Nvq: hawakan at ipamahagi ang mail at mga pakete sa negosyo at administrasyon

Sa bawat tanggapan, isang malaking dami ng komunikasyon tulad ng mga sulat, pabilog at telegram ay ipinapadala sa mga tagalabas o natanggap mula sa kanila. Sa loob ng samahan, ang mga nakasulat na materyales ay ipinagpapalit sa pagitan ng iba't ibang mga kagawaran. Ang isang nakaplano at mahusay na paghawak ng mail ay mahalaga para sa tagumpay ng anumang samahan ng negosyo. Inilarawan ito bilang gulugod at isang mahalagang bahagi ng isang tanggapan.

Ang mahusay na paghawak ng mail ay nangangailangan ng pagtatatag ng mga tiyak na pamamaraan na kinasasangkutan ng hakbang-hakbang na paghawak ng mail. Ang papasok na mail ay dapat na matanggap at ipamahagi nang may bilis at kawastuhan. Ang eksaktong paraan ng paghawak ng papasok na mail ay naiiba sa bawat opisina.

Mayroon kaming dalawang magkakaibang mga system ng mail sa aming samahan, Panloob na mail at Panlabas na mail.

• Ang mga panloob na serbisyo sa mail na magagamit ay para sa pamamahagi ng mga mail sa loob ng mga tanggapan at kagawaran ng ____________ (inalis para sa mga layuning pagiging kompidensiyal) . Kinokolekta ang mga ito at inihatid sa araw-araw.
• Ang mga panlabas na mail ay ipinapadala sa pamamagitan ng ______________ (inalis para sa mga layunin ng pagiging kompidensiyal) . Ginagamit ang mga panlabas na serbisyo sa mail, kung ang mga mail ay hindi o hindi maaaring masakop ang pamantayan sa mga panloob na serbisyo sa mail. Halimbawa kung saan kailangang maihatid ang mga mail sa mga kliyente, o iba pang mga kumpanya, o ____________ (inalis para sa mga layunin ng pagiging kompidensiyal) na mga sulat. Hinahatid din sila at nakokolekta araw-araw.

Ang mga mail ay binubuo ng tatlong pangunahing uri - papasok, panlabas at inter departamento. Ang serbisyo sa mail ay tumutulong sa kompanya na magtatag at makipag-ugnay sa mga customer at publiko sa pangkalahatan. Ang isang independiyenteng departamento ng pagpapadala ay binubuo upang hawakan ang lahat ng mga uri ng mail sa tanggapan. Ang mga bentahe ng sentralisadong mga serbisyo sa pag-mail ay ang pagdadalubhasa, mas mahusay na pangangasiwa, ekonomiya, mas mahusay na pagganap, pinakamabuting kalagayan na paggamit ng mga kagamitan sa mail room at may kasanayang kawani.

Kasama sa gawain sa loob ng mail ang mga hakbang tulad ng pagtanggap ng mail, pag-uuri ng mail, pagbubukas ng mail, pagmamarka ng mail, pagtatala ng mail (papasok na rehistro), at pamamahagi ng mail.

Ang panlabas na mail na gawain ay nagsasangkot din ng iba't ibang mga hakbang tulad ng koleksyon ng mga papalabas na mail, pagpasok sa papalabas na mail (rehistro ng disatch, messenger book), pagtitiklop ng mga titik, paghahanda ng mga sobre, pag-uuri, pagtimbang at pagtimbre at panghuli sa pagdumi.

Kinokolekta ko ang mail araw-araw sa umaga at hapon, kapwa ang panloob at panlabas na mail. Namamahagi ako ng mail na naka-address sa isang tukoy na tao sa partikular na tao, at ang anumang iba pang pangkalahatang mail para sa departamento ay binubuksan ko. Tinitingnan ko sila upang makita kung ano ang patungkol at ipamahagi ang mga ito nang naaayon. Kapag ang aking tagapamahala ng lokalidad ay wala sa taunang pag-iwan o pagkawala ng karamdaman, binabantayan ko rin ang kanyang mail, at makitungo sa anumang mga kagyat na, sa pamamagitan ng pakikipag-ugnay sa Pinuno ng Mga Serbisyo. Tinitiyak ko din na ipinapamahagi ko ang mga ito sa oras, upang ang gawain na tinukoy sa mail ay nakumpleto sa loob ng nabanggit na takdang oras at natutugunan ang deadline.

Gumagamit kami ng mga panlabas na serbisyo sa mail kung saan ang paghahatid ay wala sa lalawigan at kung saan ito para sa ibang mga kumpanya o kliyente. Ito ay magiging mga lugar na hindi napasailalim ng mga______________ ( inalis para sa mga layuning pagiging kompidensiyal ) mga lugar ng tanggapan. Gumagamit kami ng panloob na mail kung saan kailangang gawin ang mga paghahatid sa mga tanggapan o kagawaran na napapailalim sa ___________________ ( inalis para sa mga layuning kumpidensyal ). Ang mga panloob na mail ay nakakatipid ng oras at pera. Kaya't ang anumang mga mail na maaaring maipadala sa pamamagitan ng panloob na mail ay ipinapadala sa pamamagitan ng ibig sabihin nito at ang natitira lamang ay ipinapadala sa pamamagitan ng panlabas na mail system.

