30 Mga tip sa paghawak ng mga reklamo ng empleyado

Ang pinakamahusay na paraan upang hawakan ang mga reklamo ng empleyado sa lugar ng trabaho.

kate.sade sa pamamagitan ng Unsplash; Canva

Mga Reklamo Mula sa Mga empleyado

Kung ikaw ay nasa isang posisyon ng awtoridad, makakatanggap ka ng mga reklamo mula sa mga empleyado na nagtatrabaho sa ilalim mo. Ang mga reklamo ay saklaw mula sa isang bagay na napakaliit sa likas na katangian, hanggang sa isang bagay na seryoso. Nasa isang superbisor na alamin kung lehitimo ang reklamo at kung paano ito tutugon.

Kung wala kang isang departamento ng HR, pagkatapos ay maingat mong hawakan ang sitwasyon. Ito ay hindi ganoong kadali. Ang pagwawasak sa isang reklamo ay maaaring magkaroon ng hinaharap at kakila-kilabot na mga kahihinatnan. Bilang isang superbisor, may mga hakbang na dapat mong gawin upang maprotektahan ang iyong sarili, ang empleyado na gumagawa ng reklamo, at ang mga apektado ng reklamo kung ito ay tungkol sa ibang tao.

Saklaw ng artikulong ito ang kailangan mong gawin bilang isang superbisor kapag nakatanggap ka ng isang reklamo mula sa isang empleyado.

Mga Uri ng Mga Reklamo ng empleyado

Ito ay ilan lamang sa mga isyung karaniwang inirereklamo ng mga empleyado.
Mga Isyu Sa Mga Katrabaho	Mababang Mga Hindi pagkakaunawaan sa Bayad at Bayad	Kakulangan ng Bakasyon / Sakit na Pag-iwan
Pananakit	Favoritism	Sobrang trabaho
Opisina Tempurature	Kalinisan sa Opisina	Oras ng trabaho
Mga Tungkulin sa Trabaho	Mga Pagbabago sa Patakaran	Micromanagement

Paano Pangasiwaan ang Mga Reklamo ng empleyado

Kung wala kang isang departamento ng HR, o kung ang reklamo ay maliit, maaaring ikaw mismo ang humawak ng reklamo. Ang pagtanggap ng reklamo ng empleyado ay ang simula ng proseso at maaaring ito ang pinaka kritikal, dahil ang reklamo ay magdidikta kung ano ang iyong reaksyon. Gawin ang sumusunod kapag tumatanggap ng reklamo ng empleyado:

Makinig nang buong-sigla sa reklamo. Kahit na parang isang walang kabuluhan na isyu, makinig ng buong. Papayagan nitong pakiramdam ng empleyado na naririnig ang kanilang boses. Minsan ayaw nila ng anumang kilos — nais ka lang nilang makinig.
Magtanong ng maraming mga katanungan. Sa panahon ng pag-uusap, magtanong ng maraming mga katanungan tungkol sa insidente. Laging tandaan: "Sino, ano, kailan, saan, bakit, at paano." Maaari mo ring paraphrase ang reklamo at tanungin kung tama ang iyong interpretasyon upang matiyak na nauunawaan mo nang buong-buo. Ang mga katanungan ay isang mahusay na paraan upang matiyak ang kawastuhan at maiwasan ang maling interpretasyon at hindi pagkakapare-pareho.
Humingi ng isang bagay sa pagsulat. Ito ay isang napaka-kritikal na piraso ng proseso ng reklamo. Matapos ang iyong pag-uusap, hilingin sa tao na magsumite ng isang bagay sa isang e-mail na binabalangkas ang mga katotohanan ng reklamo. Kung gayon, kung may lumabas dahil sa reklamo, magkakaroon ka ng nakasulat na dokumentasyon bilang katibayan tungkol sa sinabi.
Payuhan ang tao na itago ang reklamo sa kanilang sarili. Maaaring mahilig ang mga empleyado sa tsismis, at tiyak na umaasa sila para sa mga kaalyado sa lugar ng trabaho… ngunit pagdating sa isang pormal na reklamo, dapat nila itong itago sa kanilang sarili. Kaugnay nito, bilang isang superbisor, kailangan mong itago ang reklamo sa iyong sarili.
Tiyaking aksyon. Ipaalam sa iyong empleyado na susundan mo ito. Huwag gumawa ng anumang karagdagang mga puna (tulad ng kung ano ang plano mong gawin o kung kailan mo ito gagawin). Salamat lamang sa empleyado para sa impormasyon at sabihin sa kanila na titingnan mo ang bagay na ito.

