Limang elemento ng isang mabisang agenda

Tuklasin ang 5 mahahalagang aspeto ng isang mabisang agenda.

Canva

Limang Mahalagang Elemento para sa isang Mabisang Agenda

Kung sinabi ko sa iyo na may isang simpleng bagay na maaari mong gawin upang madagdagan ang pagdalo at pakikilahok sa iyong mga pagpupulong, tatalon ka rito, tama ba? Well, maging handa upang tumalon dahil doon ay isang bagay na maaari mong ipatupad kaagad na gawin ang iyong mga pulong mas epektibo at produktibong: Lumikha ng isang agenda na may mga limang mahahalagang elemento at ang iyong mga pulong produktibo ay nadagdagan dramatically.

Lumilikha at namamahagi ng isang Agenda

Tulad ng karamihan sa inyo, napuno ako ng mga gawaing papel at kung minsan ay nararamdaman kong kailangan kong magdeklara ng digmaan sa puting papel at i-print sa anumang iba pang kulay upang makita ko kung ano ang hinahanap ko kapag hinahanap ko ito. Sinabi na, ang isang agenda ay hindi ang lugar upang magtipid. Maaari nating ilipat ang karamihan sa aming produksyon sa elektronikong format at mga e-reader, ngunit pagdating sa isang agenda, ang paglikha at pamamahagi ng isang hard copy sa mga pagpupulong ay napakahalaga na palagi akong gumagawa ng labis na mga kopya upang ipamahagi kapag nakikipagpulong nang personal at muli. -Magpadala ng isang kopya ng agenda lamang kapag nakikipagpulong sa online.

Mag-isip ng isang agenda tulad ng isang roadmap na gagamitin mo kapag nagpaplano ng isang paglalakbay — magkapareho ang mga bahagi, at kailangan mong malaman ang sumusunod na impormasyon:

Sino ang sasamahan sa iyo, kailan at anong oras ka aalis at saan ka?
Bakit ka pupunta
Saan ka pupunta, ano ang mga landmark o milestones na iyong gagamitin upang masukat ang pagsulong?
Gaano karaming oras ang kailangan mo upang makarating doon?
Ano ang mangyayari kung tumama ka sa isang pothole at may flat?

Ang bawat isa sa mga katanungang ito ay nauugnay sa isang mahalagang sangkap kapag lumilikha ng isang mabisang agenda. Tingnan natin ang bawat elemento.

Mahalagang Elemento 1: Ang Agenda Header

Ang pangunahing layunin ng header ay upang mabilis na makilala ang mga sumusunod:

Ang entity, samahan o komite na tumatawag sa pagpupulong
Ang pangalan ng nagtitipon na katawan; ito ba ay isang Lupon, Advisory Group, Committee
Ano ang petsa at oras ng iskedyul ng pagpupulong na parehong magsisimula at magtatapos
Ang lokasyon ng pagpupulong

Bagaman madali itong ipalagay na kung ang mga tao ay magpapakita sa pagpupulong, dapat nilang malaman ang lugar at oras, gayunpaman, ang impormasyon ng header na ito ay nagsisimulang maging isang pundasyon para sa susunod na maraming mga elemento at lumilikha rin ng isang archive ng organisasyon upang ipahayag na ang ang pagpupulong ay talagang naganap sa naaangkop na petsa, oras, at lokasyon - pagkuha ng isang pasanin sa lahat ng mga kalahok upang tandaan o subukang gunitain kung kailan eksaktong nagpasya silang gumawa ng isang bagay kapag tinanong.

Maaaring ganito ang isang halimbawa ng header:

Ang Lokal na Asosasyon ng Pangangalaga ng Bata

Lupon ng Mga Direktor Buwanang Pagpupulong

Abril 15, 2014 1:00 - 2:00

Ang Public Library

Mas gusto kong isentro ang aking mga header ng agenda, ngunit iniwan ang pagbibigay-katwiran (kung saan ang lahat ng mga salita ay nakahanay sa kaliwang margin) ay gumagana rin. Alinmang pagpipilian ang pipiliin mo, gamitin ang parehong format para sa bawat pagpupulong ng ganitong uri. Ang pagiging pare-pareho ay nagsisimula sa agenda.

