Paano gawin ang paglalaan ng mapagkukunan sa excel

Panimula

Ang pagpaplano ng mapagkukunan ay maaaring maging isang mapaghamong aspeto ng pamamahala ng proyekto, lalo na kung hinihiling mong gawin ito para sa maraming mga koponan ng proyekto sa buong isang organisasyon sa loob ng mahabang panahon. Kung mayroon kang Microsoft Project Server, maaari mong gawin ang paglalaan ng mapagkukunan nang medyo madali dahil ang Microsoft Project Server ay maaaring tumingin sa lahat ng mga proyekto sa iyong samahan at sabihin sa iyo kung saan inilalaan ang isang tukoy na mapagkukunan. Gayunpaman, hindi pinapayagan sa iyo ng karaniwang edisyon ng Microsoft na gawin iyon, at sa puntong iyon mas madaling mag-refer sa iyong mga iskedyul ng proyekto sa Microsoft Project o sa ibang lugar, at buuin ang iyong dokumentasyon ng paglalaan ng mapagkukunan sa Excel. Pinapasyal ka ng artikulong ito sa lahat ng kakailanganin mo upang gawin ang iyong dokumentasyon ng mapagkukunan sa Microsoft Excel.

Ang pagtatrabaho sa paglalaan ng mapagkukunan ay maaaring pakiramdam tulad ng paglutas ng isang napakalaking puzzle.

Bumuo ng isang Listahan

Ang unang hakbang ay upang bumuo ng isang listahan ng lahat ng mga mapagkukunan na mananagot ka sa paglalaan. Kung ito ay para sa isang solong proyekto o isang maliit na departamento, malamang na magagawa mo ito sa iyong sarili, ngunit kung gumagawa ka ng paglalaan ng mapagkukunan para sa isang malaking kagawaran kung saan ang mga empleyado ay nagtatrabaho sa daan-daang mga proyekto, maaaring kailanganin mong magtrabaho sa pamamagitan ng isang suportang departamento upang matiyak na mayroon kang buong listahan ng mga pangalan. Ipasuri sa isang tao ang listahan. Hindi mo nais na simulan ang paglipat ng mga tao sa paligid at pagsasaayos ng mga timeline ng proyekto, upang malaman lamang na may ibang mga tao na maaaring mapunan ang ilan sa mga butas.

Kadahilanan sa Trabaho ng Suporta

Sa ilang mga kumpanya, ang mga empleyado na gumagawa ng mga proyekto ay gumagawa din ng isang patas na halaga ng gawaing suporta. Ang porsyento ng trabaho sa pagsuporta na ginagawa ng mga empleyado ay nag-iiba sa bawat kumpanya, at mula sa empleyado hanggang sa empleyado. Mahalagang maunawaan kung aling porsyento ng trabaho sa pagsuporta ang kailangan mo upang maghanda sa mga numero para sa bawat empleyado sa average na araw ng trabaho o linggo ng pagtatrabaho sa tagal mong inilalaan ang mga mapagkukunan. At kung hindi ka ang tao na sapat na pamilyar sa workload ng mga empleyado, tiyaking nakukuha mo ang impormasyong iyon mula sa isang tao na. Kung nakagawa ka ng hula at mali, itatapon nito ang iyong mga numero sa isang malaking paraan na maaaring humantong sa maraming sakit.

Ano ang Gagawin Kapag Naging Masama ang Isang Proyekto

Alamin ang Tagal na Inilaan Mo

Bilang isang punto ng paglilinaw, palaging i-verify ang tagal na hinilingan ka na maglaan ng mga mapagkukunan. Ang pagtataya kung saan ang mga tao ay nasa malapit na panahon ay isang mas madaling gawin, ngunit sa mas malayo sa kalsada na hiniling sa iyo na tumingin, mas malaki ang peligro na magkakamali ka, at kung hindi mo kailangang maglagay ng isang numero diyan, baka gusto mong pag-isipang masidhi ang hindi ito ginagawa.

