Payo para sa mga empleyado: kung paano igalang ang kagamitan sa tanggapan

Mangyaring Huwag Masira ang Kagamitan sa Opisina: Kapag Nag-rogue ang Mga Hindi Pinapuhunan na empleyado

Napansin mo ba na ang ilang mga empleyado ay tila wala talagang pakialam sa pag-save ng pera o pag-aalaga ng ari-arian ng kumpanya na para bang pagmamay-ari nila?

Noong maliit pa ako, maraming mga paupahang bahay na malapit sa tirahan ko. Palaging sila ay rundown ng mga lumang junk car sa harapan ng bakuran, mga pusa na may maraming mga hanay ng mga kalahating ligaw na mga kuting, at mga sirang at basag na mga laruan na nakakalat sa paligid ng bakuran.

Sinabi sa amin ng aking ina na ang mga taong nangungupahan ng mga bahay ay madalas na wala sa kanila o walang pakialam sa pagpapanatili ng mga ito tulad ng mga taong nagmamay-ari sa kanila dahil hindi sila nagsumikap upang makuha ang pag-aari at balak na magpatuloy sa ibang lugar, kaya't hindi nila ' wala talagang pakialam kung na-basura nila ang lugar at iniwan ito para sa iba na maglinis at mag-ayos pagkatapos nilang mawala. Habang sa palagay ko ang aking ina ay maaaring magkaroon ng isang maliit na pagtatangi, mayroon siyang punto.

Minsan tila ang mga bagong empleyado at empleyado sa labas ng tanggapan ay hindi iginagalang ang mga supply at kagamitan. Tila hindi sila ang naalagaan sa kumpanya at walang pakialam kung may mali dahil maaari silang lumayo at hayaang may ibang makitungo sa problema. Tumanggi silang tanggapin ang responsibilidad para sa kanilang kawalan ng pag-aalala, at maaari itong maging sanhi ng maraming pag-igting sa isang tanggapan pati na rin ang gastos sa pera at hadlangan ang pagiging produktibo ng trabaho.

Ang Pagsasanay sa Opisina ay Dapat Sakop ang Pangunahing Gamit ng Kagamitan

Ang pagkakaroon ng isang pangunahing background sa kung paano gamitin nang maayos ang kagamitan sa tanggapan ay dapat na bahagi ng pagsasanay ng bawat isa, at habang mukhang halata na alam ng lahat kung paano gumamit ng isang copier, fax machine, stapler, at telepono, buksan ang isang computer, magpadala ng mga dokumento sa printer, at ilagay ang mga file sa pagkakasunud-sunod ng alpabeto, sa kasamaang palad hindi ito ang madalas.

Paano Maging isang Magalang na empleyado sa isang Opisina

1. Maging Maingat at Magalang sa Printer / Copier

• Huwag iwanan ang anumang papel sa copier na nakasara sa itaas upang kailangan ng mga tao na alisin ang iyong papel bago sila makopya ng kanilang sariling papel.
• Huwag iwanang bukas ang tuktok (ang alikabok at mga labi ay maaaring makapasok at makapinsala sa mga salamin).
• Huwag i-white-out ang isang bagay at pagkatapos ay subukang kopyahin ang papel nang hindi pinatuyong matuyo ang white-out.
• Huwag magpatakbo ng mga crinkled o stapled na kopya sa pamamagitan ng makina. Ang mga resulta niyon ay dapat na maging halata bago mo ito subukan.
• Huwag lumikha ng isang jam ng papel at iwanan ito upang malinaw ng ibang tao.
• Huwag gamitin ang lahat ng papel at huwag maglagay ng higit pa.
• Panghuli, i-preview kung ano ang balak mong i-print upang hindi mo sayangin ang daan-daang mga sheet ng papel na maaaring gastos lamang ng pitong sentimo sa isang piraso ngunit magdagdag ng hanggang daan-daang dolyar na nasayang sa paglipas ng panahon.

2. Panatilihing Paghiwalayin ang Mga Paperclips Mula sa Mga Push Pins at Palitan ang Mga Caps sa Mga Marker

Mayroong isang kadahilanan kung bakit pinapanatili naming hiwalay ang mga paperclips mula sa mga pin at pinalitan ang mga takip ng marker. Malalaman mo ito kung nagtrabaho ka mismo sa isang opisina. Ang paglalagay ng iyong kamay sa kahon ng paperclip at makaalis sa kalahati ng dosenang mga push pin ay hindi kapanapanabik na baka tunog ito.