Kinukuha ko ang mga papalabas na post hanggang sa pagtanggap sa hapon. Pinagsunod-sunod ko ang mga post ayon sa laki. Iniwan ko ang mga papalabas na panloob na mail sa mga kaugnay na kahon na pinagsunod-sunod ayon sa lugar. Din pinagsunod-sunod ko ang mga papalabas na panloob na mail ayon sa pangangailangan ng madaliang at kahalagahan bilang unang klase o pangalawang klase. Ang anumang mga post sa ibang bansa ay dapat ding ayusin.

Bago ihatid ang mga mail, kinakalkula ang wastong mga singil sa selyo, depende sa kung ang mga post ay unang klase, o pangalawang klase o naitala na paghahatid. Upang maiwasan ang anumang pagkaantala, ipinapadala ko ang mail sa tamang oras na may wastong selyo dito. Ang mga kahina-hinalang package o mail ay pinangangalagaan ng lubos na pag-iingat, at kung napatunayan na kahina-hinala, iulat ito sa manager ng tanggapan, at itatala sa libro ng insidente sa pagtanggap.

Kapag naghawak ng mail, kailangan kong sumunod at sundin ang ilang mga pamamaraan.

1. Una kong tiningnan ang mail para sa bawat departamento, at inayos ang mga ito ayon sa laki at klase, at pagkatapos ay alamin ang pinakamahusay na pamamaraan upang maipadala ang mga ito - alinman sa normal o naitala.
2. Pagkatapos ay titingnan ko ang mga timbang at sukat at hahanapin ang mga gastos. Ang timbang ay maaaring tingnan sa makina na ginagamit upang timbangin ang mga post.
3. Kung sa anumang kadahilanan kinakailangan ang mga espesyal na paghahatid sa pamamagitan ng mga tagadala, kakausapin ko ang aking tagapamahala para sa pahintulot at pagkatapos ay sa tagapamahala ng tanggapan, at pagkatapos ay magsasagawa kami ng mga kaayusan para sa pera na lumabas sa aming code sa gastos. Kung hindi man ang mga serbisyong ginamit sa aming kumpanya ay ___________ (inalis para sa mga layunin ng pagiging kompidensiyal) .
4. Kung saan nakikita ko ang mga item na nagsasabing naitala ang unang klase, naitala ko ang lahat ng mga detalye ng post kasama ang address ng nagpadala at tatanggap at ginagawa ang kinakailangang pag-label para sa mga agarang at naitala na paghahatid.
5. Anumang mga pakete ng mail na mas mabibigat kaysa sa normal na timbang at mas malaki kaysa sa normal na laki, ginagamit ko ang makina na ginamit upang timbangin ang mga post at parsela, at kinakalkula ang wastong mga selyo. Para sa natitirang mail, mayroon kaming isang tsart na may mga gastos ayon sa laki para sa parehong paghahatid ng unang klase at pangalawang klase.
6. Ang mga post ay nai-prangko nang naaayon para sa bawat departamento. Kaya't ang mga gastos para sa bawat departamento ay napupunta sa kanilang nauugnay na mga sentro ng gastos. Para sa iba pang naitala na paghahatid, ang mga gastos ay naka-log sa isang libro sa pagtanggap.
7. Ang lahat ng mga post ay naselyohang at pinagsunod-sunod at pinananatili handa para sa pagdidiskarga ng 3:45 pm araw-araw. Mayroon kaming miyembro ng________ (inalis para sa mga layuning pagiging kompidensiyal) na tauhan, na pumupunta upang kolektahin ang post mula sa gusali sa pagtanggap, araw-araw.

Maraming mga problema ang maaaring mangyari habang paghawak ng mail at mga pakete.

1. Ang lahat ng mga papasok na post at package ay naselyohang ng mga selyo ng kumpanya sa pagtanggap. Ang anumang mga mail mula sa kahina-hinalang mga address o mga tao o anumang mga pakete na hindi pakiramdam normal o mukhang kahina-hinala ay naiwan, nang hindi nakitungo.
2. Ang mga kahina-hinalang mail at package ay iniulat sa manager ng tanggapan. Ang manager ng tanggapan at ang mga tagapangasiwa sa pagtanggap ay nag-log ng mga insidente sa aklat ng insidente, at gumawa ng mga kinakailangang aksyon. Sisiguraduhin din nilang ang____________ (inalis para sa mga layuning pagiging kompidensiyal) ay naipaalam sa mga problema.

mga tanong at mga Sagot

Tanong: ano ang junk mail?

Sagot: Ang Junk mail ay hindi gusto o hindi hiniling na advertising o materyal na pang-promosyon / publisidad na natanggap sa pamamagitan ng post o sa pamamagitan ng email. Karaniwan itong ipinapadala ng mga kumpanya ng pagmemerkado para sa pagpapakilala ng mga bagong produkto o upang maabisuhan ang mga pagkakataon sa pamumuhunan, atbp. Kung natanggap na hindi hiniling sa pamamagitan ng email, tinatawag din itong spam.