Talaan ng mga Nilalaman:
- Ano ang isang Patakaran at Pamamaraan?
- Ano ang Isasama sa isang Patakaran at Pamamaraan
- Paano Mag-format ng isang Patakaran at Pamamaraan
- Pinakamahusay na Font na Gagamitin para sa Patakaran at Pamamaraan
- Ginamit ang Pag-format sa Patakaran sa Itaas at Halimbawa ng Pamamaraan
- Mga Tip Tungkol sa Patakaran at Pamamaraan
- Ang Mga kalamangan ng Paggamit ng Patakaran at Pamamaraan
- Ang Kahinaan ng Paggamit ng Patakaran at Pamamaraan
Ito ay isang gabay sa kung paano magsulat ng patakaran at pamamaraan para sa iyong lugar ng trabaho.
David Livermore
Ano ang isang Patakaran at Pamamaraan?
Kaya ano ang isang patakaran at pamamaraan? Sa madaling salita, ito ay sunud-sunod na mga tagubilin sa kung paano gumawa ng isang bagay sa iyong samahan. Maaari itong maging isang pangkalahatang bagay tulad ng inaasahan ng lahat ng mga empleyado o maaaring kung paano makumpleto ang isang tukoy na gawain sa trabaho. Alinmang paraan, ang isang patakaran at pamamaraan ay maaaring maibaba sa papel ang mga kaisipang iyon para makita at sundin ng lahat.
Saklaw ng artikulong ito ang sumusunod:
- Ano ang isasama sa isang patakaran at pamamaraan
- Paano mag-format ng isang patakaran at pamamaraan.
- Isang halimbawa ng isa
- Mga Tip
- Ang mga kalamangan at kahinaan ng paggamit ng isang patakaran at pamamaraan.
Ano ang Isasama sa isang Patakaran at Pamamaraan
Nasa ibaba ang kinakailangan sa bawat patakaran at pamamaraan.
- Header - Dapat kasama rito ang pangalan ng iyong samahan, departamento, atbp. Makikilala nito kung kanino ang pamamaraan ay inilaan.
- Pamagat - Ang pamagat ng pamamaraan. Subukang huwag gawin itong masyadong mahaba. Gawing madaling matandaan at mag-refer.
- Bilang ng Pamamaraan - Ito ay para din sa madaling sanggunian. Pinapayagan nito ang mga pamamaraan na maging sa isang tiyak na pagkakasunud-sunod sa isang libro, binder, online database, atbp. Hindi lamang dapat sa pagkakasunud-sunod ng bilang, dapat mayroong pantay na spacing sa pagitan ng bilang ng pamamaraan (hal. 100, 105, 110, atbp.).
- Epektibong Petsa - Ang petsa kung saan ang pamamaraan ay unang naging epektibo. Maaaring maging mahalaga sa pagsubok na magtaguyod ng isang linya ng oras para sa isang tiyak na gawain sa trabaho.
- Binagong Petsa - Kung ang mga pagbabago ay ginawa sa pamamaraan sa isang punto, kung gayon ang petsang ito ay kailangang mabago sa petsa ng pagbago ng pamamaraan. Pinapanatili nitong napapanahon ang lahat sa kasalukuyang mga pagbabago.
- Sinuri ang Petsa - Kung ang pamamaraan ay nasuri upang makita kung ang anumang mga pagbabago ay kailangang gawin, kung gayon ang petsang ito ay kailangang baguhin. Hindi mahalaga kung walang mga pagbabagong nagawa, ang petsa na ito ay dapat palitan upang ipahiwatig kung kailan ito huling nasuri.
- Pinahintulutan Ng - Pangalan ng taong pinahintulutan ang paglabas ng patakaran at pamamaraan. Ito ay magiging isang department head o superbisor.