Ipunin ang Mga Iskedyul ng Proyekto

Ang pagtataya na iyong ginagawa bilang bahagi ng paglalaan ng mapagkukunan ay magiging mas tumpak kung mayroon kang buong mga iskedyul ng proyekto bilang isang input. Kahit na ang proyekto ay hindi pa pormal na nagsisimula, dapat mong magkasama ang isang hubad na buto, mataas na antas na iskedyul ng proyekto na tumatawag sa lahat ng mga kilalang gawain na kailangang gawin. Gayunpaman, sa yugtong iyon, ang gawaing pag-unlad ay malamang na maging isang malaking piraso ng oras nang walang mga detalye, bilang isang istraktura ng breakdown ng trabaho na detalyado sa lahat ng mga gawain ay hindi pa maitatayo. Ngunit dapat mo pa ring magkasama ang mga pangalan ng mga indibidwal na gumagawa ng gawaing pag-unlad, kasama ang mga pangalan ng mga indibidwal na nauugnay sa lahat ng iba pang mga gawain. Matapos suriin ang kaso ng negosyo at isang pag-uusap sa entity ng negosyo na humiling ng proyekto, ikaw ay 'Makakakuha ng isang napaka-mataas na antas ng pakiramdam para sa pagiging kumplikado ng proyekto at ma-forecast ang mga tagal para sa bawat isa sa mga gawain mula doon. Kung ang proyekto ay nasa flight na at mayroong isang istraktura ng breakdown ng trabaho na tumatawag sa lahat ng mga gawain na nauugnay sa gawaing pag-unlad, magkakaroon ka pa ng mas detalyadong impormasyon sa kung sino ang gagana sa kung ano at kailan.

Ang leveling ng mapagkukunan ay isang kritikal na pangwakas na hakbang sa pagtatrabaho sa paglalaan ng mapagkukunan, dahil nakakatulong ito sa mga negosyo na maunawaan kung kailan sukatin ang kanilang mga manggagawa pataas at pababa, at nakakatulong ito sa mga tagapamahala ng proyekto na i-set up ang makatotohanang mga iskedyul ng proyekto.

Namumuno at Namumuno sa Proyekto sa Pamamahala

Buuin ang Iyong Resource Allocation Spreadsheet

Ang mga hakbang para sa funneling ng lahat ng impormasyong iyong nakalap sa isang spreadsheet na paglalaan ng mapagkukunan sa Excel ay ang mga sumusunod:

Magbukas ng isang bagong workbook sa Excel at lumikha ng mga bagong sheet para sa bawat mapagkukunan na kakailanganin mong gawin para sa pagtataya.
Sa unang sheet na nagsisimula ng kaunting mga hilera pababa, simulang i-plug ang mga pangalan ng mga proyekto na gagana ang indibidwal sa unang haligi, sa bawat proyekto na pupunta sa sarili nitong hilera.
Sa walang laman na hilera nang direkta sa itaas kung saan mo ipinasok ang iyong unang proyekto, lumaktaw sa pangalawang cell sa hilera, at simulang ipasok ang alinman sa mga indibidwal na araw o ang isang linggong mga saklaw ng petsa para sa tagal na kailangan mong gawin paglalaan ng mapagkukunan para sa buong hilera na iyon. Sa huli, nakasalalay ito sa kung paano mo nais makuha ang granular, o ang iyong boss.
Buksan ang iskedyul ng proyekto para sa unang proyekto sa iyong listahan, at i-filter pababa sa mga gawain lamang na kasangkot ang mapagkukunan na iyong tinitingnan. Hanapin ang tagal para sa unang gawain na kasangkot ang mapagkukunan, at i-pivot sa spreadsheet ng paglalaan ng mapagkukunan na iyong nilikha. Mag-navigate sa mga cell sa hilera ng proyekto na nakahanay kasama ang saklaw ng araw na iyon o isang linggong, at pagkatapos ay i-input ang bilang ng mga oras tingnan ang paglalagay ng mapagkukunang iyon sa paglipas ng time frame. Ulitin ang hakbang na ito para sa lahat ng mga gawain sa lahat ng mga proyekto para sa lahat ng mga empleyado.
Magpasok ng isang pormula sa ilalim ng bawat araw o isang linggong hanay ng hanay ng petsa na sumsumula ng kabuuang bilang ng amin sa haligi na iyon na mga kadahilanan din sa kinakailangang gawain ng suporta para sa mapagkukunang iyon.
Suriin ang kabuuan. Kung gumamit ka ng solong, karaniwang mga araw ng trabaho, kaysa sa anumang araw kung saan mukhang isang empleyado ang maglalagay ng higit sa walong oras ay isang pulang watawat at kailangang tingnan. Napaka normal na magkaroon nito kapag pinupuntahan mo ang mga numero, at talagang naka-highlight kung paano ang labis na paglalaan ng karamihan sa mga organisasyon sa kanilang mga mapagkukunan at hindi man lang namalayan ito hanggang sa dumaan sila sa isang ehersisyo na tulad nito.
I-level ang iyong mga mapagkukunan. Dito ka dumaan sa pag-eehersisyo ng alinman sa paglilipat ng trabaho sa ibang tao o pagpapalawak ng tagal ng gawain upang ang bawat isa ay inilaan nang naaangkop.