Kilalanin at maligayang pagdating sa mga bisita: mga pamamaraan, layunin at responsibilidad

Kapag ang mga bisita ay dumating sa kapaligiran ng negosyo, dapat silang batiin at maligayang pagdating.

Larawan ni Helena Lope sa Unsplash

Kapag natutugunan at binabati ang mga bisita / customer sa isang kapaligiran sa negosyo, mayroon kang mga unang ilang segundo upang lumikha ng isang mahusay na impression na magkakaroon ng isang pangmatagalang epekto.

Ang mga bisita ay dumating sa isang kapaligiran sa negosyo para sa iba't ibang mga kadahilanan; maaari silang maging mga customer (mayroon o bago), mga kinatawan, tagapagtustos, kasosyo sa negosyo, mga tao mula sa iba't ibang mga departamento / lugar / samahan, at iba pa.

Ang unang punto ng pakikipag-ugnay sa isang bisita ay nakasalalay sa istraktura ng samahan. Ang isang kapaligiran sa opisina o isang pang-industriya na kapaligiran ay malamang na magkaroon ng isang lugar ng pagtanggap, kung saan ang opisyal ng administratibong pagtanggap ay ang unang punto ng pakikipag-ugnay, samantalang sa isang tingiang kapaligiran, ang anumang kawani ay maaaring ang unang punto ng pakikipag-ugnay.

Mayroong iba't ibang mga bagay na kailangang isaisip habang nakikilala at binabati ang mga customer. Kung may kamalayan ka at may mahusay na kaalaman tungkol sa mga kasanayan sa negosyo, mga patakaran, regulasyon, batas at pinakamahalagang kasanayan sa interpersonal at komunikasyon, makakalikha ka ng unang pinakamahusay na impression.

Ang mga nilalaman dito ay batay sa NVQ Antas 2 na Yunit sa Negosyo at Pangangasiwa at ang yunit na ito ay may halagang kredito na 3. Tatalakayin namin ang iba't ibang mga pamamaraan na kailangang sundin at ang mabuting pakikitungo ay inaasahang mag-aalok kapag nakikipagkita, bumabati at pagtanggap sa mga bisita sa isang kapaligiran sa negosyo.

Mayroong dalawang bahagi sa yunit na ito. Ang unang bahagi ay susuriin batay sa kaalaman at pag-unawa sa isang kandidato sa mga pamamaraan para sa pagpupulong at pagtanggap sa mga bisita at ang pangalawang bahagi ay susuriin batay sa pagganap ng kandidato; iyon ay sa pamamagitan ng pagmamasid, mga personal na pahayag, mga patotoo ng saksi atbp Ang parehong mga bahagi ay maaari ring masuri sa pamamagitan ng pagtatanong at mga propesyonal na talakayan.

1. Maunawaan ang mga pamamaraan para sa pagpupulong at pagtanggap sa mga bisita

1.1. Ilarawan ang iba't ibang mga kadahilanan para sa mga taong bumibisita sa isang negosyo, kanilang mga kinakailangan at kung paano maaaring matugunan ang kanilang mga pangangailangan

Isinasaalang-alang ang isang kapaligiran sa negosyo at ang uri ng negosyo, maaaring asahan ng isang tao ang mga bisita para sa iba't ibang mga kadahilanan sa pagbisita sa mga lugar ng negosyo. Responsibilidad ng samahan na iparamdam sa mga bisita na maligayang pagdating, matugunan ang kanilang mga kinakailangan at pangangailangan at bigyan sila ng impormasyon at mga serbisyong nauugnay sa pagbisita.

Ang iba't ibang mga kadahilanan kung saan ang mga tao ay maaaring bisitahin ang isang lugar ng negosyo ay:

• Mga query tungkol sa mga produkto at serbisyo
• Makipag-usap sa isang miyembro ng kawani tungkol sa mga mayroon nang serbisyo
• Mga reklamo
• Marketing
• Iba't ibang mga pagpupulong, kasama dito ang mga pagpupulong ng lupon / komite, mga seryosong pagpupulong, mga talakayan sa pangkat, atbp
• Mga koleksyon at paghahatid
• Pag-aayos at pagpapanatili
• Mga pag-audit

Ang iba't ibang mga kinakailangan para sa mga bisitang bumibisita sa isang negosyo ay maaaring:

