Mga bula at silo sa proseso ng kumpanya

Sumabog ang Bubble

Sa susunod na nasa trabaho ka, tingnan mo ang paligid. Gaano kahusay ang pagtatrabaho ng mga indibidwal na departamento?

Masasabi mo bang mayroon kang mahusay na pag-unawa sa kung paano gumagana ang bawat departamento? O kung paano umaangkop sa iyong sarili ang kanilang mga tungkulin?

Gusto ng lahat na isipin na ang kanilang sariling papel ang pinakamahalaga, na ang negosyo ay hindi maaaring gumana nang wala ang kanilang kagawaran.

Mali!

Ang isang bagay na madalas nating nakikita sa panloob na pag-awdit ay ang bawat departamento ay nagtatrabaho sa loob ng isang silo, mananatili sa loob ng kanilang sariling maliit na gumaganang bubble na hindi mawari kung ano pa ang nangyayari sa paligid nila sa negosyo.

Habang ang pagtuon sa mga detalye ng kung ano man ang iyong ginagawa ay isang magandang bagay, hindi ito dapat maging kapinsalaan ng malaking larawan.

Anuman ang industriya, walang negosyo ang maaaring magpatakbo sa isang departamento lamang. Kahit na ang maliliit na solong mga negosyo ng operator ay hinihiling na magsuot ka ng maraming mga sumbrero habang kumukuha ka ng iba't ibang mga tungkulin sa loob ng iyong negosyo.

Proseso ng Multi-Kagawaran ng Kumpanya

Tingnan natin ang isang simpleng halimbawa ng mga hakbang sa paggawa ng isang mayroon nang produkto at pagbebenta nito sa aming mga customer. Bago mo pa isaalang-alang ang paggawa ng higit pa, kailangan mong matukoy:

• kung magkano ang produkto na mayroon ka sa stock
• kung may expiry date ba ito
• kung ito man ay isang pana-panahong produkto na kinakailangan lamang sa ilang mga oras ng taon
• kung mayroong kasalukuyang pangangailangan para sa dagdag na gagawin
• kung ang negosyo ay may mga mapagkukunan upang makagawa ng higit pa sa sandaling ito

Ang mga katanungan sa itaas ay karaniwang sinusuri ng isang tao sa loob ng departamento ng pagpaplano. Malalaman din nila kung magkano ang gagawin ng produkto at ang dami ng hilaw na materyales na kailangang bilhin.

Ang impormasyon ay kadalasang ipinapasa sa pamamahala upang aprubahan ang paggawa, ang pagbili ng mga hilaw na materyales at ang dami ng oras at kawani na kinakailangan upang makumpleto ang paggawa ng produkto. Ang mga talakayan sa departamento ng pananalapi ay karaniwang kasama sa oras na ito upang matiyak na ang negosyo ay may magagamit na mga pondo upang makumpleto ang lahat ng mga gawain.

Kapag ang proseso ng pagpaplano ay kumpleto na at naaprubahan, ang mga detalye ng mga hilaw na materyal na pangangailangan ay ipinapasa sa departamento ng pagbili. Dito magkakaroon sila ng isang listahan ng mga naaprubahang supplier na ginagamit nila upang magbalangkas ng mga order sa pagbili upang bumili ng mga hilaw na materyales na kinakailangan. Muli, ang mga ito ay kailangang maaprubahan, sa pangkalahatan ng pamamahala, bago sila maipadala sa mga tagatustos.

Matapos maorder ang mga hilaw na materyales kailangan ng departamento ng pananalapi na palabasin ang pagbabayad upang matiyak na maihahatid ang mga kalakal sa tamang oras. Ang mga talaang pampinansyal ay kailangang i-update upang maipakita kung magkano ang pera na ginugol ng negosyo at para saan. Sa paglaon kailangan din nilang ihambing ang pagbabayad na ito sa mga invoice na natanggap bilang bahagi ng kanilang proseso ng pagkakasundo.

Kaya't nag-order kami ng aming mga hilaw na materyales; ang natitira ay dapat maging madali, tama ba?

Sinimulan ng mga tagatustos na maghatid ng aming mga hilaw na materyales kaya ngayon kailangan ng isang tao na suriin ang mga ito upang matiyak na ang mga order ay tama at ang mga kalakal ay nasa isang magagamit na kondisyon. Ang pinakamahusay na paraan upang magawa ito ay upang ihambing ang mga order sa pagbili at mga invoice sa mga natanggap na kalakal.