Ang iyong mga kalahok sa pagpupulong ay pahalagahan ang mahalagang impormasyon sa pagpupulong ng lahat sa isang lugar, sa kanilang agenda upang hindi nila kailangang maghanap para sa napkin o piraso ng papel kung saan ginawa nila ang tala tungkol sa susunod na pagpupulong. Mayroong isang antas ng kredibilidad na ipinapadala din ng header, ito ay kasama, impormasyon at opisyal at nagsisimulang maglatag ng pundasyon na ang pagpupulong na ito ay seryosohin at hindi sayangin ang oras.

Madalas akong tinanong kung sino ang dapat mag-draft ng agenda at ipadala ito at ang tugon ay isang naiibang artikulo, ngunit ang maikling tugon ay ang taong responsable sa pagtawag ng pagpupulong ay dapat na gumawa ng pagkusa upang pagsama-samahin ang limang elemento na tinalakay dito artikulo Ang ibang tao ay maaaring naipagkatiwala o itinalaga upang talagang i-type o ipadala ang dokumento, ngunit ang nilalaman ng agenda ay kailangang nasa kamay ng taong responsable para sa pamamahala ng pagpupulong.

Mahalagang Elemento 2: Ang Layunin ng Pagpupulong

Ang layunin ng pagpupulong ay ang sagot sa mga katanungan, "Bakit tayo nagkikita? Ano ang inaasahan nating magawa? "

Sabihin sa simula ng agenda ang layunin na ang pulong na ito ay tinawag. Pagsagot sa "bakit tayo nagkikita? Ano ang inaasahan nating magawa? " sa simula ng agenda ay tumutulong upang makuha at mapanatili ang pokus ng grupo lalo na kung ang mga bagay ay nagsisimulang mawala sa kamay. Kung ang pagpupulong ay isang regular na nakaiskedyul na buwanang pagpupulong, isulat iyon sa agenda, kung nagpupulong ka upang talakayin ang isang kaganapan, o isyu, o paksa - ilista ang mga tukoy na iyon. At, sa wakas, kung ang iyong samahan ay may isang pahayag ng misyon siguraduhing nakalista ang pahayag ng misyon sa lugar na ito sa agenda upang manatiling nakatuon ka.

Ang pagkakaroon ng layunin ng pagpupulong na nakasulat sa adyenda ay nagbibigay-daan sa tagapabilis at lahat ng mga kalahok ng isang pagkakataon na muling ituro ang isang pag-uusap na lumala sa ibang paksa. Isang magandang ugali na basahin ang layunin ng pagpupulong at ang pahayag ng misyon bago ang pagpupulong na isinasagawa bilang isang pagkilala na seryoso ka sa kung ano ang pinaplano mong magawa at may isang plano. Ang mga kalahok ay hindi walang pag-iisip na tatalakayin o tsismisan, o pagbabahagi ng mga hindi kaugnay na kwento kung mayroon silang pakiramdam ng layunin, o kung ang mga bagay ay gumagalaw sa direksyong iyon, isang simpleng gawain upang muling ituon ang pag-uusap sa paligid ng layunin na nasa kamay.

Mula sa isang pananaw sa archival ng organisasyon, ang listahan ng layunin ng pagpupulong ay lumilikha ng isang nakasulat na proseso ng dokumentasyon para sa pagtingin sa kung ano ang iyong pinagtatrabahuhan kung kailan talagang kapaki-pakinabang kapag nagpaplano ng isang katulad na kaganapan, o sinusubukan mong alalahanin kung may ginawa ka. Ang listahan ng iyong layunin sa pagpupulong ay tumutulong din sa iyo na suriin ang iyong mga nagawa at isulong ang pag-usad sa isang pagpupulong.

Isang halimbawang pahayag ng layunin para sa isang agenda ng pagpupulong:

Layunin: Upang matugunan upang magplano ng isang pagsasanay sa pamumuno

Ang pagsulat ng layunin ng pagpupulong ay kasing simple ng pagsagot sa tanong na, "Bakit tayo nagkikita?" Kung walang sagot sa tanong na iyon o ang sagot ay "Hindi ko alam," kung gayon huwag mag-iskedyul ng pagpupulong, o kanselahin ito kung ito ay isang paulit-ulit na pagpupulong. Napakahalaga ng oras upang maging pagpupulong para sa kapakanan ng mga pagpupulong.

