Paano magsulat ng isang press release para sa isang maliit na negosyo

Bilang isang maliit na may-ari ng negosyo, mahalagang malaman kung paano magsulat ng isang press release.

Canva

Paano Kumuha ng Media upang Masaklaw ang Iyong Kwento

Kung ang katayuan ng iyong tanyag o impluwensya sa publiko ay napakataas (isipin ang nangungunang mga opisyal ng gobyerno at mga bituin sa pelikula), maaari kang hilingin ng media na kapanayamin ka at isama ang iyong kwento sa kanilang mga pag-broadcast o publikasyon. Ngunit maging tapat tayo, ang karamihan sa mga marketer, lalo na ang maliliit na negosyo, ay hindi ginagarantiyahan (o nais!) Ang ganoong uri ng pansin. Kaya, hindi, malabong hanapin ka ng mga editor ng media o kawani na reporter at magsulat ng isang kuwento sa iyong negosyo o mga nangyayari.

Gayunpaman, ang mga negosyo sa lahat ng laki ay may isang tool sa marketing na epektibo sa gastos upang matulungan silang makakuha ng saklaw ng media: Ang press release.

Ano ang Isang Paglabas ng Press?

Ang isang press release ay isang dokumento na ipinadala sa mga kasapi ng pamamahayag — na mas kilala bilang media sa mga panahong ito upang isama ang mga pahayagan, telebisyon, radyo, mga site ng balita sa Internet, atbp. sa kanilang mga mambabasa, manonood o tagapakinig. Napagpasyahan ng mga editor ng media outlet kung isasama ang item ng balita sa kanilang publication o broadcast… o huwag pansinin ito. Kung tinanggap para isama, ang mga editor ay maaaring mag-publish ng press release tulad ng isinumite ng nagpadala, maaaring mag-edit upang matugunan ang kanilang mga alituntunin sa editoryal, o maaari ring italaga sa kanilang kawani ng mga manunulat at reporter upang magbalita o magpalawak ng kwento.

Kapag ang isang press release, o ang nilalaman ng paglabas, ay tinanggap at kasama sa isang publication o broadcast, ito ay isang panalo para sa tao o kumpanya na nagpadala ng paglabas. Ito ay madalas na itinuturing na nakuha media dahil, bukod sa gastos ng paghahanda at pagpapadala ng paglabas, ang nagpadala ay walang gastos upang makatanggap ng tinta o pindutin na nangangahulugang ang pribilehiyo na mai-publish o mai-broadcast ng media channel. Sa kaibahan, ang advertising ay itinuturing na bayad na media dahil ang nagpadala (advertiser) ay nagbabayad upang maisama ang kanilang impormasyon (ad o kwento).

Tungkol saan ang isang Paglabas ng Press?

Bilang isang maliit na nagmemerkado sa negosyo, maaari mong maramdaman na ang iyong balita ay hindi magiging karapat-dapat sa pansin ng isang editor. Maaaring totoo iyan… o pwedeng hindi. Minsan nakasalalay ito sa nararamdaman ng editor sa araw na iyon.

Tandaan lamang na ang iyong pahayag ay dapat na "balita," ibig sabihin ay pag-uulat na mayroong isang bagay na nangyari o mangyayari, o tumutugon ka sa isang bagay na nangyari, para sa iyo at sa iyong negosyo. Gayundin, dapat itong maging totoo at hindi lumalabag sa mga copyright o trademark, hindi maging libelous o mapanirang puri, hindi lusubin ang privacy ng sinuman at tiyak na hindi lalabag sa anumang pagiging kompidensiyal. Turuan ang iyong sarili sa mga isyu sa pananagutan sa media at humingi ng ligal na patnubay sa kung ano ang nararapat na mai-publish para sa iyo at sa iyong negosyo.

Ito ba ay isang Press Release o isang Artikulo sa Balita?

Mayroon bang impormasyon tungkol sa kung paano, mga tip, o iba pang impormasyon na pahalagahan ng madla ng isang channel sa media? Habang ang mga item na ito ay maaaring madalas na nai-format bilang isang press release, ang mga ito ay hindi technically gayon. Ito ay isasaalang-alang na mga artikulo o tampok. Suriin ang iba't ibang mga kagawaran ng kawani ng editoryal ng media upang matukoy kung aling mga tao ang dapat makatanggap ng mga tampok para sa pagsasaalang-alang, taliwas sa balita.