Paano makinig sa reklamo ng isang empleyado.

Christof Görs sa pamamagitan ng Unsplash; Canva

Sino, Ano, Kailan, Saan, Bakit, at Paano

Kapag nagtatanong tungkol sa reklamo ng isang empleyado, tiyaking saklaw mo ang bawat isa sa mga sumusunod upang makakuha ng maraming detalye hangga't maaari:

Sino - Sino ang tungkol sa pangyayaring ito? Sino ang nasangkot? Sino ang nakakaalam tungkol dito? Sino ang nakasaksi nito?
Ano - Ano ang nangyari? Ano pa ang nangyayari sa oras ng insidente? Ano ang sanhi ng insidente? Anong katibayan ang maibibigay na nangyari ang insidenteng ito?
Kailan - Kailan naganap ang insidente? Kailan pa ito maaaring nangyari?
Saan - Saan naganap ang insidenteng ito? Saan pa ito maaaring nangyari? Nasaan talaga ang mga empleyado sa oras ng insidente?
Bakit - Bakit nangyari ito? Bakit nagsumite ang empleyado sa reklamo na ito? Bakit sa palagay nila nangyari ang insidente?
Paano - Ano ang pakiramdam nila pagkatapos ng insidenteng ito? Paano nakaapekto sa pangyayaring ito ang iba? Paano mo sila matutulungan? Paano maaayos ang problemang ito?

Huwag Ipaantala ang Pagtugon sa isang Reklamo

Ang oras ay may kakanyahan kapag paghawak ng mga reklamo ng empleyado. Kung mas matagal ka upang matugunan ito, mas madali para sa mga tao na makalimutan ang mga detalye, para sa isa pang hindi magandang mangyari na nagreresulta sa isa pang reklamo, atbp. Nakita ko na ang mga bagay ay naging masama dahil hindi agad natugunan ng mga superbisor ang mga reklamo.

Paano Imbistigahan ang Mga Reklamo ng empleyado

Ang mga seryosong reklamo ay dapat palaging hawakan ng isang kagawaran ng Human Resources, kung mayroon ka nito. Kung hindi, kakailanganin mong siyasatin ang isyu sa iyong sarili. Kapag nakatanggap ka ng isang reklamo, kailangan mong siyasatin ito nang naaayon. Nakasalalay sa reklamo, maaaring may iba't ibang paraan upang siyasatin ito, ngunit sa pangkalahatan ay dapat na magkapareho sa bawat oras.

Kung may mga saksi sa insidente, pagkatapos ay kausapin silang lahat. Magtanong ng mga tanong sa linya ng "sino, ano, kailan, saan, bakit, at paano". Magbahagi ng ilang mga detalye hangga't maaari upang matiyak na ibibigay nila ang impormasyon sa kanilang sariling mga salita at hindi ka masuhan ng "nangunguna" sa kanilang tugon.
Kunin ang lahat ng nauugnay na dokumentasyon. Kung may mga dokumento, file, impormasyon sa computer, o anumang iba pang katibayan na nauugnay sa reklamo, tipunin ang impormasyong iyon upang mapangalagaan mo.
Tingnan ang lahat ng ebidensya. Habang maaaring may napakalubhang katibayan na ang insidente ay totoo, maaaring mayroong isang piraso ng katibayan na pinaliliko ang lahat. Huwag lamang kunin ang salita ng tao para dito, tingnan ang lahat.
Kausapin ang taong gumawa ulit ng orihinal na reklamo. Kapag natanggap mo ang karagdagang impormasyon at nasuri ang mga detalye, magtanong ng mga sumusunod na katanungan sa taong nagrereklamo kung sakaling nakalimutan nila ang anumang mga detalye. Kumuha ng paglilinaw kung mayroong anumang mga pagkakaiba.
Kausapin ang iyong superbisor. Karaniwan kakailanganin mo ang payo ng iyong superbisor sa kung paano hawakan ang isang reklamo. Ipakita ang katibayan at ang iyong konklusyon, at magpasya kung anong aksyon ang dapat gawin ng iyong kumpanya patungkol sa reklamo. Bilang kahalili, maaari mong tingnan ang mga patakaran ng iyong samahan upang makita kung paano hahawakan ang mga reklamo.

