Plano at ayusin ang mga pagpupulong: nvq antas ng 3 diploma sa negosyo at pangangasiwa

Suriin ang mahahalagang aspeto ng pagpaplano at pag-aayos ng mga pagpupulong sa yunit na ito.

Larawan ni Christina @ wocintechchat.com sa Unsplash

Panimula sa Yunit na Ito

Ang yunit na ito ay isang opsyonal na yunit ng Pangkat B sa Antas 3 na may kabuuang 5 mga kredito. Tinutulungan ng yunit na ito ang isang kandidato na maunawaan ang mga kaayusan at pagkilos na kinakailangan para sa pagpaplano at pag-aayos ng mga pagpupulong, kung paano maghanda para sa isang pagpupulong, kung paano suportahan ang pagpapatakbo ng isang pagpupulong at kung paano susundan ang isang pagpupulong.

Ang isang halimbawa ng isang personal na pahayag ay isinama din para sa yunit na ito!

1.1 Ipaliwanag ang Tungkulin ng Tao na Nagpaplano at Nagsasaayos ng isang Pagpupulong

Para mabisang tumakbo ang isang pagpupulong, kinakailangan ng mabuting pagpaplano at paghahanda. Ang dalawang hakbang na ito ay tumatagal ng maraming oras.

Isaalang-alang ang sumusunod kapag pinaplano ang pagpupulong:

• Alamin ang mga pangunahing detalye ng pagpupulong: ang uri ng pagpupulong, ang na-budget na halagang maaaring gugulin, ang bilang ng mga dumalo, ang venue kung saan ito gaganapin, at iba pang mga detalye.
• Alamin ang layunin ng pagpupulong
• Alamin ang papel na ginagampanan ng bawat taong dumalo mula sa koponan.
• Ayusin ang isang checklist at ilagay ang lahat ng mga petsa sa kalendaryo, upang matiyak na ang iba't ibang mga pagpupulong o kaganapan ay hindi magkasalungat sa bawat isa.
• Kung ang mga pagpupulong ay kailangang maiiskedyul nang pana-panahon upang masubaybayan ang mga pagkilos na ginawa, ang isang pagpupulong na inuulit buwan buwan o bawat dalawang linggo ay maaaring ilagay sa electronic na kalendaryo

Isaalang-alang ang sumusunod kapag inaayos ang pagpupulong:

• Ganap na maunawaan ang layunin ng pagpupulong
• Alamin ang mga paghihigpit sa oras ng mga tao na sasali sa pagpupulong, upang matukoy ang pinakamahusay na oras upang gaganapin ang pagpupulong upang hindi ito sumasalungat sa iba pang mga tipanan.
• Pumili ng isang venue na madaling ma-access ng lahat ng mga dadalo.
• Planuhin ang haba ng pagpupulong, isinasaalang-alang ang mga bisita at ang bilang ng mga isyu na kailangang talakayin.
• Planuhin kung anong mga pampapresko ang ibibigay, at kung sino ang mamamahala.
• Ipunin ang mga item sa agenda at ihanda ang mga ito sa tamang format at order.
• Kung kailangang ipamahagi ang mga responsibilidad sa iba't ibang tao, gumawa ng isang listahan ng kung sino ang gagawa ng ano!
• Tiyaking alam ng taong nangangasiwa sa pagpupulong kung ano ang kailangang makamit sa pagpupulong at kung gaano katagal ang iskedyul ng pagpupulong.

1.2 Nailalarawan ang Iba't ibang Mga Uri ng Pagpupulong at Ang Pangunahing Mga Tampok

Mayroong iba't ibang mga uri ng pagpupulong. Ang mga pagpupulong ay naiiba tungkol sa:

• Ang bilang ng mga taong dumadalo sa pagpupulong
• Ang layunin ng pagpupulong
• Ang laki ng samahan
• Ang taong namumuno sa pagpupulong
• Ang haba ng meeting

Ang mga pangunahing uri ng pagpupulong ay ang mga sumusunod.

