5 Mga paraan ng isang may-ari ng negosyo ay maaaring mabawasan ang mga gastos

Limang mga tip at trick para sa pagbabawas ng mga gastos (para sa mga may-ari ng negosyo)

Marten Bjork sa pamamagitan ng Unsplash.com

Sa ekonomiya na ito, ang mga CEO ay naghahanap upang makamit ang dalawang bagay: dagdagan ang kita at bawasan ang mga gastos. Matagumpay na namamahala sa dalawang lugar na ito, kita at gastos, gumagawa ng mas mataas na kita. Ang pamamahala lamang ng isa at pagwawalang-bahala sa iba pa ay madalas na nangangahulugang pananakit ng ulo at stress, at sa ilang mga kaso pagsara ng mga pintuan.

Madali para sa mga CEO at may-ari ng negosyo na mag-focus sa pagtaas ng kita. Ang pagdaragdag ng kita ay nangangahulugang pagtatrabaho sa mga gawain na kritikal sa misyon, o sa madaling salita, pagtatrabaho sa mga gawain na "ang negosyo": ibig sabihin, pagbuo ng mas mahusay na widget, pagbebenta ng malalaking account, at paghahanap o pagdaragdag ng gilid ng kompetisyon.

Para sa marami, ang pagkontrol at pagbawas ng mga gastos ay isang hindi naisip, kung minsan ay nakakagambala. Ang mga gastos na direktang nauugnay sa kita ay karaniwang sinusubaybayan nang napakalapit. Kasama rito ang gastos ng mga materyales, benta, at paggawa. Gayunpaman, ang ilang mga gastos na nauugnay sa "pagpapatakbo ng negosyo" tulad ng mga pagpapaandar sa accounting (hal, payroll, A / P, A / R), pamamahala ng mapagkukunan ng tao, at pamamahala ng mga tala ay maaaring madaling balewalain.

Ang hindi pagkontrol o pagsubaybay sa mga di-tuwirang gastos ay karaniwang humahantong sa isang snowball ng mga problema, tulad ng pagtaas ng basura, peligro ng pandaraya, napalaking gastos sa paggawa, at mas mataas na gastos sa oportunidad. Narito ang limang paraan ng isang CEO o may-ari ng negosyo na mas mahusay na pamahalaan at mabawasan ang kanilang mga hindi direktang gastos.

1. Mag-apply ng isang "Paraan" sa Kabaliwan

Ang isa sa mga unang bagay na dapat gawin upang makontrol ang isang aktibidad na ginaganap o ang iyong negosyo ay ang paglalapat ng isang pamamaraan o system sa aktibidad na iyon. Halimbawa, sa halip na pag-shuffle lamang sa pamamagitan ng isang random, hindi organisadong stack ng mga papel sa bawat oras na naghahanap ka para sa isang tukoy na bagay, maaari mong pag-uri-uriin ang mga papel ayon sa paksa ayon sa paksa. Ang paggawa nito ay nagbibigay-daan sa iyo upang mas mabilis na mahanap kung ano ang iyong hinahanap para sa bawat oras na na-access mo ang stack ng mga papel.

Ang paglalapat ng isang sistema ng alpabeto ang mga papel ay nangangahulugang maaari kang makahanap ng mga bagay sa loob ng ilang segundo kaysa sa minuto. I-multiply ang pagtitipid sa bawat oras na maghanap ka ng isang bagay, at pagkatapos ay kalkulahin ang halaga ng iyong oras, at sinisimulan mong makita na ang isang bagay na kasing simple ng mga alpabeto na papel ay makakatipid sa iyo ng pera.

Ang mga papeles sa alpabeto ay isang halimbawa lamang na maaaring maiugnay ng bawat isa na naglalarawan sa mga kahusayan ng pag-atake sa isang trabaho nang walang proseso sa lugar na makakatulong na mapabilis ang pagpapaandar ng trabaho.

Ang paglalapat ng isang karaniwang pamamaraan sa isang aktibidad sa negosyo ay tinatawag na "pamamahala ng proseso ng negosyo" o BPM. Gamit ang halimbawa sa itaas, ang mga papel ay hindi mahiwagang binabasang alpabeto ang kanilang sarili, kaya't kailangang ilagay ang isang proseso upang matiyak na ang mga papel ay nakaimbak sa kanilang alpabetikong estado.

