Talaan ng mga Nilalaman:
- Paano Pangasiwaan ang Email nang Mabisa sa Trabaho
- 1. Palaging tandaan na ang mga email ay permanenteng talaan.
- 2. Huwag kailanman iwan ang iyong email nang walang nag-aalaga.
- 3. Maging malinaw tungkol sa mga patakaran ng iyong samahan tungkol sa paggamit, pag-iimbak, at pagsubaybay sa email sa lugar ng trabaho.
- 4. Itigil ang pag-sign up para sa mga subscription sa email na hindi mo pa nababasa.
- 5. Gumamit ng email nang mas madalas.
- Paalala: Huwag maging masyadong umaasa sa email!
Hindi ba magiging maganda kung ang iyong Inbox ay maaaring magmukhang pile ng papel sa kanan, hindi ang nasa kaliwa? Narito kung paano simulan ang pag-uuri sa iyong email.
Paano Pangasiwaan ang Email nang Mabisa sa Trabaho
Sa palagay mo ba nakakuha ka ng napakaraming email sa trabaho? Iilibot mo ba ang iyong mga mata at bumuntong hininga kapag binuksan mo ang iyong email account at nakakahanap ng daan-daang mga mensahe na naghihintay na buksan, mai-scan, matanggal, o makitungo?
Ang ilang mga araw nararamdaman na ito ay tumatagal ng mas maraming oras upang dumalo sa mga gawain sa email kaysa sa aktwal na natapos ang anumang trabaho. Hindi inilaan ang email upang gawing mas busy ang aming mga araw ng trabaho. Ang email ay binuo bilang isang paraan upang mapabilis ang paghahatid ng mahahalagang mensahe at mabawasan ang labis na basura sa papel. Ngunit ang totoo ang teknolohiya ng email ay hindi isang panlunas sa gamot para sa pagpapabuti ng kahusayan ng iyong mga komunikasyon sa negosyo. Bakit? Dahil tulad ng lahat ng mga teknolohiya, ang email ay ganap na nakasalalay sa kung paano mo pipiliin na gamitin ito upang matugunan ang iyong mga pangangailangan. Nalalapat ang kasabihang "basura sa, basura" sa kung paano mo ginagamit (o inaabuso) ang iyong mga email account sa trabaho.
Sa kanyang librong Pamamahala ng Iyong E-mail: Pag-iisip sa Labas ng Inbox, ang dalubhasa sa komunikasyon na si Christina Cavanagh ay nagbibigay ng mga tip sa kung paano:
- Mabisang kontrolin at salain kung ano ang napupunta sa iyong Inbox
- Kilalanin at pamahalaan ang mga hindi gaanong mahalaga at mababang halaga ng mga mensahe na lumilikha ng kalat sa iyong Inbox
- Maunawaan at pamahalaan ang mga problemang sanhi ng pag-email sa pangkat at mga listahan ng pamamahagi
Nag-aalok din ang libro ng mga kapaki-pakinabang na tip at mungkahi para sa kung paano maiiwasan ang mga ligal na problema na sanhi ng hindi naaangkop na paggamit ng email sa lugar ng trabaho. Narito ang ilang mga simpleng paalala upang matulungan kang makaiwas sa mga karaniwang pitfalls sa email.
1. Palaging tandaan na ang mga email ay permanenteng talaan.
Walang kagaya ng tinanggal na elektronikong mail. Kahit na ang isang email ay maaaring lilitaw na aalisin sa iyong system, wala kang paraan upang malaman kung ang iyong mensahe ay tinanggal ng tatanggap. Sa katunayan, sa sandaling magpadala ka ng isang email, walang paraan upang malaman kung ano ang mangyayari dito. Maaari itong ipasa, makopya, o mai-save bilang isang pagkuha ng screen. Gumamit lamang ng email sa trabaho para sa propesyonal at lehitimong mga mensahe. Palaging iwasan ang pagsasama ng anumang impormasyon sa iyong mga email na nauugnay sa trabaho na hindi mo nais na kilalanin ng publiko o suriin ng iyong mga superbisor.
2. Huwag kailanman iwan ang iyong email nang walang nag-aalaga.
Palaging protektahan ang iyong email account sa mga password at siguraduhin na ang iyong mga programa sa email ay hindi naiwan na buksan sa iyong laptop o desktop computer. Sinabi ni Cavanagh na kung may ibang mag-access sa iyong email account upang magpadala ng nakakasakit, potensyal na iligal, o nakakapinsalang impormasyon sa iyong ngalan, maaaring napakahirap patunayan na hindi ikaw ang may-akda ng mensaheng iyon.
3. Maging malinaw tungkol sa mga patakaran ng iyong samahan tungkol sa paggamit, pag-iimbak, at pagsubaybay sa email sa lugar ng trabaho.
Gumamit ng mga banner sa dulo ng mga email upang abisuhan ang mga gumagamit (parehong nagpadala at tatanggap) ng kanilang mga ligal na karapatan at responsibilidad patungkol sa mga paghahatid ng email. Maaaring gamitin ang mga banner upang maabisuhan ang mga gumagamit ng email kung at kung paano susubaybayan ang kanilang mga paghahatid sa email. Ang isang sipi mula sa Pamamahala ng Iyong Email ay nagbibigay ng mga sample na salita para sa isang banner na aabisuhan ang mga gumagamit ng network ng email ng pamahalaan tungkol sa mga limitasyon sa privacy:
Sa susunod na magpadala ka o makatanggap ng isang email mula sa isang korporasyon o katawan ng gobyerno, tingnan nang mabuti at tingnan kung gumagamit sila ng isang pagsisiwalat na banner sa kanilang mga email.
