6 Mga mabisang tip sa pamamahala ng oras para sa mga empleyado at may-ari ng negosyo

Nalaman mo ba na mayroon kang masyadong maraming mga bagay upang pamahalaan ang lahat nang sabay-sabay?

Larawan ni Robert Bye sa Unsplash

1. Pag-aralan ang Sitwasyon

Ang pagpuno ng iyong iskedyul sa mga aktibidad at pagiging abala sa lahat ng oras ay hindi nangangahulugang pinamamahalaan mo nang epektibo ang iyong oras. Ang patuloy na paglipat sa mataas na bilis ay may sariling mga sagabal, hindi alinman sa mga kasama sa stress.

Ang totoo ay hindi talaga natin makontrol o mapamahalaan ang oras bawat oras. Ano namin maaaring pamahalaan ang ay ang ating sarili. Ang pagbagal ay kinakailangan upang makunan ang buong larawan.

Tanungin ang iyong sarili sa mga katanungan: Ito ba ang pinaka-produktibong paggamit ng aking oras? Mayroon bang mas matalinong paraan upang makamit ang kailangan kong gawin ngayon nang hindi gumugugol ng mas maraming oras?

Ang pagiging abala mismo ay maaaring maging isang problema. May mga pagkakataong ang pagiging abala ay naging isang nakakaiwas na diskarte - isang paraan ng pag-iwas sa iba pang mahahalagang isyu sa buhay ng isang tao.

Samakatuwid, ang pag-uurong pabalik upang pag-isipan sa halip na patuloy na itulak ang sarili sa mga aktibidad ay maaaring makatipid ng oras at gawing mas mabisa at kumikita ang mga pagsisikap sa kanilang sarili.

Ang pagkakaroon ng isang malinaw na paningin ay kritikal

Larawan ni You X Ventures sa Unsplash

2. Maging Malinaw sa Ano ang Iyong Tungkulin

Kahit na sa isang regular na lugar ng trabaho, ang mga problemang nauugnay sa hindi magandang pamamahala ng oras ay maaaring magresulta sa isang sitwasyon sa pamamahala ng krisis kung saan ang mga orihinal na tungkulin at responsibilidad ng isang empleyado ay natatakpan at nahahanap niya ang kanyang sarili sa paggastos ng lahat ng kanyang oras sa wala sa orihinal na paglalarawan ng trabaho.

Ito ang dahilan kung bakit kritikal na magtakda ng malinaw na paningin kung ano ang kailangang magawa at kung ano ang iyong tungkulin at responsibilidad. Kung hindi mo alam kung saan ka pupunta, anumang kalsada ang magdadala sa iyo roon. Kailangan mong magkaroon ng isang pamantayan na maaari mong gamitin sa isang tuloy-tuloy na batayan bilang isang benchmark para sa iyong pag-unlad.

Kung ikaw ay nagtatrabaho, maaaring kailanganin mong magkaroon ng isang pagpupulong kasama ang iyong tagapamahala ng linya upang maging malinaw sa kung saan nakasalalay ang iyong mga prayoridad. Ang pagbubukas ng talakayang ito ay maaari ding maging kapaki-pakinabang sa ibang mga paraan. Makatutulong ito na ayusin muli ang iyong iskedyul upang maiwasan ang pagkasunog at mapadali ang pagtatalaga ng labis na mga gawain sa iba pang mga miyembro ng koponan.

Magkaroon ng kamalayan na dahil sa pagbabago ng likas na katangian ng mundo ng negosyo, maaaring baguhin ang mga priyoridad at responsibilidad kasama nila. Ito ay lalo na para sa mga nagtatrabaho sa sarili. Isaayos ang iyong pamamahala ng oras tulad ng isinasaalang-alang ang mga naturang pagbabago.

Protektahan ang iyong oras

3. Bantayan ang Iyong Iskedyul

Ang oras ang pinakamahalagang pag-aari na mayroon ka. Karamihan sa iba pang mga bagay sa buhay ay maaaring palitan, ngunit ang oras ay hindi. Hindi mo na maibabalik ang mga taon ng iyong buhay na naubos na. Nalalapat ang pareho sa bawat segundo na nakakakiliti ngayon.

Samakatuwid ito ay hindi lamang kinakailangan ngunit kinakailangan upang mabantayan ang iyong oras nang maingat. Panatilihin ang isang listahan ng pagkilos at sa sandaling natukoy mo ang iyong mga priyoridad na gawain at nagtabi ng hindi nagagambalang oras upang makumpleto ang mga ito, magsakit upang matiyak na walang mga pagkagambala.

