Talaan ng mga Nilalaman:
- Mga Pakinabang ng isang Awtomatikong Sistema ng Telepono
- Paano Nakakaayos ang Maramihang Mga Tumatawag sa Isang Numero?
- Paano Magagawa nang maayos ang isang Sistema ng Telepono ng Negosyo sa Iyong Mga Tumatawag
- Awtomatikong Sistema ng Telepono ng Negosyo na Etika
- Magbigay ng Mga Mapipiling Menu Pagpipilian
- Bigyan ang Mga Tumatawag ng isang Mabilis na Live na Taong May Opsyon na Zero
- Huwag Paghaluin ang Negosyo at Mga Personal na Pagbati
- Tumawag sa Pag-screen
- Call Processing Kapag Hindi Magagamit ang Tauhan
- Paano Makakonekta sa Mga Remote na Manggagawa Sa Pamamagitan ng Iyong System ng Telepono
- Wastong Paggamit ng Extension Cellphones
- Paggawa ng isang Sistema ng Telepono Pangasiwaan ang Iyong Mga Pangangailangan
- Voicemail
- Paglilipat ng mga Tawag
- Panghuli, Patunayan ang Iyong Sistema ng Telepono Gumagawa ng Mahusay na Unang Impresyon
Tanggap ng telepono
Larawan sa kagandahang-loob ng FreeDigitalPhotos.net
Nalalapat ang gabay na ito sa anumang uri ng awtomatikong sistema ng telepono ng negosyo. Kakailanganin mo ito pagkatapos ma-install na ang iyong system na nakumpleto ang lahat ng mga kable at koneksyon sa telepono.
Ibibigay ko sa iyo ang impormasyong kailangan mo upang mai-program ang iyong awtomatikong tagapag-alaga upang mapangasiwaan ang iyong mga tumatawag nang mahusay.
Ang isang tamang pagsasaayos ay mahalaga upang makapagbigay ng mahusay na unang impression sa iyong negosyo.
Mayroong tatlong bahagi sa isang sistema ng telepono sa negosyo:
- Ang pangunahing sangkap ay ang PBX, na nangangahulugang " P kalaban B ranch E x pagbabago ." Kinakailangan ang isang live na tao na sagutin at i-ruta ang mga papasok na tawag maliban kung kasama sa system ang item na "2" sa ibaba.
- Ang isang awtomatikong dumadalo ay nagbibigay ng isang menu ng mga pagpipilian na maaaring magamit ng mga tumatawag upang i-ruta ang mga tawag nang hindi kailangan ng isang live na receptionist.
- Sa wakas, papayagan ng isang sangkap ng voicemail ang mga tumatawag na mag-iwan ng mga mensahe para sa mga tauhan.
Mga Pakinabang ng isang Awtomatikong Sistema ng Telepono
Ang mga tawag sa negosyo ay maaaring makagambala sa konsentrasyon ng empleyado at bigyan sila ng labis na responsibilidad na kumuha ng mga mensahe para sa ibang mga empleyado. Pinapayagan ng isang awtomatikong sistema ng telepono ang mga tauhan na maging mas produktibo, ngunit kung naka-program ito upang maayos na mailagay ang mga tumatawag.
Ang mga tumatawag ay maaaring ilipat sa mga tukoy na telepono sa opisina nang awtomatiko. Sa maraming mga kaso, maaari ring ipasa ng mga tauhan ang kanilang mga extension sa labas ng mga lokasyon, o mga cell phone.
Na may kasamang voicemail, kukuha ang system ng mga mensahe para sa mga abalang tauhan. Maaaring maitala ng bawat indibidwal ang kanyang pagbati na tumutugtog sa tumatawag kung hindi sila sumagot.