- Patakaran - Dapat itong mapunta sa kung sino, ano, kailan, saan, bakit, at paano. Gayunpaman, ang bahaging ito ay dapat na maikli. Sa karamihan dapat itong isang pangkalahatang ideya ng kung bakit ang patakaran ay may bisa.
- Direktiba - Kung may dapat gawin o kung mayroong isang pangkalahatang tagubilin na dapat sundin ng tao, dapat na nasa direktiba ito. Huwag isama ito maliban kung may isang bagay na kritikal na dapat mapansin kaagad.
- Pamamaraan - Ito ang magiging karamihan ng iyong patakaran at pamamaraan. Nagbibigay ito ng mga naka-item na hakbang sa kung paano makamit kung ano ang idinidikta ng patakaran.
- Pahina ng Numero - Dapat mayroong isang numero ng pahina sa bawat pahina.
- Mga Header ng Pahina - Dapat isama sa mga header ng pahina ang pamagat at bilang ng pamamaraan ng patakaran at pamamaraan.
- Inisyal - Ito dapat ang mga inisyal ng huling tao na sumuri sa patakaran at pamamaraan. Dapat ding isama ang petsa kung kailan ito huling nasuri.
- Mga Halimbawa - Magaganap ang mga ito sa magkakahiwalay na mga pahina na walang header, mga numero ng pahina, atbp. Ito ang mga halimbawa ng inilalarawan sa mahahalagang hakbang sa pamamaraan.
Paano Mag-format ng isang Patakaran at Pamamaraan
Mayroong ilang mga pangunahing alituntunin pagdating sa pagsulat ng isang patakaran at pamamaraan:
- Font - Ang font ay dapat na isang karaniwang ginagamit at kinikilala, ngunit hindi itinuturing na hindi propesyonal. Ang Comic Sans, halimbawa, ay isang hindi propesyonal na font.
- Laki ng font - Sa pinakamaraming hindi ka dapat magkaroon ng isang malaking sukat ng font na ginamit sa buong pamamaraan. Dapat itong palaging pare-pareho mula sa pamamaraan hanggang sa pamamaraan.
- Mga Kulay - Hindi talaga kinakailangan ang mga kulay. Ang pamamaraan ay dapat na nasa isang puting background na may isang itim na font. Gayunpaman, maaaring magamit ang mga kulay sa mga halimbawa.
- Spacing - Ang bahagi ng pamamaraan ay dapat na spaced naaangkop para sa madaling pagbabasa. Kung walang mga puwang sa pagitan ng mga hakbang, magkakasamang tatakbo ang teksto kapag may nagbasa ng patakaran.
- Mga Margin - Dapat gawin ang mga ito sa anumang pamantayan sa iyong samahan para sa iba pang mga dokumento. Ginagawa nitong mas hilig ang mga gumagamit na basahin at gamitin ang pamamaraan.
Nasa ibaba ang inirekumendang mga kinakailangan sa istilo para sa bawat kategorya na nakalista sa itaas.
- Header - Ang header ay dapat palaging sentro, naka-bold, sa lahat ng malalaking titik, at sa tuktok ng patakaran. Dapat ay mayroon din itong pinakamalaking laki ng font kumpara sa natitirang patakaran at pamamaraan.
- Numero ng Pamagat at Pamamaraan - Pareho sa mga ito ay dapat na nasa parehong linya dahil pareho silang ginagamit para sa sanggunian sa patakaran at pamamaraan. Ang mga ito ay maaaring pareho ang laki o bahagyang mas maliit kaysa sa header ngunit dapat na naka-bold at sa lahat din ng malalaking titik. Ang pamagat ay dapat na nasa kaliwang kaliwa, na may numero ng pamamaraan sa dulong kanan.