Gayundin, kapag ang mga bagong tatak na highlight at itim na marker ay ginagamit namin ang halos araw-araw na masama o dumugo sa lahat ng bagay dahil nakalimutan mong ibalik ang takip o kalahating puso na tinangka na palitan ito ngunit hindi naghintay na marinig ang pag-click nito sa lugar, ito nagkakahalaga sa amin ng isang minimum na $ 1 bawat isa at ginagawang mas mahirap ang aming trabaho kaysa sa kinakailangan. Sa pamamagitan ng paraan, ang paggamit ng isang itim na Sharpie upang i-highlight ang teksto ay may kabaligtaran na epekto ng iyong inilaan at hindi na mababawi… buntong hininga!

3. Ibalik ang mga Bagay sa Paraang Natagpuan Nila

Kapag nakikipagtulungan kami sa mga customer sa isang mabilis na kapaligiran, hindi namin kailangang isipin kung saan maaaring nagtatago o maabot ang stapler o tape roll para sa aming panulat at makahanap ng isang balot ng tootsie roll wrappers sa lugar nito. Dapat harapin ng telepono ang gumagamit na hindi ibaling sa kabaligtaran. Mahirap i-dial ang isang numero kapag ang keypad ay baligtad. Mangyaring palitan ang lahat sa paraang nahanap mo o mas mabuti pa, huwag mo itong hawakan! Hindi ito tulad ng paggamit mo para sa anumang kapaki-pakinabang.

4. Gumamit ng Malagkit na Tala bilang Inilaan

Ang mga sticky note ay para sa pansamantalang mga mensahe, hindi para sa paglikha ng isang collage sa paligid ng computer. Ang mga malagkit na tala, na kung saan ay isa ring uri ng magastos, ay hindi dapat gamitin bilang isang kapalit ng mahusay na pag-bookkeep. Bagaman mahusay na maitala ang isang numero ng telepono o mag-iwan ng isang mensahe para sa isang tao na darating sa susunod na paglilipat, ang mga tala ay kailangang alisin pagkatapos na mabasa, hindi maiiwan ng maraming linggo sa pagtatapos upang walang sinumang may ideya kung sila ay ay mahalaga o hindi at sa gayon itigil ang pagbibigay ng anumang pansin sa kanila sa lahat habang sila ay nangongolekta tulad ng mga tuyong dahon sa paligid ng desktop na walang nais na gumawa ng inisyatiba na alisin ang mga ito kung sakali na sila ay maging mahalaga.

5. Igalang ang Kagamitan at ang Taong Gumagamit Nito

Huwag mag-bang sa mga kopyahin, iunat ang mga lubid ng telepono sa paligid ng mga computer at i-entrap ang iyong mga katrabaho o baboyin ang karaniwang puwang ng desk upang walang makarating dito o makagamit ng anupaman sa iyo. Dahan-dahang palitan ang mga pabalat ng copier. Huwag magtakda ng isang bukas na tasa ng kape malapit sa keyboard ng computer o iwanan ang mga drip stain o mas masahol pa, ang iyong masamang hininga, cologne o may langis na nalalabi sa balat sa anumang ibabaw, lalo na ang mga tagatanggap ng telepono mangyaring!

6. Huwag Mag-download ng Mga Bagay sa Computer ng Kumpanya Maliban Kung Ito ang Iyong Trabaho na Gawin Ito

Kung sakaling hindi mo napansin, may mga bagay na ito na tinatawag na mga virus na nagtatago sa mga pag-download at hindi pinagana ang mga computer. Ang kumpanya ay maaaring may naka-install na anti-virus software, ngunit huwag tuksuhin ang kapalaran. Mas okay na paminsan-minsan mag-browse ng mga website kung ang negosyo ay mabagal at lahat ng iyong trabaho ay tapos na, ngunit mag-ingat tungkol sa pag-download ng mga virus na maaaring punasan ang nakaimbak na data at gawin ang iyong mga katrabaho at boss na iyong pinakamasamang kaaway.

