Talaan ng mga Nilalaman:
- Iba't ibang Uri ng Pagpupulong
- Suporta sa Pangangasiwa para sa Mga Pagpupulong
- Pagsasaayos ng Mga Pagpupulong
- Tirahan sa Negosyo
- Booking Travel
- Mga uri ng Kagamitan sa Opisina
- Paggamit ng Kagamitan sa Opisina
- Pagbawas ng Basura
- Mga Sistema ng Talaarawan
- Mga Pakinabang ng isang Diary System
- Halimbawa ng isang Ginamit na Sistema
Tandaan: Ang impormasyong ito ay makakatulong sa iyo sa Antas 2 na Diploma sa Negosyo at Pangangasiwa. Mangyaring huwag kopyahin.
Iba't ibang Uri ng Pagpupulong
Ang mga uri ng pagpupulong ay nakasalalay sa laki ng isang samahan, ang mga isyu na kailangang pag-usapan at ang bilang ng mga tao na maaaring dumalo.
- Ang isang nakatayong pagpupulong ay eksakto kung ano ang tunog nito: isang pulong na tumatayo. Ang mga pagpupulong na ito ay madalas na gaganapin sa pang-araw-araw na batayan ng tagapamahala sa maikling panahon. Karaniwang ginagamit ang mga ito kapag kailangang ipaalam ng manager sa mga empleyado ang mga simpleng pagbabago o gawain na kailangan ng simula at pagkumpleto.
- Ang isang pagpupulong ay isang lubos na nakaplano at organisadong pagpupulong, at ang mga kumperensya ay lubos na batay sa talakayan at opinyon. Hawak sila ng isang tagapangulo upang talakayin ang isa o maraming mga paksa at madalas ay may mataas na pagdalo ng iba't ibang mga tao sa loob ng samahan. Minsan nagaganap ang mga tawag sa kumperensya. Maaari itong kasangkot sa isa o higit pang mga tao.
- Ang isang pagtatanghal ay isang pagpupulong na gaganapin upang ipaalam sa mga empleyado ang tungkol sa mga pagbabago sa nakagawiang, mga patakaran at pamamaraan. Ang pagpaplano ng isang pagtatanghal ay madalas na napapanahon sapagkat mahalaga na ang lahat ng impormasyon ay tumpak at detalyado. Sa isang pagtatanghal madalas may isa o dalawang nagtatanghal at dumadalo na karaniwang may pagkakataon na talakayin ang anumang mga query sa huli.
- Ang isang pangkasalukuyan na pagpupulong ay isang pagpupulong na gaganapin upang talakayin ang isang indibidwal na paksa.
- Ang mga pagpupulong sa emergency ay gaganapin bigla, madalas na walang gaanong pagpaplano at abiso. Karaniwan silang kasangkot sa mga talakayan tungkol sa isang krisis alinman sa panloob o panlabas sa samahan. Ang isang pagpupulong na pang-emergency ay kailangan na dinaluhan ng lahat ng mga miyembro ng isang koponan na maaaring maging sanhi ng pagkagambala sa isang araw na trabaho, subalit ito ay napakahalaga. Ang isang agenda ay hindi kinakailangan para sa isang emergency na pagpupulong dahil sa maikling paunawa; gayunpaman, ang mga minuto ay dapat pa ring tandaan alinman sa panahon o pagkatapos ng pagpupulong.
Suporta sa Pangangasiwa para sa Mga Pagpupulong
Mahalaga na ang suportang pang-administratibo ay ibinibigay para sa mga pagpupulong. Bago gaganapin ang isang pagpupulong, isang listahan ang dapat gawin ng lahat ng mga dumalo at dapat maipon ang maikling impormasyon tungkol sa layunin ng pagpupulong. Habang pumapasok ang mga tao para sa pagpupulong ay mahalaga na ang isang tao ay kumukuha ng tala kung sino ang darating.
Dapat ay laging may isang minuto na kumukuha; ito ang mga taong nagtatala ng mga talakayan at kasunduan na nagaganap sa panahon ng isang pagpupulong, na nagbibigay-daan sa mga tao na bumalik sa kanila. Habang papasok ang mga tao sa lugar para sa pagpupulong, mahalaga na may sumulat ng mga pangalan ng mga tao roon sakaling ang pangalawang pagpupulong ay kailangang gaganapin kasama ng parehong mga dadalo. Pinapayagan din nito ang manager atbp na malaman kung sino ang nabigyan ng mga bagong layunin o kung sino ang may kamalayan sa mga bagong kinalabasan.
