Talaan ng mga Nilalaman:
- Paano Maiiwasan ang Mga Pagpupulong Mula sa Pag-aaksaya ng Oras
- 9 Mga Paraan upang Magdaos ng Mabisang at Makatulong na Pagpupulong sa Trabaho
- 1. Piliin ang tamang lugar para sa pagpupulong.
- 2. Maunawaan kung anong uri ng pagpupulong ang magkakaroon ka (at sundin ang hangarin na iyon).
- 3. Paikutin nang maaga ang isang agenda.
- 4. Anyayahan ang mga tamang tao.
- 5. Itakda ang tono sa simula.
- 6. Piliin ang tamang pagsasaayos ng silid para sa pagpupulong.
- 7. Siguraduhin na maayos kang napahinga at puno ng enerhiya.
- 8. Magbigay ng naaangkop na mga pampapresko.
- 9. Kumuha ng labis na kasanayan sa kung paano magpatakbo ng mga mabisang pagpupulong sa pamamagitan ng pagkuha ng mga kurso at mga programa sa pagsasanay.
Paano Maiiwasan ang Mga Pagpupulong Mula sa Pag-aaksaya ng Oras
Ang mga pagpupulong ay isa sa pinakakaraniwang paraan na nakikipag-usap ang mga tao sa isa't isa sa trabaho. Kung tapos nang tama, maaaring mabawasan ng mga pagpupulong ang hindi pagkakaunawaan, makabuo ng mga bagong ideya, mapalakas ang mga karaniwang layunin ng koponan, at malutas ang mga problema. Sa karamihan ng mga samahan, ang mga pagpupulong ay isang mahalagang bahagi ng proseso ng paggawa ng desisyon. Ngunit alam din ng isang matalinong pinuno na sa tuwing tumatawag siya sa isang pagpupulong, ang kanyang mga empleyado ay inaalis mula sa trabahong tinanggap sa kanila. Kapag hindi maayos na naiplano at naisakatuparan, ang mga pagpupulong ay maaaring mag-iwan ng mga tao sa mga tao na bigo, kinuha para sa ipinagkaloob, at sobrang trabaho.
Dapat na iwanan ng mga kalahok ang mga pagpupulong na parang may kapangyarihan at inspirasyon, hindi nalilito at nabigo. Narito ang ilang mga tip at mungkahi upang matulungan kang mamuno ng mabisa at kasiya-siyang mga pagpupulong sa lugar ng trabaho. Kapag maingat na nakaplano, nagtatapos ang mga pagpupulong sa bawat isa na pakiramdam na may isang bagay na makabuluhan ay nagawa.
Ang paghawak ng isang mabisang pagpupulong ay nagsisimula sa pagpili ng tamang puwang upang tipunin. Tiyaking i-book nang maaga ang iyong silid ng pagpupulong upang magamit ito kapag kailangan mo ito.
9 Mga Paraan upang Magdaos ng Mabisang at Makatulong na Pagpupulong sa Trabaho
1. Piliin ang tamang lugar para sa pagpupulong.
Piliin ang tamang lokasyon ng pagpupulong at tiyaking nai-book mo ito gamit ang isang makatwirang buffer ng oras bago at pagkatapos ng pagpupulong upang mai-set up mo ang silid, batiin ang mga bisita at sagutin ang kanilang mga katanungan pagkatapos. Sa pamamagitan ng paglikha ng puwang bago at pagkatapos ng pangunahing bahagi ng pagpupulong, maiiwasan mo ang mga hindi magandang sitwasyon na kung saan ang mga tao ay nagpapakita bago ka handa o ang pagpupulong ay nagpapatakbo ng obertaym at kailangan mong magmadali sa labas ng silid upang ang pangkat ay nakaiskedyul pagkatapos mong magawa magsimula sa oras
2. Maunawaan kung anong uri ng pagpupulong ang magkakaroon ka (at sundin ang hangarin na iyon).
Ito ba ay magiging isang pakikipagtulungan na pulong kung saan aasahan ang lahat na lumahok sa talakayan, o magiging isang pagpupulong kung saan mo ginagawa ang halos lahat ng pinag-uusapan? Sa pangkalahatan, may tatlong pangunahing uri ng mga pagpupulong batay sa daloy ng impormasyon.