Maaari ring payagan ng isang awtomatikong dadalo ang mga tumatawag na makinig sa naitala na impormasyon nang hindi naghihintay para sa isang live na tao na sagutin ang mga regular na katanungan. Mahusay iyon para sa pagbibigay ng mga oras ng negosyo, mga direksyon sa iyong tanggapan, paglista ng mga handog sa trabaho, at mga sagot sa anumang iba pang mga madalas itanong.
Paano Nakakaayos ang Maramihang Mga Tumatawag sa Isang Numero?
Kung mayroon ka lamang isang linya ng telepono, isa lamang ang tumatawag ang makalusot. Ang pangalawang tumatawag ay makakakuha ng isang abalang signal dahil hindi maihatid ng iyong kumpanya ng telepono ang pangalawang tawag.
Kung hindi mo nais ang iyong mga tumatawag na makakuha ng abala na mga signal, kailangan mo ng isang hiwalay na linya ng telepono para sa bawat sabay na tumatawag.
Kailangan mo ng naaangkop na bilang ng mga linya ng telepono upang suportahan ang dami ng tawag na inaasahan mong mayroon, at kailangang suportahan ng system ng iyong telepono ang mga karagdagang linya.
Halimbawa, kung mayroon kang sampung mga extension, at limang tao ang karaniwang nasa labas ng mga tawag sa telepono nang sabay-sabay, kakailanganin mo ng limang linya ng telepono na nagmumula sa iyong kumpanya ng telepono. Kung ang lahat ng limang mga linya ay ginagamit, kung gayon ang susunod na tumatawag ay makakakuha ng isang abalang signal.
Ang tunay na pamamaraan ng paghahatid ng mga papasok na tawag ay isang pagpapaandar ng kumpanya ng telepono. Ang bawat tumatawag ay nagdayal sa parehong numero, ang iyong pangunahing numero ng kumpanya. Ang kumpanya ng telepono ay nagbibigay ng isang tampok na tinatawag na rollover service . Kung ang unang linya ay abala, ang susunod na tumatawag ay gumulong sa susunod na magagamit na linya.
Ang mga abala na signal ay maiiwasan ng pagkakaroon ng sapat na mga linya ng telepono upang maihatid ang lahat ng mga posibleng sabay na tumatawag.
Paano Magagawa nang maayos ang isang Sistema ng Telepono ng Negosyo sa Iyong Mga Tumatawag
Kapag pinaprograma ang mga pagpipilian sa menu, mahalaga na isaalang-alang ang lohikal na paglalagay ng mga kagawaran at tauhan sa iyong kumpanya. Ang isang maayos na menu ng telepono ay makakatulong sa mga tumatawag na mabilis na makalusot.
Gusto mong ituro ang iyong tumatawag sa tamang direksyon nang hindi nakalilito ang mga pagpipilian. Ang isang madaling sundin na menu ay mahalaga, na may mga pagpipilian para sa mga partikular na departamento, tauhan, o iba pang impormasyon.
Paano ka pupunta sa pagpaplano ng tamang istraktura para sa iyong menu? Isipin kung ano ang tinatawagan ng karamihan sa iyong mga tumatawag at kung ano ang kailangan nila mula sa iyo. Gayundin, isaalang-alang kung gaano kakilala ng iyong mga customer ang iyong kumpanya.
- Nakasanayan ba nilang makipag-ugnay sa mga tukoy na tauhan?
- Alam ba nila ang mga numero ng extension?
- Alam ba nila ang apelyido ng iyong tauhan?
- O mayroon lamang silang hindi malinaw na ideya kung anong kagawaran ang kailangan nilang maabot?
Alam ito, maaari mong idisenyo ang menu ng iyong telepono upang mahawakan ang mga pangangailangan ng iyong mga customer.
Kung mayroon kang maraming tao na tumatawag sa mga karaniwang tanong o kailangan ng impormasyon tungkol sa iyong mga produkto, magsama ng isang pagpipilian tulad ng " Pindutin ang 5 para sa impormasyon tungkol sa aming mga widget. "
Kung alam ng iyong mga customer ang iyong tauhan ayon sa pangalan, kapaki-pakinabang na mag-alok ng isang direktoryo ng dial-by-name. Ang tumatawag ay inatasan na i-dial ang apelyido sa keypad ng telepono.
