Paano sagutin ang mga tawag sa telepono sa negosyo nang propesyonal

Ang wastong pag-uugali sa telepono ay mahalaga para sa tagumpay ng isang negosyo.

Nagpapatakbo ako ng isang negosyo sa loob ng higit sa 35 taon, at natutunan ko ang kahalagahan ng pagsasanay sa aking tauhan na malaman kung paano sagutin ang telepono at hawakan ang mga pag-uusap sa telepono sa isang tulad ng negosyo.

Ang wastong pag-uugali sa telepono ay nangangailangan ng kaalaman sa kung paano tumugon, kumuha ng mga tala, at mapahanga ang mga kliyente na may propesyonalismo. Ito ang mga kritikal na bagay upang maunawaan, kaya't magsimula tayo.

Paano Kumusta Kumusta Kapag Sumasagot sa Telepono

Ang mga unang ilang segundo ng isang tawag sa telepono ay maaaring maka-impluwensya sa kasiyahan ng kliyente higit sa anumang sumusunod. Itinatakda nito ang tono, at nais mong mapahanga ang mga kliyente sa propesyonalismo kapag sinasagot ang mga tawag.

Hindi mo nais na sumagot ang iyong mga tauhan sa isang matagal nang inilabas na spiel. Ngunit maaari kang magkaroon ng isang kagustuhan para sa kung ano ang dapat na pagbati ng pagpapakilala.

Sumulat ng isang iskrip at ibigay ito sa lahat ng tauhan. Dapat ay simple ito at sa puntong ito, tulad ng "Salamat o pagtawag sa Xyz Corporation. Paano kita matutulungan?"

Sa ilang mga kaso, maaaring gusto mong isulat ng iyong mga empleyado ang kanilang pangalan o ang pangalan ng tukoy na departamento. Tulad ng "Ito ang departamento ng accounting. Paano kita matutulungan?"

Siguraduhing turuan ang iyong mga tauhan sa propesyonal na pagsagot sa iyong telepono sa negosyo upang ang bawat isa ay palaging naglalagay ng parehong mensahe. Kahit na ang mga part-timer na kinukuha mo ay dapat na isama sa pagsasanay na iyon.

Maging Handa na Kumuha ng Mga Tala

Ang isang notepad o papel, at panulat o lapis, ay dapat na magagamit sa lahat ng oras ng bawat telepono.

Dapat isulat ng tauhan ang pangalan ng tumatawag bago makisali sa talakayan. Kung hindi man, maaari itong mabilis na makalimutan. Kung hindi sinasabi ng tumatawag ang kanyang pangalan, hilingin ito bago magpatuloy.

Itala ang mga detalye ng pag-uusap habang nagsasalita. Mahalagang malaman kung kanino ka nakikipag-usap at kung ano ang tinalakay. Nakakatulong iyon kung kailangan mong mag-refer muli sa pag-uusap sa telepono sa ibang pagkakataon.

Gumamit ng pangalan ng tumatawag nang minsan sa buong pag-uusap. At muli, sa huli, kapag pinasalamatan mo sila sa pagtawag. Kapag narinig ng tumatawag sa iyo na ulitin ang kanyang pangalan, madarama nila na mahalaga sila sa iyo.

Gumamit ng Wastong Etika ng Telepono

Wala kaming kalamangan ng visual na puna o body body kapag nakikipag-usap sa telepono. Ang pokus ay dapat palaging nasa paggawa ng isang positibong impression para sa iyong kumpanya.

Ipakita ang Empatiya

Mahalaga na magbayad ng labis na pansin sa paraan ng tunog ng ibang partido. Subukang kunin ang damdamin ng tumatawag.

Kung nabigo sila tungkol sa isang bagay, magpakita ng pagkahabag at pag-unawa. Magsisikap na makinig at tumugon alinsunod sa kanilang mga pangangailangan.

Dapat Malaman ng Lahat ang Iyong Mga Patakaran sa Negosyo

Mayroong mga oras kung kailan ang isang tao ay gagawa ng hindi makatuwirang mga kahilingan sa telepono. Narito ang isang halimbawa kung paano ito gagana laban sa iyo:

Matapos ang karanasang iyon, gumawa ako ng isang patakaran upang tanggapin lamang ang mga order na prepaid sa pamamagitan ng cash o credit card.

Ang mga patakaran ay hindi inilaan upang pahirapan ang mga bagay. Inilaan ang mga ito upang mapanatili ang kita ng negosyo. Kaya siguraduhing alam ng lahat ng iyong empleyado ang iyong mga patakaran at dumikit sa kanila kapag nakikipag-usap sa mga customer sa telepono.

Mga Pag-uugali sa Telepono

Kinakailangan ang mabuting ugali kapag nakikipag-usap sa mga customer. Minsan ay nahuli ko ang isang empleyado na nagagalit nang humingi ng tulong ang isang customer. Personal niyang kinuha ito at kinausap ulit ang customer sa isang hindi kanais-nais na paraan.

Dapat mong tuklasin nang maaga kung nangyayari ito upang maitama mo ito bago gumawa ng labis na pinsala sa iyong kumpanya.