Kasama rito ang mga hakbang tulad ng pag-aktibo ng iyong voicemail, hindi pagpapagana ng mga abiso sa email, paglilimita sa mga papasok na tawag, paggamit ng mga virtual na pagpupulong sa halip na mga live, na nangangailangan ng mga appointment sa kalendaryo, gamit ang mga karatulang 'Huwag Guluhin'.

Halimbawa, kung nakaiskedyul ka ng pagpupulong na tatagal ng 15 minuto, tiyakin na ang lahat ng mga kalahok ay sumunod sa limitasyon ng oras at dumikit sa paksang nasa ngayon. Ang isang magkakahiwalay na pag-aayos ay maaaring mailagay sa lugar para sa anumang labis na mga isyu na hindi mapangasiwaan sa loob ng itinakdang tagal ng panahon.

Bukod sa nasa itaas, patuloy na tumingin sa mga paraan ng paglaya ng iyong oras. Gagawa nitong mas mahusay ka. Ang lahat ng ilang minutong nai-save mula sa bawat aktibidad kapag pinagsama sa pagtatapos ng araw ay maaaring makagawa ng isang makabuluhang pagkakaiba.

4. Masulit ang 80/20 Rule

Kung mas malaki ang paglago ng negosyo, mas maraming mga responsibilidad at mas malaki ang pangangailangan na magkaroon ng mabisang pamamahala sa oras.

Ang maaaring nagsimula bilang isang operasyon ng isang tao ay maaaring mabilis na maging napakalaking, na may mga hindi kapani-paniwalang kahilingan, na ang mga bagay ay maiiwasan kung ang wastong pamamahala ay hindi mailagay sa lugar.

Ang mga tipikal na tungkulin na kakailanganin mo upang ihanda ang iyong sarili muna ay isama ang paglikha at pamamahala ng mga diskarte sa negosyo, pangangasiwa ng mga manggagawa, juggling account, pagkuha ng mas maraming mga pagkakataon sa negosyo.

Samakatuwid ito ay mahalaga upang makahanap ng isang mahusay na paraan ng pangangalaga ng lahat ng mga gawain at magkaroon pa rin ng isang buhay. Bilang isang negosyante, maaari kang mahuli sa pagtatrabaho nang husto sa pagtugon sa mga deadline na nabigo kang makilala kung ano ang mga priyoridad at kung ano ang talagang pagnanakaw ng iyong oras, sandali.

Ayon sa patakaran na 80/20, 80% ng mga resulta ang nakukuha mula sa 20% ng oras at pagsisikap na namuhunan. Binibigyang diin ng panuntunang ito ang kahalagahan ng pag-prioritize ng oras sa kung ano ang pinaka-produktibo. Tukuyin ang mga tukoy na gawain na may pinakamalaking epekto sa iyong negosyo at maglaan ng oras upang magtrabaho sa mga ito araw-araw.

Kung 80% porsyento ng mga resulta ng iyong negosyo ay resulta ng 20% ng oras at pagsisikap na inilagay mo, kung gayon ito ang porsyento na dapat mong ituon ang karamihan ng iyong pansin.

Maraming mga may-ari ng negosyo ang nag-aalangan pagdating sa pag-outsource at paglalaan ng mga gawain, dahil sa palagay nila na ang paggawa nito ay nagsisilbi lamang upang madagdagan ang kanilang batayan sa gastos.

Ngunit kapag lumalawak ang negosyo at oras na para sa iyo na kumuha ng mga tao upang magtrabaho para sa iyo, sanayin sila sa 20% at italaga ang mga gawaing ito sa kanila. Sa ganitong paraan, makakagawa ang negosyo ng sapat upang masakop ang gastos sa pagkuha ng mga bagong manggagawa. Ang pagkopya sa iyong sarili sa ganitong paraan ay gagawing mas epektibo at kumikita ang mga operasyon.

Subaybayan kung paano mo ginugugol ang iyong oras

5. I-audit ang Iyong Sarili

Magtabi ng isang linggo kung saan mapanatili ang isang detalyadong tala ng iyong mga aktibidad at ang dami ng oras na ginugol sa bawat aktibidad. Kung mas detalyado ka, mas tumpak ang magiging pagsusuri.

Ang pinakamahusay na paraan upang lumapit dito ay upang paghiwalayin ang araw sa 15- o 30-minutong mga tipak at pagkatapos ay itala ang iyong ginagawa sa mga puwang ng oras. Ang ehersisyo na ito ay makakatulong sa iyo upang mabilang ang bawat segundo.

Ang Timesheets ay hindi lamang kinakailangan para sa mga korporasyon. Kapaki-pakinabang ang mga ito para sa mga negosyo sa lahat ng antas, kabilang ang mga freelancer at nag-iisang pagmamay-ari. Maaari kang mag-opt upang panatilihin ang isang pang-araw-araw na worksheet na nakabatay sa computer o oras ng papel.