• Nakatayo na pagpupulong: Ito ay isang pagpupulong na magaganap sa isang regular na batayan alinman sa lingguhan o dalawang linggo sa tagapamahala patungkol sa anumang proyekto na isinasagawa. Ang mga pagpupulong na ito ay tumatagal hanggang sa matapos ang proyekto, at mayroon silang pangkalahatang format para sa agenda at minuto.
• Paksa sa paksa : Isang pagpupulong na nakaayos upang talakayin ang isang partikular na paksang nauugnay sa trabaho o isang proyekto.
• Paglalahad: Isang pagpupulong na gaganapin sa pangkalahatan upang ipaalam sa koponan ang tungkol sa mga pagbabagong ginawa sa mga proseso at pamamaraan. Sa pagpupulong na ito, mayroong isang nagtatanghal o dalawa, at sa huli ang mga dumalo ay may pagkakataon na magtanong.
• Kumperensya: Isang pagpupulong na inayos na may malaking pagpaplano at istraktura at na-moderate ng isang taong upuan. Ang bilang ng mga kalahok ay nakasalalay sa layunin ng kumperensya.
• Pagpupulong sa emerhensiya: Isang pagpupulong na gaganapin nang bigla nang walang paunang paunawa upang matugunan ang anumang krisis sa panloob o panlabas sa samahan. Ang lahat ng mga miyembro ng koponan ay kinakailangang dumalo sa pagpupulong.
• Seminar: Ang isang pagpupulong ay gaganapin pangunahin para sa mga hangaring pang-edukasyon, at pinamumunuan ng mga dalubhasa sa isang partikular na larangan.

1.3 Ipaliwanag Paano Magplano ng Mga Pagpupulong Na Tumutupad sa Mga Nilayon at Pakay na Sumang-ayon

Ang mga pagpupulong ay kailangang planuhin nang may malaking pansin at detalye, sapagkat ang mga ito ay may napakahalagang papel sa pagkamit ng mga layunin ng samahan. Una at pinakamahalaga, maghanda ng isang checklist para sa pagpupulong.

Listahan ng Pagsusuri sa Pagpupulong:

• Suriin kung ang kongkreto at makatotohanang mga layunin ay na-set up.
• Suriin kung ang venue ng pagpupulong ay naa-access sa lahat.
• Suriin kung ang mga petsa at oras ay maginhawa para sa lahat ng mga dadalo.
• Suriin upang matiyak na ang tagapangulo ay may kamalayan sa agenda.
• Maghanda ng isang agenda na maaaring magawa ang lahat ng mga layunin.
• Suriin kung ang agenda ay nai-print at handa na, ang mga mapagkukunan ay handa na para sa pagpupulong, at ang lahat ng mga paanyaya ay naipadala na.
• Suriin kung ang tagapangulo, ang tagakuha ng minuto, at ang mga nagtatanghal ay handa na, at ang mga pampapresko ay naayos na.

Pagpaplano: Planuhin ang pagpupulong kasama ang tagapangulo at lahat ng mga dadalo, kasama ang uri ng pagpupulong, layunin nito, magagamit ang badyet, ang bilang ng mga dadalo, ang venue, at iba pang pangunahing mga detalye.

Mga Kinakailangan sa Venue: Kapag pumipili ng isang lugar para sa pagpupulong, tingnan ang layunin ng pagpupulong at ang bilang ng mga dumalo, at kung maabot ng mabuti ang venue. Suriin ang venue upang makita kung mayroon silang lahat ng mga pasilidad na kinakailangan para sa pagpupulong. Ipaalam din sa upuan at mga dadalo kung kinakailangan at kumuha ng mga ideya kung kinakailangan tungkol sa kanilang mga inaasahan para sa venue upang maiwasan ang anumang abala o pagkabigo ng pagpupulong.

Mga Target na Dumalo at Imbitasyon: Malinaw na ilista ang mga dumalo para sa pagpupulong at ipadala ang mga paanyaya sa pagpupulong. Itanong kung ano ang pag-uusapan nila at kung hanggang kailan nila kakailanganin. Sa ganoong paraan maaari mong kalkulahin ang haba ng pagpupulong.