Paano Tumugon sa Mga Reklamo ng empleyado

Mayroong iba't ibang mga hakbang na dapat gawin kapag sa wakas ay nakarating ka sa punto ng pagtugon sa isang reklamo ng empleyado.

Gawin ang naaangkop na aksyon patungkol sa reklamo. Kung ang isang tao ay kailangang maisulat, pagkatapos ay isulat ito. Kung ang isang pagbabago sa patakaran ay kailangang ipatupad, pagkatapos ay ipatupad ito. Ang pagkilos ay dapat gawin nang mabilis hangga't maaari upang hindi magkaroon ng anumang mga isyu sa hinaharap.
Payuhan ang taong gumagawa ng reklamo tungkol sa kung anong aksyon ang kinuha. Kung ang reklamo ay laban sa ibang tao, pagkatapos ay huwag pumunta sa anumang mga detalye, sabihin lamang na natugunan ito. Kung ang problema ay isang isyu sa pamamahala o isang problema na hindi kasangkot sa ibang empleyado, maaari kang magbigay ng mga detalye tungkol sa kung paano ito nalutas.
Kung ang reklamo ay walang batayan, pagkatapos ay payuhan ang taong gumagawa ng reklamo niyon. Papayagan nitong malaman ng empleyado kung ano ang gagawin sa hinaharap kung maganap ang magkatulad na mga sitwasyon. Huwag iparamdam sa kanila ang masama tungkol sa reklamo; subukang gawing isang karanasan sa pag-aaral.
Magpatuloy. Kapag napangasiwaan ang reklamo at naayos ang isyu, magpatuloy. Huwag mag-isip sa isyu, dahil maaari lamang nitong gawing mas malala ang mga bagay sa pangmatagalan. Gayunpaman….
Itago sa likod ng iyong isip ang reklamo. Kung nakakita ka ng isang pattern ng parehong reklamo o ng parehong tao na gumagawa ng isa pang reklamo, maaari kang makakita ng isa pang isyu na kailangang tugunan.

Paano Magdokumento ng Reklamo

Maingat at maingat na dokumentasyon ay nagpapakita na seryoso mong kinuha ang reklamo. Laging sundin ang mga patakaran ng iyong lugar ng trabaho para sa paghawak ng mga reklamo at pagsisiyasat.

Ipasulat ito sa kanila. Magsumite sila ng isang email na nagdedetalye sa kanilang reklamo. Kung kinakailangan, ipagsama sa kanila ang lahat ng nauugnay na impormasyon sa mga tuntunin ng mga petsa, oras, lokasyon, pangalan, saksi, epekto, at mga detalye.
Tumugon sa pamamagitan ng email. Tumugon sa email na ito sa pamamagitan ng pagpapaalam sa kanila na susuriin mong mabuti ang bagay at babalik sa kanila sa lalong madaling panahon.
Patuloy na makipag-usap. Kung mas matagal ang pagsisiyasat kaysa sa inaasahan mo, magpadala ng isa pang email na tinitiyak sa kanila na may aksyon na ginagawa.
Magpadala ng pangwakas na email. Matapos mong maimbestigahan nang mabuti ang bagay na ito, magpadala sa kanila ng isa pang email na ipaalam sa kanila kung ano ang iyong nahanap at kung ano mismo ang mga aksyon na gagawin.
Panatilihin itong maikli at matamis. Kailanman posible, panatilihing nakasulat ang iyong mga pag-uusap sa pamamagitan ng email upang matiyak na mayroong isang "paper trail." Panatilihing maikli ang mga email na ito, propesyonal, hindi emosyonal, at walang kinikilingan sa tono.

