Nvq antas 3: paggamit ng mga system ng diary (layunin, uri at higit pa)

Suriin ang paggamit ng mga sistemang talaarawan sa pangangasiwa ng negosyo, kasama ang mga uri ng mga talaarawan na magagamit, ang impormasyong dapat isama, at kung paano ligtas na maiimbak ang mga entry.

Larawan ni Viktor Talashuk sa Unsplash

Panimula sa Yunit na Ito

Ito ay isang opsyonal na yunit ng Pangkat B sa Antas 2 na may kabuuang 3 mga kredito. Sa pagkumpleto ng yunit na ito ang kandidato ay magkakaroon ng mahusay na kaalaman sa layunin ng mga sistemang talaarawan, kung paano gamitin ang mga ito at kung bakit gamitin ang mga ito. Malalaman nila kung anong impormasyon ang kinakailangan upang mapanatili ang isang talaarawan at kung bakit, at malalaman nila kung paano malinaw at tumpak na gumawa ng mga talaarawan sa talaarawan at bakit.

Malalaman ng mga kandidato ang layunin ng mga pagbabago at kung paano unahin at ipahatid ang mga ito, kasama ang pag-unawa sa pangangailangan na makipag-usap sa kanila. Malalaman din ng mga kandidato kung paano mag-ulat at malutas ang anumang mga isyu sa mga talaarawan sa talaarawan at kung paano itatago ang mga ito nang ligtas, dahil maaari silang maglaman ng sensitibo at kompidensiyal na impormasyon. Saklaw din ang pagbabahagi ng mga talaarawan, kasama na ang mga antas ng pagbabahagi, kung anong mga karapatan ang bawat tao para sa talaarawan at kung paano panatilihing lihim at pribadong mga tipanan ang layo mula sa lahat ng mga gumagamit.

Nagsama din ako ng isang personal na pahayag.

1.1 Ano ang layunin ng paggamit ng isang diary system?

Napakahalaga ng oras at maaari itong magamit sa isang napakahusay na paraan sa pamamagitan ng pagpapanatili ng isang sistemang talaarawan. Ang mahusay na pagpaplano at pag-oorganisa ng iyong sariling oras at ibang tao ay, samakatuwid, isa sa pinakamahalagang mga aktibidad na maaari kang makisali.

Ang talaarawan ay isa sa mga pangunahing mapagkukunan sa loob ng tanggapan, kung wala ito, wala sa atin ang makakaalam kung saan tayo dapat o kung ano ang dapat nating gawin sa anumang naibigay na oras.

Ang talaarawan ay maaaring mapanatili nang manu-mano o elektroniko.

1.2 Nailalarawan ang iba`t ibang uri ng mga sistema ng talaarawan.

Ang mga sistema ng talaarawan ay maaaring nahahati sa dalawang uri:

Mga Manwal na Sistema

Ang pinakakaraniwang uri ng manwal na sistema ng talaarawan na ginagamit sa mga tanggapan

ay ang nakatali na libro kung saan naitala ang mga tipanan.

Ito ay maaaring:

• Isang araw bawat pahina
• Dalawang araw bawat pahina
• Isang linggo upang matingnan
• Dalawang linggo upang matingnan

Kapag pumipili ng pinakaangkop na uri ng manu-manong talaarawan na gagamitin, kakailanganin mong isaalang-alang kung gaano karaming mga entry ang malamang na gawin mo sa anumang isang araw.

Ang isang kahalili sa isang nakagapos na libro ay isang maluwag na sistema ng dahon, na madalas na kilala bilang isang tagapamahala ng oras. Ito ay may kalamangan na ang seksyon ng talaarawan ay tuloy-tuloy. Ang mga bagong pahina ay idinadagdag lamang sa paglipas ng mga taon, kaya hindi na kailangang makakuha ng isang bagong talaarawan sa pagtatapos ng bawat taon.

Isa pa, ganap na magkakaiba, manu-manong sistema ay ang tagaplano ng dingding. Karaniwan itong mga nakalamang na tsart na mayroong puwang bawat araw na sumasaklaw sa buong isang taon.