Ang Inverted Pyramid Structure para sa Press Releases

Upang maging karapat-dapat na suriin ng mga abalang editor ng media, ang mga press release ay dapat na sundin ang isang karaniwang istraktura at format.

Sa mga tuntunin ng istraktura, ang isang pahayag ay sumusunod sa isang baligtad na pormula ng pagsulat ng pyramid , na nangangahulugang ang pinakamahalagang impormasyon — ang sino, ano, bakit, saan, kailan at paano — ng kuwento ay dapat na malapit sa simula ng dokumento hangga't maaari, perpekto sa unang talata. Pagkatapos sundin ang hindi gaanong mahalagang mga detalye.

Bakit mahalaga ang pagsunod sa istrakturang ito? Kadalasang kailangang gupitin ng mga editor ang mga kwento upang magkasya sa puwang o oras na magagamit. Pinutol ng mga editor mula sa ibaba pataas. Kaya't kung ang iyong pinakamahalagang impormasyon ay nasa ibaba, wala na.

Paano Mag-format ng isang Press Release

Mayroong ilang mga kombensiyon na dapat sundin kapag nagsulat ka ng isang press release. Ang mga elementong ito ay dapat na isama at karaniwang lilitaw sa pagkakasunud-sunod na ito:

Notasyon ng PARA SA AGAD NA PAGLILABAS o HOLD FOR RELEASE HANGGANG

Sinasabi nito sa editor, manunulat o reporter kung okay na i-publish ang iyong naipadala. Karaniwan, nakaposisyon ito sa kaliwang margin.

Headline

Sobrang kritikal! Ito ay isang parirala na sumsumula sa iyong buong kuwento ng balita. Tandaan na ang karamihan sa mga tao ay nag-scan ng mga headline at marami ang hindi talaga basahin ang buong kuwento. Gawin itong nauugnay sa iyong tagapakinig upang maaari silang maanyo kahit papaano na basahin ang pinakamahalagang unang talata. Ang iyong ulo ng balita ay kailangang mag-apela din sa mga editor. Nauunawaan nila ang mga kagustuhan at pangangailangan ng kanilang mga mambabasa, tagapakinig, at manonood. Kaya kung maipapakita mo ang iyong pag-unawa sa target na madla, mayroon kang isang mas mahusay na pagkakataon na isaalang-alang para sa publication.

Ang headline ay karaniwang nakasentro sa pahina o screen. Subukang panatilihin ang headline sa ilang mga salita hangga't maaari. Alamin na gumamit ng Twitter upang sumulat ng magagandang ulo ng balita. Dahil mayroon ka lamang 140 mga character upang makuha ang pansin ng isang tao, ito ay isang magandang lugar ng pagsasanay!

Sub-Headline (Opsyonal)

Kung hindi ganap na masasabi ng headline ang iyong kwento, maaaring maging kapaki-pakinabang ang isang sub-headline. Gayunpaman, seryosong isaalang-alang kung ang muling pagsusulat ng iyong ulo ng balita ay maaaring may higit na epekto. Tulad ng headline, ang sub-headline ay nakasentro sa pahina o screen.

Salita sa pantas: Bilang isang editor, ginamit ng mga sub-headline ang paghimok sa akin ng mga mani sapagkat ang hitsura nila ay mahirap sa aming partikular na scheme ng layout ng haligi. Kaya karaniwang tinanggal ko ang mga ito.

Lokasyon at Petsa ng Kwento

Ito ay dapat na nagpapaliwanag sa sarili. Nakaposisyon ito sa kaliwang margin o, tulad ng nakikita ko minsan, sa simula ng unang talata.

Katawan

Ikuwento ang iyong kwento sa baligtad na istrakturang pyramid na nabanggit sa itaas. Palaging isulat ang iyong press release sa pangatlong tao. Bakit? Dahil ito ay kwento tungkol sa iyo, hindi ikaw ang nagkukwento. Kaya iwasan ang "I" at "kami" kapag pinag-uusapan ang iyong kwento, maliban kung kasama ito sa isang quote. Halimbawa: "Ipinagmamalaki naming ipahayag ang bagong makabagong ideya," sabi ni G. Maliit na Negosyo. Panatilihing maikli at sa puntong ito, nililimitahan ang kabuuang teksto ng kwento sa humigit-kumulang na 500 mga salita o mas kaunti pa ay isang magandang target.