Bilang kahalili, maaari kang magkaroon lamang ng isang notebook o talaarawan na dadalhin mo saanman at mag-set up ng mga paalala upang matulungan kang matiyak na patuloy mong mapanatili ang isang tamang pag-log ng iyong paggamit ng oras.

Kapag nagsimula ka na sa pag-awdit ng iyong sarili sa ganitong paraan, kakailanganin mo ang disiplina upang mapanatili ito. Ang layunin ng ehersisyo na ito ay magkaroon ng isang talaang maaaring pag-aralan. Ang pagpapanatili ng isang patuloy na tala ng iyong mga aktibidad at ang oras na ginugol ay makakatulong sa iyo na makilala kung saan napupunta ang iyong oras at mapupuksa ang mga nag-aaksaya ng oras.

Ang mga nasabing oras na nag-aaksaya ng oras ay nagsasama ng hindi kinakailangang pagpupulong, paggawa ng trabaho na dapat gawin ng iba, mga pagkakagambala sa telepono o email, pagkopya ng gawain, mga aktibidad na mababa ang priyoridad, pagpatay ng apoy, maling pag-ayos at disorganisasyon.

Malalaman mo kung ano ang hindi produktibo, nakakagambala at hindi kinakailangan sa iyong karaniwang araw. Anumang hindi direktang nag-aambag o sumusuporta sa katuparan ng iyong mga tungkulin at responsibilidad ay isang pulang bandila.

Ang proseso ay magbibigay-daan sa iyo upang makilala ang mga produktibong aktibidad upang malalaman mo kung ang oras na inilaan sa kanila ay talagang naaangkop. Magagawa mong magkaroon ng isang malinaw na larawan kung magkano ang namuhunan sa 20% ng mga aktibidad na bumubuo ng 80% ng mga resulta sa iyong buhay at negosyo.

6. Magsagawa ng Mga Sumusuporta na Panukala

Magplano sa Unahan

Planuhin ang iyong araw, linggo at buwan nang maaga. Dapat isaalang-alang ng iyong pagpaplano ang maikling, katamtaman at pangmatagalang mga hangarin. Ang kakulangan ng isang nakabalangkas na pamamaraan ng pamamahala ng oras ay humahantong sa mga paghihirap kabilang ang nawawalang mga deadline, hindi timbang na negosyo at personal na mga pangako at presyon mula sa pakikipag-ugnayan ng iba.

Nagreresulta ito sa pagkasira. Negatibong naapektuhan ang pagganap at sa halip na kumita, maging mabigat ang mga aktibidad. Sa kabilang banda, ang pagpaplano nang maaga at paglalapat ng wastong mga prinsipyo sa pamamahala ng oras na patuloy na ginagawang kaugalian. Nagsisimula silang dumaloy nang natural bilang bahagi ng iyong pang-araw-araw na buhay.

Makipag-usap

Isali ang mga stakeholder sa mga pasya na iyong pinagsimulan. Makipag-usap sa iyong mga kasamahan, tagapamahala, tagatustos, iba pang mga koponan at kostumer na mayroong pantustos na interes at maaapektuhan ng mga pagbabagong gagawin mo.

Ibahagi ang impormasyong ito sa mga miyembro ng iyong sambahayan upang maaari silang suportahan at bigyan ka ng puwang na kinakailangan mong magpatuloy.

Ayusin ang Iyong Mga Gawain

Magsimula sa mga papalabas na gawain bago mo harapin ang mga papasok na gawain. Ipadala ang mahalagang komunikasyon na kinakailangan para sa araw muna. Matapos mapunta iyon sa daan, tumira upang harapin ang papasok na mail.

Bumuo ng isang ugali ng pagsisimula sa mga nakabinbing responsibilidad bago magtrabaho sa mga bago. I-clear ang backlog bago magsimula sa mga bagong gawain.

Awtomatiko Kung Saan Posible

I-automate ang iyong pang-araw-araw na gawain hangga't maaari. Halimbawa, kung ang iyong trabaho ay nangangailangan ng maraming pagbabasa at pagta-type maaari kang gumamit ng mga libreng Text-to-Speech at Speech-to-Text apps upang makatipid sa oras.

Pahinga nang Sapat

Huwag kalimutan na magpahinga sa loob ng maikling panahon sa pagitan ng mga gawain. Pipigilan nito ang akumulasyon ng stress sa iyong isip at katawan. Ang pagkakaroon ng sapat na oras upang magpahinga at i-refresh ang iyong sarili ay magiging mas produktibo ka at mas alerto ang iyong isip.