Kailangan din ng suporta sa pangangasiwa habang pinaplano at ayusin ang isang pagpupulong (sumangguni sa tanong 3 para sa kung ano ang kanilang tinutulungan).
Pagsasaayos ng Mga Pagpupulong
Kapag nag-oorganisa ng isang pagpupulong, isaalang-alang ang layunin nito at kung sino ang magiging 'pinuno' ng pagpupulong. Ang isang angkop na oras ay dapat isaayos upang ang pagpupulong ay hindi sumasalungat sa anumang mahahalagang appointment ng mga taong kasangkot sa pagpupulong. Ang haba ng pagpupulong ay dapat na planuhin pati na rin ang isang listahan ng kung sino ang dadalo at ang isang angkop na venue ay dapat mapili (isa na maaaring makuha din ng lahat ng mga dumalo). Ang isang agenda ay dapat likhain; ito ay isang listahan ng mga item na naglalahad ng mga paksang tatalakayin sa pagpupulong.
Kung mayroong anumang mga pampapresko na ibibigay, ang halaga ay dapat na isipin at depende sa kung gaano kalayo / isara ang pagpupulong, ang mga pampalamig ay dapat bilhin at maiimbak nang tama. Ang mga espesyal na pagdidiyeta ay dapat isaalang-alang.
Ang pag-access sa kapansanan ay dapat isaalang-alang upang suportahan ang mga dumalo. Kung kinakailangan, ang lokasyon ng pagpupulong ay dapat suriin upang matiyak na angkop ito sa pag-access sa wheelchair atbp. Ang mga interpreter ng sign language ay maaaring kunin o anyayahan na dumalo upang makatulong sa komunikasyon.
Tirahan sa Negosyo
Kapag naglalakbay para sa mga layunin ng negosyo ang lugar ay maaaring lokal o internasyonal. Mahalaga na ang lahat ng magkakaibang mga pagpipilian sa paglalakbay ay sinasaliksik bago mag-book upang ihambing ang pagiging angkop at pagiging maaasahan pati na rin ang iba't ibang uri ng tirahan.
- Iba't ibang mga pagpipilian sa paglalakbay: Kotse, taxi, bus, coach, tren, bangka / lantsa, eroplano
- Iba't ibang uri ng tirahan: Hotel, kama at agahan.
Napakahalaga sa loob ng sektor ng negosyo upang kumpirmahin ang mga tagubilin at kinakailangan para sa paglalakbay at tirahan sa negosyo. Kapag nag-aayos ng paglalakbay sa negosyo na may tirahan, ang proseso ng pagpaplano ay napakahalaga. Ang dami ng mga taong naglalakbay at ang badyet ay kailangang matuklasan upang sumulong sa proseso ng pagpaplano.
Una dapat malaman ang iba`t ibang uri ng paglalakbay sa negosyo; magiging lokal o internasyonal ba ang paglalakbay? Kapag ang lokasyon ay kumpirmadong maingat na pagsasaalang-alang ay dapat gamitin upang pumili ng tirahan.
- Ang mga hotel ay madalas na nagbibigay ng tatlong parisukat na pagkain sa isang araw (na maaaring magsama ng isang naka-pack na tanghalian) ngunit maaaring maging masyadong mahal. Gayunpaman nagbibigay sila ng mga bisita sa maraming iba't ibang mga pasilidad kabilang ang mga pampublikong silid sa hotel at maaari ring magbigay ng libreng WiFi na magbibigay-daan sa mga manggagawa sa negosyo na panatilihing napapanahon sa kanilang mga gawain habang nasa kanilang silid at paganahin silang makipag-usap sa mga kapwa manggagawa.
- Ang Bed and Breakfast ay laging nagbibigay ng agahan sa umaga na kasama ang gastos ng pananatili ng isang tao. Ang mga pasilidad sa ilang mga kama at almusal ay limitado, na kung saan ay hindi dapat maging labis na pag-aalala tulad ng kapag sa paglalakbay sa negosyo ay malamang na ang manggagawa ay hindi madalas na nasa kanilang inilaang silid.