Tungkol sa Impormasyon (Opsyonal)

Madalas kong nakikita ang mga press release na balot ang kwento ng tungkol sa talata na nagsasabi tungkol sa samahang nagpapadala ng paglabas. Maaaring isama ito ng mga editor (na isang panalo para sa nagpadala). Ngunit madalas ay pinuputol ito dahil sa mga limitasyon sa espasyo at makikita ito bilang sobrang promosyon. Ang halagang isinasama ito ay kung hindi pamilyar ang editor sa nagpadala (tulad ng maaaring mangyari sa maraming maliliit na negosyo), makakatulong ito sa editor na mapatunayan ang kredibilidad ng nagpadala. Tulad ng katawan ng dokumento, nakasulat ito sa pangatlong tao at kasama sa kabuuang bilang ng salita para sa pagpapalaya.

Impormasyon sa Pakikipag-ugnay

Ang mga editor, manunulat, at reporter ay maaaring nais na linawin ang impormasyon bago i-publish ang iyong paglaya. Kaya isama ang pinakamahusay na paraan upang maabot ka (telepono, email, atbp.) At isama ang iyong website. Ngunit huwag magulat kung walang nakikipag-ugnay sa iyo at — sorpresa! — Nakikita mo ang paglitaw ng iyong kwento. Mag-ingat na kapag nagpadala ka ng isang press release, sinasabi mo sa media na okay na mai-publish ito at maaari itong maging publiko! Mag-ingat na ang iyong sinusulat ay ang nais mong marinig sa mga balita sa gabi.

Notasyon ng ### o END

Sinasabi nito sa media na walang karagdagang impormasyon na dapat isaalang-alang at inilalagay ito sa ilalim ng paglabas. Ang ilang mga tao ay nagsasama rin ng bilang ng salita ng paglabas sa dulo (opsyonal). Ang mga notasyong ito ay higit na isang isyu sa mga lumang araw kung kailan ang pamamalabas sa pamamahayag ay ang pamantayan at kailangang malaman ng mga editor kung may higit pa sa kuwento sa maraming mga pahina. Ngunit sulit pa rin itong gawin kahit anuman.

Bilang isang tala sa gilid, kung ang iyong pisikal, naka-print na paglabas ay bubo sa maraming mga pahina, paglalagay ng isang notasyon ng KARAGDAGANG sa dulo ng pahina ay binabalaan ang kawani ng editoryal na mayroong higit pang impormasyon na dapat isaalang-alang bago ang WAKAS.

Ilang karagdagang mga miscellaneous na tip:

Walang mga funky font o magarbong pag-format. I-format ng publication ang iyong impormasyon para sa publication ayon sa kanilang ninanais. Ang paggamit ng karaniwang mga font, tulad ng Times New Roman o Helvetica, ay ginagawang mas madali ang iyong paglabas para mabasa ng mga editor at makakatulong sa tatak sa iyo bilang isang propesyonal.
Magkaroon ng isang media kit. Bilang karagdagan sa iyong press release, inirerekomenda ang pagkakaroon ng isang magagamit na kit ng media. Sa mga araw na ito, sikat ang isang digital media kit sa isang website dahil mababa ang gastos at madali itong mai-access ng media.

Saan Ka Magpadala ng Press Release?

Ang mas malalaking publikasyon ay madalas na may maraming mga editor, bawat isa ay nakatuon sa isang partikular na pagkatalo , nangangahulugang sumasaklaw sila ng isang tukoy na segment ng industriya, isang lokasyon sa pangheograpiya, o uri ng kwento. Muli, sumangguni sa website ng media outlet upang makita kung sino ang magiging iyong perpektong kandidato sa editor at kung paano nila nais na makipag-ugnay sa kanila.

Ang susi ay kadalasan ay ipinapadala mo ito sa isang editor. Para sa mas maliit na media, maaaring mayroong isang tao na ang publisher, editor, reporter, at manunulat! Suriin ang website ng media outlet upang matukoy ang tamang contact.