1.4 Ipaliwanag ang Pakay ng Pagsang-ayon sa isang Maikling para sa Pagpupulong

Ang isang maikling ay isang maikling tala tungkol sa kung ano ang tungkol sa pagpupulong: ang layunin, sino ang dadalo, at kung bakit sila dadalo.

Hinahayaan kami ng isang maikling pagtuunan ng pansin ang mga layunin ng pagpupulong at ang mga kinalabasan, at makakatulong ito sa mabisang pagbuo ng koponan.

Ang isang mabuting maikling ay dapat na maikli, malinaw at pokus, pagdaragdag ng lahat ng mga saloobin na kailangang maiparating. Magbibigay ito ng isang malinaw na pag-unawa sa sinusubukan mong gawin nang walang pagkalito.

Ang maikling ay dapat na maging napakalinaw tungkol sa mga layunin ng pulong na nauugnay sa negosyo.

Ang laki ng venue ay isang mahalagang pagsasaalang-alang para sa isang pagpupulong.

1.5 Ipaliwanag Kung Paano Makikilala ang Mga Angkop na Lugar para sa Iba't ibang Uri ng Pagpupulong

Kapag pumipili ng isang lugar para sa pagpupulong o kumperensya mayroong ilang mga bagay na dapat tandaan.

• Angkop : Suriin upang makita kung ang venue ay sapat na malaki upang mapaunlakan ang lahat ng mga dadalo ng pagpupulong.
• Lokasyon : Siguraduhin na ang venue ay nasa isang lokasyon na maa-access sa lahat ng mga dadalo ng pagpupulong.
• Kakayahang magamit : Suriin kung libre ang venue sa hiniling na petsa upang maiwasan ang pagkabigo sa huling minuto. Maaari itong lumikha ng karagdagang mga problema na hindi alam ang venue ay hindi magagamit matapos ang lahat ng mga kaayusan ay nagawa at lahat ng mga dumalo ay dumating.
• Laki : Suriin upang maipasok ng venue ang lahat ng mga dumalo at ang mga mapagkukunan na kakailanganin nila, at kung magagamit ang tulong upang magamit ang mga mapagkukunang kinakailangan.
• Mga pasilidad : Suriin ang venue upang makita kung maaari mong gaganapin ang pagpupulong doon nang walang anumang problema sa paggamit ng mga mapagkukunan.
• Gastos : Suriin din upang makita kung ang venue ay umaangkop sa badyet at kung ito ay epektibo sa gastos.

1.6 Nailalarawan ang Mga Uri ng Mapagkukunang Kailangan para sa Iba't ibang Uri ng Pagpupulong

Ang mga sumusunod ay ilan sa mga pangunahing mapagkukunang kinakailangan para sa isang pagpupulong.

• Materyal sa pagsulat: upang kumuha ng mga tala sa pagpupulong.
• Overhead Projector: upang ipakita o ipakita ang mga dokumento o slide.
• Dry board: Tinutulungan nito ang taong nagpapakita na isulat ang mga bagay o ideya nang malinaw para sa mga dumalo, nang sa gayon ay walang mga pagdududa.
• PC / laptop: ginagamit ang mga ito kasabay ng overhead projector para sa pagpapakita ng mga slideshow o dokumento.
• Pag-print ng impormasyon para sa iba pang mga kalahok: Kasama rito ang mga agenda at iba pang mga gawaing papel na maaaring kailanganin ng mga dumalo na sundin ang pagpupulong nang walang anumang mga problema.

1.7 Balangkasin ang Pangunahing Mga Punto Na Dapat Saklaw ng isang Agenda at Mga Papel sa Pagpupulong

Ang agenda ay inihanda bago ang pagpupulong at ipinapadala sa lahat ng mga dadalo. Ito ay isang listahan ng mga paksa na ilalagay para sa talakayan.

Kailangang isama ang isang agenda:

• isang maikling paglalarawan ng mga layunin ng pagpupulong
• isang listahan ng mga paksang tatalakayin
• isang listahan na nagsasabi kung sino ang tutugon sa bawat paksa at kung gaano katagal.
• Ang oras, petsa at lokasyon ng pagpupulong at anumang background na impormasyon ng mga kalahok ay kailangang malaman upang magdaos ng isang matalinong talakayan sa paksa ng pagpupulong.

