Paghahanda bilang isang susi sa tagumpay

Pixabay

Ang paghahanda ay maaaring mukhang mapurol at gumugol ng oras kapag ang talagang nais mong gawin ay sumisid sa isang proyekto at magsimulang pakiramdam na may nagawa ka. Lalo na kung masikip ang mga deadline. Ngunit ang isang onsa ng pag-iwas ay maaaring makapagpagaan ng isang libra ng interbensyon. Ang paggugol ng ilang oras sa simula ng isang proyekto na maging maayos at pagma-map ng isang plano ay maaaring makatipid ng isang toneladang nasayang na oras sa paglaon sa muling paggawa ng trabaho o mga tumutulong sa twiddling thumbs dahil hindi mo alam kung anong trabaho ang ibibigay sa kanila sa susunod. Bilang karagdagan, ang paglalaan ng oras upang sundin ang wastong mga pamamaraan ay maaaring maiwasan ang mga problema mula sa pag-usbong sa paglaon ng nasayang na oras, iharap ang kumpanya nang hindi maganda sa mga kliyente at ilagay ang hindi kinakailangang stress at pagkabalisa sa mga katrabaho.

Ginagawa ang Tumalon mula sa Manggagawa hanggang sa Tagapamahala

Sa pagsulong natin sa hagdan ng corporate na responsibilidad, maaari nating makita ang ating sarili na lumilipat mula sa isang tungkulin ng bee ng manggagawa patungo sa isang pamamahala, kahit na hindi kasama sa aming pamagat sa trabaho ang salita. Ang trabaho ng isang manggagawa na pukyutan ay sundin ang mga order at lagyan ng tsek ang mga bagay mula sa kasabihan na "To Do" na listahan nang mas mabilis hangga't maaari. Ngunit kapag lumipat ka sa isang tungkulin sa pangangasiwa, ang malalim na naka-embed na ideya ng 'kailangang matapos ito' ay maaaring hadlangan ang iyong kakayahang pamahalaan.

Ang mga manager ay kailangang tumagal ng isang hakbang pabalik mula sa pagmamadali at pagmamadali at alamin na gumugol ng oras sa paghahanda, pagdelegado at pakikipag-usap. Mula sa mindset ng bee ng manggagawa, ang mga bagay na iyon ay tila hindi madaling unawain at maaaring mag-iwan sa iyo ng pakiramdam na wala kang 'nagawa' kahit ano. Ngunit ang pagwawalang-bahala sa mga kinakailangan sa papel na iyon ay maaaring mangahulugan na ang mga pinamamahalaan mo ay hindi talagang gumawa ng kahit ano, sapagkat hindi ka pa naglalaan ng oras upang sabihin sa kanila kung ano ang kailangang gawin, o hindi ka pa kumuha ng sapat na oras upang matiyak na naiintindihan nila ang hinihiling mo para sa Mahalaga rin para sa mga tagapamahala na isaalang-alang ang mga pangangailangan ng bawat indibidwal na manggagawa at maiakma ang kanilang estilo ng komunikasyon at tagubilin sa mga pangangailangan ng manggagawa na iyon upang ma-maximize ang kanilang potensyal.

Kaalaman ay kapangyarihan

Isa sa mga pinakamahusay na pamamaraan upang maghanda para sa mga kaganapan sa hinaharap ay upang idokumento ang mga kasalukuyan. Kaalaman ay kapangyarihan. Tumatagal ng ilang oras ngayon upang idokumento ang sunud-sunod na kung ano ang iyong nagawa lamang upang ayusin ang isang problema o mai-configure ang isang tampok na tampok, na sa susunod na kailangang gawin ang parehong bagay, maaari mong italaga ang gawaing iyon sa ibang tao, dahil lahat ka ang kailangang gawin ay ituro ang mga ito sa artikulong binabaybay, sunud-sunod, kung ano ang kailangan nilang gawin. Tumatagal ng isang oras ngayon upang idokumento ang isang proseso na mauulit, makakatipid sa iyo ng dalawang oras sa loob ng 3 buwan at muli sa loob ng 6 na buwan at muli at paulit-ulit, sa tuwing hindi mo na kailangang muling alamin ang proseso at pagkatapos ay gawin ito o turuan mo ito sa iba. Huwag muling likhain ang gulong, idokumento ang imbensyon at pagkatapos ay hayaang may ibang gumawa nito.