Mahalagang Elemento 3: Ang Katawan ng Agenda (Ang Plano sa Paggawa ng Pagpupulong)

Ito ang karne ng pagpupulong, kung ano ang kailangang magawa sa panahon ng pagpupulong, ilista muna ang pinaka-sensitibo sa oras, at pagkatapos ay ang pinaka-kontrobersyal o matagal na susunod at pagkatapos ay ang hindi gaanong sensitibo at mababang mga item na nakakaapekto at nagtatapos sa isang papel parking lot.

Sa susunod na elemento (# 4) Pag-uusapan ko kung gaano karaming oras upang italaga sa bawat isa sa mga lugar na ito, kaya huwag mag-panic kapag nakita mo ang mga isyu na gumugugol ng oras sa tuktok ng agenda - walang dahilan para hindi dumadaan sa isang abalang agenda sa isang oras. Hindi lamang isang oras ang dami ng oras na maaaring mag-abuloy o gugulin ng mga tao sa isang pangkat, ngunit ang mga sakop ng ating pansin ay makakaya lamang ng labis. Ang mga mabisang pagpupulong na may lubos na produktibong mga kinalabasan sa isang oras, ay hindi lamang posible ngunit ang pamantayan sa isang oras, kung ang lahat ng mga elementong ito ay ginagamit.

Ang pinakamalaking responsibilidad ng tagapagpadaloy sa paghawak ng isang mahusay at mabisang pagpupulong gamit ang mga elementong ito ay sa pagtitipon ng nilalaman para sa agenda ng pagpupulong at pagkatapos ay unahin ang iba't ibang mga piraso. Maaari itong magawa sa iba't ibang mga paraan, ang aking paborito ay magpadala ng isang anunsyo ng pagpupulong nang hindi hihigit sa 2 linggo bago ang pagpupulong sa lahat ng mga responsable sa pagdalo at pagtatanong sa kanila ng puna sa anumang nais nilang pag-usapan na nauugnay sa layunin o mayroong anumang impormasyon mula sa mga nakaraang pagpupulong na nais nilang i-update ang tungkol sa pangkat.

Kapaki-pakinabang na tip - Kasama sa anunsyo ng pagpupulong ang lahat ng impormasyon mula sa Mahalagang Mga Elemento # 1 & # 2, ang header at ang layunin.

Kung may kamalayan ka sa mga paksang maiuulat, o mayroong ilang karaniwang mga ulat na kinakailangan o ninanais para sa iyong pangkat, idagdag ang bawat isa sa mga item na iyon sa agenda pati na rin ang anumang mga item mula sa huling pagpupulong na hindi nalutas. Gumagamit ako ng isang paradahan sa papel para sa mga ganitong uri ng mga isyu.

Kapaki-pakinabang na tip para sa pagpapatakbo ng mga matagumpay na pagpupulong - hindi mo kailangang lutasin ang bawat problema sa agenda, simulan lamang ang talakayan at kung malayo ka ng ilang minuto mula sa inilaang oras, imungkahi na ang mga lugar na mananatiling hindi nalulutas, o sa pagtatalo, muling bisitahin sa susunod na pagpupulong at ang mga tao ay nagsasaliksik o nag-iisip tungkol sa mga diskarte at pagpipilian para sa paglipat ng isyu. Gagana lamang ito kung sinadya mong ilagay ang isyu sa parking lot at pagkatapos ay ilagay ito bilang isang priyoridad sa susunod na pagpupulong at talagang bisitahin ang paksa. Kahit na ang paksa ay hindi pa rin mapagtatalunan o matagal ng oras kapag nagkita ka ulit, kailangan itong bisitahin muli kung sasabihin mong babalik ito, kahit na ibalik ito sa parking lot, o upang mag-iskedyul ng pagpupulong na nakatuon sa paglutas ng iisang paksa o isyu.

Ngayon ay pagsamahin natin ang katawan ng adyenda (ang plano sa pagtatrabaho).