- Mabisang, Binago, at Sinuri na Petsa - Nakita ko ang mga ito na nagawa sa iba't ibang mga paraan. Minsan ang mga ito ay nasa kanilang sariling haligi, habang ang ibang mga oras nakita ko sila sa kanilang sariling hilera. Ito ay isang personal na kagustuhan, ngunit dapat silang laging nasa ibaba ng pamagat at magkaroon ng isang maliit na laki ng font. Tulad ng mga nakaraang kategorya, ang mga ito ay dapat na naka-bold at naka-capitalize.
- Pinahintulutan Ni - Maaari itong ang huling linya sa itaas na bahagi ng patakaran at pamamaraan. Dapat itong naka-bold, naka-capitalize, at sa kaliwang bahagi ng dokumento.
- Patakaran - Dapat mayroong isang bagay upang ipahiwatig na ang patakaran ay nagsisimula sa puntong ito. Kadalasan, maaari mong gawin ang salitang "patakaran" sa lahat ng malalaking titik at naka-bold, habang ang patakaran mismo ay ipinaliwanag hindi sa mga naka-bold na titik o malaki ang titik. Gugustuhin mong bigyang-katwiran din ang teksto sa dokumento.
- Directive - Ito ay isang bagay na karaniwang nais mong makilala, kaya't ito ay magiging naka-bold at sa lahat ng malalaking titik. Bigyan ng katwiran ang talata upang maganda ang hitsura sa patakaran at pamamaraan.
- Pamamaraan - Ito ang pinakamahirap na bahagi upang ipaliwanag sapagkat ito ay napakadetalyadong oriented. Talaga, gugustuhin mong paghiwalayin ang iyong mga hakbang hangga't maaari. Hindi mo nais ang mga talata ng impormasyon, nais mong simpleng sundin ang teksto. Kaya't maghiwalay hangga't maaari sa pamamagitan ng paggamit ng iba't ibang mga uri ng mga listahan sa iba't ibang mga indentasyon. Halimbawa, A.1.ia, bawat isa sa iba't ibang pagkakatiran kaysa sa isa bago ito. Gayunpaman, kapag lumipat sa "B", dapat itong maging parehong pagkakatiwala ng "A" bago ito. Ang halimbawa sa ibaba ay magpapakita ng isang tunay na halimbawa nito.
- Pahina ng Numero - Dapat na nakasentro sa footer ng dokumento. Alinman gawin ang numero para sa bawat pahina, o ipakita ang kasalukuyang pahina at ang kabuuang bilang ng mga pahina (ie Pahina 1 ng 2). Ang unang pahina ay hindi kailangang magkaroon ng isang numero ng pahina dito.
- Mga Header ng Pahina - Ang header ng pahina sa bawat kasunod na pahina pagkatapos ng una ay dapat magmukhang kapareho nito para sa pamagat at ang bilang ng pamamaraan ay nasa unang pahina.
- Inisyal - Sa katapusan ng wakas ng bawat pamamaraan ang tao na sinusuri / binabago ang pamamaraan ay dapat isama ang kanilang mga inisyal at ang petsa kung kailan nila ito huling nasuri / binago.
- Mga Halimbawa - Ito ay hiwalay sa pamamaraang isinusulat. Maaari silang magsama ng mga screenshot mula sa isang programa, mga talahanayan upang suriin, atbp. Sa may-katuturang punto sa pamamaraan ang halimbawa ay dapat na tinukoy (ibig sabihin Halimbawa A). Pagkatapos sa kanang sulok sa kanang bahagi ng bawat halimbawa dapat mayroong isang sanggunian sa kung anong halimbawa iyon.
Pinakamahusay na Font na Gagamitin para sa Patakaran at Pamamaraan
Mayroong apat na mga font na inirerekumenda ko:
- Arial - Ang font na ito ay itinuturing na pamantayan ng industriya para sa karamihan ng mga dokumento. Maraming mga computer ang default sa font na ito at madaling basahin. Hindi ka maaaring magkamali sa font na ito.
