Talaan ng mga Nilalaman:
- Ano ang isang Plano sa Komunikasyon?
- Hakbang 1. Alamin ang Iyong Madla
- Hakbang 2. Ano ang Iyong Mensahe?
- Hakbang 3. Ano ang Pakay ng Iyong Mensahe?
- Hakbang 4. Ano ang Paraan ng Paghahatid?
- Hakbang 5. Kailan Ang Pinakamagandang Oras upang Makipag-usap?
- Hakbang 6. Ihatid ang Iyong Plano!
Salitang collage ng salita
catherinecronin sa pamamagitan ng Flickr Creative Commons
Kung nakaranas ka man ng paglaban sa harap ng pagbabago sa trabaho, ang isang mahusay na plano sa komunikasyon ay maaaring makatulong na suportahan ang iyong pagkukusa sa pamamahala ng pagbabago. Hindi lamang makakatulong ang isang mahusay na plano sa komunikasyon na matiyak na mapanatili mong alam ang lahat ng iyong mga stakeholder, ngunit makakatulong din ito sa iyong samahan na makakuha ng suporta para sa isang proyekto o pagbabago sa organisasyon.
Ano ang isang Plano sa Komunikasyon?
Ang isang plano sa komunikasyon ay makakatulong sa iyo na ayusin kung ano ang mahalagang sabihin sa lahat ng iyong mga stakeholder, kung ano ang mensahe na nais mong makipag-usap, kung paano ito sabihin, at kailan mo ito sasabihin. Dapat masakop ng isang plano sa komunikasyon ang malalaking 5 katanungan - Sino? Ano? Bakit? Paano? Kailan?
Magsimula sa pamamagitan ng paggawa ng isang simpleng matrix, tulad nito sa ibaba, upang makatulong na mapanatili ang iyong plano na maayos at maaari mong punan habang naglalakad ka sa bawat isa sa mga hakbang sa ibaba.
| Madla | Mensahe (Ano) | Layunin (Bakit) | Paraan (Paano) | Target (Kailan) |
|---|---|---|---|---|
|
Panloob na mga stakeholder |
||||
|
Mga Panlabas na stakeholder |
||||
Suriin ang mga madaling hakbang sa ibaba upang matulungan kang makapagsimula sa pagbuo ng isang matagumpay na plano sa komunikasyon para sa iyong negosyo.
Hakbang 1. Alamin ang Iyong Madla
Ang pinakamadaling lugar upang simulang buuin ang iyong plano sa komunikasyon ay sa pamamagitan ng pagkilala sa iyong madla. Kung kinakailangan ka ng iyong proyekto na mapanatili ang kaalaman ng mga tao sa loob at labas ng iyong samahan at napapanahon, magsimula sa pamamagitan ng paggawa ng isang listahan ng panloob kumpara sa panlabas na mga stakeholder.
Ang ilang mga halimbawa ng panloob kumpara sa panlabas na mga stakeholder
| Mga Halimbawa ng Panloob na Stakeholder: | Mga Panlabas na Halimbawa ng Stakeholder: |
|---|---|
|
Pamumuno sa antas ng ehekutibo |
Executive sponsors ng proyekto |
|
Mga tagapamahala ng kagawaran |
Mga may-ari ng negosyo |
|
Mga empleyado sa harap na linya |
Mga customer sa harap na linya |
Kapag mayroon kang isang listahan ng lahat ng iyong panloob at panlabas na mga stakeholder, maaaring makatulong na gumawa ng isang tala sa ilalim ng bawat isa na sumasagot sa mga sumusunod na katanungan:
- Ano ang nalalaman nila?
- Ano ang kailangan nilang malaman?
- Aling mga pangkat ang may mas mataas na priyoridad kaysa sa iba?
- Kailangan ba ng iba't ibang mga mensahe ang iba't ibang mga mensahe?
Kapag nasagot mo na ang mga pangunahing tanong tungkol sa bawat segment ng madla, oras na upang matukoy kung ano ang dapat makipag-usap sa bawat isa sa kanila.
Ang iyong matrix ng komunikasyon ay dapat na kumpletuhin ang haligi ng madla:
| Madla | Mensahe (Ano) | Layunin (Bakit) | Paraan (Paano) | Target (Kailan) |
|---|---|---|---|---|
|
Panloob na mga stakeholder |
||||
|
Executive Leadership |
||||
|
Mga manager |
||||
|
Mga empleyado |
||||
|
Mga Panlabas na stakeholder |
||||
|
Mga sponsor ng ehekutibo |
||||
|
Mga nagmamay-ari |
||||
|
Mga customer sa unahan |
Hakbang 2. Ano ang Iyong Mensahe?