Kung ang pangkat ay isa na kinakailangan upang sundin ang Mga Patakaran ng Order ng Roberts, o ilang ibang mga prinsipyo sa pag-aayos, ang bawat isa sa mga sangkap na iyon ay kailangang isama sa agenda. Ang mga halimbawa ng mga item na iyon ay maaaring kabilang ang: Call to order, Roll call, Pag-apruba ng agenda, Pagbasa ng naunang minuto ng pagpupulong, Pag-apruba ng nakaraang minuto ng pagpupulong, ulat ng Pangulo, Mga ulat ng staff, Bagong negosyo, Lumang negosyo, Susunod na petsa ng pagpupulong, Adjournment.

Maaaring may iba pang mga kinakailangang elemento sa katawan ng iyong agenda, kaya siguraduhing kumpirmahin ang anumang mga regulasyon na nauugnay sa iyong tukoy na pangkat bago ka gumawa ng anumang makabuluhang pagbabago, gayunpaman, isasama ko ang karamihan sa mga elementong ito, sa kaunting magkaibang pagkakasunud-sunod lamang. at magdagdag ng ilang mga elemento. Ang isang perpektong katawan ng agenda para sa akin ay nagsasama ng mga sumusunod na item sa pagkakasunud-sunod na ito:

Tumawag upang mag-order (2 minuto)
- Pagtawag sa pagpupulong upang mag-order, sa naka-iskedyul na oras at pagbabasa ng layunin ng pagpupulong
Maligayang pagdating at pagpapakilala (5 minuto)
- Sinasabi ng bawat isa ang kanilang pangalan, papel sa pagpupulong at iba pang nauugnay sa kanilang responsibilidad sa samahan o sa loob ng pagpupulong
Pag-alaga sa bahay (5 minuto)
- Suriin ang format at mga patakaran sa pagpapatakbo ng pagpupulong
- Kumpirmahin ang susunod na petsa ng pagpupulong at oras bago makuha ang karne ng pagpupulong
Balik-aral sa agenda (2 minuto)
- Tanungin kung may anumang maidaragdag
Pag-apruba ng nakaraang minuto ng pagpupulong (3 minuto)
- Kumpirmahin na ang minuto ng pagpupulong ay naipamahagi, nasuri at humingi ng mga pagbabago o pagwawasto
- Aprubahan kung kinakailangan, o idinidikta ng namamahala na lupon na responsable sa iyo
Ulat ng Pangulo (5 minuto)
- Gamitin ang oras na ito upang mai-sentro ang lahat at ituon ang gawain at sa gayon ay maaaring ibahagi na mayroon kaming maraming trabaho, o may partikular na isang bagay na dapat na kumilos, maligayang pagdating ng mga bagong kasapi sa komite atbp. minuto ang aabutin ng tagapagpadaloy upang maitakda ang tono, mas maayos na magpapatuloy ang pagpupulong - ang seksyon na ito ay dapat tumagal ng ilang minuto.
Ulat ng Staff (5 minuto)
- Ito ang lugar kung saan nakikita kong hindi nagkakamali ang mga pagpupulong, kung may mga tauhan na kailangang mag-ulat sa pangkat, makipagtulungan sa tauhan na iyon upang mag-ulat lamang ng impormasyong kritikal sa mga gawaing nasa kamay sa pulong na iyon.
- Ang lahat ng mga ulat ng kawani na sumuri sa pagpapatakbo ng isang samahan ay dapat na nakasulat at ibinahagi bago ang pagpupulong.
- Ang isang mahusay na ulat ng tauhan ay dapat na hindi hihigit sa 5 minuto, kung nag-uulat sila tungkol sa isang isyu o paksang tinatalakay sa panahon ng pagpupulong, dapat nilang iulat ang impormasyong iyon sa oras na iyon (bago o lumang negosyo).
- Kung wala kang kawani, hindi ito isang isyu, gayunpaman, ang parehong bagay ang nangyayari kapag nag-uulat ang mga komite at sa gayon ay hinarap ko ang isang tamang ulat ng komite sa susunod.
Mga Standing Committee Reports, ibig sabihin, Pananalapi, Tauhan, atbp. (2 ulat @ 5 minuto - 10)
- Ang mga ulat ng Standing Committee ay maaaring maging bane ng pagkakaroon ng isang mahusay na pagpupulong, kaya tandaan ang mga diskarteng ito kapag naglalagay ng isang nakatayong ulat ng komite sa agenda:
- Karamihan sa mga nakatayo na ulat ng komite ay maaaring ipakita sa pagsulat at perpekto nang maaga, kung ang mga ulat ay hindi maipamahagi nang mas maaga kaysa sa petsa ng pagpupulong, pagkatapos ay nakolekta na sila at sa isang pakete kasama ang lahat ng iba pang mga bagay na ibabahagi sa panahon na pagpupulong
