7 Pinakamahusay na kasanayan para sa mahusay na serbisyo sa customer sa call center

Kapag may dumating sa iyo para sa tulong, siguraduhin na makinig ka sa kanilang problema at ang solusyon na inaasahan nilang mangyari pagkatapos.

Alex Andrews sa pamamagitan ni Pexels

Nagtatrabaho ka ba sa isang hanapbuhay sa serbisyo sa customer at naghahanap ng mga paraan upang mapabuti ang iyong pagganap? May-ari ka ba ng isang kumpanya na sumusubok na maging mas mahusay sa pakikipag-ugnay sa iyong mga kliyente? Sa ibaba, mahahanap mo ang ilang mga pangunahing hakbang na maaaring payagan ka o ang iyong mga empleyado na tangkilikin ang higit na tagumpay sa susunod na may problema ang isang customer.

Sa panahon ngayon, ang bawat trabaho ay may sangkap ng serbisyo sa customer dito dahil nais ng bawat isa na tiyakin na ang mga parokyano ng kanilang negosyo ay lumalakad na masaya. Kung ito man ay isang dentista na tinitiyak na ang isang pasyente ay babalik para sa mga pag-check up sa hinaharap o isang tagasuporta ng suporta sa tech na nag-aalok ng mga resolusyon para sa isang isyu sa computer, napapaligiran kami ng mga sitwasyong nangangailangan ng mahusay na serbisyo sa customer.

Isaalang-alang ang mga hakbang sa ibaba sa susunod na nakikipag-ugnay ka sa isang kliyente, at ang tagumpay ay hindi malalayo!

Gaano man kahirap ang araw, walang dahilan para maging bastos sa mga taong sinusubukan mong tulungan.

Sean Jackson, CC BY-ND, sa pamamagitan ng flickr

1. Maging Magalang

Tila tulad ng isang madaling bagay na dapat gawin lalo na kung nagtatrabaho ka sa serbisyo sa customer, ngunit ang bilang isang panuntunan ay upang maging masarap hangga't maaari sa customer. Ang mga propesyonal sa serbisyo sa customer ay madalas na mukha at tinig ng isang kumpanya, kaya maraming tao ang magbabase ng kanilang mga impression sa isang negosyo sa kung paano sila tratuhin ng departamento ng serbisyo sa customer. Tratuhin nang masama ang isang tao at ang posibilidad na magkaroon ng negatibong publisidad ay mataas.

Gaano man kahirap ang araw, walang dahilan para maging bastos sa mga taong sinusubukan mong tulungan. Dapat kang makipag-usap sa kanila nang may paggalang, at subukang isipin kung ano ang aasahan mo kung ikaw ay nasa kanilang sapatos.

Ang isa pang bagay na dapat tandaan ay ang customer ay maaaring mapataob, magalit, o kahit mapahiya ng kahit na humiling ng tulong. Subukan ang iyong makakaya na huwag gawin ang pakiramdam na mas masahol pa kaysa sa mayroon na.

Panghuli, tiyaking punasan ang slate malinis pagkatapos ng bawat pakikipag-ugnayan sa isang customer. Tiyak na may mga sandali na maaaring kailangan mong huminga nang malalim bago tulungan ang iba. Siguraduhin lamang na hindi ka makakakuha ng isang dating masamang karanasan sa ibang tao na walang kinalaman dito.

Kung ang isang tao ay nagagalit, mas mabuti na hayaan mo muna silang magpalabas bago subukang mag-alok ng anumang mga mungkahi tungkol sa kung paano nila matutugunan ang problema.

Ky, CC BY, sa pamamagitan ng flickr

2. Makinig at Maunawaan

Natanong mo na ba ang isang tao para sa tulong, at nagtapos sila na hindi man lang tinutugunan ang iyong problema? Kung gaano ka kadidismaya ang naramdaman mo matapos ka nilang bigyan ng sagot sa ipinapalagay nilang itatanong mo?

Kapag may dumating sa iyo para sa tulong, siguraduhin na makinig ka sa kanilang problema at ang solusyon na inaasahan nilang mangyari pagkatapos. Matapos nilang matapos ang pagsabi sa iyo ng problema, siguraduhing maaari mong muling ibigkas ang problema at ibalik ito sa customer. Ipapakita nito sa tao na naiintindihan mo ang sinasabi nila, at papayagan ka ring makakuha ng higit pang mga detalye tungkol sa problema.

Kung ang isang tao ay nagagalit, mas mabuti na hayaan mo muna silang magpalabas bago subukang mag-alok ng anumang mga mungkahi tungkol sa kung paano nila matutugunan ang problema. Pahintulutan ang mga tao na magkaroon ng isang pagkakataon na magkwento ng kanilang kwento, at pagkatapos ay ipaalam sa kanila kung ano ang maaari mong gawin upang matulungan sila sa pangmatagalan. Sa karamihan ng mga kaso, mapagtanto ng mga tao kung gaano kalungkot ang tunog ng mga ito habang nakaupo ka at pinapayagan silang magsalita.

3. Gamitin ang Iyong Mga Mapagkukunan

Ang isa sa mga pinaka-mapanganib na bagay na maaari mong gawin bilang isang propesyonal sa serbisyo sa customer ay upang bigyan ang isang tao ng isang sagot na hindi ka sigurado na ang tamang sagot. Kung naging mali ito, ang iyong kredibilidad at ng kumpanya ay nanganganib.