• Ibigay ang tamang address kasama ang mga postcode at mga landmark din kung mayroon.
• Mga pasilidad sa paradahan - siguraduhing may sapat na mga puwang sa paradahan sa loob ng isang makatwirang distansya at mayroon ding mga puwang sa paradahan na inilalaan para sa mga may kapansanan
• Ang ilang mga kliyente ay maaaring may mga espesyal na pangangailangan, at samakatuwid ang mga pasilidad na nauugnay sa uri ng mga customer o bisita na inaasahan ng samahan na dapat ay nasa lugar.
• Nakikitang mga palatandaan upang maakay ang mga bisita sa tamang lugar nang walang pagkalito. Ang mga palatandaan ay kailangang maging propesyonal din. Suriin na ang mga pasukan ay malinaw, malinis at nakakaengganyo at sumasalamin sa likas na katangian ng negosyo.
• Siguraduhin na mayroong isang tao na batiin at maligayang pagdating sa bisita sa lugar ng pagtanggap, na may sapat na mga kagamitan sa pag-upo, mga pasilidad sa banyo, buklet, journal, magasin, atbp.

Ang iba't ibang mga paraan kung saan maaaring matugunan ang mga pangangailangan ng mga bisitang bumibisita sa isang negosyo ay:

• Palaging panatilihing madaling ma-access ang mga lugar ng pagtanggap sa mga signpost at iba pang impormasyon kung saan kinakailangan.
• Dapat ay malinis at malinis ang pasukan dahil sumasalamin ito sa samahan.
• Ang lahat ng mga pangunahing pangangailangan at pasilidad ay dapat na magagamit - paradahan, pag-upo, mga pasilidad sa banyo, pahayagan / magasin sa waiting area, inuming tubig.
• Maging handa na sagutin ang anumang mga query na nauugnay sa negosyo, kung posible, magbigay ng mga polyeto / buklet o iba pang mapagkukunan ng impormasyon.
• Ang mga naa-access na lugar ng mga bisita ay kailangang sundin ang mga pamantayan sa kalusugan at kaligtasan.

1.2 Ipaliwanag ang layunin ng pakikitungo sa mga bisita nang kaagad at magalang

Kapag ang mga bisita ay dumating sa kapaligiran ng negosyo, dapat silang batiin at maligayang pagdating. Kung naghahain ang samahan ng makakain o maiinom, tanungin sila kung nais nilang magkaroon ng isang bagay, kung hindi, maaari mong tanungin kung nais nilang magkaroon ng tubig. Makipag-ugnay sa bawat bisita sa lalong madaling panahon at tumugon sa kanilang mga query kaagad at magalang.

Maaaring may mga oras kung saan ang lugar ng pagtanggap ay abala sa mga bisita na naghihintay ng kaunting oras. Tiyaking humihingi ka ng paumanhin para sa pagkaantala at pasalamatan sila sa paghihintay.

Ang layunin ng pakikitungo sa mga bisita nang kaagad at magalang ay:

• Malalaman ng mga bisita na respetado sila, binibigyan ng kahalagahan at isinasaalang-alang din ng kumpanya na sila ay mahalaga.
• Ang mga bisita ay sa panatilihin ang isang propesyonal na pag-uugali at pag-uugali.
• Magkakatiwalaan ang mga bisita sa kumpanya, at magkakaroon din ng mabuting pangungusap at impression tungkol sa samahan.
• Ang bawat empleyado at ang kanilang pag-uugali ay magiging isang salamin ng samahan at samakatuwid isang mabilis at magalang na tugon ay mag-iiwan ng isang magandang imahe ng samahan.
• Inirekomenda ng mga bisita ang samahan sa iba at ikakalat ang magandang salita at gagamitin din ang organisasyong ito sa hinaharap.

1.3 Ipaliwanag ang layunin ng paglalahad ng isang positibong imahe ng sarili at ng samahan

Kapag bumisita ang mga bisita sa isang kapaligiran sa negosyo, ang kanilang unang punto ng pakikipag-ugnay ay ang tao sa pagtanggap (ang karamihan sa mga samahan ay may isa), o kahit papaano ang taong nakakasalubong at bumati. Tulad ng alam nating lahat, ang unang impression ay palaging gumagawa ng isang pagkakaiba at samakatuwid ay nagpapakita ng isang positibong imahe ng iyo at ng samahan ay napakahalaga. Damit at ipakita ang iyong sarili nang maayos. Dumikit sa dress code ng samahan. Ngumiti, mapanatili ang pakikipag-ugnay sa mata, makinig, maging positibo at gawin ang iyong makakaya upang matulungan sila sa kanilang mga query.

