5 Mga paraan upang labanan ang saklaw ng kilabot

Huwag hayaang saktan ng saklaw ang iyong negosyo. Basahin pa upang malaman kung paano mapagtagumpayan ang problemang ito.

Canva.com

Ang saklaw ng kilabot, na karaniwang tinutukoy ding gintong kalupkop, ay nangyayari kapag ang mga kinakailangan na hindi pa isinasaalang-alang sa panahon ng yugto ng pagpaplano ay magsisimulang ilunsad sa isang proyekto matapos na magsimula ang pag-unlad. Habang tumatambak ang mga karagdagang kinakailangang ito, ang mga proyekto at pangkat ng proyekto ay magsisimulang maghiwalay sa ilalim ng bigat ng karagdagang trabaho. Habang may mga lehitimong kinakailangan na maaaring mag-pop na kailangang i-roll sa plano ng proyekto sa panahon ng pag-unlad, ang responsibilidad ay nakasalalay sa balikat ng manager ng proyekto upang himukin ang mga pag-uusap at magpatupad ng mga proseso na pipigilan ang saklaw ng trabaho mula sa pagpapalawak ng higit sa kung ano ang itinuturing na kritikal matapos ang paunang saklaw ay napagkasunduan na. Ang sumusunod na artikulo ay nagpapakita ng limang mga tool na maaaring gamitin ng mga tagapamahala ng proyekto upang mapanatili ang pagsusuri ng saklaw.

5 Mga Paraan upang Makipaglaban sa Sakup ng Sakop

Ipunin ang mga malinaw na kinakailangan.
Ipa-sign-off ang lahat ng stakeholder sa mga kinakailangan.
Baguhin ang proseso ng kontrol.
Makipag-ayos
Magplano ng mga phase sa hinaharap.

1. Ipunin ang Malinaw na Mga Kinakailangan

Ang unang bahagi ng mahusay na pagtitipon ng mga kinakailangan ay tinitiyak na mayroon ka ng lahat ng mga pangunahing manlalaro na naka-plug sa proyekto mula sa simula. Matapos kang magtiwala na mayroon ka ng lahat ng mga pangunahing manlalaro na kasangkot, isang mahusay na paraan upang simulan ang pagtitipon ng mga kinakailangan ay upang magkaroon ng isang paunang pag-uusap kasama ang executive sponsor ng proyekto upang maiisip kung ano ang mga kinakailangan, at hayaang gabayan ka niya kung sino ang susunod na kausap. Sa mga pag-uusap na iyon, idokumento ang pagganap kumpara sa mga hindi kinakailangang pag-andar, at kung aling mga kinakailangan ang kinakailangan kumpara sa kung aling mga kinakailangan ang masarap magkaroon. Matapos mong maabot ang isang punto kung saan ka komportable mayroon kang isang matatag na pagsisimula sa pagbuo ng mga kinakailangan, mag-iskedyul ng mga sesyon sa mas malaking koponan upang suriin ang mga kinakailangan at tiyakin na ang lahat ay accounted para sa. Bilang karagdagan,upang matiyak na ang lahat ay nai-account para sa simula ng proyekto, siguro subukang magsagawa ng isang sesyon ng brainstorming o pagmamapa ng daloy ng proseso sa isang mataas na antas upang matiyak na ang lahat ay accounted para sa. Magpatuloy sa pakikihalubilo sa mga kinakailangan hanggang sa tiwala ka na nabago ang mga ito nang maayos, na nagbibigay ng saklaw ng iyong proyekto ng isang matibay na pundasyon.

Ang iron triangle sa pamamahala ng proyekto ay naglalarawan kung paano kung ang anumang isa sa saklaw, iskedyul, o mga elemento ng gastos ng isang proyekto ay nagbago, kung gayon ang iba pang dalawang elemento ay nagbabago rin.