Ang paraan upang maiwasan ang paglalagay ng iyong sarili sa posisyon na ito ay ang paggamit ng iyong mga mapagkukunan sa abot ng makakaya mo bago bigyan ang isang tao ng isang tiyak na sagot. Ang iyong mga mapagkukunan ay maaaring maging anuman mula sa mga dokumento ng kumpanya hanggang sa mga memo hanggang sa mga manwal ng pagsasanay sa mga katrabaho sa paligid mo. Sa anumang oras ay nahihiya ka bang magtanong ng ibang tao kung nangangahulugan ito ng pagkuha ng tamang sagot sa customer.

Sa karamihan ng mga kaso na alam ko, ang mga tao ay higit na masaya na maghintay hangga't alam nila kung ano ang iyong ginagawa at kung kailan nila maaasahan na makarinig mula sa iyo.

Roland Tanglao, CC BY, sa pamamagitan ng flickr

4. Itakda ang Makatotohanang Mga Inaasahan / Time-Fames

Ito ay maaaring isa sa pinakamahalagang aspeto ng kalidad ng serbisyo sa customer. Minsan may mga sitwasyon kung saan hindi mo agad maibigay ang isang sagot nang hindi mo sinasaliksik ito, o maaaring kailanganin mo ng oras upang makabuo ng isang solusyon. Hindi lamang makatotohanang asahan ang lahat na malulutas ang bawat problema sa oras na malaman nila ang tungkol dito.

Sa nasabing iyon, kung kailangan mong maglaan ng oras upang gumawa ng mas maraming pananaliksik para sa isang tao, siguraduhing bibigyan mo ang taong iyon ng isang makatwirang tagal ng panahon kung kailan nila aasahan ang isang sagot. Kahit na hindi mo mahanap ang sagot sa pagtatapos ng unang takdang araw, siguraduhing nakipag-ugnay ka sa iyong kliyente upang ipaalam sa kanila ang iyong katayuan at kung gaano katagal ito.

Kung nabigo kang panatilihin ang iyong customer sa loop, sa kalaunan ay magsisimulang magalit sila sa iyo sapagkat maaari nilang pakiramdam na nakalimutan mo ang tungkol sa kanilang problema. Maaari din silang magsimulang magtanong sa iyong propesyonalismo, at sa huli ay humingi ng solusyon sa iba.

Sa karamihan ng mga kaso na alam ko, ang mga tao ay higit na masaya na maghintay hangga't alam nila kung ano ang iyong ginagawa at kung kailan nila maaasahan na makarinig mula sa iyo.

NEC Corporation of America, CC BY, sa pamamagitan ng flickr

5. Siguraduhin na Nalutas ang Suliranin

Ok, upang maunawaan mo kung ano ang problema at nagsaliksik ka ng isang sagot. Wala sa mga ito ang nangangahulugang anupaman kung hindi ka maglalaan ng oras upang matiyak na ang sagot na ibinigay ay talagang nalutas ang problemang nasa kamay.

Maglaan ng ilang sandali upang mag-follow up sa iyong customer upang matiyak na ang lahat ay naalagaan sa kanilang kasiyahan. Mamangha ka sa kung gaano kasaya ang mga tao na malaman na iyong ginugol ang oras sa labas ng iyong araw upang matiyak na OK sila. At kung mananatili pa rin ang problema, bibigyan ka nito ng pagkakataong manatili sa tuktok nito at magtrabaho patungo sa isang alternatibong solusyon.

jayneandd, CC BY, sa pamamagitan ng flickr

6. Pumunta sa Itaas at Higit pa

Ito ay isang bagay na magbigay ng isang tao ng isang sagot sa isang problema na maaaring mayroon sila. Ito ay isa pang bagay upang sagutin ang kanilang katanungan, sabihin sa kanila kung bakit ito nangyari nang una, at magbigay din sa kanila ng mga tip upang maiwasang mangyari ito sa hinaharap.

Mahusay na mga manggagawa sa serbisyo sa customer ang sumasagot sa problema sa kamay. Mahusay ang mga manggagawa sa serbisyo sa customer na makahanap ng mga solusyon at suriin upang makita kung ano pa ang maaaring makaapekto sa customer bilang isang resulta ng solusyon.

Isa sa mga pinakamahusay na paraan upang pumunta sa itaas at higit pa ay ang maghanap ng mga alternatibong solusyon. Walang mas nakakatipid sa isang kumpanya ng mas maraming oras at ginagawang mas masaya ang isang customer kaysa makapagbigay ng isang sagot pati na rin dalawa o tatlong mga alternatibong solusyon kung sakaling hindi gumana ang orihinal na sagot para sa kanila. Papayagan nitong magtrabaho ang kliyente ng isang listahan ng mga posibilidad sa halip na tawagan muli o bisitahin ang kumpanya sa tuwing mabibigo ang isang solusyon.

7. Dalhin ang Responsibilidad para sa Bawat Customer

Nakapag-check up ka na ba sa isang sitwasyon at may nagsabi sa iyo na hindi ito ang kanilang problema dahil hindi nila ito ginawa? Walang nagagalit sa isang customer nang higit kaysa sa isang taong sumusubok na sisihin ang ibang tao o departamento para sa isang problemadong sitwasyon. Sa karamihan ng mga kaso, nais lamang ng mga tao na malutas ang kanilang problema nang hindi dumaan sa isang panloob na laro ng pagsisi.

Ang pinakamagandang bagay na magagawa ng isang kinatawan ng serbisyo sa customer sa isang sitwasyong tulad nito ay upang kilalanin ang problema na agad at agad na responsibilidad para sa paghahanap ng isang sagot. Kung nangangahulugan ito na ang pagkuha ng kliyente sa tamang kagawaran o paglutas lamang ng iyong sarili sa iyong sarili, dapat mong laging tumingin patungo sa paglipat ng sitwasyon sa isang positibong wakas nang hindi sinisisi ang ibang tao.