2. Pag-aautomat

Ang pag-automate ng isang proseso ay maaaring maging isa sa pinakamabilis na paraan ng pagbawas ng mga gastos. Tama yan, gastos. Kung nagawa nang maayos, maaaring mabawasan ng automation higit pa sa mga gastos sa paggawa. Maaari ring mabawasan ng automation ang mga gastos sa pag-aayos ng depekto sa pamamagitan ng pag-alis ng error ng tao (at iba pang mga variable) mula sa isang proseso. Makakatulong din ang automation na mailantad ang basura at mas mahusay na magamit ang mga mapagkukunan.

Upang linawin ang punto tungkol sa pagbabawas ng mga gastos sa paggawa — ang pag-aautomat ay hindi nangangahulugang makakagawa ka ng isang malakihang pagbawas sa lakas. Nangangahulugan ito na ang iyong mga empleyado ay magagawang itutuon ang kanilang mga pagsisikap nang mas tumpak at makagawa ng mas maraming trabaho sa mas kaunting oras.

Ang automation ay hindi nangangahulugang pagpapatupad ng mga robot o paggastos ng napakalaking halaga ng kapital sa malalaking kumplikadong mga computer system. Ang pagpapatupad ng isang awtomatikong proseso ay maaaring maging kasing simple ng pagbuo ng isang macro sa isang spreadsheet ng Excel, o maaari itong maging kasing kumplikado ng pagpapatupad ng isang ganap na bagong platform ng imaging dokumento. Sa alinmang kaso, katulad ng paglalapat ng isang "pamamaraan sa kabaliwan," dapat mong makilala kung saan ang oras at / o mga materyales ay nai-save at isalin iyon sa dolyar.

3. Teknolohiya

Ang teknolohiya ay ang paraan sa pag-aautomat ngunit hindi dapat malito sa pag-aautomat. Tulad ng nakasaad sa itaas, ang pag-aautomat ay maaaring maging kasing simple ng paggamit ng Excel upang makalkula ang paggamit ng mga materyales o isang Access database upang magpatupad ng isang simpleng sistema ng pagsubaybay sa daloy ng trabaho. Pinapayagan ka ng teknolohiya na kumuha ng impormasyon sa isang sukat na hindi maaasahan sa isang manu-manong proseso.

Ang paggamit ng tamang teknolohiya para sa tamang trabaho ay dapat mapabuti ang kalidad, dagdagan ang bilis, at mabawasan ang basura. Ang teknolohiya ay hindi dapat limitado bilang ang makina lamang na nagdadala ng trabaho sa pamamagitan ng mga hakbang sa pagpapabuti ng proseso, maaari rin itong magamit upang ipakilala ang gawain sa system (hal., Pag-scan ng isang dokumento sa papel o pagtanggap ng isang email) at paglabas sa trabaho mula sa system (hal., pag-print ng katuparan o output ng data sa pagitan ng interface).

Ang tamang teknolohiya ay dapat gawing mas madali ang buhay para sa iyong mga empleyado at magsimulang mag-ipon ng mahalagang impormasyon sa kung gaano kahusay ang pagganap ng iyong kumpanya ng parehong core at administratibong proseso.

4. pagsubaybay

Ang impormasyon ay susi sa proseso ng pagpapabuti. Hindi mahalaga kung ang impormasyong iyon ay natipon sa pamamagitan ng isang awtomatikong proseso o kung ang impormasyong iyon ay naipon gamit ang teknolohiya. Ang mahalaga ay mayroon kang impormasyon sa iyong mga kamay, upang makilala mo ang mga pangunahing pattern at takbo upang matukoy ang trajectory ng gastos para sa iyong mga proseso. Bilang isang CEO, pamilyar ka na sa paggawa ng ganitong uri ng pagsubaybay sa data sa pananalapi, data ng merkado, at kapag binabasa ang mga pangunahing tagapagpahiwatig ng pagganap ng iyong pangunahing negosyo.