- Times New Roman - Isa pang pamantayan sa industriya. Ginagamit din ito bilang default font para sa ilang mga programa sa computer. Ang ilang mga tao ay isinasaalang-alang ito isang lumang istilo na kinikilala ng unang henerasyon ng mga gumagamit ng computer.
- Calibri - Para sa isang malambot na diskarte maaari kang pumunta sa font na ito. Ito ay madali sa mga mata at makinis ang hitsura ng isang dokumento. Dahil ang patakaran at pamamaraan ay maaaring mainip na basahin at isulat, maaaring ito ay isa sa mga mas mahusay na font na gagamitin.
- Georgia - Ito ay isang hindi karaniwang ginagamit na font, ngunit ang isa na maaaring tumalon sa iyo. Isaalang-alang ko itong isang krus sa pagitan ng Arial at Times New Roman.
Hindi ako gagamit ng anumang harapan na napakahirap basahin o magmukhang hindi propesyonal. Walang sinumang seryoso sa patakaran at pamamaraan kung gagamitin ang isang hindi propesyonal na font.
Ipinapakita ng larawan sa ibaba ang lahat ng apat na mga font na kumikilos.
Mga halimbawa ng mga font na nabanggit sa itaas.
David Livermore
Isang halimbawa ng isang patakaran at pamamaraan.
David Livermore
Ginamit ang Pag-format sa Patakaran sa Itaas at Halimbawa ng Pamamaraan
Kategorya | Format |
---|---|
Header |
14 pt., Bold, Center |
Pamagat |
14 pt., Bold |
Bilang ng Pamamaraan |
14 pt., Bold |
Petsa |
12 pt., Bold, Center |
Pinahintulutan Ni |
12 pt., Bold, Center |
Patakaran |
12 pt., "Patakaran" ay naka-bold, nabigyan ng katwiran |
Direktiba |
12 pt., Bold, Justified |
Pamamaraan |
12 pt., Nabigyan ng katwiran |
Numero ng pahina |
10 pt., Center |
Header ng Pahina |
12 pt., Bold |
Inisyal |
12 pt. |
Mga Tip Tungkol sa Patakaran at Pamamaraan
Narito ang ilang mga pangkalahatang tip na sundin patungkol sa patakaran at pamamaraan.
- Madalas na suriin ang mga pamamaraan. Dahil lamang sa pagsusulat mo ng isang pamamaraan ay hindi nangangahulugang tapos na ito. Pana-panahong kailangan mong bumalik at suriin ang iyong pamamaraan para sa anumang mga pagbabago. Inirekomenda ng ilan na suriin ang mga ito bawat ilang taon, ngunit nais kong suriin ang mga ito bawat taon, kung maaari. Bukod dito, kapag may nagbago sa samahan na nakakaapekto sa isang pamamaraan, ang patakaran at pamamaraan ay dapat baguhin agad.
- Suriin ang pamamaraan bago ito magamit. Ipasuri sa ilang tao ang pamamaraan upang mapatunayan na makatuwiran. Isama ang mga bagong empleyado pati na rin ang mga may karanasan sa prosesong ito. Maaari silang magbigay ng impormasyon na maaaring hindi mo naisip. Kung mayroon kang isang regular na komite na suriin ang mga pamamaraan, mas mabuti pa iyon.
- Patunayan sa lahat na sinuri nila ang pamamaraan sa sandaling ito ay pinakawalan. Kapag natapos ko na ang pagsusulat o muling pagbago ng isang pamamaraan, ipinapadala ko ang lahat sa lahat ng aking tauhan. Nag-sign and date sila kapag sinuri nila ito. Nag-e-mail din ako sa mga tauhan upang payuhan ang mga pagbabagong ginawa sa isang patakaran at pamamaraan. Sa ganitong paraan mayroon akong dokumentasyon na inabisuhan ko sa lahat. Sa malalaking organisasyon, dapat itong hawakan ng mga superbisor sa antas ng koponan o seksyon.