- Kung tumutukoy sa isang ulat, dapat lamang i-highlight ng taong nag-uulat ang mga item kung saan kailangang kumilos ang pangkat sa pulong na iyon at kung gumagawa ng isang berbal na ulat - ang mga item lamang na dapat iulat ay ang mga kung saan kikilos ang pangkat (pagpapasya tungkol sa) sa panahon ng pagpupulong na iyon.
- Kung ang komite ay may bagong impormasyon na mag-uulat tungkol sa isang bagong bagay sa pangkat - dapat itong isama sa Bagong Negosyo, gayunpaman, maaari itong isangguni sa panahon ng ulat ng komite, tulad ng "magrerekomenda kami ng isang bagong paraan ng pagbabayad sa panahon ng bagong negosyo." ngunit iyon ang lawak ng pag-uulat - kung ang mga tao ay nais na malaman ang higit pa, dapat silang umupo sa komite na iyon.
- Karamihan sa mga tumatayong komite ay dapat na itinalaga ng 5 minuto upang mag-ulat at kung walang ulat na iba sa nakasulat na ulat (partikular, kung wala silang bago upang maiulat kung saan kailangang kumilos ang iyong pangkat) ayos lang upang maipasa.
- Para sa mahusay at produktibong mga pagpupulong, aliwin lamang ang negosyo kung saan ang grupo ay may pangangailangan na kumilos o magpasya. Ang mga pag-update at background ng impormasyon ay maaaring ipakita sa nakasulat na form nang maaga, o ipamahagi sa pulong para sa pagsusuri bago ang susunod na pagpupulong.
Old Business (mula sa Parking Lot sa mga nakaraang pagpupulong) (2 aksyon @ 5 minuto - 10)
- Walang limitasyong oras na talakayan, pag-uulat, at pagkilos sa negosyo na hindi nalutas sa mga nakaraang pagpupulong.
- Siguraduhin na ikaw bilang tagapagpatupad ng pagpupulong ay alam ang lahat na tatalakayin sa oras na ito at kung magiging impormasyon o hindi, o aksyon (kinakailangan ng isang pagboto o desisyon).
- Handa na ibalik ang isyu sa paradahan kung pagkatapos ng inilaang oras, maliwanag na ang pangkat ay hindi pa handa na kumilos.
- Bilang patakaran ng hinlalaki, sa sandaling ang isang isyu ay napunta sa parking lot para sa higit sa 4 na pagpupulong, at / o mayroong makabuluhang damdamin o lakas sa paligid ng isyu, o ito ay makabuluhang kumplikado - Nag-iskedyul ako ng isang pagpupulong upang magsimulang magtrabaho sa pamamagitan lamang nito isyu Kung ang komunidad ay tumutugon sa isang kagyat na isyu na mayroong ilan sa mga naunang nabanggit na sangkap, magkakaroon ng kapaki-pakinabang ang isang espesyal, nakatuong pagpupulong.
- Ang bawat item sa agenda sa ilalim ng bagong negosyo ay dapat na ilaan ng hindi hihigit sa 10 minuto.
Bagong Negosyo (2 aksyon @ 5 minuto - 10 minuto)
- Ang bagong negosyo ay anumang item o isyu na nagmumula sa isang komite, kawani o pangkat na nangangailangan ng aksyon o isang pasya ng pangkat na natipon.
- Ang pinaka mahusay na pamamaraan ng paghawak ng bagong negosyo ay upang masubukan ang mga item na tatalakayin ng pinaka-kumplikado at matagal na oras at pag-limitahan ang oras ng pagpapakilala
- Ang punto ng bagong negosyo ay upang ipakilala ang paksa, alamin kung anong impormasyon o mapagkukunan ang kakailanganin upang sumulong at pagkatapos ay ibigay ang kinakailangang impormasyon bago ang susunod na pagpupulong kung saan ang isyu ay lilitaw na bilang Old Business
- May posibilidad akong magbigay ng 10 minuto na max sa isang bagong item sa negosyo maliban kung ang pangkat na naglalabas ng isyu ay handa na ihanda ang grupo nang maaga upang ang lahat ay dumating sa pulong na handa na kumilos.
Lot ng Paradahan (3 minuto)
- Ang lugar na ito ng agenda ay kung saan napupunta ang mga isyu na nangangailangan ng karagdagang kaalaman, mga mapagkukunan o impormasyon hanggang sa lumitaw sila sa susunod na pagpupulong bilang Old Business.
- Ito ang item sa agenda na ito na ginagawang kritikal na ang bawat isa ay may nakasulat na kopya, maaari nilang punan ang mga blangko sa lugar ng parking lot at gamitin ito upang gumawa ng mga tala tungkol sa kung ano ang kailangan nila upang makapagpasya tungkol sa isang tukoy na paksa o isyu.
- Sa slot ng oras na ito ay makikipag-ayos ka kung saan, kailan at paano magpatuloy sa bawat item)