Booking Travel
Kapag nagbu-book ng paglalakbay mahalaga na magawa ang labis na pagsasaliksik. Kung ang hotel / kama at agahan ay may oras na curfew para sa pag-book sa ito ay mahalaga na ang manggagawa sa negosyo ay dumating doon dati. Sa ilang mga kaso mas madaling maglakbay araw bago tumira sa isang silid at makapagpahinga hanggang magsimula ang trabaho. Ang mga gastos ay kailangang suriin nang maingat upang ang gastos ay nasa loob ng badyet.
Ang mga tiket para sa paglalakbay at ang (mga) silid ng hotel / kama at agahan ay dapat na nai-book nang maaga upang maiwasan ang pagkabigo at stress. Sa ilang mga kaso, ang mga manlalakbay sa negosyo ay maaaring bigyan ng isang tiyak na halaga ng pera upang bumili ng pagkain, upang maglakbay sa pamamagitan ng bus o taxi at upang magbigay ng iba pang mga pangangailangan.
Kapag ang plano ay kumpleto na ang lahat ng mga kasapi ng kawani upang lumahok para sa paglalakbay sa negosyo ay dapat bigyan ng mga detalye tungkol sa paglalakbay at tirahan upang maihanda nila at malaman ang eksaktong mga detalye ng kanilang ginagawa.
Mahalagang panatilihin ang mga tala ng paglalakbay sa negosyo at tirahan upang subaybayan ang mga daloy ng cash at kita ng kumpanya dahil ang pera na ginamit para sa isang paglalakbay sa negosyo ay madalas na nakatakda sa isang badyet. Kung ang mga detalye ay itinatago tungkol sa paglalakbay at tirahan, halimbawa kung magkano ang pera na gastos nila at ang kanilang pagiging angkop, ang rekord ay maaaring muling balikan sa hinaharap upang makatipid ng pera at / o makahanap ng mas mahusay na tirahan.
Nakatutulong din na itago ang mga talaan dahil nagbibigay-daan ito sa komunikasyon sa mga empleyado tungkol sa mga posibleng pagbabago sa panahon ng kanilang paglalakbay.
Mga uri ng Kagamitan sa Opisina
Stationery: ang stationery ay higit na ginagamit sa loob ng tanggapan. Mga halimbawa ng stationery: Mga Pensa, lapis, stapler, papel-clip, tala ng post-it, pinuno.
Sistema ng Seguridad: Sa loob ng aking pinagtatrabahuhan, ang lahat ng mga pintuan ng opisina ay pinananatiling nakasara at may naka-code na mga kandado. Ito ay upang matiyak na ang publiko at hindi pinahintulutang mga tao ay hindi maaaring makakuha ng pag-access sa mga file ng mga pasyente pati na rin ang maliit na salapi. Mayroon ding mga CCTV camera sa loob ng pagtanggap at labas ng gusali upang matiyak ang kaligtasan ng parehong panloob at panlabas na mga customer. Ang lahat ng mga computer ng kawani ay may isang espesyal na pindutan na 'panic' na kapag pinindot, lumalabas bilang isang alerto sa iba pang mga computer ng staffs. Binalaan nito sila na ikaw ay nasa ilalim ng pagkabalisa at patakaran namin na kung mangyari ito habang hindi kami nakikipag-usap sa pasyente, pupunta kami sa miyembro ng tauhan na nag-aktibo ng pindutan ng gulat upang makita kung ano ang mali.
Computer: Ang computer ay isa sa mga pangunahing piraso ng kagamitan na ginamit sa opisina. Naglalaman ang mga ito ng iba't ibang software, halimbawa ng Microsoft word, na nagpapahintulot sa mga miyembro ng staff na lumikha ng mga titik atbp. Ang computer ay karaniwang nakakonekta sa internet na nagbibigay-daan sa komunikasyon at pagsasaliksik sa online. Ang mga espesyal na anti-virus software ay dapat na mai-install sa lahat ng mga computer para sa ligtas na paggamit kapag gumagamit ng internet. Mahalaga rin na ang lahat ng trabaho ay nai-back up upang maiwasan ang pagkawala ng trabaho. Karamihan sa software sa mga computer ay maaaring naka-encrypt ng password upang payagan lamang ang awtorisadong pag-access at upang maprotektahan ang pagiging kompidensiyal.