7. Huwag "Manghiram" ng Mga Pantustos Mula sa Ibang Kagawaran

Kung nagbabahagi ka ng mga kagawaran na malapit sa ibang mga tanggapan, huwag "manghiram" ng kanilang mga suplay at huwag ibalik ang mga ito o mas mabuti pa, huwag mo munang hiramin ang mga ito. Kunin ang iyong sarili! Okay, alam nating lahat na ang ilang mga tanggapan ay hindi kasing ganda ng iba tungkol sa pagpapanatili ng mga supply, ngunit tulad ng sa bahay, kung gagamitin mo ang huling patak ng gatas, huwag ibalik ang walang laman na karton sa ref. Kung kailangan mong gumamit ng isang bagay na hindi iyo, tanungin muna, siguraduhin na okay at pagkatapos ay palitan ito ng pondo ng iyong sariling tanggapan.

8. Kapag Nagpaplano ng Malalaking Trabaho, Ipaalam sa Isang tao na Pauna

Kung nagpaplano ka sa pagkopya ng 200 mga buklet na kailangan ng pagsasama at pag-staple, kailangan mong magplano nang maaga. Siguraduhing may sapat na papel upang hindi mo magamit ang huli nito. Siguraduhin na walang ibang kailangang gumamit ng printer o copier sa oras na ginagamit mo ito at gamitin ang mga tampok ng copier (hal. Pagpapangkat, stapling, hole punching) upang hindi mo mapilit ang mga underlay na maglagay ng 800 sheet ng papel sa pagkakasunud-sunod at staple ang mga ito sa pamamagitan ng kamay. Na humahantong sa amin sa numero siyam!

9. Itanong Paano Gumagamit ng Kagamitan sa Opisina

Kung hindi mo alam kung paano gumamit ng isang piraso ng kagamitan sa opisina, alamin kung paano o hilingin sa isang tao na ipakita sa iyo. Gayundin, maganda kung naalala mo, kaya sa susunod hindi mo na guguluhin ang iba na gumagawa ng kanilang sariling gawain. Palagi akong namamangha sa isang taong nagtanong, aling paraan pumupunta ang papel sa "bagay" na ito. Mayroong isang diagram ng lahat ng modernong kagamitan sa tanggapan na nagpapakita sa iyo kung saan ilalagay ang papel at sa aling direksyon. Maaari kong ipakita sa iyo 'kung saan ilalagay ito', ngunit maaaring hindi mo magustuhan ang aking sagot.

10. Gamitin ang Wastong Kagamitan para sa Wastong Trabaho

• Huwag gamitin ang office tape upang maglagay ng isang flyer sa pininturahan na dingding. Punitin nito ang pintura sa dingding.
• Huwag siksikan ang stapler at pagkatapos ay talunin ito at basagin ang tagsibol.
• Huwag subukang mag-staple ng 200 kopya gamit ang isang stapler na dinisenyo para sa maliliit na trabaho na hindi malalaki, magdudulot ito ng hindi mahusay na pagganap at malamang na iwanang walang takip na matatalim na metal na prong upang hatiin sa kamay ng susunod na tao na humahawak ng itinakdang papel.

11. Gumamit ng Karaniwang Sense

Walang mali sa pagtatanong sa isang tao kung paano gumawa ng isang bagay, ngunit kung inaasahan mong gawin nila ito para sa iyo kapag abala sila sa paggawa ng kanilang sariling gawain sa halip na gawin ito nang maayos sa iyong sarili, ikaw ay may pananagutan sa opisina, hindi isang pag-aari. Ang bawat isa, anuman ang kanilang katayuan, dapat malaman ang pangunahing mga kasanayan sa opisina at kabutihang loob kapag nagbabahagi at gumagamit ng mga supply. Maaaring parang kalokohan na banggitin ang mga bagay na ito kapag maraming mas mahalagang bagay na isasaalang-alang, ngunit ang pagpapanatiling maayos sa pagpapatakbo ng tanggapan, paggalang sa kagamitan, at hindi pag-abuso sa mga suplay ay maaaring humantong sa mas maraming pera at mas maraming oras na ginugol sa iba pang mga bagay tulad ng pagtatapos ng taon bonus at pizza party