Mga Elektronikong Sistema

Ang elektronikong mga talaarawan ay maaaring mapanatili sa isang personal na computer, isang laptop, isang palmtop o isang elektronikong tagapag-ayos. Mayroon silang isang bilang ng mga kalamangan sa mga manual system:

• Nagha-highlight ng mga potensyal na salungatan sa pagitan ng mga tipanan
• Pagpasok ng mga regular na kaganapan isang beses lamang
• Mas kaunting papel ang ginamit.
• Proteksyon sa password.
• Magagamit ang maramihang pag-access.
• Sa paalala sa screen ng mga tipanan.
• Pagkakatugma sa database.
• Makipag-ugnay sa electronic.

Mahalagang suriin ang mga epekto ng mga pagbabagong ginawa sa mga entry.

123rf.com

1.3 Bakit ka kukuha ng nauugnay na impormasyon tungkol sa hiniling na mga talaarawan at pagbabago ng iyong talaarawan?

Ang mga kahilingan para sa mga pagbabago ay maaaring lumitaw na medyo menor de edad, ngunit maaaring magkaroon ng isang knock-on na epekto na maaaring magkaroon ng mga pangunahing implikasyon. Ang pagkaantala ng isang tipanan ay maaaring maging sanhi na ang taong dumalo sa pagpupulong ay ma-late para sa, o kahit na hindi makadalo, iba pang mga pagpupulong na nakaayos sa paglaon ng araw. Mahalaga, samakatuwid, upang suriin ang mga epekto na magkakaroon ng hiniling na pagbabago bago sumang-ayon dito.

Ang lahat ng nauugnay na impormasyon ay kailangang makuha sapagkat dapat mong tiyakin na ang bawat taong dumadalo sa pagpupulong o anumang appointment ay may kaginhawaan at bibigyan ng lahat ng mga detalye, upang walang error sa anumang pagtatapos sa anumang oras.

2.1 Anong impormasyon ang kinakailangan upang makagawa ng mga talaarawan sa talaarawan?

Ang impormasyon tulad ng oras, tagal, petsa, venue, dadalo, upuan, bisita ay kinakailangan upang gumawa ng mga talaarawan sa talaarawan.

2.2 / 3 Bakit mo dapat unahin ang mga kahilingan at paano mo ito magagawa?

Mahalaga na unahin mo ang mga aksyon na kailangan mong gawin sakaling makatanggap ng isang bilang ng mga kahilingan o pagbabago sa mga kaayusan nang sabay. Malinaw na ang mga pagbabago ay marahil pinakamahusay na hinarap sa pagkakasunud-sunod ng pagkakasunud-sunod. Gayundin ang lahat na kasangkot sa pagpupulong ay kailangang makipag-ugnay at tiyaking maginhawa ito para sa lahat bago kumpirmahin ang mga kahilingan o pagbabago. Ang mga pagbabago na nakakaapekto sa mga tipanan sa araw na natanggap mo ang mga pagbabago, kakailanganin ang pagharap sa, bago ang mga pagbabago sa mga tipanan o pagpupulong sa hinaharap.

Isang halimbawa ng diary software.

2.4 Bakit mo dapat subukang balansehin ang mga pangangailangan ng lahat ng mga kasangkot?

Ang bawat taong kasangkot sa appointment o pagpupulong ay dapat bigyan ng sapat na oras para sa pagpaplano, paglalakbay at para sa iba pang mga pangangailangan upang maayos na maayos ang pagpupulong nang walang anumang mga problema para sa sinuman. Upang maging matagumpay ang isang pagpupulong, lahat ng mga kasangkot ay dapat naroroon at mabigyan ng sapat na oras ng paghahanda.

2.5 Bakit mo dapat ipabatid ang mga pagbabago sa mga apektado?

Kailangang maipaabot ang mga pagbabago sa tamang oras, at kung responsable ka para sa mga talaarawan ng ibang tao ay mahalaga na maipaabot mo ang anumang mga pagbabago sa kanila sa tamang panahon upang maghanda sila para sa anumang mga pagpupulong o kasangkot sa paglalakbay. Mahalaga rin na mag-iwan ng sapat na oras sa araw para makitungo sila sa mga nakagawiang bagay at sapat na oras ng paglalakbay sa pagitan ng mga tipanan kung kinakailangan.

Ang iba pa na apektado ng mga pagbabago ay magkakaroon din ng iba pang mga tipanan sa kanilang mga talaarawan. Mahalaga na hindi mo sila bigyan ng impresyon na ang mga pagbabago ay ginagawa nang basta-basta o, sa kabaligtaran, dahil may dumating na mas mahalagang bagay.

