Paano mag-format at magsulat ng isang liham sa negosyo

Ang sulat sa negosyo ay isang pang-araw-araw na ritwal para sa ilan.

Ni Petar Miloševi? (Sariling trabaho), CC-BY-SA-3.0, sa pamamagitan ng Wiki Commons

Ang komunikasyon sa negosyo ay ang susi sa pagpapatakbo ng isang kumikitang, respetadong kumpanya. Ang isang sulat sa negosyo ay isang pang-araw-araw na ritwal para sa maraming mga negosyo at kanilang mga empleyado. Ang isang liham sa negosyo ay maaaring gumawa o masira ang isang kasunduan sa negosyo, at malinaw naman, ang isang mahusay na nakasulat na liham ay mas mahusay na tatatakan ang deal.

Sample na propesyonal na format ng liham sa negosyo. Ang mga numero ay tumutukoy sa pangunahing mga sangkap ng isang liham sa negosyo.

Teresa Coppens, 2012

Pangunahing Mga Bahagi ng isang Mahusay na Liham sa Negosyo

Mayroong sampung pangunahing sangkap ng isang mahusay na liham sa negosyo:

Ang address ng nagpadala
Petsa
Address ng recipient
Isang magandang unang impression (pagbati)
Dahilan para sa pagsusulat (ang katawan ng liham)
Pagtatapos sa liham
Sumangguni sa contact sa hinaharap
Pagsasara ng sulat
Enclosure
Inisyal ng mga typist

1. Address ng Nagpadala

Ang sangkap na ito ay madalas na kasama sa headhead ng kumpanya. Gayunpaman, kung hindi ka gumagamit ng headhead, lilitaw ang address ng nagpadala ay naiwan na makatarungang dalawang pulgada mula sa tuktok ng pahina. Isama lamang ang address ng kalye, lungsod, at zip code na sinusundan ng isang numero ng telepono sa contact, numero ng fax, at email address, kung naaangkop. Ang naaangkop na font para sa iyong liham ay dapat na madaling basahin at pormal. Ang malawak na tinanggap na font ay Times New Roman, laki 12 na isang konserbatibong font.

2. Petsa

Ginagamit ang sangkap na ito upang ipahiwatig ang petsa kung saan nakasulat ang liham. Kung tumagal ka ng ilang araw upang mabuo ang liham, pagkatapos ay gamitin ang petsa kung saan natapos ang liham. Kapag sumusulat sa mga kumpanya sa loob ng Estados Unidos, gamitin ang format ng petsa ng Amerikano na naglalagay ng buwan bago ang araw (Abril 12, 2012). Ang dateline ay dapat iwanang makatuwiran at lumitaw ang isang linya sa ibaba ng Address ng Nagpadala.

3. Ang Address ng Tatanggap

Mag-iwan ng isang blangko na linya pagkatapos ng address ng nagpadala na sinusundan ng address ng tatanggap na dapat ding iwanang makatarungan. Para sa mga pang-internasyonal na address, i-type ang pangalan ng bansa sa lahat ng mga malalaking titik sa huling linya. Dapat mong kung maaari ay sumulat ka sa isang tukoy na indibidwal. Tumawag sa kumpanya o makipag-usap sa mga empleyado mula sa kumpanya kung wala kang pangalan ng tao. Magsama ng isang tumpak na personal na pamagat tulad ng Ms., Gng, G., o Dr. Kung may pag-aalinlangan sa kagustuhan ng isang babae sa personal na pamagat, gamitin ang Ms.

4. Isang Mahusay na Unang Impresyon (Pagbati)

Ang iyong unang impression sa mambabasa ay ang pagbati ng iyong liham. Siguraduhin na ang pangalan at pamagat ng tao ay wasto at wastong baybay. Kung imposibleng hanapin ang paggamit ng pangalan ng tao, "Mahal na Sir o Ginang:" Kung hindi ka sigurado sa kasarian ng tao maaari mong gamitin ang buong pangalan sa isang pagbati. Halimbawa, maaari mong isulat ang Mahal na Chris Williams: kung hindi ka sigurado sa kasarian ni Chris. Ang pangalan sa iyong pagbati ay dapat na kapareho ng pangalan ng ginamit para sa Address ng Tatanggap. Mag-iwan ng isang blangko na linya pagkatapos ng pagbati.