Nakasalalay sa laki ng negosyo at ang uri ng mga materyales na natanggap na ito ay maaaring maging sinuman mula sa resepsyonista hanggang sa kawani ng warehouse o foreman sa site. Sa mas malalaking negosyo, at muling nakasalalay sa uri ng kalakal, maaaring mayroon kang isang taong nag-sign off upang kumpirmahing natanggap ang mga kalakal sa site at isa pang suriin ang kalidad ng mga hilaw na materyales.

Anumang mga papeles na nauugnay sa hilaw na materyal ay kailangang itago at ang mga kopya ay maaaring kailanganing maipadala sa iba't ibang mga kagawaran upang matiyak na ang kanilang mga talaan ay tumpak. Kapag may kasangkot na mga papeles ito ay kung saan ang mga bagay ay maaaring maging magulo kung may kakulangan ng komunikasyon o kung hindi mo maintindihan kung bakit kailangan sila ng ibang mga kagawaran at kung anong mga time frame ang kailangan nila sa kanila.

Hindi ka maaaring magbayad ng isang invoice kung hindi mo alam kung ano ang iyong ibinabayad. Hindi mo rin dapat tanggapin ang mga kalakal sa site kung hindi mo alam ang mga produkto at dami na dapat naroon.

Ngayon na mayroon na kaming mga materyales maaari naming gawin ang aming mga produkto.

Muli, depende sa laki at pag-set up ng negosyo, kung paano naiimbak, naitala at naipamahagi ang mga hilaw na materyales para magamit ay maaaring ibang-iba. Ang isang punto na dapat manatiling pareho ay dapat itong maitala kapag ginamit ang bawat materyal, kanino at magkano. Kung wala ang impormasyong ito hindi mo malalaman kung ano ang kailangan mo kapag sinimulan mo ang proseso ng pagpaplano sa susunod na nais mong gawin ang produkto.

Nagsisimula kaming gumawa ng aming produkto gamit ang mga tagubilin sa trabaho na binuo bago namin orihinal na simulang gawin ang produktong ito sa unang lugar. Ginagamit ang mga tagubilin sa trabaho upang matiyak na ang bawat produkto ay ginawa ng eksaktong parehong paraan at may pare-parehong kalidad.

Sa tuwing may nakakatuklas ng isang paraan upang gawing mas mahusay ang proseso ng pagmamanupaktura, ang mga tagubilin sa trabaho at iba pang mga dokumento para sa proseso ay kailangang i-update upang manatili silang kasalukuyang. Maaari ring suriin ng iyong panloob na departamento ng pag-audit ang proseso upang matiyak na ang mga tagubilin sa trabaho ay talagang sinusunod.

Kung gumagamit ka ng anumang kagamitan upang magawa ang iyong mga produkto kailangan mong tiyakin na ang kagamitan ay nasa maayos na pagkakasunud-sunod. Ang departamento ng pagpapanatili ay nangangailangan ng isang iskedyul sa lugar upang subukan, maayos at palitan ang kagamitan kung kinakailangan. Ang mga talakayan sa pamamahala ng peligro at / o panloob na kawani sa pag-audit ay maaaring makatulong sa paggawa ng mga iskedyul na ito.

Gayundin ang anumang insidente na naganap sa proseso ng pagmamanupaktura, tulad ng pagkasira ng kagamitan, ang proseso ng paggawa na hindi nakumpleto ng tama o pinsala ng mga kawani, ay kailangang maitala, maimbestigahan at malutas.

Bago maibenta ang produkto kailangang suriin ito para sa kalidad; hindi mo nais na magbenta ng isang mas mababa o may sira na produkto.

Mayroon na kaming tapos na produkto na nakaupo sa aming silid ng tindahan na naghihintay na ibenta, ngunit kanino natin ito ibinebenta at kung magkano?

At Nagpapatuloy Ito

Ang "kung magkano" ay naisagawa dati ng pamamahala, muli ang departamento ng pananalapi ay kasangkot upang kumpirmahin kung magkano ang gastos sa iyo upang gawin ang produkto at kung magkano ang kita na nais mong kumita.

Ang pananaliksik sa merkado na isinagawa ng isang taong kasangkot sa pagsasaliksik at pag-unlad ay kinakailangan sa simula upang tingnan kung ano ang ibebenta ng iba pang mga katulad na produkto at kung ano ang nais ng mga tao na bayaran.