Ano ang HINDI Gawin Kapag Nagreklamo ang isang Empleyado

Gumawa ng mga biro (kahit na mabait) sa empleyado o sa iba pa tungkol sa sitwasyon.
Makagambala habang kinakausap ka nila. Patayin ang iyong telepono at isara ang iyong pintuan ng opisina.
Magpakita ng kawalang galang. Huwag maliitin ang kanilang reklamo, kuwestiyunin ang kanilang katotohanan, o gumawa ng anumang bagay upang iparamdam sa kanila na hindi mo sineryoso ang isyu.
Gawing pampubliko ang reklamo. Iwasang magsalita ng reklamo sa anumang ibang empleyado.
Parusahan Huwag iwasang gumawa ng napakabilis na aksyon ng pagdidisiplina laban sa nagrereklamo na empleyado o sa taong pinagreklamo nila. Maglaan ng oras upang malaman kung ano ang mangyayari bago ka gumawa ng anumang aksyon.

Tumabi. Subukang manatiling walang kinikilingan at propesyonal ngunit magiliw, kahit na matapos mong maimbestigahan nang lubusan.
Maglaro ng bayani. Subukang lutasin ang problema: huwag maglaro ng tagapamagitan o therapist — hindi mo iyon trabaho.
Tsismis. Huwag talakayin ang sitwasyon sa sinumang iba pa sa trabaho. Lalo na mahalaga na hindi ka magtsismisan o kumampi.
Tumaas Huwag imungkahi ang empleyado na kumuha ng abugado o maghanap ng bagong trabaho. Huwag gumawa ng anumang marahas na mungkahi hanggang malalaman mo ang lahat ng mga katotohanan.

Kung hindi mo maayos ang isang reklamo, ano ang pinakamasamang bagay na maaaring mangyari? Basahin ang Ano ang Paghiganti sa Lugar ng Trabaho? At Bakit Natatakot Ito Ng Mga employer?

FAQ

Paano mo hahawakin ang isang reklamo laban sa iyo sa trabaho?

Una, mahalagang manatiling kalmado, buong pakikinig, at pigilin ang labis na pag-react. Ang artikulong ito, Inakusahan ng Maling Ginagawa sa Trabaho: Ano ang Dapat Gawin, ay magbibigay sa iyo ng higit pang pananaw sa kung ano ang susunod na gagawin.

Ano ang dapat gawin kung ang isang empleyado ay maghain ng reklamo laban sa ibang empleyado?

Mahalagang manatiling walang kinikilingan, at totoo ito lalo na kung ang isang empleyado ay nagrereklamo tungkol sa iba pa. Napakahalaga na huwag kang kumampi at siyasatin mo ang bagay sa lalong madaling panahon. Palaging kasangkot ang kagawaran ng HR, kung mayroon ka nito. Kung hindi, kung gayon ang artikulong ito na Sinabi Niya, Sinabi Niya: Sino ang Nagsasabi ng Katotohanan sa isang Imbestigasyon sa Trabaho? nag-aalok ng higit pang mga tip sa kung paano mag-imbestiga ng isang reklamo.

Ano ang pinakamahusay na paraan upang hawakan ang mga reklamo ng empleyado laban sa mga manager o superbisor?

Kung ikaw ay isang tagapamahala o superbisor sa iyong sarili, maaari kang makaramdam ng simpatiya sa iyong kapwa mga tagapamahala at alamin na ang iyong sarili sa isang hindi pagkakasundo Kung mayroon kang isang departamento ng HR, pinakamahusay na ibigay ang pagsisiyasat sa kanila.

Paano dapat hawakan ng HR ang isang reklamo ng empleyado?

Kung mayroon kang departamento ng HR, dapat mong idirekta sa kanila ang mga seryosong reklamo ng empleyado. Ang isang departamento ng HR ay dapat magkaroon ng isang malinaw at dokumentadong proteksyon tungkol sa kung paano hawakan ang mga isyung ito. Trabaho nila iyan, kaya mas mabuting hayaan silang hawakan ito.