Iyon ba ang libreng e-book na nakuha mo para sa pag-sign up para sa isang e-newsletter na talagang nagkakahalaga ng sobrang kalat sa iyong Inbox?
4. Itigil ang pag-sign up para sa mga subscription sa email na hindi mo pa nababasa.
Minsan ay nagkaroon ako ng isang sobrang email account na katulad nito. Patuloy kong ipinagpaliban ang pakikitungo sa mga email at sa gayon ay patuloy lamang silang pagtambak. Napagpasyahan ko na lang na isara na lang ang buong account. Naayos ko ito upang mabasa ang e-newsletter, mga feed at iba pang mga libreng subscription, ngunit wala akong oras upang basahin ang lahat ng mga libreng e-letra na pinirmahan ko.
5. Gumamit ng email nang mas madalas.
Ang pagkontrol sa bilang ng mga email na nabuo mo ay makakatulong makontrol ang dami ng email na nakuha mo bilang kapalit.
Kung nais mong bawasan ang dami ng junk email at walang silbi na impormasyong natanggap mo, alalahanin kung gaano karaming email ang ipinadala mo sa ibang mga tao. Sinabi ni Cavanagh na kung ano ang pinaka gusto natin tungkol sa email ay ang bagay din na pinaka-kinamumuhian natin dito. Sinabi niya, "Gustung-gusto namin ito dahil maaari kaming magpadala ng parehong mensahe sa maraming tao na may isang solong keystroke; kinamumuhian natin ito dahil napakarami nating nakuha sa mga mensaheng ito."
Mula sa paggamit ng tampok na "reply all" sa halip na maglaan ng oras upang pumili ng mga naaangkop na tatanggap, hanggang sa pagpapasa ng mga "inspirational o nakakatawang" chain letter, karamihan sa atin ay nakikibahagi sa mga hindi magagandang kasanayan sa email na nagpapabagal sa amin at sa aming mga katrabaho. Subukang gumamit ng ilang magagandang ugali sa email tulad ng mga ito:
- Panatilihing maikli ang iyong mga mensahe at sa puntong ito.
- Panatilihing napapanahon ang iyong mga listahan ng pamamahagi at alisin ang mga tatanggap ng email na hindi na bahagi ng isang kagawaran o aktibong kasangkot sa isang nakabahaging proyekto.
- Huwag gamitin ang mga listahan ng pamamahagi ng iyong samahan upang itaguyod ang mga personal na proyekto o ang susunod na pangangalap ng pondo ng iyong anak. Ibahagi ang mga ganitong uri ng mga paunawa sa tanghalian o isang karaniwang pin board.
Ano sa tingin mo? Ano ang iyong pinakamalaking alagang hayop sa alaga tungkol sa pamamahala ng iyong email? Ibahagi ang iyong mga saloobin sa mga komento.
Paalala: Huwag maging masyadong umaasa sa email!
Hindi mahalaga kung gaano ka naging mahusay sa pamamahala ng iyong email at maiiwasan ang pagkuha ng iyong araw ng trabaho, kung minsan ang isang personal na tawag sa telepono ay ang pinakamahusay na paraan upang harapin ang isang sitwasyon. Ngunit kung ang pag-iisip na kunin ang telepono at makipag-usap sa isang tunay na tao ay kinakabahan ka, magpahinga, nasa mabuting kumpanya ka. Maraming mga tao ang mas pipiliin na magpadala ng isang teksto o isang email kaysa makipag-usap sa telepono. Ang isang online na artikulo sa The Science of Us ay nag- aalok ng ilang mga tip at pananaw mula sa mga psychologist kung bakit ang ilan sa atin ay natatakot na tumawag sa telepono at kung ano ang maaari nating gawin upang mawala ang takot na iyon.
- Ipinaliwanag ng mga Psychologist ang Pagkabalisa ng Iyong Telepono at Paano Ito Makukuha
Tip sa Pag-email sa Bonus: Kung ang isa sa mga bagay na nagpapabaliw sa iyo sa paggamit ng email ay ang katunayan na ang mga tao ay tumagal ng tuluyan upang tumugon sa iyong mga mensahe, marahil oras na upang suriin ang dulo ng buntot ng iyong mensahe. Tinatapos mo ba ang iyong email message sa isang tukoy, malinaw na call to action o ang iyong pag-sign-off ay masyadong wishy-washy?
Sa halip na isara ang isang mahabang mensahe sa, "Ano ang palagay mo tungkol sa planong ito?" subukang magtanong ng mas tiyak na tanong. Maaari mong subukang tanungin, "Alin sa limang puntos na nakalista ko sa tingin mo dapat naming ipatupad kaagad?" Humihiling ka ng isang tukoy na tanong na nauugnay sa mga puntos na iyong ginawa sa iyong email at lumilikha ka ng isang pakiramdam ng pagka-madali sa pamamagitan ng pagtatanong kung aling mga item ang nangangailangan ng pinaka-pansin ngayon.
© 2013 Sally Hayes