5. Dahilan para sa Pagsulat ng isang Liham Pangangalakal (ang Katawan ng Liham)

Ang mga liham sa negosyo ay maaaring isulat sa maraming kadahilanan, tulad ng:

Pagtatanong (upang humingi ng impormasyon)
Humiling (upang hilingin sa sinumang gumawa ng isang bagay)
Paghingi ng tawad (to say sorry)
Reklamo (upang magreklamo tungkol sa isang problema)

Sa pagsulat ng isang liham ng pagtatanong o kahilingan, maaari mong simulan ang iyong liham na nagsasabing, "Maaari ka bang…" o "Nagpapasalamat ako kung nais mo…" Kapag nagbibigay ng masamang balita o humihingi ng tawad, dapat kang maging mataktika at magalang, na nagbibigay ng dahilan para sa problema. "Sa kasamaang palad hindi namin mapoproseso ang iyong order sa tamang oras dahil sa…" o "Sa kasamaang palad hindi ka namin makikipagtagpo sa iyo sa oras na ito dahil sa labis na nakaraang mga pangako."

Gumamit ng isang format ng block kapag nagsusulat ng iyong liham. Huwag mag-indent ng mga talata ngunit gumawa ng solong puwang. Mag-iwan ng isang blangko na puwang sa pagitan ng mga talata. Napakahalaga kapag nagsusulat ng isang liham sa negosyo upang tandaan na ang pagiging buo ay susi. Sa unang talata, buksan sa isang magiliw na pamamaraan at pagkatapos ay sabihin ang iyong layunin sa pagsulat. Ang susunod na talata ay dapat magbigay ng mga detalye na pinatutunayan ang dahilan ng pagsulat. Ang isang pangatlong talata ay maaaring magbigay ng impormasyon sa background at mga detalyeng sumusuporta.

6. Pagtatapos ng Liham Pangangalakal

Ang pagsasara ng talata ay dapat na muling sabihin ang layunin ng liham at kung kinakailangan humiling ng ilang uri ng pagkilos. "Mangyaring makipag-ugnay sa amin kung mayroon kang anumang mga karagdagang katanungan." "Nais kong makipagtagpo sa iyo sa iyong kaginhawaan upang pag-usapan pa ang bagay na ito." Gayundin, kung naisasara ang mga dokumento, dapat itong ipahiwatig sa takdang talata. "Mangyaring hanapin ang nakapaloob…"

7. Pinapayagan para sa Makipag-ugnay sa Hinaharap

Ang pagsasara ng talata ay dapat ding tumukoy sa pakikipag-ugnay sa hinaharap, tulad ng, "Inaasahan kong makipagkita sa iyo sa susunod na Miyerkules."

8. Pagsara ng Liham

Ang pagsasara ng iyong liham ay nakasalalay sa iyong ugnayan sa tatanggap. Ang 'Iyong matapat,' ay mas pormal kaysa sa 'Iyong taos-puso,'. Kung ang mambabasa ay kilalang kilala sa iyo pagkatapos ay 'Pinakamahusay na pagbati,' maaaring magamit. Matapos ang naaangkop na malapit na sinundan ng isang kuwit, mag-iwan ng apat na linya para sa iyong lagda pagkatapos i-type ang iyong pangalan at posisyon.

9. Enclosure

Kung ang mga enclosure ay kasama ng sulat ipahiwatig ito sa pamamagitan ng pagsulat ng 'Enc.' isang linya sa ibaba ng pagsasara. Kung ang isang bilang ng mga dokumento ay kasama, angkop na pangalanan ang bawat dokumento.

10. Tipista Pauna

Kung binubuo mo ang liham ngunit may ibang nag-type nito o na-type mo ang liham para sa iba, ang mga inisyal ng typist ay lilitaw pagkatapos ng enclosure. Kung ikaw ang nagpadala at na-type mo ang liham sa iyong sarili, alisin ang mga inisyal na typist.

Huwag kang mag-madali!

Sinusundan ng mga liham na pang-negosyo ang isang pormal na balangkas na nagbibigay sa kanila ng isang pinakintab na hitsura. Gayunpaman, ang nilalaman ay ang pinakamahalagang tampok na magtiyak ng isang positibong kinalabasan sa layunin ng iyong liham. Ito ay kinakailangan na ang iyong spelling at grammar ay malinis. Samakatuwid, i-proofread ang iyong trabaho dalawa o tatlong beses bago ipadala. Siguraduhing ang iyong pagbigkas ng pagsasalita ay magalang, mataktika at sa punto. Ang mga tagapagpatupad ay may mga hadlang sa oras at malamang na hindi gumugol ng oras sa pagbabasa ng tuluyan na nag-rambol at masyadong mahaba upang maabot ang puntong. Maglaan ng oras upang sundin ang mga alituntunin sa loob ng artikulong ito at maingat na mai-edit ang iyong maigsi na nilalaman, at isang propesyonal na liham ang magiging resulta.