Printer / Photocopier: Ang mga photocopier ay ginagamit upang gumawa ng mga kopya ng mga dokumento na nasa papel. Palaging kapaki-pakinabang ang pagkakaroon ng mga kopya ng impormasyon lalo na kung tungkol sa isang customer.
Scanner: Ang mga scanner ay nakakonekta sa mga computer at ginagamit upang ilipat ang isang bagay mula sa papel papunta sa computer. Ang aking trabaho sa aking lugar ng trabaho ay ang paggamit ng scanner upang ilagay ang mga tala ng pasyente at mga liham sa ospital sa system para sa paglalaan.
Mga Desk at Upuan: Karamihan sa mga empleyado sa loob ng isang samahan sa tanggapan ay nakatalaga sa kanilang sariling mga mesa. Sa ilang mga samahan 'hot desk' ng mga empleyado. Nangangahulugan ito na wala silang sariling lugar, dadalhin lamang nila kung saan man magagamit.
Fax Machine: Ang mga fax machine ay ginagamit upang makopya ang mga dokumento sa isang panlabas na negosyo. Ang bawat fax machine ay may isang indibidwal na numero, kagaya ng isang numero ng telepono, na ginagawang magagamit para sa ibang mga negosyo na agad na maipapakita sa iyo ang impormasyon.
Franking Machine: Ang mga Franking machine ay ginagamit upang timbangin at 'i-print' ang mga sobre (mga titik / parsela) upang ma-post ang mga ito. Binibili ang kredito at nag-input sa makina upang magbayad para sa mga gastos sa stamp na maaaring mabago sa alinman sa ika-1 o ika-2 na klase. (sumangguni sa unit 12 para sa karagdagang impormasyon tungkol sa mga franking machine)
Laminator: Ang papel o kard ay ipinasok sa isang laminator na pagkatapos ay 'tinatakan' sa isang takip na plastik upang maprotektahan sila mula sa pinsala at luha ng tubig. Ang mga dokumento ay madalas na nakalamina kung ilalagay ang mga ito halimbawa ng mga poster o tagubilin.
Telepono sa Landline: Ang mga telepono ay halos palaging ginagamit sa opisina. Maaari silang magamit upang magbigay / makatanggap ng panlabas pati na rin ang panloob na mga tawag. Sa loob ng aking lugar ng trabaho ay ginagamit ang mga telepono upang makipag-usap sa ibang mga empleyado at ginagamit upang tumawag sa iba pang mga negosyong pangkalusugan at pasyente. Nakatanggap din kami ng mga papasok na tawag mula sa mga pasyente na maaaring may isang query o nais na mag-book ng isang appointment. Ang bawat telepono ay mayroon ding isang 'mail box' kung saan ang mga tumatawag ay maaaring mag-iwan ng isang mensahe kung hindi mo ito masagot. Maaari din silang mailagay sa isang 'huwag abalahin' na setting.
Pag-file ng Gabinete: Ang isang gabinete sa pag-file ay ginagamit upang ayusin at mag-imbak ng mga dokumento. Madalas silang maraming mga drawer at seksyon na maaaring lagyan ng label na makakatulong sa samahan. Sa loob ng lugar ng aking pinagtatrabahuhan mayroon kaming mga kabinet ng pag-file lalo na para sa mga pasyente na personal na data na nakaayos sa pagkakasunud-sunod ng alpabetikong apelyido at maaaring mai-lock. Ang isang kalamangan sa marami sa mga ito ay ang mga ito ay hindi masusunog kaya't ang mahalagang impormasyon ay hindi masisira kung may sunog na maganap.