Kaya't huwag itapon ang stapler na may mga natigil na staple sa basurahan o i-switch out ito sa stapler ng iyong katrabaho na hindi mo ito sinira. Huwag kopyahin ang iyong kulata o ang iyong mukha sa tagakopya at igalang kung saan pupunta ang mga bagay at kapag hiniling mong manghiram ng mga bagay, palitan ang mga bagay sa lalong madaling panahon hangga't maaari ay ang stapler, tape at gunting ay kinakailangan sa isang minuto -by-minuto batayan at hindi isang bagay na maaari mong iwanan nang sampung araw nang hindi kinakailangang manghiram ng iba habang nag-order ka ng isa pa hanggang sa ang iyong luma ay magpakita ng sampung minuto bago dumating ang bago. Ang paglalagay ng mga bagay sa likod at paggawa ng iyong bahagi upang mapanatili ang mga bagay na malinis at mahusay na mapangalagaan ay makakatulong sa pag-insure ng isang masaya, produktibong lugar ng trabaho para sa lahat!

Nakarating na ba hanggang sa may hawak ng paperclip at makabuo ng isang dalawampung talampakan ang haba ng kuwintas? Yeah, may gumamit ng mahusay na $ 10 sa isang oras upang matuto ng isang bagong kalakal.

Sino ang Alam na Kinuha ang Talento upang Gumamit ng Tulad ng Mga Bagay tulad ng Mga Cutter ng papel, Stapler, at Hole Punches?

Ginugol ko ang karamihan sa aking pang-adulto na buhay na nagtatrabaho sa isang tanggapan ng ilang uri at ginugol ko ang kalahati ng pagtatrabaho bilang tagapamahala ng tanggapan, upang masabi ko ang ilang mga kwento. Nakita kong nasayang ang papel sa pag-load ng kagubatan, nakamamatay na mga sandata na gawa sa mga goma at lapis na inilunsad sa walang laman na mga kahon na nakasalansan sa dingding, at mga bagong upuan sa tanggapan ay nawasak nang mas mababa sa isang linggo na may mga braso ng upuan at mga likuran ng upuan na ganap na napunit. off Sa palagay mo ba ito ay isang recliner o isang hagdan na tao?

Kamakailan lamang ang pamutol ng papel na ginamit namin sa tanggapan ng halos dalawampung taon ay natagpuang durog sa pagitan ng tagakopya at ng shredder ng papel na naputol ang hawakan. Ang isang kapalit na modelo ng parehong kalibre ay nagkakahalaga ng $ 150, ngunit sa ilang matipid na mga paghahambing sa linya, nakipag-usap kami sa aming tagapagtustos sa isang disenteng kapalit ng $ 35.

Mas mababa sa isang buwan pagkatapos bumili ng bagong pamutol, dumating ako sa isang umaga upang makarinig ng isang kakila-kilabot na tunog at natagpuan ang isang bagong empleyado na sinusubukang gupitin ang 20 sheet ng papel na may talim na idinisenyo para sa hindi hihigit sa lima nang sabay-sabay !!!

Pinigilan ko ang pagnanasang sumigaw, "Ano sa palagay mo ang ginagawa mo?" at sa halip ay nagtanong, "Alam mo na hindi ka dapat gupitin ng higit sa limang sheet nang sabay-sabay, tama?"

Ang empleyado ay tumingin sa akin ng walang laman at patuloy na tangkaing i-cut ang 20 sheet, paglalagay ng kaunti pang lakas sa hiwa na iniisip na malulutas nito ang problema sa halip na lumikha ng isang mas malaking isa at sirain ang aming pangalawang pamutol ng papel sa mas mababa sa dalawang buwan.

Ang 'Ca-Runch, Quoosh,' ang tunog habang pinuputol ng talim ng anim na pulgada ang mga papel at baluktot at hinimay ang natitira. sa mas mababa sa dalawang segundo, dalawampung sheet ng ginutay-gutay, baluktot at naka-print na papel ang itinapon sa basurahan, hindi ang recycle bin at ito lang ang hindi ko magagawa upang mahawakan ang aking puso at mawalan ng malay sa karpet na pagod na.