- Mga pagpupulong sa pagpapakalat ng impormasyon: Nagpapakita ang pinuno ng mga katotohanan, nagpapaliwanag ng isang bagong direksyon ng patakaran, o nagpapakita ng isang proseso o pamamaraan. Maaaring may oras para sa mga kalahok na magtanong pagkatapos ng pangunahing pagtatanghal ngunit sa karamihan ng bahagi, ang impormasyon ay dumadaloy mula sa itaas pababa.
- Mga pagpupulong sa pangangalap ng impormasyon: Humahanap ang pinuno ng input at puna mula sa mga kalahok. Halimbawa, maaaring hilingin sa mga upuan ng sub-komite na ibigay ang mga natuklasan ng kanilang pangkat. O marahil ang pinuno ng pagpupulong ay nangangailangan ng mga ideya upang makatulong na mapabuti ang proseso ng pagmamanupaktura o pang-administratibo at nais na bigyan ng pagkakataon ang mga tauhan na mag-alok ng kanilang mga ideya. Sa ganitong pagpupulong, ang daloy ng impormasyon ay mula sa mga kasali sa pangkat hanggang sa namumuno.
- Mga nakikipagtulungan na pagpupulong: Mga sesyon ng brainstorming, interactive workshops, strategic planning at pagpupulong na ang layunin ay upang makabuo ng mga ideya upang malutas ang isang problema o bumuo ng isang plano na pasulong na tawag para sa isang daloy ng impormasyon ng pabalik-balik. Sa mga ganitong uri ng sesyon, ang pinuno ng pagpupulong ay madalas na nagsisilbing isang tagapagpadaloy na pinapanatili ang maayos na pagpapatakbo ng mga bagay at inilalagay ang malikhaing enerhiya ng pangkat sa mga kapaki-pakinabang na solusyon na naglilingkod sa buong samahan.
3. Paikutin nang maaga ang isang agenda.
Sa pamamagitan ng pagpapadala ng isang agenda sa lahat ng mga dumalo sa pulong nang maaga, ang mga tao ay maaaring maayos na maghanda para sa kanilang tungkulin. Malalaman nila kung anong mga isyu ang tinatalakay, kung aling mga seksyon ang aasahan nilang pag-uusapan at kung sino pa ang dadalo sa pagpupulong. Ito ay simpleng hindi propesyonal at hindi epektibo upang asahan ang mga tao na magpakita para sa isang pulong na hindi nila maihahanda. Nagsasaayos ka ng pulong sa negosyo, hindi isang sorpresa, kaya't siguraduhing magbigay ng malinaw na impormasyon.
4. Anyayahan ang mga tamang tao.
Naupo ka na ba sa isang pagpupulong at nagtaka kung bakit nandoon ka sa lupa? Ang mga isyung tinalakay ay hindi nakakaapekto sa iyong kagawaran, wala kang karanasan o dalubhasang kaalaman na kinakailangan upang makapag-ambag sa talakayan o mayroon kang isang mahigpit na deadline para sa isang kagawaran na proyekto ng iyong kagawaran at wala kang oras upang makatipid. Oo, sa kasamaang palad ang ilang mga tagapamahala ay nagpaplano ng mga pagpupulong na may 'mas marami, mas mabuting pag-iisip' at sa halip na anyayahan lamang ang mga tao na pinaka-kailangan na talakayin ang mga isyu sa agenda, isang imbitasyong kumot ang ipinadala at ang mga tao mula sa lahat ng sulok ng samahan ay inaasahang dadalo.
Kung nais mong magplano ng isang mabisang pagpupulong, maging mapili kapag na-draft mo ang iyong listahan ng kalahok. Ang isang paraan upang magpasya kung ang isang tao ay dapat na dumalo sa isang pagpupulong ay ang tanungin ang iyong sarili kung ang tao ay kailangang magsagawa ng alinman sa mga desisyon na ginawa sa pagpupulong. Kung ang sagot ay oo, pagkatapos isama ang taong iyon sa listahan ng inaanyayahan.
Ang pinaka-mabisang tagaplano ng pulong ay ang nagpapahalaga sa oras ng kanilang mga kalahok tulad ng pagpapahalaga nila sa kanilang sarili.