Sa pag-iisip tungkol sa kung anong mensahe ang kailangan mong maiparating sa iyong tagapakinig, simpleng isipin ang tungkol sa pagsagot sa tanong na "ano?" Ang layunin ng mensahe at kung paano ito maihahatid ay darating mamaya.
Gamitin ang sumusunod na checklist upang makatulong na matukoy kung ano ang dapat malaman ng iyong madla:
- Ano ang kasalukuyang nalalaman ng iyong target na madla? (kilalanin ito para sa listahan ng bawat segment ng madla na iyong ginawa sa hakbang 1).
- Ano ang kailangan nilang malaman?
- Ano ang hindi nila kailangang malaman?
- Anong tono ng boses ang kakailanganin mong gawin sa bawat madla? (Maaari kang kumuha ng isang propesyonal, prangka na diskarte sa mga komunikasyon ng ehekutibo habang ang iyong mga komunikasyon nang direkta sa mga customer ay maaaring kailanganing maging mas masigla at nasasalat)
- Ano ang mga alalahanin ng iyong madla? Tiyaking matutugunan ng iyong mga mensahe para sa bawat madla ang kanilang natatangi at indibidwal na mga katanungan at alalahanin. Tandaan, ang mga katanungan ng isang panloob na empleyado tungkol sa isang proyekto o pagbabago ay maaaring maging ganap na naiiba mula sa mga pinag-aalala ng isang tagapagpaganap na tagapag-alaga.
Kapag nasagot mo na ang mga katanungang iyon, punan ang haligi ng 2 nd ng iyong matrix:
| Madla | Mensahe (Ano) | Layunin (Bakit) | Paraan (Paano) | Target (Kailan) |
|---|---|---|---|---|
|
Panloob na mga stakeholder |
||||
|
Executive Leadership |
Ang halaga ng negosyo ng pagbabago. |
|||
|
Mga manager |
Ano ang kailangang malaman ng iyong koponan tungkol sa pagbabago. |
|||
|
Mga empleyado |
Paano makakaapekto ang pagbabago sa iyong pang-araw-araw na trabaho. |
|||
|
Mga Panlabas na stakeholder |
||||
|
Mga sponsor ng ehekutibo |
Mga pakinabang ng pagbabago para sa samahan. |
|||
|
Mga nagmamay-ari |
Paano makakaapekto ang pagbabago sa iyong pangunahin. |
|||
|
Mga customer sa unahan |
Paano makakaapekto ang pagbabago sa iyong pang-araw-araw na trabaho. |
Hakbang 3. Ano ang Pakay ng Iyong Mensahe?
Sa hakbang na ito, sagutin ang tanong na "bakit?" Bakit kinakailangang iparating ang bawat mensahe (Ano) sa bawat isa sa iyong mga tagapakinig? Ang pagsagot sa katanungang ito ay makakatulong sa iyo na maunawaan kung bakit mahalagang iparating ang bawat piraso ng impormasyon sa iyong mga empleyado at customer at ang halagang ihahatid ng impormasyong iyon sa iyong negosyo at halaga ng iyong customer.
Ang ilang mga karaniwang kadahilanan para sa pakikipag-usap ng mga pangunahing mensahe sa mga stakeholder:
- Upang madagdagan ang pag-unawa sa paligid ng pagbabago at ang proyekto
- Upang mai-highlight ang mga pakinabang ng proyekto o ang pagbabago
- Upang tawagan ang mga positibong epekto sa ilalim na linya ng samahan
- Upang ipaalam sa madla ang anumang mga kasanayan o impormasyon na kakailanganin nilang malaman bilang paghahanda
- Upang matulungan ang iyong madla na maunawaan kung paano ito makakaapekto sa kanila
Tandaan, subukang sagutin ang "Ano ang Para sa Akin?" kapag kinikilala ang layunin ng bawat komunikasyon upang matiyak na mayroon kang lahat ng iyong mga madla na may kaalaman.