- Bumuo ng isang listahan ng mga nilalaman. Kung nagtatapos ka sa pagbuo ng maraming patakaran at pamamaraan, bumuo ng isang listahan ng mga nilalaman upang gawing madali upang makahanap ng isang tukoy na patakaran.
- Pahintulutan para sa ilang pagkawagkot ng silid sa isang pamamaraan. Hindi dapat asahan ang mga tauhan na sundin ang patakaran at pamamaraan sa liham. Dapat itong magsilbing gabay upang matapos ang trabaho. Hangga't walang mga pagkakamali na nagawa at walang mga batas na nasira, kung gayon ang ilang kalayaan ay maaaring payagan kapag sumusunod sa isang pamamaraan.
- Panatilihing maikli ang pamamaraan hangga't maaari. Huwag isama ang bawat senaryo o sitwasyon na maaaring lumabas. Kung may nangyari nang isang beses sa isang taon, bakit pa bumuo ng isang pamamaraan dito? Ito ay pinakamahusay na maihahatid sa isang memo o e-mail.
- I-verify na hindi ka lumalabag sa anumang mga patakaran o batas sa isang pamamaraan. Sa malalaking mga organisasyon maaari mong i-verify na hindi mo inilalagay ang employer o empleyado sa pinsala sa paraan ng pagbuo ng isang pamamaraan. Kung kinakailangan, isama ang ligal na batayan kung bakit nabuo ang isang patakaran at pamamaraan sa bahagi ng patakaran ng pamamaraan.
- Google mo ito Bago ka magsimulang magsulat ng isang patakaran, maghanap sa online upang makita kung may ibang organisasyon na nakasulat ng katulad na patakaran. Huwag plagiarize ang pamamaraan. Sa halip, basahin lamang ito at lumikha ng sa iyo batay sa mga ideya ng iyong nahanap.
Ang Mga kalamangan ng Paggamit ng Patakaran at Pamamaraan
Nasa ibaba ang mga kalamangan sa pagbuo ng isang patakaran at pamamaraan:
- Pinapayagan para sa isang pare-parehong paraan upang gumawa ng mga bagay. Nang walang pagkakaroon ng patakaran at pamamaraan sa lugar na maaari nitong payagan ang mga tao na gumawa ng mga bagay ayon sa gusto nila. Maaari silang gumawa ng mga maling hakbang o maging sanhi ng mga pagkakamali sa proseso. Nalulutas ng patakaran at pamamaraan ang problemang iyon.
- Tinatanggal ang patuloy na pagtatanong ng mga kawani. Bilang isang superbisor patuloy akong tumatanggap ng mga katanungan mula sa aking tauhan. Ngayon na ang aming patakaran at pamamaraan ay ganap na na-update, maaari ko lamang silang ituro sa pamamaraan upang sagutin ang kanilang mga katanungan. Gayunpaman, kung minsan kinakailangan ang paglilinaw sa pamamaraan.
- Pinananagot ng patakaran at pamamaraan ang mga empleyado. Kung nagawa nang tama, ang paggamit ng patakaran at pamamaraan ay maaaring magkaroon ng iyong tauhan sa isang tukoy na pamantayan. Ang isang tao ay hindi maaaring sabihin na hindi nila alam ang isang bagay o wala para sa kanila na mag-refer. Sa patakaran at pamamaraan, pinapanatili nitong may kamalayan ang inaasahan sa kanila.
- Mahusay para sa pagsasanay ng mga bagong empleyado. Kapag nakatanggap ako ng isang bagong empleyado, ginugugol ko ang unang araw o dalawa na nagtatrabaho malapit sa kanila. Ipinapakita ko sa kanila ang karamihan ng trabaho, ngunit pagkatapos ay lumalakad ako palayo. Ang isang bagay na iniiwan ko sa kanila ay ang patakaran at pamamaraan. Dahil mayroon silang mga katanungan, ididirekta ko sila sa pamamaraang iyon. Nalaman nila ang tungkol sa trabaho at saan pupunta kung mayroon silang mga katanungan. Dagdag nito ay pinapalaya ako upang gawin ang aking trabaho.