Palaging naaalala ng mga customer kung paano sila tratuhin kapag humingi sila ng tulong. Naaalala nila kung kailan sila pinapintasan nang higit pa kaysa sa mahusay na pagtrato.

Wastong Paggamit ng Gramatika

Kung kukuha ka ng mga taong hindi gumagamit ng Ingles bilang kanilang katutubong wika, maaaring hindi sila gumamit ng wastong gramatika. Maaari itong gumawa ng isang masamang impression sa iyong kumpanya.

Ang mga empleyado ay maaaring napakahusay sa kanilang ginagawa, ngunit maaaring hindi mo nais na sagutin nila ang iyong mga telepono. At kung gagawin mo ito, maaaring makinabang ang iyong tagumpay kung bibigyan mo ang mga empleyado ng ilang uri ng pagsasanay sa ESL.

Sa Pag-uusap sa Telepono vs.

Kapag nagtatrabaho ka nang harapan sa isang tao, madaling mag-focus sa taong iyon. Ngunit kapag pinag-uusapan sa telepono, ang mayroon ka lang ay ang kanilang boses sa iyong tainga.

Manatiling Nakatuon

Ang mga bagay ay maaaring nangyayari sa paligid mo na akitin ang iyong pansin mula sa tumatawag. Huwag hayaan itong mangyari. Lilikha ito ng isang pakiramdam ng kawalan ng interes sa isip ng tumatawag. Maaari kang mawalan ng mahusay na customer kaysa doon.

Tanggalin ang Ingay sa Background

Ang ingay sa background ay maaaring gawing napaka hindi propesyonal ang pag-uusap sa telepono sa negosyo. Tiyaking naka-set up ang iyong kapaligiran sa trabaho upang ang iyong mga tauhan ay mayroong kaunting mga nakakaabala hangga't maaari, lalo na para sa mga nagtatrabaho sa telepono.

Magbigay ng Verbal Feedback

Mahalaga rin na magbigay ng pandiwang feedback sa tumatawag upang ipakita na naiintindihan mo ang kanilang mga isyu o alalahanin. Iutos sa iyong tauhan na gawin iyon. Nakakatulong ito kapag nakikipag-usap sa mga tumatawag na nagrereklamo o may mga problema.

Frustrated na tumatawag sa telepono

Larawan ni Gerd Altmann mula sa PIxabay

Paghawak ng Mga Reklamo ng Customer

Palaging maaalala ng mga customer kung gaano tumutugon ang iyong mga empleyado sa kanilang mga problema. Ang isang positibong pag-uugali ay makagawa ng isang pangmatagalang impression at maaaring magdala ng mas maraming negosyo sa hinaharap.

Tandaan na kapag nakikipag-usap sa telepono. Ang isang tao ay hindi makakakita ng isang tumatawag, kaya't ang pandiwang komunikasyon ay mas kritikal kaysa dati. Subukang pansinin ang antas ng stress ng tumatawag. Ang kanilang tono ay maaaring gawin itong maliwanag. Tumugon sa na may positibo at palakaibigang pag-uugali.

Magkaroon ng isang patakaran sa lugar upang malaman kung paano pinili ng iyong kumpanya na harapin ang mga pang-araw-araw na problema. Siguraduhin na alam ng lahat ng tauhan ang mga patakarang ito upang mabilis silang tumugon sa mga reklamo ng customer sa telepono.

Paggamit ng isang Awtomatikong Sistema ng Pagsagot

Mahusay na magbigay ng isang simpleng listahan ng mga pagpipilian na maaaring mapili ng tumatawag, tulad ng pag-abot sa pinakahihintay na mga kagawaran o tauhan.

Isang maikling pagbati lamang ang kinakailangan, anunsyo ang pangalan ng kumpanya kasama ang isang simpleng sinusundan na listahan ng mga pagpipilian sa pagruruta. Ang ilang mga kumpanya ay gumagamit ng mga pagbati na kinatakutan ng mga tumatawag na pakinggan dahil nais nilang kumonekta nang mabilis sa tamang tao.

Huwag kailanman sayangin ang oras ng tumatawag sa mga anunsyong pang-promosyon sa mensahe ng pagbati. Ang mahahabang pagbati ay maaaring napakasimang sa mga paulit-ulit na tumatawag na alam na ang iyong kumpanya.

Ang Opsyon na Zero para sa isang Live na Tao ay Sapilitan

Palaging isama ang isang madaling pamamaraan para sa pag-abot sa isang receptionist na makakatulong sa mga tumatawag na hindi alam sigurado kung anong kagawaran ang kailangan nilang makipag-usap para sa anumang partikular na isyu. Ang pagpipiliang zero ay sapilitan para sa kadahilanang iyon.

Sa Konklusyon

Sa wastong pagsasaayos ng iyong system ng telepono at isang paraan na tulad ng negosyo sa pagsagot at paghawak ng mga tawag, mapapansin ng iyong mga customer ang pagiging propesyonal ng kumpanya mo. Mapapanatili silang bumalik tuwing kailangan nila ng isang bagay na ibinibigay ng iyong negosyo.