2. Pag-sign-Off ng stakeholder

Matapos mong ganap na mabawasan ang mga kinakailangan ng isang proyekto, isa pang mahusay na paraan upang maiwasan ang pag-agaw ng saklaw ay ang pag-sign sa lahat ng mga stakeholder ng proyekto sa mga kinakailangang iyon. Kung hindi mo pa nagagawa ang mga stakeholder na gawin ito dati, maaari kang mabigla sa bilang ng mga kinakailangan na naidagdag o nabago kapag sinimulan mong hilingin sa kanila na ilagay ang kanilang lagda sa kanila at patunayan na sa palagay nila ay nakuha ang lahat. Maaari itong magdagdag ng makabuluhang oras sa proyekto sa simula, ngunit mas makakatipid ito sa iyo ng maraming sakit, dahil ang mas malinis na mga kinakailangan ay magbabawas ng peligro ng paggapang ng saklaw. Ang isang karagdagang pakinabang ng pagkakaroon ng mga stakeholder na mag-sign sa mga kinakailangan ay na kung dumating sila sa iyo habang ang proyekto ay nasa yugto ng pag-unlad at subukang palawakin ang saklaw ng proyekto sa pamamagitan ng pagdaragdag ng mga kinakailangan,maaari mong paalalahanan sila ng dokumento kung saan sila nag-sign off dati, at pinapaalala sa kanila na hindi nila mababago ang saklaw ng proyekto nang hindi nakakaapekto sa timeline at sa gastos ng proyekto.

3. Baguhin ang Proseso ng Pagkontrol

Ang isang mabuting proseso ng pagkontrol sa pagbabago ay naglalagay ng responsibilidad sa koponan na nangunguna sa proyekto na aprubahan ang lahat ng mga pagbabago sa paunang saklaw ng proyekto bilang isang pangkat. Ang isang benepisyo ng isang proseso ng pagkontrol sa pagbabago ay nagsisilbing tseke at balanse na ang manager ng proyekto ay hindi tumatakbo sa isang vacuum. Ang isa pang benepisyo ng isang proseso ng pagkontrol sa pagbabago ay ang pagbabahagi ng responsibilidad para sa paggawa ng desisyon, dahil ang lahat ng mga kahilingan na lumihis mula sa paunang saklaw ng proyekto ay may isang detalyadong kahilingan na isinumite na sinuri ng senior leadership ng proyekto. Bilang bahagi ng pag-aral, ang pamumuno ng proyekto ay hindi dapat suriin lamang ang pangunahing tanungin, kundi pati na rin ang mga panganib, gastos, at mapagkukunan na nauugnay sa paggawa ng gawaing iyon.

Paano Magsagawa ng Integrated Change Control sa isang Project

4. Makipag-ayos

Huwag matakot na makipag-ayos sa mga stakeholder na nais na gumawa ng pagbabago sa napagkasunduang saklaw ng isang proyekto. Mangangailangan ito ng ilang pagkamalikhain sa iyong bahagi. Ang isang mahusay na taktika na gagamitin ay maaaring sabihin na magiging masaya ka isama ang kinakailangang iyon sa saklaw ng proyekto, ngunit kung ang iba pang mga elemento ng umiiral na saklaw ay mai-trim upang mapalaya ang mga mapagkukunan, pera, at oras upang mapaunlakan ang pagbabago. Bilang kahalili, kung matindi ang pakiramdam ng humihiling tungkol sa paglulunsad sa isang tukoy na kinakailangan, maaari nilang isulat ang kahilingan sa pagkontrol sa pagbabago at ipakita ito sa komite. Bilang kahalili, isa pang pagpipilian ay upang galugarin ang mga alternatibong paraan upang makabuo sa kung ano ang hinahanap ng humihiling sa isang paraan na hindi magkakaroon ng dramatikong epekto sa umiiral na saklaw.

5. Mga Phase sa Hinaharap

Ang isa pang taktika ay upang gumana sa indibidwal na naghahanap upang mapalawak ang saklaw ng isang proyekto at tingnan kung mayroong isang pagkakataon na gawin ang gawaing iyon bilang bahagi ng hinaharap na yugto. Ito ay isang lalong madaling ibenta kung ang humihiling ay mayroong maraming trabaho na nais nilang makita na tapos na. Marahil ang pinakamalaking pakinabang ng diskarte na ito ay nagbibigay sa iyo ng mas maraming oras upang pag-aralan nang naaangkop ang mga kahilingan at bumuo ng pinakamahusay na plano upang maipatupad sa pagdaragdag ng pagpapaandar na iyon.