- Maaari itong magtakda ng mga layunin. Ang mahusay na bagay tungkol sa pagkakaroon ng mga tungkulin sa trabaho sa pagsulat ay maaari itong magtakda ng mga layunin para sa iyong kawani. Maaaring balangkas ng pamamaraan kung ano ang dapat gawin at kung kailan dapat itong humiga ng isa-isa. Maaaring tratuhin iyon ng kawani bilang isang layunin para sa kanilang sarili sa isang pagsisikap na itaguyod, kumita ng pagtaas, atbp.
Ang Kahinaan ng Paggamit ng Patakaran at Pamamaraan
Nasa ibaba ang kahinaan sa pagbuo ng isang patakaran at pamamaraan:
- Pinipigilan nito ang pagkamalikhain. Pakiramdam ng tauhan na parang wala silang kalayaan sa kanilang pagpapasya. Hindi nila iisipin sa labas ng kahon o makahanap ng mga bago, malikhaing solusyon sa isang problema kung sa palagay nila laging kailangan nilang sundin ang isang itinakdang pamamaraan. Palagi kong sinasabi sa aking tauhan na ang mga pamamaraan ay sinasadya upang maging mga alituntunin, hindi mahirap at mabilis na mga patakaran. Hangga't maabot mo ang layunin na matagumpay, ang paano ay hindi mahalaga.
- Nangangailangan ng patuloy na pag-update na maaaring tumagal ng oras. Kailan man may nagbago ng isang tao ay kailangang bumalik sa isang patakaran upang repasuhin ito. Kapag lumitaw ang isang bagong tungkulin sa trabaho, kailangang isulat ng isang tao ang pamamaraan sa kung paano ito gawin. Napakatagal ng proseso. Sa bawat linggo nakikipag-usap ako sa pag-update, pagsusuri, o pagpaplano kung paano mag-update ng isang patakaran at pamamaraan.
- Maaari nitong pigilan ang paglago ng isang samahan. Maraming mga empleyado ang bumalik sa parirala na ang isang bagay ay "laging nagawa sa ganitong paraan kaya bakit binabago ito?". Hindi ito katulad ng pagpigil sa isang tao na maging malikhain. Sa halip, ang patakaran at pamamaraan ay maaaring magpigil sa pagbabago sa isang organisasyon kung ang isang tao ay may isang dokumento na nagsasaad ng isang bagay na palaging ginagawa sa isang tiyak na paraan.
- Maaaring bigyang kahulugan ng mga empleyado ang isang hakbang sa isang pamamaraan ng maraming paraan. Ang isang tao ay maaaring basahin ang isang hakbang sa isang paraan, habang ang isa pa ay makakabasa ng isang hakbang sa ibang paraan, kung ang manunulat ng pamamaraan ay maaaring magkaroon ng kahulugan ng isang bagay na ganap na naiiba. Ang mga salita sa isang piraso ng papel ay bukas sa interpretasyon. Kaya't kapag nabuo ang isang pamamaraan, lalo na ang isang mahaba, dapat mayroong ilang pandiwang komunikasyon tungkol dito.
- Nakakatamad silang magsulat. Minsan ay ginugol ko ang maraming araw sa isang hilera sa pagsusulat at pagrebisang pamamaraan. Maaari itong maging isang napakahaba at iginuhit na proseso, kaya't hindi ito ang pinaka-nakagaganyak na bagay sa aking trabaho. Ang problema sa pagiging mainip ay mas madali kang gumawa ng mga pagkakamali, na ang dahilan kung bakit ang pagkakaroon ng maraming tao ay suriin ang patakaran pagkatapos ng anumang mga pagbabago ay mahalaga.
© 2014 David Livermore