Ang layunin ng paggawa nito ay:

• Sa partikular na punto ng oras na iyon, kinakatawan mo ang samahan para sa bisita. Kaya't ang iyong pag-uugali at diskarte ay magpapakita sa samahan bilang isang kabuuan. Ikaw at ang samahan ay hahatulan o susuriin batay sa iyong diskarte at serbisyo.
• Lumilikha ito ng isang pakiramdam ng kumpiyansa sa bisita.
• Ang mga bisita ay nakakakuha ng positibong impression ng samahan.
• Nakatutulong ito sa pagbuo ng tiwala sa pagitan ng samahan at ng mga customer at empleyado.
• Naaakit nito ang mga de-kalidad na kliyente na magpapabuti sa negosyo para sa samahan sa gayon pagtaas ng kita ng samahan.

1.4 Ipaliwanag ang layunin ng pagsunod sa mga pamamaraan sa kalusugan, kaligtasan at seguridad kapag nakikipag-usap sa mga bisita, kabilang ang sariling mga responsibilidad

Ang iba't ibang mga pamamaraan sa kalusugan at kaligtasan / seguridad ay nasa lugar sa bawat samahan. Ang mga pamamaraang ito ay kailangang responsable na sundin ng mga empleyado sa lahat ng oras na kasama ang pakikitungo rin sa mga bisita.

nioh.ac.za

Ang layunin ng pagsunod sa mga pamamaraang ito ay:

• Upang mapanatili ang samahan at ang kapaligiran na isang ligtas na lugar upang bisitahin at magtrabaho
• Upang magkaroon ng lahat ng kinakailangang pasilidad sa pangunang lunas sa sapat na mga kinakailangan.
• Upang maiwasan ang mga panganib sa kalusugan para sa mga empleyado at bisita.
• Upang matiyak na ang mga makina at anumang aparato o kagamitan na nagpapatakbo sa nasasakupang samahan ay ligtas na gamitin.
• Upang makatulong na makagawa ng mga hakbang sa pag-iwas o mag-set up ng mga emergency plan kung kailan kinakailangan.
• Upang maitala at maiulat ang mga aksidente, pinsala at anumang iba pang mga isyu sa kalusugan at kaligtasan.
• Upang matiyak na ang mga kasanayan sa pagtatrabaho ay ligtas at ang mga hakbang sa kalusugan at kaligtasan ay ipinatupad at sinusunod.
• Ang mga sahig, hagdan at iba pang mga lugar ay kailangang ligtas na magamit

• Upang kumpirmahin na kung ang mga mapanganib na materyales kung anupamang ginamit ay nakaimbak sa isang ligtas na pamamaraan, sa isang ligtas na lugar at hinahawakan at ginagamit ito sa isang ligtas na pamamaraan dahil maaaring magdulot ng pinsala sa maraming paraan
• Upang matiyak na mayroong tamang bentilasyon sa mga lugar kung saan may access ang mga bisita at kung saan nagtatrabaho ang mga empleyado
• Upang mapanatili ang temperatura ng pagtatrabaho at pagbisita sa mga lugar sa sapat na antas at gayun din na ang mga kagamitan sa banyo, paghuhugas at banyo ay nasa maayos na kondisyon upang magamit ng mga bisita ang mga ito nang walang isyu o pakikibaka
• Ang mga lugar ng pagbisita at pagtatrabaho ay kailangang walang mga nasusunog na materyales, paputok na materyales at iba pang mapanganib na materyal na radioactive.

• Malaking makinarya at kagamitan ay kailangang itago mula sa mga pagbisita sa mga lugar upang maiwasan ang mga aksidente
• Ang mga palatandaan ng babala ay kailangang mailagay sa mga kinakailangang lugar.
• Tiyaking walang mga sumusunod na mga wire at mag-ingat upang maiwasan ang anumang mga panganib sa kalusugan at kaligtasan
• Kumuha ng wastong pagsasanay kung gumagamit ng anumang kagamitan sa lugar ng trabaho at sumunod sa mga patakaran sa kalusugan at kaligtasan ng mga organisasyon at mga pamamaraan ng aksidente.
• Tiyaking naitala mo ang mga bisita ayon sa mga pamamaraan ng organisasyon upang matiyak ang seguridad.

Inaasahan kong nahanap mo ang impormasyon dito na kapaki-pakinabang at kawili-wili. Mangyaring huwag mag-atubiling puna at ibahagi ang iyong mga saloobin at karanasan.

Salamat sa pagtigil mo.

Livingsta.

Isang mabait na tala sa mga kandidato sa NVQ: Ito ay para lamang sa sanggunian at mangyaring huwag magparami. Gayundin, mangyaring makipag-ugnay sa kapaligiran ng iyong negosyo at paglalarawan ng trabaho habang sinusulat ang iyong mga yunit. Ang lahat ng mga pinakamahusay na!