Walang Kagustuhan sa Opisina na Gustong Mag-micromanage ng Maliliit na Trabaho, ngunit ang Maliit na Pagkakamali ay Maaaring Magastos ng Maraming Pera Sa Paglipas ng Oras

Kung kailangan mong mag-order ng mga supply, alam mo kung magkano ang gastos at kapag alam mo na ang iyong departamento ay nasa badyet at ang oras ng pagtatrabaho ng empleyado ay mababawas at ang pagtaas ng suweldo ay nakasalalay sa pagtugon sa iyong badyet, may posibilidad kang maging mas maingat tungkol sa maliliit na bagay na nagdaragdag ng maraming pera sa paglipas ng panahon tulad ng paggamit ng higit sa kalahati ng mga tisyu sa isang bagong kahon ng Kleenex upang linisin ang isang coffee spill, kapag may isang mop at lumang tuwalya na nakaupo sa likod ng gabinete, o baluktot ang mga clip ng papel sa mga hugis ng hayop o pinaghiwa-hiwalay ang mga ito at iniiwan silang nakahiga sa desktop tulad ng isang matandang aso na gumuho ng kibble.

Oo naman, ang bawat isa ay gumagamit ng kagamitan sa opisina para sa personal na paggamit minsan, tulad ng pagkopya ng isang resipe, ngunit kapag nag-print ka ng 200 mga pahina ng mga komento sa color copier kung ang gusto mo lang ay ang isang pahina ng resipe ngunit hindi ito preview bago i-print ang isang listahan ng higit sa 600 mga tao na nagkomento kung paano nila minahal o maaaring mapabuti ang resipe, kung gayon ang maling paggamit ng kagamitan ay nagiging mahal para sa lahat.

Nakita ko ang mga empleyado na gumagamit ng gunting sa opisina upang i-scrape ang aso ng aso mula sa kanilang sapatos at ibalik ang gunting sa drawer nang hindi pinahid, o ngumunguya sa tuktok ng lahat ng mga panulat, o pagwilig ng kalahating lata ng Lysol sa banyo pagkatapos ng pagdaan ng hangin o gumamit ng limang buong sukat na mga twalya ng papel upang matuyo ang kanilang mga kamay at kalahating isang rolyo ng tisyu upang punasan ang kanilang ilalim at bara ang banyo upang umapaw ito sa sahig at iwanan ito para sa ibang tao na maglinis.

Habang hindi mo nais na bilangin ang mga minuto na ginugol ng mga tao sa banyo o limitahan ang mga ito sa limang sheet ng papel sa banyo para sa numero uno at sampu para sa mas malalaking trabaho, dumating ang isang punto kung saan kailangan mong paalalahanan ang mga tao na ang pag-aaksaya ng mga supply ay tulad din masama tulad ng pag-aaksaya ng oras sa pag-off kapag may trabaho na dapat gawin.

Maayos ang Lahat na Inaalagaan Nang Mabuti

Mayroong ilang mga bagay na mapanganib na mapabayaan, tulad ng pag-iiwan ng isang pampainit ng espasyo sa magdamag nang hindi inaalis ito o iwanang bukas ang pamutol ng kahon at nakaharap sa labas at pinindot laban sa isang matigas na ibabaw. Mayroong iba pang mga bagay na nakakainis tulad ng pag-iwan ng mga itim na panulat sa mga latak ng itim na keyboard upang kapag nagsimula kang mag-type, ang pen ay tumalon sa iyo at gumulong sa ilalim ng iyong mga daliri na pumipigil sa iyong ipasok ang iyong access code at pipilitin kang magsimulang muli.

Ang pagiging mabuting katrabaho ay tulad ng pagiging mabuting kasama sa bahay. Kung iginagalang mo ang iba at ang kapaligiran kung saan ka nagtatrabaho, lahat ay magiging maayos, ngunit kung gagawin mong mas mahirap ang buhay sa pamamagitan ng iyong presensya, malamang na hindi ka magtatagal sa posisyon na iyon o magkaroon ng maraming kaibigan.

Harapin natin ito, lahat tayo ay nagkamali at nagkamali at ang bihirang empleyado na hindi sinasamantala ang mga modernong kagamitan sa tanggapan upang gumawa ng ilang personal na gawain na hindi nila magawa sa bahay, ngunit ang palagiang pag-abuso sa kagamitan at kapwa empleyado ay itinakda ang lugar ng trabaho hanggang sa maging isang hindi maligayang lugar na may maraming pagtatalo at pagrereklamo. Kung nag-aambag ka sa isang hindi kasiyahan na lugar ng trabaho pagkatapos ikaw ay bahagi ng problema na hindi bahagi ng koponan at ang pag-aalaga ng mga supply at pagrespeto sa iba pang personal na puwang ay malayo pa upang lumikha ng isang komportable at produktibong lugar ng trabaho.