Pinakamalaking Reklamo Mula sa Isang empleyado?

Mga mapagkukunan

Kung mayroon ka pang mga katanungan, tingnan ang listahang ito ng mga link sa mga kapaki-pakinabang na site na may mas malalim at tukoy na mga sagot.

Mga Pagsisiyasat sa Reklamo ng empleyado: Ano ang Hindi Sasabihin sa Iyo ng Mga Pinagkukunang Yaman ng mga tip at payo tungkol sa mga pagsisiyasat sa reklamo ng empleyado batay sa karanasan ng isang dalubhasa sa departamento ng HR bilang isang investigator sa corporate human resource.

Buod ng mga Pangunahing Batas ng Kagawaran ng Paggawa ay isang maikling paglalarawan ng mga pangunahing batas sa paggawa, kasama ang impormasyon tungkol sa sahod, oras, kaligtasan sa lugar ng trabaho, kumpetisyon, at marami pa.

Ang website ng US Equal Employment Opportunity Commission ay mayroong impormasyon tungkol sa kung paano mag-file ng mga kaso ng diskriminasyon at iba pang kapaki-pakinabang na mga link, kasama ang impormasyon tungkol sa panliligalig sa lugar ng trabaho.

Paano HINDI Hawakin ang Mga Reklamo ng empleyado

Kaya ano ang gagawin mo upang matugunan ang mga reklamo ng empleyado? Ipaalam sa akin sa mga komento sa ibaba.

mga tanong at mga Sagot

Tanong: Paano mo mahawakan ang isang empleyado na patuloy na pinupuna ang ibang empleyado na nagtatrabaho?

Sagot: Payuhan ang empleyado na kailangan nilang magalala tungkol sa kanilang sariling trabaho, at hindi sa trabaho ng iba. Kung nakakita sila ng isang isyu, maaari nila itong iulat sa kanilang superbisor, ngunit hindi nila dapat ito mismo iharap.

Tanong: Gaano karaming oras ng obertaym ang maaaring magtrabaho ang isang empleyado?

Sagot: Ito ay nakasalalay sa mga batas sa alinmang partikular na bansa. Walang itinakdang limitasyon sa Estados Unidos, halimbawa, ngunit kinakailangan na ang lahat ng mga oras na lampas sa 40 ay binabayaran sa obertaym. Ang ilang mga lugar ay nangangailangan ng isang minimum na walong oras na pahinga sa pagitan ng mga paglilipat din, kahit na ang ilan ay maaaring pumili upang gumana.

Inirerekumenda kong tingnan ang mga batas sa iyong bansa / estado / rehiyon upang malaman ito. Gayunpaman, maaaring hilingin sa iyo na mag-obertaym at maaaring wakasan kung tatanggi ka.

Tanong: Ano ang gagawin mo tungkol sa isang manager na negatibong nagsasalita tungkol sa mga empleyado, sa ibang mga empleyado (sa pamamagitan ng teksto)?

Sagot: Ito ay nakakaantig. Maaari mong pag-usapan ang iyong boss tungkol dito, o pumunta sa boss ng iyong boss tungkol dito, ngunit kahit na ito ay magiging iyong salita laban sa kanila. Kung mayroon kang isang departamento ng HR, maaaring iyon ang iyong pinakamahusay na mapagpipilian. Kung hindi man, maaari mong subukang balewalain ito. Ngunit masasabi ko sa iyo ngayon na ang mga tagapamahala ay nagreklamo tungkol sa kanilang mga empleyado, kahit na hindi dapat sa ibang mga empleyado.

Tanong: Paano ko hahawakin ang mga empleyado na patuloy na nagrereklamo tungkol sa kanilang karga sa trabaho?

Sagot: Kailangan mong makisali sa kanila upang malaman kung bakit sila nagreklamo tungkol sa labis na trabaho, kung ano ang mga hadlang na pumipigil sa kanila sa pagkumpleto ng kanilang mga tungkulin, atbp. Ilayo ang pag-uusap mula sa kanilang pasan ng trabaho