Shredder: Ang mga shredder ay maaaring magamit sa tanggapan upang itapon ang pribado at kumpidensyal na impormasyon tungkol sa ibang miyembro ng kawani o isang customer / pasyente. Ito ay upang matiyak na walang mga taong hindi pinahintulutan ang makakakuha ng impormasyon. Nakasaad sa Batas sa Proteksyon ng Data na ang personal na impormasyon ay dapat na 'itago nang hindi hihigit sa ganap na kinakailangan'. Sa loob ng lugar ng aking pinagtatrabahuhan nag-shred kami ng anumang kumpidensyal na impormasyon na hindi na kinakailangan.
Ligtas: Ang isang ligtas ay isang piraso ng mahahalagang 'kagamitan' para sa isang tanggapan kung nag-iimbak ng pera. Ang isang ligtas ay ligtas na maiimbak ang pera at ang mga may pahintulot na tao lamang ang dapat malaman kung paano i-access ito alinman sa pamamagitan ng isang susi o isang code. Ang (mga) susi sa isang ligtas ay dapat ding itago sa isang ligtas na lugar upang maiwasan ang pagkawala o pagnanakaw.
Paggamit ng Kagamitan sa Opisina
Kapag pumipili ng kagamitan sa opisina upang makumpleto ang isang gawain, kailangang isaalang-alang kung ano ang hinihiling sa iyo ng gawain. Kung kailangan mong magsulat ng isang liham, maaari mong piliing gamitin ang Microsoft Word sa isang computer at pagkatapos ay gumamit ng isang printer. (Isaalang-alang ang magagamit na mga mapagkukunan: maaaring walang sapat na papel upang mai-print.)
Mahalaga rin na isaalang-alang ang dami ng oras na mayroon ka upang makumpleto ang isang gawain. Halimbawa kung kinakailangan kang gumawa ng isang tsart, kakailanganin ng mas maraming oras upang iguhit ito nang walang bayad kaysa kung gumagamit ka ng software sa isang computer.
Kung ang gawain ay nagsasangkot ng pagbibigay ng impormasyon sa ibang tao, kailangan bang gawin ito nang mabilis o hindi masyadong mahalaga ang bilis? Ang pag-fax at ang paggamit ng komunikasyon sa telepono ay halos instant samantalang ang e-mailing ay nakasalalay sa kung gaano katagal ang isang tao upang ma-access at mabasa ito.
Ang gastos at kalidad ay kailangan ding isaalang-alang kapag nagsasagawa ng isang gawain. Ang ilang kagamitan sa tanggapan ay maaaring gumawa ng mas mataas na kalidad na mga dokumento ngunit sa isang mataas na gastos, kakailanganin itong maingat na binalak.
Pagbawas ng Basura
Ito ay mahalaga upang panatilihin ang basura sa isang minimum na sa nagtatrabaho kapaligiran bilang pagganap ay magiging mas mahusay at mga customer / pasyente ay pakiramdam mas madali. Tamang pagsasanay ay dapat ibigay sa lahat ng mga empleyado kabilang ang kung paano makilala at mabawasan ang basura.
- Ang paggamit ng e-mail ay nakakatulong upang mabawasan ang basura ng papel habang ang mga minuto ng pagpupulong, mga newsletter atbp ay maaaring maipadala sa mga e-mail ng tauhan sa halip na ibigay sa kanila sa papel.
- Kung ang isang empleyado ay gumagamit ng isang printer, dapat lamang nilang i-print ang dami ng mga pahina na kailangan nila at kung maaari, doblehin ang mga ito. Maaari din itong mailapat kapag gumagamit ng isang photocopier.
- Ang 'basurang elektrisiko' ay lubos ding mahalaga upang mabawasan: ang mga bayarin ay magiging mas mababa at ang gusali at kapaligiran ay magiging mas pang-ekonomiya. Kapag natapos na ang araw ng pagtatrabaho ang lahat ng mga ilaw ay dapat na patayin pati na rin ang mga computer at kanilang mga bahagi (scanner, printer, photocopier). Ang sentral na pag-init o aircon ay dapat gamitin lamang kung kinakailangan.