Sa sandaling alam mo ang "kung ano ang sa loob nito" para sa bawat isa sa iyong mga parokyano, fill in ang 3 rd haligi ng iyong matrix:
| Madla | Mensahe (Ano) | Layunin (Bakit) | Paraan (Paano) | Target (Kailan) |
|---|---|---|---|---|
|
Panloob na mga stakeholder |
||||
|
Executive Leadership |
Ang halaga ng negosyo ng pagbabago. |
Upang ipaalam ang halaga sa pananalapi at kostumer. |
||
|
Mga manager |
Ano ang kailangang malaman ng iyong koponan tungkol sa pagbabago. |
Upang ihanda ang mga koponan para sa pagbabago bago ito mangyari. |
||
|
Mga empleyado |
Paano makakaapekto ang pagbabago sa iyong pang-araw-araw na trabaho. |
Upang payagan ang mga empleyado na matuto ng mga kasanayan at araw-araw na mga pagbabago bago mangyari ang pagbabago. |
||
|
Mga Panlabas na stakeholder |
||||
|
Mga sponsor ng ehekutibo |
Mga pakinabang ng pagbabago para sa samahan. |
Upang ipaalam ang pagtipid sa gastos at mga benepisyo. |
||
|
Mga nagmamay-ari |
Paano makakaapekto ang pagbabago sa iyong pangunahin. |
Upang makakuha ng suporta para sa pagbabago sa pamamagitan ng pag-highlight ng epekto sa ilalim na linya. |
||
|
Mga customer sa unahan |
Paano makakaapekto ang pagbabago sa iyong pang-araw-araw na trabaho. |
Upang ihanda ang mga customer para sa mga pagbabago; i-highlight ang mga benepisyo. |
Mobile social media
jasonahowie sa pamamagitan ng Flickr Creative Commons
Hakbang 4. Ano ang Paraan ng Paghahatid?
Ngayon na alam mo kung kanino ka nakikipag-usap, kung ano ang iyong sasabihin, at kung bakit mo ito sasabihin, kailangan mong matukoy ang pinakamahusay na paraan upang maihatid ang mensahe. Nakasalalay sa iyong samahan, maaaring maging kapaki-pakinabang na mapanatili ang isang "cheat sheet" ng lahat ng iba't ibang mga channel ng komunikasyon na magagamit.
Ang ilang mga karaniwang mga channel sa komunikasyon ay maaaring may kasamang:
- Mga komunikasyon sa email
- Ang mga nakasulat na komunikasyon ay naihatid sa pamamagitan ng koreo
- Mga paalala sa text message
- Mga mensahe sa social media
- Mga pagpupulong ng Town Hall
- Mixed media
- Paglabas ng press
- Mga Flyer o Poster
Tip
Habang maaaring maginhawa ang komunikasyon sa email, huwag mag-atubiling i-publish ang parehong mensahe gamit ang maraming mga channel. Walang pinsala sa pagpapadala ng isang paalalang paalala. Masyadong maraming komunikasyon ay mas mahusay kaysa sa hindi sapat.
Ngayon, maaari mong punan ang ika- 4 na haligi ng iyong matrix:
| Madla | Mensahe (Ano) | Layunin (Bakit) | Paraan (Paano) |
|---|---|---|---|
|
Panloob na mga stakeholder |
|||
|
· Pamumuno ng Ehekutibo |
Ang halaga ng negosyo ng pagbabago. |
Upang ipaalam ang halaga sa pananalapi at kostumer. |
Komunikasyon sa email |
|
· Mga Tagapamahala |
Ano ang kailangang malaman ng iyong koponan tungkol sa pagbabago. |
Upang ihanda ang mga koponan para sa pagbabago bago ito mangyari. |
Komunikasyon sa email |
|
Mga empleyado |
Paano makakaapekto ang pagbabago sa iyong pang-araw-araw na trabaho. |
Upang payagan ang mga empleyado na matuto ng mga kasanayan at araw-araw na mga pagbabago bago mangyari ang pagbabago. |
Komunikasyon sa email, mga poster, flyer, bulwagan ng bayan |
|
Mga Panlabas na stakeholder |
|||
|
· Mga sponsor ng ehekutibo |
Mga pakinabang ng pagbabago para sa samahan. |
Upang ipaalam ang pagtipid sa gastos at mga benepisyo. |
Komunikasyon sa email |
|
· May-ari |
Paano makakaapekto ang pagbabago sa iyong pangunahin. |
Upang makakuha ng suporta para sa pagbabago sa pamamagitan ng pag-highlight ng epekto sa ilalim na linya. |
Nakasulat, na-mail na sulat |
|
· Mga customer sa unahan |
Paano makakaapekto ang pagbabago sa iyong pang-araw-araw na trabaho. |
Upang ihanda ang mga customer para sa mga pagbabago; i-highlight ang mga benepisyo. |
Nakasulat, na-mail sa Liham, paalala sa email |
Tandaan
Palaging magtalaga ng isang "may-ari" sa likod ng bawat item na ilista mo sa iyong haligi na "pamamaraan" hangga't maaari upang matiyak ang pananagutan na maihatid ang mga mensahe sa oras at tumpak.
Hakbang 5. Kailan Ang Pinakamagandang Oras upang Makipag-usap?