Tandaan na kung may umalis sa iyong kumpanya, o kumuha ka ng iba, kailangan mong panatilihing napapanahon ang iyong direktoryo ng telepono.
Bilang isang hakbang sa seguridad, upang matiyak na hindi ka mawawalan ng mga tumatawag, kapaki-pakinabang palaging bigyan ang isang tumatawag ng isang pagpipilian upang makapunta sa isang operator sa pamamagitan ng pagpindot sa zero. Ang iyong operator ay maaaring maging iyong tagatanggap o sinumang makakatulong sa mga tumatawag na nangangailangan ng patnubay.
Ang mga pagpipilian sa menu ng pagpindot sa tumatawag sa telepono
Larawan ni Pete Linforth mula sa Pixabay
Awtomatikong Sistema ng Telepono ng Negosyo na Etika
Mahusay na kasanayan sa negosyo upang gawing mas madali hangga't maaari para ang iyong mga tumatawag na dumaan sa naaangkop na tao upang matulungan sila. Ang mga sumusunod na puntos ay mahalaga.
Magbigay ng Mga Mapipiling Menu Pagpipilian
Kaugalian na maglagay ng mga kagawaran sa menu at magtalaga ng mga extension para sa mga tauhan. Sa ilang mga kaso, baka gusto mong ilagay sa menu ang mga tao, upang marinig ng tumatawag sa iyo, "Para kay Sally Jones, pindutin ang 1, para kay John Smith, pindutin ang 2, atbp."
Tandaan na binibigyan mo ang iyong tumatawag ng isang ideya ng laki ng iyong kumpanya sa kasong ito. Maaari mong maiwasan iyon sa isang tampok na Dial-By-Name sa halip, at gawin iyon ang isa sa mga pagpipilian sa menu.
Bigyan ang Mga Tumatawag ng isang Mabilis na Live na Taong May Opsyon na Zero
Maraming tao ang nagmamadali, at ang ilan ay walang pasensya na makinig sa buong menu. Hindi mo nais na mawala ang mga potensyal na customer, at tiyak na ayaw mong biguin sila. Maraming beses na nais ng mga tumatawag na ito na pindutin ang zero para sa agarang pansin ng isang tunay na tao. Samakatuwid, ipinapayong gumawa ng menu na pagpipilian na zero ring sa isang dadalo na makakatulong sa kanila o idirekta ang tawag.
Huwag Paghaluin ang Negosyo at Mga Personal na Pagbati
Ang isa pang mahalagang bagay ay hindi ihalo ang negosyo at mga personal na pagbati. Kapag ipinasa ng iyong mga empleyado ang kanilang mga extension sa kanilang mga cell phone o home phone, maaaring hindi nila nais na marinig ng kanilang mga tumatawag ang kanilang papalabas na mensahe sa pagbati kung hindi nila sinasagot ang isang inilipat na tawag.
Maaaring magamit ang screening ng tawag upang harangan ang personal na pagbati ng patutunguhan, kaya naririnig lamang ng tumatawag ang propesyonal na pagbati na ibinigay sa ilalim ng extension. Kung ang voice mail ng isang cell phone ay sumasagot, hindi makokonekta ang tumatawag. Sa halip, ang tumatawag ay ibabalik at ibababa sa voice mail ng system ng negosyo na may naaangkop na pagbati na nauugnay sa negosyo.
Tumawag sa Pag-screen
Sa halip na kumonekta kapag sinagot, nilalaro muna nito ang pangalan ng tumatawag sa tatanggap. Pagkatapos ay maaari nilang pindutin ang isang susi upang tanggapin ang tawag. Kung ang mga sagot sa voice mail, hindi ito magbabalik ng isang pangunahing tono, kaya't ibabalik ng system ng telepono ang tumatawag, tulad ng ipinaliwanag ko sa itaas.