Maaaring awtomatikong ipaalam ng mga sistemang elektronikong talaarawan ang mga pagbabago sa mga kasangkot na ang mga system ay naka-network sa iyo, ngunit kakailanganin mong makipag-ugnay sa iba pang apektado. Nakasalalay sa kasangkot sa mga takdang oras, maaari itong gawin sa pamamagitan ng telepono, e-mail, fax, sulat o pasalita.

Isang halimbawa ng isang manwal na talaarawan.

makakuha ng negosyante.com

2.6 Bakit mo dapat panatilihing napapanahon ang isang sistema ng talaarawan?

Panatilihing napapanahon ang talaarawan kung kailan napagkasunduan ang mga pagbabago. Dapat mong tiyakin na tinanggal mo ang anumang nakanselang mga appointment. Parehong nakakainis at nakakahiyang dumating para sa isang appointment na masasabi lamang na nakansela ito, pati na rin ang pag-aaksaya ng oras.

Ang isang talaarawan na kung saan ay hindi pinananatiling ganap na napapanahon ay magkakaroon ng lahat ng uri ng pagkalito. Gagawin nitong mawalan ng kumpiyansa ang mga tao at magiging pag-aaksaya ng oras.

Maaaring may mga katanungan tungkol sa seguridad at pagiging kompidensiyal na kasangkot kapag nagpapahiwatig ng mga susog sa mga kaayusan. Maaaring may mga negosasyong nagaganap na maaaring makaapekto sa hinaharap ng samahan. Kung may kamalayan ka sa mga ito bilang isang resulta ng pag-aayos ng mga pagpupulong, mahalagang hindi mo gawing magagamit ang impormasyong ito.

Ang kahusayan ng buong samahan ay maaaring masabing nakasalalay sa tamang pangangalaga ng mga sistemang talaarawan na ginagamit. Bagaman maaaring mukhang, sa harap nito, isang napakaliit na papel, napakahirap kung ang bawat miyembro ng tauhan ay dapat na alalahanin kung anong mga tipanan ang mayroon sila at kung saan sila nilalayon sa anumang naibigay na oras.

2.7 Nailalarawan ang iba`t ibang mga uri ng mga problema na maaaring mangyari kapag nagawa ang mga bagong kahilingan at mga solusyon sa mga problemang ito.

Ang mga bagong kahilingan sa isang sistema ng talaarawan ay maaaring gawin para sa isang pagpupulong o isang tipanan o para sa isang pag-book sa silid o para sa isang pagbabago sa isang mayroon nang pag-book. Ang mga kahilingan ay nakasalalay sa mga tungkulin kung saan nasangkot ang may hawak ng talaarawan. Kapag nagawa ang mga kahilingan, ang humiling ay maaaring tumingin o hindi maaaring tumingin sa pamamagitan ng system ng talaarawan para sa mga magagamit na puwang o mga libreng oras, at maaaring ito ay dahil wala silang access sa kinakailangang impormasyon. Kapag nagawa ang bagong kahilingan, maaaring mangyari ang mga sumusunod na problema

• Mga implikasyon para sa mayroon nang mga kahilingan - maaaring batay ito sa mga sumusunod na kadahilanan tulad ng overlap at pagdoble
• Nag-o-overlap ng maraming mga kahilingan - kailangang mag-ingat na ang mga kahilingan ay hindi magkakapatong dahil maaari silang lumikha ng kaguluhan at maiiwasan ang mga tao na dumalo sa mga pagpupulong o appointment.
• Doble o dobleng pag-book - isang karaniwang error na nangyayari kapag ang talaarawan ay pinangangasiwaan ng maraming tao at mahirap ang komunikasyon
• Hindi nakikipag-usap sa mga kahilingan o pagbabago sa mga kahilingan - nabigo ang mahinang komunikasyon sa buong system
• Hindi pagkumpirma ng mga kahilingan - kailangang kumpirmahin ang mga kahilingan, kung hindi man ay hindi matiyak ng isa kung magpapatuloy ang kahilingan. Minsan nagreresulta ito sa mga slot na natitirang bakante, na naghihintay sa mga taong nangangailangan
• Hindi naitala ang mga kahilingan - magpapakita ito bilang bakante kapag mayroong talagang isang kahilingan
• Unahin ang mga kahilingan - humihiling para sa muling pagtatakda ng mga kahilingan nang dumating ang ilang mga kahilingan na may mataas na priyoridad / emerhensiya / pagkamadalian
• Ina-update ang mga kahilingan - upang maiwasan ang maling komunikasyon at maling impormasyon
• Proteksyon ng data
• Seguridad