Ito ang mga bahagi ng isang mahusay na plano sa trabaho para sa isang pagpupulong, kung hindi man ay kilala bilang isang agenda. Ang isang mahalagang tampok ng bawat isa na mayroong sariling nakasulat na kopya ay maaari nilang masubaybayan kung gaano kalayo sa paglalakbay ang lahat ay nasa biyahe. Ang bawat item sa agenda ay maaaring ma-check off dahil nakumpleto ito at ang milyahe ay nai-tick lamang sa pamamagitan ng. Nagsasalita tungkol sa pag-tick…

Ang mga orasan, timer, kampanilya at stick ng pakikipag-usap ay tumutulong sa tagapagpadaloy upang matiyak na ang pagpupulong ay dumadaloy at magsisimula at magtatapos sa oras

Kathy Stutzman

Mahalagang Elemento 4: Maglaan ng Oras, Panatilihin ang Oras, at Tawagin ang Tanong

Ang paglalaan at pagpapanatili ng oras, kabilang ang simula at pagtatapos sa oras ay isang simpleng isyu sa paggalang. Ang mga pagpupulong na napapanahon ay nagpapakita na ang oras ng kalahok ay mahalaga. Maglaan ng maximum na dami ng oras para sa bawat item sa agenda at manatili dito. Habang ang ilang mga tao ay maaaring hindi komportable sa "pagtawag sa tanong", ito ay isa sa mga pinaka-kritikal na elemento ng isang produktibong pagpupulong.

Dahil napakahalaga nito, nais kong magsaya kasama nito at magkaroon ng isang pandaigdigan na reputasyon para sa aking napapanahong mga pagpupulong, mababasa mo na iginagalang ko ang mga taong nakasalamuha ko. Kaya narito ang ilang mga nakakatuwang paraan upang mapanatili ang oras ng pagpupulong:

Gumamit ng timer at itakda ito sa simula ng bawat ulat,
Magsimula at magtapos sa oras kahit ano. Kung hindi lahat ay naroroon, huwag bilugan upang makuha muli ang lahat ng napalampas nila, responsibilidad nila iyon. Habang ang isang pagpupulong ay malapit nang magawa at marami pa ring tila kailangang gampanan, botohan ang pangkat upang makita kung mayroong anumang bagay na KINAKAILANGAN ang pagkilos bago matapos at ilipat ito sa tuktok ng talakayan - lahat ng iba pa ay maaaring pumunta sa isang nakasulat na form ng ulat o maghintay hanggang sa susunod na pagpupulong.
Mayroon akong isang napakalaking kampanilya na dinala ko at inilalagay sa head table - kilala ako na tatunog ito upang ilipat ang mga bagay o upang magtipun-tipon ng mga pangkat na nahati sa mas maliit na mga grupo para sa karagdagang talakayan, at tuwing magkakaroon ako ng isang tao na ayaw lamang tumigil sa pag-uusap at mag-ring ito nang matino upang muling pagtawag sa pangkat.
Magbigay ng mga ulat at mga takdang aralin sa pagbasa nang maaga upang ang oras ay hindi ginagamit sa pagbabasa ng pulong at paghahanda.
Makipag-ayos sa iba pa na naka-iskedyul na mag-ulat tungkol sa oras na kailangan nila kung may ibang nagpapahiwatig na kailangan nila ng mas maraming oras.
Kung mayroong isang isyu na talagang nangangailangan ng mas maraming oras, mag-iskedyul ng isang hiwalay na pagpupulong upang suriin ang mas kumplikadong mga isyu at mag-ulat pabalik sa isang susunod na pangkat.
Gumamit ng mga stick sa pagsasalita, o mikropono upang mabigyan ang lahat ng pagkakataon na makapagsalita.