Halos kumpleto na ang iyong plano sa mga komunikasyon! Nakilala mo ang iyong madla, ang mensahe na nais mong iparating, ang layunin sa likod ng bawat mensahe, at kung paano mo ito maihahatid; ngayon kailangan mong malaman ang pinakamahusay na tiyempo upang maihatid ang mga mensaheng ito sa bawat isa sa iyong mga madla. Nasa ibaba ang ilang mga katanungan na maaari mong pag-isipan upang matulungan kang matukoy ang pinakamahusay na tiyempo para sa bawat mensahe.
- Sino ang kailangang maabisuhan muna?
- Kailan nagaganap ang pagbabago?
- Gaano katagal nang maaga ang oras ay kailangang masabihan ang lahat?
- Mayroon bang mga deadline na kailangan mong mapag-isipan?
- Mayroon bang alinman sa iyong mga stakeholder sa madla na hindi magagamit o mayroon silang mga petsa na kailangan mong magtrabaho?
- Naghahatid ka ba ng iyong mensahe gamit ang higit sa isang pamamaraan para sa bawat madla? Alin ang kailangang mangyari muna, pangalawa, pangatlo, atbp.?
Sa mga katanungang iyon, nasagot, dapat mong madaling makumpleto ang huling haligi ng iyong matrix na may mga petsa ng pagsisimula at pagtatapos upang matiyak na mananagot ka sa iyong timeline:
| Madla | Mensahe (Ano) | Layunin (Bakit) | Paraan (Paano) | Target (Kailan) | |
|---|---|---|---|---|---|
|
Panloob na mga stakeholder |
|||||
|
Executive Leadership |
Ang halaga ng negosyo ng pagbabago. |
Upang ipaalam ang halaga sa pananalapi at kostumer. |
Komunikasyon sa email |
Simula: mmddyyyy Wakas: mmddyyyy |
|
|
Mga manager |
Ano ang kailangang malaman ng iyong koponan tungkol sa pagbabago.. |
Upang ihanda ang mga koponan para sa pagbabago bago ito mangyari. |
Komunikasyon sa email |
Simula: mmddyyyy Wakas: mmddyyyy |
|
|
Mga empleyado |
Paano makakaapekto ang pagbabago sa iyong pang-araw-araw na trabaho |
Upang payagan ang mga empleyado na matuto ng mga kasanayan at araw-araw na mga pagbabago bago mangyari ang pagbabago. |
Komunikasyon sa email, mga poster, flier, pagpupulong ng hall hall |
Simula: mmddyyyy Wakas: mmddyyyy |
|
|
Mga Panlabas na stakeholder |
|||||
|
Mga sponsor ng ehekutibo |
Mga pakinabang ng pagbabago para sa samahan. |
Upang ipaalam ang pagtipid sa gastos at mga benepisyo. |
Komunikasyon sa email |
Simula: mmddyyyy Wakas: mmddyyyy |
|
|
Mga nagmamay-ari |
Paano makakaapekto ang pagbabago sa iyong pangunahin. |
Upang makakuha ng suporta para sa pagbabago sa pamamagitan ng pag-highlight ng epekto sa ilalim na linya. |
Nakasulat, na-mail na sulat |
Simula: mmddyyyy Wakas: mmddyyyy |
|
|
Mga customer sa unahan |
Paano makakaapekto ang pagbabago sa iyong pang-araw-araw na trabaho. |
Upang ihanda ang mga customer para sa mga pagbabago; i-highlight ang mga benepisyo. |
Nakasulat, na-mail na sulat; paalala sa email |
Simula: mmddyyyy Wakas: mmddyyyy |
Hakbang 6. Ihatid ang Iyong Plano!
Binabati kita! Matagumpay mong nakumpleto ang iyong plano sa komunikasyon. Kapag naibahagi mo na ang iyong plano sa mga stakeholder ng proyekto, maaari ka na ngayong magtrabaho sa paglikha ng iyong pagmemensahe, tapusin ang hitsura at pakiramdam ng iyong mga materyales, at maihatid ang iyong pagmemensahe sa iyong mga stakeholder alinsunod sa iyong timeline.
Sa kaunting advanced na pagpaplano gamit ang isang matrix template, ang paglikha ng mga plano sa komunikasyon para sa iyong mga proyekto ay magbibigay-daan sa iyo upang mapanatili ang kaalaman ng lahat ng iyong mga stakeholder, maiwasan ang pagkalito, hindi pagkakaunawaan, at makakuha ng suporta para sa iyong proyekto. Ang pagbabago ay maaaring maging hindi komportable para sa maraming tao sa lugar ng trabaho. Ang pag-uukit ng oras upang lumikha ng isang mahusay na plano sa komunikasyon ay makakatulong kahit sa mga pinaka hindi komportable na harapin ang hindi kilalang ulo nang may kumpiyansa at pag-unawa.