5. Itakda ang tono sa simula.
Maagang dumating at ayusin ang iyong mga materyal bago magsimula ang pagpupulong. I-set up at subukan ang iyong kagamitan AV bago magsimulang dumating ang mga kalahok. Sa oras na sila ay naglalakad sa mga pintuan ng silid ng pagpupulong, dapat ay mayroon kang oras upang gumawa ng isang mabilis na pag-aayos ng pag-aayos at pagkatapos ay handa na tanggapin sila ng isang palakaibigang ngiti at isang pagbati. Ilagay ang iyong mga kasali sa pagpupulong at siguraduhing alam nila na ang kanilang presensya ay pinahahalagahan --- kapag nagsimula ang pagpupulong, mas malamang na magbayad sila ng pansin at manatiling nakikipag-ugnayan sa kung ano ang nangyayari.
6. Piliin ang tamang pagsasaayos ng silid para sa pagpupulong.
Ang uri ng pagpupulong na mayroon ka (pagbibigay ng impormasyon, pagkuha ng impormasyon, o paglutas ng problema) ay makakatulong sa iyong magpasya kung paano i-set up ang mga mesa at upuan. Halimbawa Sa isang pagpupulong na mas interactive, tulad ng isang pagpupulong sa paglutas ng problema kung saan mo nais ang mga tao na makapagsalita at makinig sa bawat isa, pagkatapos ay isang setting ng kabayo (isang parisukat o parihaba na may mga upuan at upuan sa tatlo sa apat na panig) maging angkop.
7. Siguraduhin na maayos kang napahinga at puno ng enerhiya.
Bilang pinuno ng pagpupulong, itinakda mo ang tono kung paano tatakbo ang pagpupulong. Kung pinipigilan mo ang paghikab o pag-shuff sa paligid ng silid tulad ng pagkamatay ng iyong baterya, hindi mo maaasahan ang iba sa silid na manatiling pansin at interesado sa iyong sinasabi.
8. Magbigay ng naaangkop na mga pampapresko.
Kung nagkakaroon ka ng isang mahabang pagpupulong na tatagal ng umaga o hapon, hangga't maaari isang magandang ideya na magbigay ng ilang uri ng mga light refreshment tulad ng tsaa, kape, prutas at tsaa na mga biskwit upang matulungan ang tubig sa mga tao. Hindi bababa sa, magbigay ng tubig. Kung hindi ka makapagbigay ng mga pampapresko, tiyaking magpapahinga sa panahon ng pagpupulong upang ang mga tao ay makakain ng kanilang sariling mga meryenda o kumuha ng anumang bagay mula sa mga kiosk ng kape.
9. Kumuha ng labis na kasanayan sa kung paano magpatakbo ng mga mabisang pagpupulong sa pamamagitan ng pagkuha ng mga kurso at mga programa sa pagsasanay.
Ang mga tip at mungkahi na itinampok sa artikulong ito sa kung paano magpatakbo ng isang mabisang pagpupulong ay inspirasyon ng isang samahan na nagtuturo ng mga kasanayan sa pagsasalita at pamumuno sa loob ng halos 100 taon: Toastmasters International. Sa isang pagpupulong ng Toastmasters hindi mo lamang natututunan kung paano pakalmahin ang iyong takot sa pagsasalita sa isang madla, natututunan mo rin kung paano magplano at mamuno sa isang pagpupulong, pamahalaan ang oras nang epektibo, makitungo sa mga nakakaabala at magbigay ng makabuluhang puna at suporta sa iyong mga kapantay. Natutunan mo rin kung paano panatilihin ang iyong cool at mag-isip sa iyong mga paa kung ang mga bagay ay hindi napaplano.
Sa pamamagitan ng pagbuo ng iyong mga kasanayan sa pagpupulong at kaganapan sa pagpaplano bilang bahagi ng iyong patuloy na pangako sa propesyonal na kaunlaran, maitatakda mo ang iyong sarili para sa tagumpay habang sumusulong ka sa iyong karera. Sino ang hindi nagmamahal ng isang empleyado na maaaring masterly hilahin ang isang kasiya-siya, produktibong pulong?
© 2017 Sally Hayes