Mga Sistema ng Talaarawan
Ang isang hard copy, o isang manwal na sistema ng talaarawan, ay madalas na nasa anyo ng isang nakagapos o nag-ring na aklat. Dumating ang mga ito sa maraming iba't ibang mga format ng araw / buwan kaya kakailanganin itong isaalang-alang kung gaano karaming mga entry ang papasok sa talaarawan bago pumili. Ang mga kawalan ng sistemang ito ay ang posibilidad ng pagkawala at paggamit ng papel. Ang space ay maaaring limitado sa isang nakagapos na talaarawan na maaaring humantong sa hindi malinaw na mga entry. Maaari itong magresulta sa maling pagbasa ng mga entry. Sa loob ng aking samahan mayroong isa o higit pang mga tagaplano ng dingding sa bawat silid na pinananatili ng kawani na regular na na-update. Ang mga ito ay kapaki-pakinabang dahil palagi silang nakikita. Ito ay isang personal na desisyon kung gagamitin namin ang isang talaarawan na 'estilo ng libro' o hindi.
Ang mga elektronikong sistema ng talaarawan ay maaaring malikha sa isang computer, isang telepono o isang tagapag-ayos ng kuryente. Sa isang computer maraming mga iba't ibang mga programa na maaari mong gamitin upang makagawa ng isang diary system, kaya't ito ay pababa sa personal na kagustuhan. Kung ang mga system ng diary ay elektronikong laging may posibilidad na i-encrypt ang mga ito ng password upang matiyak na ang mga taong may pahintulot na mag-access lamang ang makakatingin at makapag-edit sa kanila.
Mga Pakinabang ng isang Diary System
Nagbibigay-daan sa iyo ang paggamit ng mga sistemang talaarawan upang mahusay na planuhin at ayusin ang iyong sariling oras pati na rin ang iba. Kung ang mga system ng diary ay naa-access sa iba pang mga miyembro ng kawani ipinapaalam nito sa kanila ang iyong pangkalahatang kakayahang magamit para sa mga pagpupulong, araw ng pagsasanay at sa loob ng aking lugar ng trabaho kung kailan ang kanilang mga araw ng admin. Ang mga system ng talaarawan ay makakatulong kapag nagpaplano ng mga pagpupulong at kaganapan dahil masisiguro mo na walang sasabihin sa kanila.
Kapag nag-order ng mga mapagkukunan, madalas na isang magandang ideya na itago ang isang talaarawan kung ano ang iniutos, kailan at ang dami ng iniutos. Tinutulungan nito ang manager at ang maliit na cash head na subaybayan kung gaano kadalas naubos ang mga mapagkukunan at maaaring makatulong na malutas ang mga problema para mabawasan ang pag-aaksaya ng mga mapagkukunan.
Mahalaga na isama ang mga petsa at oras sa loob ng isang sistemang talaarawan. Dapat itong sundin ng mga pangalan kung kinakailangan at impormasyon tungkol sa appointment o kaganapan na nabanggit. Ang mga system ng talaarawan ay dapat laging tumpak at tama at dapat maglaman ng bawat detalyeng kinakailangan.
Halimbawa ng isang Ginamit na Sistema
Ang pagkuha ng tamang impormasyon kapag gumagawa ng mga talaarawan ng talaarawan ay mahalaga. Sa loob ng aking lugar ng trabaho, gumagamit kami ng isang software na tinatawag na 'SystmOne'. Naglalaman ito ng isang uri ng electronic diary system para sa pag-book ng mga appointment at konsulta sa telepono. Mahalaga na ang impormasyon tungkol dito ay tama upang maiwasan ang mga pag-aakbang na tipanan, upang makatulong sa pangangalaga ng mga pasyente, upang matiyak na ang tamang pasyente ay ipinasok at upang ang doktor o iniresetang klerk ay may alam ng isang maliit na buod hinggil sa mga sintomas / pangangailangan ng mga pasyente.
Mayroon din kaming pagpipilian upang mapanatili ang aming sariling mga sistema ng talaarawan upang makapasok sa mga petsa ng mga pagpupulong ng koponan at mga araw ng pagsasanay. Ang pagsubaybay sa mga petsang ito ay makakatulong sa amin na mapanatiling magagamit ang libreng oras. Ang pagdalo sa mga pagpupulong at araw ng pagsasanay ay nagbibigay-daan sa amin upang makipag-usap sa iba pang mga kasamahan, mapabuti ang anumang mga problema na mayroon kami sa loob ng operasyon at tinutulungan kaming mapalawak ang aming kaalaman.
© 2015 Tasha Fox