Bilang kahalili, ginugusto ng ilang tao na ipamahagi ang kanilang mga press release sa tulong ng press release at mga serbisyo sa relasyon sa publiko. Ang isang halimbawa ay PRWeb. Maaaring i-broadcast ng mga serbisyong ito ang iyong paglabas sa daan-daang, kahit libu-libo, ng mga outlet ng media. Maaari itong maging epektibo, ngunit maaari rin itong maging mahal dahil ang mga serbisyong ito ay karaniwang naniningil ng isang bayad alinman sa bawat press release o isang buwanang bayad sa subscription. Isaalang-alang din na kung ang iyong kwento ay may lokal na interes lamang, ang malawak na pamamahagi ay maaaring maging counterproductive at mahal.

Maaari ring isaalang-alang ang mga serbisyong pamamahagi ng libreng press press, ngunit maaaring wala silang maabot na ginagawa ng mga bayad na serbisyo, at maaaring ipadala ang iyong paglabas sa walang katuturang media. Maingat na isaalang-alang ang mga kakayahan at gastos ng bawat serbisyo bago pumunta sa rutang ito.

Sulit na bumuo ng mga relasyon sa mga pangunahing outlet ng media para sa iyong industriya at madla. Pagkatapos kapag natanggap ng isang editor o reporter ang iyong paglaya, maaaring mas handa silang isaalang-alang ang iyong kwento para isama. Gayundin, ang pamamahagi ng iyong paglabas sa media ay hindi lamang ang paraan upang mailabas ang salita sa iyong kwento. Ang pagpapadala ng iyong press release sa mga customer at pag-broadcast sa pamamagitan ng social media ay maaaring maging napaka-epektibo at epektibo sa gastos.

Maaari Ka Bang Mag-email sa isang Paglabas ng Press?

Ang mga paglabas ng press sa email ay napaka-karaniwan, kahit na ginustong, sa mga panahong ito. Gayunpaman, ang bawat media outlet ay magkakaiba. Suriin ang channel o website ng publication para sa mga tagubilin sa pagsusumite.

Paano Ka Dapat Mag-follow up sa Mga Editor Tungkol sa Iyong Paglabas ng Press?

Kapag gumagawa ako ng mga relasyon sa publiko para sa industriya ng trade show, naalala ko ang pagtawag sa mga editor at pagbaliw sa kanila ng mga follow-up na tawag. Hoy, ginagawa ko lang ang trabaho ko. Ngunit pagkatapos ay nasa kabilang dulo ako bilang editor, na ginagamit ang mga follow-up na tawag upang mabaliw ako!

Maliban kung nakapagtatag ka ng isang relasyon sa isang editor o reporter na tatanggapin ang iyong tawag, maingat na tumapak sa pag-follow up sa isang press release na iyong ipinadala. Ang isang bagay na hindi mo nais na maitaguyod ay isang reputasyon para sa pagiging isang maninira. Palaging gumamit ng wastong pag-uugali sa negosyo kapag sumusubaybay sa pamamagitan ng telepono.

Kung hindi nila kinuha ang iyong paglabas para ma-publish o makipag-ugnay sa iyo para sa karagdagang impormasyon, ito ay isang tanda na wala kang anumang interes sa kanila… kahit papaano hindi ngayon. Huwag panghinaan ng loob. Patuloy na magpadala ng mga kawili-wili at nauugnay na kwento sa mga outlet ng media na may pinakamahalagang halaga sa iyo at sa iyong tagapakinig. Hindi nila ito tinawag na "kinita ng media" para sa wala!

Mula sa Desk ng Editor: Paano Ako Nagpasya Ano ang Paglabas ng Press na Patakbuhin

Bilang isang editor ng dyaryo sa kalakalan sa loob ng higit sa 15 taon, narito ang ilan sa mga katanungang tatakbo sa aking isipan nang isasaalang-alang ko ang mga tambak na pahayag na gagamitin:

Mayroon ba itong lokal na kahalagahan? Dahil ang publication na na-edit ko ay lokal, nauna ang lokal na balita.
Mayroon bang deadline o makabuluhang petsa ng anunsyo na dapat malaman ng madla?
Nauugnay at makabuluhan ba ang balita para sa madla o industriya na pinaghahatid ng publication?
Ito ba ay totoong balita? O dapat ba itong isaalang-alang para sa mga tampok o materyal ng tagapuno?
Kapani-paniwala ba ang pinagmulan?