ito o humingi ng tulong.
MAGING MAingat sa pag-post sa social media.
Kung ikaw ay isang maliit na may-ari ng negosyo, independiyenteng kontratista, atbp. Dapat ay mayroon kang magkakahiwalay na mga pahina ng social media para sa iyong negosyo. Tiyaking ang iyong mga komento at post ay dapat na direktang nauugnay sa produkto o serbisyo na iyong inaalok.
Kung nagkaroon ka ng masamang araw, huwag i-broadcast ito sa Facebook o Twitter, at huwag basurahan ang kumpanyang pinagtatrabahuhan mo. Ang iyong katrabaho o superbisor na mga kaibigan sa Facebook (nakaraan at kasalukuyan) ay maaaring hindi maunawaan. Bilang karagdagan, maraming mga kumpanya ngayon ang may mga programa na sinusubaybayan kung paano at kailan ginagamit ang kanilang pangalan sa korporasyon at kanino (suriin ang iyong manwal ng kumpanya).
Huwag kalimutan - ang mga prospective na tagapag-empleyo ay susubukan na makapasok sa iyong (mga) pahina upang magpasya kung ikaw ay "isang mahusay na akma" para sa trabaho. Hindi gaanong kinakailangan upang ilagay ang tanong sa iyong reputasyon (personal na tatak) at mawala sa isang panayam o alok ng trabaho.
Ang iyong pinakamahusay na plano: kunin ang telepono (oo ang bagay na may mga numero dito) at tawagan ang isang taong pinagkakatiwalaan mo upang ilabas ang iyong mga pagkabigo.
Kapag nagtatrabaho ka sa isang corporate environment, mahalagang tandaan na wala sa iyong mga komunikasyon ang pribado. Ang bawat email na ipadala mo (parehong panloob at panlabas) ay maaaring basahin ng sinumang may interes sa paksa. Sabihin ang maling bagay, sagutin ang lahat, o ipadala ito sa maling tao, at maaari mong mailagay ang iyong propesyonal na reputasyon (personal na tatak), iyong trabaho, at ang kumpanya sa peligro.
Sa huli, ang pinakamagandang payo ay gamitin mo lang ang iyong sentido komun at panatilihing hiwalay ang personal mula sa negosyo hangga't makakaya mo. Tulad ng paalala sa amin ng pelikulang The Godfather noong 1972 - "Hindi ito personal, negosyo ito."