Pagpaplano ng Proyekto na Panatilihing Nakatuon

Ang pagtingin sa saklaw ng isang buong proyekto ay maaaring maging nakakatakot, kahit na pababa sa kanan. Kapag ang isang proyekto ay nasira sa maliliit na bahagi at tukoy na mga gawain, madali itong mag-focus sa bawat maliit na gawain at lumipat mula sa isa hanggang sa susunod na may kahusayan. Ang pagpaplano ng isang proyekto at pagkilala sa mga gawain at deadline ay isang pangunahing hakbang sa paghahanda para sa gawaing hinaharap. Maaaring malaman ang prosesong ito. Maaari mong malaman kung paano ayusin ang iyong sarili at ang iyong trabaho at sa paggawa nito, makakakuha ka ng mas maraming trabaho sa mas kaunting oras na may mas kaunting stress. Kapag nahaharap sa isang bagong proyekto, ang unang bagay na makikilala ay ang deadline. Susunod, sirain ang proyekto sa mga pangunahing tematikong tipak ng trabaho. Ito ang iyong magiging mga milyahe. Tantyahin ang mga deadline para sa bawat milyahe upang matugunan mo ang iyong panghuli na deadline. Kung gumagamit ka ng Planner, isang tagapag-ayos ng istilong Kanban,ang mga Milestones na iyon ay magiging iyong mga haligi o timba. Pagkatapos, kunin ang bawat Milestone at masira pa ito sa mga gawaing kinakailangan upang makamit ang milyahe na iyon. Ayusin ang mga gawaing iyon nang magkakasunod, at voila, mayroon kang isang plano sa proyekto upang mapanatili kang nasa punto.

Pang-araw-araw at Lingguhang Paghahanda

Marahil ang iyong trabaho ay hindi batay sa proyekto o sumasaklaw sa maraming mga proyekto. Pang-araw-araw at lingguhang paghahanda pagkatapos ay magiging susi sa pagpapanatili ng pokus at pagkamit ng mga layunin. Sa pagsisimula ng bawat araw, huwag lamang tumalon sa unang email na nakikita mo at magsimulang tumugon. Simulan ang bawat araw na may paghahanda.

• Panatilihin ang isang listahan ng gawain, kasama ang isang kalendaryo
• Suriin ang mayroon nang mga gawain
• Suriin ang lahat ng mga bagong komunikasyon at magdagdag ng mga item sa listahan ng gawain. Kung ang mga ito ay tukoy sa petsa, tulad ng isang pagpupulong, magdagdag ng isang sanggunian sa mga gawaing iyon sa kalendaryo.
• Unahin ang listahan ng gawain
• Gamit ang kalendaryo at listahan ng gawain, Kilalanin ang mga gawaing inaasahan mong naisagawa sa pagtatapos ng araw
• Magsimulang magtrabaho ngayon.

Tuwing Lunes, suriin ang listahan ng gawain at kalendaryo upang makakuha ng ideya kung ano ang magiging hitsura ng iyong linggo. I-block ang anumang kinakailangang malalaking tipak ng oras para sa mga pagpupulong o malalaking gawain.

Pangunahing puntos

• Mahalaga ang paghahanda, hindi opsyonal
• Ang pagiging handa ay nagdaragdag ng kahusayan, nakakatipid ng oras at pera
• Ang kabiguang maging handa ay naglalagay sa peligro ng kasiyahan ng customer
• Ang kakulangan sa paghahanda ay nagdaragdag ng stress ng empleyado, pagkabalisa, pagliban, at nasunog.
• Maghanda sa pamamagitan ng pamamahala ng mga listahan ng gawain at mga proseso ng pagdodokumento.