Call Processing Kapag Hindi Magagamit ang Tauhan
Ang iyong mga tauhan ay maaaring hindi palaging magagamit upang tumawag. Ngunit kinakailangan na alagaan ang iyong mga customer kapag tumawag sila.
Kaya't kapag hindi nasagot ang isang tawag, mabilis na ididirekta ang tumatawag sa isang naaangkop na mailbox ng boses na may mga tagubilin sa pagbati, ay makakatulong na siguraduhin ang iyong tumatawag na aalagaan siya kaagad.
Kapag ang iyong tauhan ay nangangailangan ng privacy upang magawa ang mga kasangkot na gawain, ang kanilang mga extension ay maaaring itakda sa mode na "Do-Not-Disturb" upang ang mga mahahalagang tumatawag ay hindi lamang marinig ang pag-ring o mahulog sa " Voice Mail Jail ."
Sa halip, kapag ang isang extension ay itinakda bilang Do-Not-Disturb, maglalaro ito ng isang kahaliling pagbati na na-set up ng gumagamit ng mailbox upang hawakan ang mga tumatawag kapag hindi sila magagamit. Ang pagbati na ito ay kilala bilang isang "Hindi Magagamit na Pagbati." Nagbibigay ito ng mga tagubilin sa iyong tumatawag, tulad ng kung anong extension ang i-dial para sa agarang serbisyo ng ibang empleyado.
Ang katotohanan na ang gumagamit ng mailbox ay maaaring magtala ng parehong regular na pagbati at isang hindi magagamit na pagbati ay ginagawang madali upang lumipat sa Do-Not-Disturb (o hindi magagamit na mode) at bumalik muli nang hindi na kailangang mag-record ng bagong pagbati.
Tandaan, kailangan mong subaybayan ang lahat ng mga mensahe. Kaya't dapat suriin ng iyong tauhan ang kanilang mga voice mailbox nang regular na gawain o pinagana ang isang paraan ng pag-abiso ng mensahe.
Paano Makakonekta sa Mga Remote na Manggagawa Sa Pamamagitan ng Iyong System ng Telepono
Kung mayroon kang isang manggagawa sa mobile, kumuha ng Mga Tauhan ng Trabaho sa Bahay, o may mga tanggapan ng satellite, dapat mong itali ang lahat ng iyong mga manggagawa sa isang pinag-isang sistema ng telepono, upang ma-access ang mga ito sa iyong mga tumatawag.
Pinapayagan ng ilang mga system ng telepono ang mga extension ng programa upang i-ruta ang mga tawag sa mga labas na numero. Kung mayroon kang tampok na iyon, lumikha ng mga extension para sa lahat ng mga remote na tauhan na kailangang ma-access.
Wastong Paggamit ng Extension Cellphones
Kung ang iyong mga remote na tauhan ay wala sa mga tukoy na lokasyon, maaari mong i-program ang mga extension ng system ng telepono upang i-ruta ang mga tawag sa kanilang mga mobile phone. Ang isang tumatawag na nagdayal sa kanilang extension ay makakonekta sa pamamagitan ng cell phone nang hindi man alam na wala sila sa pisikal na opisina.
Gayunpaman, baka gusto mong isaalang-alang na ang mga hindi nasagot na tawag na naiwan sa voice mail ay maaaring hindi makuha at maibalik sa isang napapanahong paraan. Ang isang solusyon ay upang hindi paganahin ang pag-screen ng tawag at hayaan ang lahat ng mga tawag na bumaba sa voice mail ng kanilang cellphone kung walang sagot.
