Pangasiwaan ang mail: ocr nvq antas ng 3 diploma sa negosyo at pangangasiwa

Panimula:

Ang yunit na ito ay isang opsyonal na yunit ng Pangkat B sa Antas 2 na may kabuuang tatlong mga kredito. Tinutulungan ng yunit na ito ang kandidato na ilarawan ang kanyang mga kasanayan sa mga serbisyo sa koreo. Ang mga kandidato ay magkakaroon ng mahusay na kaalaman sa pagsunod sa mga pamamaraan sa kaligtasan at seguridad habang hinahawakan ang panloob at panlabas na mail, kapwa papasok at papalabas, at ang dahilan na dapat itong hawakan nang ganoon. Magkakaroon sila ng mahusay na kaalaman sa iba't ibang mga serbisyong magagamit, kung bakit kailangan ang mga serbisyong iyon, at kung paano ito ginagamit. Malalaman nilang pumili ng mga partikular na serbisyo depende sa mga pangangailangan at prayoridad, kalkulahin ang selyo, harapin ang mga problema, sundin ang mga pamamaraan, at iulat ang mga pagkakamali at problema.

Ang isang personal na pahayag para sa yunit na ito ay isinama din!

1.1 / 2 Ano ang layunin ng mga pamamaraan sa seguridad para sa paghawak ng mail o mga pakete?

Maaaring may kumpidensyal na impormasyon ang mail. Maaari itong isama ang personal na impormasyon tungkol sa mga empleyado o naglalaman ng mga lihim sa negosyo tulad ng mga pangalan ng mga customer at lihim na impormasyon na nauugnay sa negosyo, mga customer, at kliyente. Kailangan ding suriin ang mga mail at package para sa mga kahina-hinalang tampok. Kaya't ang mga pamamaraan ng seguridad ay kailangang sundin.

Halimbawa, kapag nakatanggap kami ng mga mail o parsela mula sa mga kakaibang address o na nagmula sa mga kahina-hinalang form, hugis, o laki, kailangang sundin ang mga pamamaraan sa seguridad at maiulat sa manager ng tanggapan.

2.1 Bakit mo dapat ipamahagi / ipadala ang mail sa tamang tatanggap sa loob ng napagkasunduang mga takdang oras?

Ang mga mail ay dapat palaging maipadala o maipamahagi sa tamang tatanggap, sapagkat maaari silang maging mahalaga at kumpidensyal na impormasyon na hindi dapat isiwalat sa iba. Kailangang ipamahagi din sila sa oras, upang ang gawain na tinukoy sa email ay nakumpleto sa loob ng nabanggit na takdang oras at natutugunan ang deadline, upang maiwasan natin ang mga reklamo o iba pang mga seryosong isyu.

2.2 Ano ang istrakturang pang-organisasyon at ang mga pangalan, tungkulin, at lokasyon ng mga indibidwal at koponan?

Hindi ko nai-publish ang aking mga sagot dito, dahil ito ay kumpidensyal na impormasyon. Maaari kang gumuhit ng isang tsart ng daloy para sa iyong samahan o maaaring mag-alis sa website ng iyong samahan kung mayroon kang isa. Magsimula sa pinuno ng iyong kagawaran, at pagkatapos ay magtungo sa iba't ibang mga koponan at tagapamahala, at sa wakas ay magtapos sa mga miyembro ng iyong koponan. Tiyaking binabanggit mo ang pangalan, posisyon, at lokasyon ng bawat tao para sa isang malinaw na larawan.

Sana makatulong ito!

2.3 Anong mga panloob at panlabas na serbisyo sa mail ang magagamit sa mga organisasyon?

Ang mga panloob na serbisyo sa mail na magagamit ay para sa pamamahagi ng mail sa loob ng mga tanggapan at kagawaran ng ____________________ (inalis para sa mga layuning pagiging kompidensiyal) . Kinokolekta ang mga ito at inihatid sa araw-araw.

Ang panlabas na mail ay ipinadala sa pamamagitan ng ___________________ (inalis para sa mga layuning pagiging kompidensiyal) . Ginagamit ang mga panlabas na serbisyo sa mail, kung maaari o hindi masakop ng mail ang pamantayan sa mga panloob na serbisyo sa mail. Halimbawa, kung saan kailangang maihatid ang mail sa mga kliyente, o iba pang mga kumpanya, o sa labas ng mga sulat sa lalawigan. Hinahatid din ito at kinokolekta araw-araw.

2.4 Magbigay ng mga kadahilanan para sa pagpili ng panloob at panlabas na mga serbisyo sa mail

Napili ang mga panlabas na serbisyo sa mail kung saan wala sa lalawigan ang paghahatid at kung saan ito para sa ibang mga kumpanya o kliyente. Ito ay magiging mga lugar na hindi napasailalim ng mga lugar ng tanggapan ng ___________________ (inalis para sa pagiging kompidensiyal)

Ginagamit ang panloob na mail kung saan kailangang gawin ang mga paghahatid sa mga tanggapan o kagawaran na nasa ilalim ng ____________________ (inalis para sa mga layuning pagiging kompidensiyal) . Ang panloob na mail ay nakakatipid ng oras at pera. Kaya't ang anumang mail na maaaring maipadala sa pamamagitan ng panloob na mail ay ipinapadala sa pamamagitan ng ibig sabihin nito at ang natitira lamang ay ipinadala sa pamamagitan ng isang panlabas na mail system.

2.5 Anong mga pamamaraan ang ginagamit mo upang makalkula ang selyo?

Ang pag-post ay dapat na ayusin ayon sa kadalian at kahalagahan bilang unang klase o pangalawang klase. Anumang mga post sa ibang bansa ay dapat na ayusin. Kailangang malaman ng isa ang mga singil sa postal para sa mga post na magkakaiba ang laki, at tungkol din sa mga singil sa postal para sa maramihang mail. Ang mga serbisyo sa mail ay maaaring magbigay ng isang diskwento para sa maramihang mail at maaari lamang itong mailapat kung pauna-unahin namin ang mail.

Kung kailangan naming magpadala ng isang item at ginagarantiyahan na maihahatid ito sa susunod na araw ng pagtatrabaho o sa parehong araw, o kung ang mail ay kailangang maipadala sa naitala na paghahatid, kailangan nating hanapin ang mga singil sa postal at ang time frame kung saan dapat ang mail ipinadala at ipadala ito alinsunod dito.

2.6 Anong uri ng mga problema ang maaaring mangyari sa mga papasok at papalabas na mail at paano mo haharapin ang mga ito?

Ang mga pangunahing problema na maaaring maganap ay ang mga pagkaantala, nawawalang paghahatid, at kahina-hinalang mail. Upang maiwasan ang mga pagkaantala, kailangan naming ipadala ang mail sa tamang oras, na may wastong selyo. Upang maiwasan ang mga nawawalang paghahatid ng isang mahalagang dokumento, maaari itong maihatid sa pamamagitan ng naitala na paghahatid na hinahayaan ang isang subaybayan ang paghahatid. Anumang mga kahina-hinalang mail o pakete ay dapat pangasiwaan ng lubos na pangangalaga at iulat sa nag-aalala na taong namamahala.