Ang impormasyon tungkol sa lahat ng mga proseso sa iyong negosyo ay dapat na magagamit sa lahat ng mga stakeholder sa iyong samahan. Pinapayagan nito ang mga stakeholder (ibig sabihin, mga manager ng opisina, mga manager ng pagbili, mga manager ng warehouse, atbp.) Na magsagawa ng parehong pagtatasa na gagawin mo para sa iyong negosyo sa kabuuan, ngunit sa antas na tumutugma sa kanilang lugar ng responsibilidad. Ngayon ang iyong mga stakeholder ay binibigyan ng kapangyarihan na gumawa ng matalinong mga pagpapasya sa makabuluhang pagbabago sa proseso. Maaari nilang makita ang mga benepisyo (o kakulangan nito) ng mga pagbabagong iyon, na nagsisimula sa proseso ng paghimok ng mga depekto at gastos sa proseso.

5. Pagmamay-ari

Ngayong mayroon nang impormasyon ang iyong mga stakeholder upang subaybayan ang kanilang mga proseso, magsisimula silang makaramdam ng higit na responsibilidad at pagmamay-ari, sa halip na pamamahala lamang ng status quo. Iproseso ang mga stakeholder na pakiramdam na nagbibigay ng kontribusyon sa kagalingan ng kumpanya na gumugol ng mas maraming oras na madiskarteng nag-iisip tungkol sa kung paano nila mai-save ang oras ng organisasyon, pera, at iba pang mga mapagkukunan; kaysa sa reaktibo na pamamahala ng mga krisis at mga sobrang gastos.

Minsan maaaring maging mahirap para sa isang CEO na talakayin ang ilang kontrol sa ilang mga proseso. Ilang beses mo nang sinabi, "Ang lahat ng paggasta na higit sa $ 1000 ay dapat na may pag-apruba," o "Dapat kong aprubahan ang lahat ng mga bagong kahilingan sa pag-upa"? Ang paggawa nito ay nagpapabagal ng liksi ng iyong kumpanya; pagpapaalam sa iyong mga tagapamahala na gawin ang kanilang mga trabaho, hinahayaan kang gawin ang iyo. Ang pagtanggal ng pagmamay-ari sa iyong mga tagapamahala ay mas madaling gawin kapag ang pamamaraan, teknolohiya, at pagsubaybay ay nasa lugar na.

Konklusyon

Mayroong palaging isang gastos sa pagbabago ng kung paano tumatakbo ang iyong negosyo (ibig sabihin, pagpapatupad ng isang pagbabago ng proseso). Ang anumang pagbabago sa proseso ay dapat na hindi bababa sa karapat-dapat sa isang mabilis na pagtatasa ng gastos / benepisyo. Kung mas malaki ang pagbabago, mas malalim ang pagtatasa. Ang pag-aralan ang pagbabago ng proseso ay maaaring maging isang kumplikadong pagsisikap. Ang pagsasaayos ng pagtipid sa gastos sa mga lugar tulad ng basura at kalidad ay maaaring maging mas mahirap kaysa sa mga natagpuan sa oras at mapagkukunan.

Ang pagpapatupad ng pamamaraan, pag-aautomat, teknolohiya, pagsubaybay, at pagmamay-ari ay naglalapit sa iyo upang makilala ang totoong gastos ng pagpapabuti sa pamamagitan ng pagbibigay sa iyo ng impormasyong kinakailangan upang magawa ang mga pagpapasyang iyon. Karaniwang tumatagal ng oras ang pagpapabuti ng proseso, at sa ilang mga kaso, ang gastos ng pagpapabuti ng proseso ay na-load sa harap ng proyekto. Huwag kalimutan ang pangmatagalang mga layunin at talikuran ang isang proyekto sa pagpapabuti ng proseso sa lalong madaling panahon.

Ang mga paraan ng pamamahala ng mga gastos ay nasubok nang oras. Maraming mga pamamaraan sa merkado na maaari mong ipatupad pati na rin mga solusyon sa software / hardware na magbibigay sa iyo ng impormasyong kinakailangan upang mas mabisang patakbuhin ang iyong negosyo. Bilang CEO, ikaw ang bahala upang simulan ang proseso ng pagbabago.