Solusyon

Ang mga solusyon sa mga problemang ito ay:

• Ang pagkakaroon ng masusing kaalaman sa mga system ng talaarawan, kung paano gamitin ang mga ito, kung paano planuhin at i-coordinate ang mga kahilingan na iniiwasan ang pagdoble at pag-o-overlap
• Kaalaman tungkol sa pagkuha ng nauugnay na impormasyon tungkol sa isang kahilingan at mga uri ng impormasyong kinakailangan
• Unahin ang mga kahilingan ayon sa mga pangangailangan at pangangailangan ng madaliang pagkilos at pagtatala ng mga ito sa tamang format at pagbibigay din ng pag-access sa kinakailangang tauhan
• Ang komunikasyon ay isa pang mahalagang aspeto, na kung hindi gagamitin ay mabibigo ang pagpapatakbo ng samahan
• Iniiwasan ng pag-update ang mga pagkabigo at pagkakamali sa maraming paraan
• Sumusunod sa mga patakaran at pamamaraan ng mga organisasyon na nauugnay sa proteksyon at seguridad ng data.
• Paggamit ng naka-log na file system, upang walang sinuman ang maaaring ma-access ang mga file nang hindi ito naka-log sa system

Pagbabahagi ng Iyong Kalendaryo

2.8 Ipaliwanag ang layunin ng pagsunod sa mga pamamaraan ng seguridad at pagiging kompidensiyal kapag gumagamit ng isang sistemang diary.

Maaaring magamit ang isang talaarawan para sa iba't ibang mga layunin. Isang libro ang personal o kompidensiyal na tipanan, tipanan para sa mga pagpupulong, talakayan at iba pang impormasyon sa kanilang talaarawan. Maaari ding magkaroon ng mga entry na nauugnay sa kumpidensyal na impormasyon ng ibang tao na sensitibo at personal. Kaya't ang bawat entry sa talaarawan ay dapat magkaroon ng mga setting tulad ng "pribado" para sa pribadong impormasyon, at tinitiyak na ang mga naaangkop na tao lamang ang makakakita ng anumang mga entry na ginawa, kung hindi man ay magkakaroon ng paglabag sa pagiging kompidensiyal. Hindi namin nais ang isang tao na makita ang kumpidensyal na impormasyon ng sinuman o kanino man. Ang mga halimbawa ay isang appointment sa kalusugan ng trabaho, isang pormal na pagsusuri, isang pagpupulong sa disiplina, rehabilitasyon o pangangalaga sa pulong atbp… Kaya't ang pag-access sa impormasyon ng mga tao ay dapat mapanatili at subaybayan.

Pagdating sa mga isyu sa seguridad, kung ang kalendaryo o talaarawan ay hindi protektado, ang sinuman ay magkakaroon ng access sa impormasyon sa talaarawan, at maaari pa nilang mai-edit o matanggal ang mahalagang impormasyon. Kapag binigyan ang mga tao ng pag-access sa mga kalendaryo, bibigyan sila ng ilang mga antas ng pahintulot kapag isinasaalang-alang ang mga karapatan sa pag-access at mga karapatan sa pag-edit. Gayundin ang talaarawan ay dapat bukas lamang sa mga taong nangangailangan ng partikular na impormasyon at sarado mula sa iba pa.

Kaya upang ang organisasyon o kagawaran ay gumana at gumana nang maayos, kailangang sundin ang mga pamamaraan sa pagiging kompidensiyal at mga pamamaraan sa seguridad.

Suwerte Sa Iyong Pag-aaral

Inaasahan kong naging kapaki-pakinabang ito sa iyo. Mangyaring huwag mag-atubiling iwan ang iyong mga komento o puna. Kung mayroon kang anumang mga query o nangangailangan ng tulong at payo, mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnay sa akin. Salamat.