Ang benepisyo ay hindi nila susuriin ang mga mensahe sa dalawang lugar. Kailangan lang nilang suriin ang cellphone, na marahil ay may signal na naghihintay ng mensahe upang ipahiwatig ang isang nasagot na tawag.
Tandaan na maririnig ng tumatawag ang personal na pagbati sa cellphone kung walang sagot. Kaya't ang pagbati ay kailangang maiugnay sa negosyo kung ang pamamaraang ito ay ginagamit maliban kung ang iyong system ay maaaring lampasan ang pagbati na iyon, tulad ng tinalakay ko nang mas maaga.
Ang wastong pagpaplano ay makakagawa ng isang mahusay na impression sa iyong mga tumatawag kapag nakita nila na madaling makipag-ugnay sa mga naaangkop na tauhan upang makamit ang kanilang mga nilalayon na layunin. Nakikinabang ito sa iyo at sa iyong mga kliyente.
Remote na manggagawa na sumasagot sa telepono
Larawan sa pamamagitan ng Gref_exe mula sa Pixabay
Paggawa ng isang Sistema ng Telepono Pangasiwaan ang Iyong Mga Pangangailangan
Gusto mong isaalang-alang ang kakayahang umangkop ng paggamit at kung paano makakakuha ang iyong mga tumatawag ng pinakamaraming benepisyo mula sa iyong pasadyang awtomatikong menu ng dumadalo.
Dapat kang magpasya kung aling mga tampok ang gagamitin at kung paano ipatupad nang tama ang mga ito. Hindi mo nais na gumamit ng isang tampok mula sa iyong kumpanya ng telepono na makagambala sa system ng telepono.
Narito ang isang mabilis na rundown ng ilang mga karaniwang tampok at kung paano isama ang mga ito:
Voicemail
Kung ang alinman sa iyong mga tauhan ay abala sa telepono, ang kanilang voicemail ay magdadala ng mensahe. Ang bawat extension ng telepono ay dapat magkaroon ng sarili nitong mail mailbox na may sariling personal na pagbati.
Mahalaga na huwag paganahin ang serbisyo ng voicemail mula sa iyong kumpanya ng telepono kapag ginamit mo ang tampok na voicemail sa iyong system ng telepono.
Paglilipat ng mga Tawag
Kung mayroon kang mga tauhan sa mga malalayong lokasyon, baka gusto mong payagan ang mga tumatawag na nagdayal sa kanilang extension na ilipat sa kanilang mga cell phone.
Ang isang mahusay na system ng telepono ay dapat na hawakan ang iba't ibang mga uri ng mga tampok sa paglipat na ibinibigay ng iyong kumpanya ng telepono, tulad ng three-way calling o transfer at release, na isang tampok na kilala bilang Centerx.
Kung wala kang anumang kakayahan sa paglipat sa iyong kumpanya ng telepono, kung gayon ang isang disenteng sistema ng telepono ay dapat pa ring maglipat ng mga tumatawag sa ibang numero sa pamamagitan ng pag-tap sa tawag sa pamamagitan ng dalawang linya ng telepono.
Panghuli, Patunayan ang Iyong Sistema ng Telepono Gumagawa ng Mahusay na Unang Impresyon
Panghuli, kapag na-set up mo ang iyong awtomatikong system, at nakumpleto mo ang programa, tawagan ang iyong numero ng telepono at pakinggan ang pagbati ng iyong kumpanya. Subukan ang bawat pagpipilian sa menu upang matiyak na gumagana ang lahat ayon sa iyong nilalayon.
Hindi mo nais ang iyong mga tumatawag na tumakbo sa isang bagay na kakaiba. Maaari mo itong mahuli at iwasto bago makahanap ng mali ang iyong mga tumatawag na naiirita sa kanila.
Tandaan, ang system ng iyong telepono ang unang bagay na naranasan ng iyong mga customer at kliyente kapag tinawag ka nila. Kaya gumawa ng isang mahusay na unang impression.
© 2015 Glenn Stok