Tulad ng para sa kung sino ang ibebenta, ang iyong pananaliksik sa merkado ay tiningnan na sa simula upang malaman mo kung sino ang iyong mga customer. Ang departamento ng marketing ay magkakasama ng isang kampanya upang ma-target ang tamang mga customer na iniiwan ito sa departamento ng mga benta upang makuha ang produkto sa customer.

Iyon ay isang proseso na medyo kasangkot na, ngunit hindi pa kami tapos na tahimik.

Katulad ng pag-order at pagbili ng mga hilaw na materyales, kailangan nating baligtarin ang prosesong iyon upang mailabas ang mga produkto sa aming lugar ng imbakan at sa customer.

Ang aming departamento ng pag-iimpake ay kailangang i-package ang tamang dami ng bawat produkto para sa mga customer. Kakailanganin naming lumikha ng mga invoice na kailangang bayaran ng customer. Kailangang kumpirmahin ng warehouse na ang mga tamang produkto ay napunta sa tamang customer. At kakailanganin ng aming departamento sa pananalapi na tiyakin na ang customer ay nagbayad at ang mga pagbabayad ay naitala at naayos nang maayos.

Gayundin, dahil mayroon kaming kawani na gumagawa ng mga produkto ay kailangang malaman ng aming departamento ng suweldo kung sino ang nagtatrabaho at kung anong mga oras silang gumana upang mabayaran sila para sa kanilang oras.

Habang ang lahat ng nasa itaas ay nangyayari mayroon pa ring ilang mga kagawaran na nagtatrabaho sa likuran. Dalawang pangunahing dapat isaalang-alang ay ang IT department na tinitiyak na ang mga kawani ay may access sa mga system at impormasyong kailangan nila.

Ang isa pa ay ang aming mga maglilinis. Hindi alintana kung pipiliin mong gumamit ng panloob na kawani o isang panlabas na kumpanya ng paglilinis, dapat panatilihin ng isang tao na malinis, malinis at malaya sa puwang ng trabaho mula sa mga potensyal na panganib.

Kaya Sino ang Nasangkot?

Ang pagtingin sa halimbawa sa itaas ang aming simpleng proseso ng produksyon at pagbebenta ay kasangkot ang mga sumusunod na kagawaran:

• Pamamahala
• Pagpaplano
• Pagbili
• Pananalapi
• Bodega
• Pagkontrol sa Kalidad
• Pamamahala ng Dokumento
• Paggawa
• Pagpapanatili
• Marketing
• ITO
• Pagbalot
• Benta
• R&D
• Pamamahala sa Panganib
• Panloob na Audit
• Pagsisiyasat sa Insidente
• Payroll
• Paglilinis

Tulad ng nakikita mong kasangkot ang bawat kagawaran. Kung kukuha ka lamang ng isa sa mga kagawaran sa labas ng paghahalo ng mga bagay ay magiging napakabilis! Maaaring mapalampas ang mga tseke sa kontrol, maaaring wala kang mga mapagkukunan na kailangan mo upang tapusin ang paggawa o magbayad ng mga kawani, maaari kang mawalan ng mga pagkakataon sa pagbebenta, o higit na mahalaga maaari kang magbenta ng isang produkto na hindi akma para magamit at maaaring mapanganib.

Paano Ko Tanggalin ang mga Silo?

Kadalasan sa panahon ng isang Panloob na Audit kung nakikita kong may pagkasira ng komunikasyon o kung hindi sigurado ang mga tauhan sa mga tungkulin ng iba't ibang mga lugar ay inirerekumenda ko na ang mga kawani mula sa isang departamento ay pumunta at anino ang mga kawani sa iba pang mga kagawaran para sa isang maikling panahon. Pinapunta ko sila at umupo upang makita kung ano ang tunay na ginagawa ng ibang mga kasapi. Nakakakuha sila ng pagkakataong magtanong at makakuha ng mas mahusay na pag-unawa sa kung paano gumagana ang mga kagawaran.

Mahalagang sinimulan nilang makita ang negosyo bilang isang lagari kasama ang lahat ng mga piraso na magkakasama upang makagawa ng isang buo sa halip na isang koleksyon ng mga indibidwal na silo.

© 2017 Katrina McKenzie