Ang pagbuo ng isang reputasyon para sa pagsisimula at pagtatapos sa oras pati na rin ang pagkontrol sa oras na naka-iskedyul upang makapunta sa negosyo ay matiyak na ang mga tao ay dumalo at lumahok sa mga pagpupulong na iyong pinapabilis. Ito ay isa sa pinakasimpleng paraan ng pagsasabi ng, "I respeto sa iyo, sa iyong oras, at sa iyong kontribusyon sa pulong na ito."

Mahalagang Elemento 5: Pagtugon sa Mga Kagyat at Kritikal na Isyu na Lumilitaw

Hindi maiiwasan, isang kritikal na emerhensiyang lilitaw sa panahon ng isang pagpupulong, at ang pagpaplano para sa na sa agenda ay napakahalaga sa pagkamit ng isang mabisa at mabungang pagpupulong. O ang isang tao na isang "dalubhasa" ay nais na magpatotoo tungkol sa kanilang kaalaman, o gumawa ng isang madamdaming apela tungkol sa isang bagay na wala sa paksa, o sa paglipas ng panahon. Gagamitin ng isang may kakayahang umangkop ang Parking Lot kung saan "iparada" ang isang kontrobersyal, emosyonal o kumplikadong isyu. Ang lahat ng mga agenda na nilikha ko ay may kasamang tampok na Parking Lot.

Hindi alintana ang pagiging seryoso ng isyu, ang anumang maaaring iparada, kahit na pansamantala ito, hanggang sa matapos ang pagpupulong, o hanggang maisaayos ang isang bagong espesyal na pagpupulong. Ang katotohanan lamang na mayroong isang lugar upang iparada ang mga mahirap na isyu, lumilikha ng pahintulot para sa sinumang kalahok na kilalanin na ang isang paksa o isyu ay pupunta sa paglipas ng panahon at kailangan ng karagdagang pansin sa ibang pagpupulong.

Ang katapatan ng Lugar ng Paradahan ay magiging kasing ganda ng pansin na binabayaran sa paghimok ng mga isyu sa labas ng lote at sa isa pang mas naaangkop o napapanahong pagpupulong, upang matiyak na ito ay isang mabisang kasangkapan, dapat itong gamitin, dapat ay dapat. ginamit nang maayos, at dapat itong gamitin nang tuloy-tuloy - pagkatapos ay magiging isang mabisang diskarte para sa mga produktibong pagpupulong.

Kung pinapabilis mo ang mga pagpupulong, o isang kalahok sa mga pagpupulong, ang 5 mahahalagang elemento para sa paggawa ng isang mahusay na roadmap ay makakatulong gabayan ka sa iyong huling patutunguhan; isang pagpupulong kung saan nararamdaman ng lahat na pinahahalagahan, naririnig at nakikibahagi. Posible ito sa pamamagitan ng unang paggawa ng agenda, ngunit sa pamamagitan din ng pamamahagi nito at pagkatapos ay pagsunod sa mga elemento na nakalista dito; ang mga resulta ay magiging mabilis at sa lalong madaling panahon makikita mo ang mga pagtaas sa pagdalo at pakikilahok. Kung bigla mong makita ang iyong sarili sa gitna ng isang "ad-hoc" na pagpupulong, ihinto ang pangkat at mabilis na mag-draft ng isang agenda upang maiwasang maging isang tsismis, maliban kung siyempre, ito ay isang sesyon ng pag-iisip; at iyon ay isa pang artikulo.

Tulad ng dati, inaasahan ko ang feedback mula sa iyo tungkol sa mga diskarte na nahanap mong kapaki-pakinabang at makabuluhan sa paglikha ng mga koneksyon sa pagitan ng mga tao.

Ang isang mabuting agenda ay gagabay sa iyo tulad ng isang mapa sa kalsada upang matugunan ang tagumpay, pagdaragdag ng pagiging produktibo at kahusayan