Ang mga papeles ng pagpupulong ay isang tala ng

• ang mga naroroon
• ang oras na nagsimula at matapos ang pagpupulong
• lahat ng mga paksang tinalakay; walang dapat iwanan.

1.8 Ipaliwanag ang Pakay ng Mga Pangangailangan sa Mga Dumalo sa Mga Dumalo at Mga Espesyal na Kinakailangan, at Pagbibigay sa Kanila Ng Impormasyon na Kinakailangan para sa Pagpupulong

Ang isang tagapag-ayos ng pagpupulong ay tiyakin na natutugunan ang mga pangangailangan ng lahat ng mga dadalo. Palaging maghanda, kung ikaw ay naitalaga ng isang bagay na tukoy. Kung nag-iiskedyul ka ng isang tawag sa kumperensya, tiyaking gagawin mo ito nang maaga. Maaaring hilingin sa iyo na magdala ng pagkain o inumin.

• Kung dumadalo ka lamang sa pagpupulong, dapat kang magdala ng hindi bababa sa dalawang panulat at sapat na papel upang makapagtala.
• Kung responsable ka sa pag-oorganisa ng pagkain at inumin para sa mga dadalo, suriin upang makita kung alinman sa mga dumalo ay may mga espesyal na kinakailangan sa pagdidiyeta.
• Kung ang upuan o speaker ay kailangang gumamit ng isang laptop at projector, tiyaking naka-set up at handa na sila.
• Kung ang isang dumalo ay pisikal na may kapansanan at nangangailangan ng mga espesyal na pag-aayos ng pag-access, tiyaking may mga pasilidad para sa taong iyon sa venue.
• Suriin ang venue tungkol sa petsa at oras ng pagpupulong at kung magagamit ang venue sa buong oras.
• Kung kailangan ng mga dadalo ang address at direksyon, tiyaking maipadala sa email nang maaga ang mga detalye.

Panatilihing naka-brief ang anumang mga dumalo sa labas tungkol sa layunin ng pagpupulong, at mga indibidwal na takdang-aralin.

1.9 Nailalarawan ang Mga Kinakailangan sa Kalusugan, Kaligtasan at Seguridad na Kailangang Isaalang-alang Kapag Nag-aayos ng Mga Pagpupulong

Ang kalusugan, kaligtasan at seguridad ang pinakamahalagang salik na isasaalang-alang habang nagsasagawa ng isang pagpupulong.

• Suriin kung ang venue ay isang ligtas na istraktura para sa uri ng pagpupulong na nagaganap.
• Suriin na ang mga de-koryenteng mga wire ay na-secure nang maayos at hindi dumadaan sa sahig.
• Siguraduhin na ang kagamitang gagamitin, tulad ng mga laptop at OHP, ay mahusay na pagkakasunud-sunod at nakapasa sa pagsubok sa ICT upang maiwasan ang mga isyu sa kaligtasan.
• Tiyaking ang anumang mga lihim na dokumento na kinuha sa pagpupulong ay hindi naiwan at ligtas na maibabalik. Gayundin, tiyakin na ang mga may pahintulot lamang na tao ang pinapayagan na mag-access sa mga dokumentong iyon.

1.10 Ipaliwanag ang Pakay at Mga Pakinabang ng pagpapaikli sa upuan Bago ang isang Pagpupulong

Ang tagapangulo ng pagpupulong ay dapat na ipaalam tungkol sa pagpupulong upang malaman nila kung ano ang aasahan sa pagpupulong. Ang ilang mga tagapangulo ay may maraming gawain sa kanilang iskedyul at samakatuwid ay hindi maibigay ang lahat ng kanilang pansin sa isang proyekto o lugar. Ang taong responsable para sa pagpapaikli sa upuan ay ang responsable para sa pagpapanatiling maayos ng pagpupulong ng pulong.

1.11 Ipaliwanag ang Pakay ng Pagtanggap at Pagbibigay ng Angkop na Mga Refreshment sa Mga Dumalo

Ang layunin ng pagtanggap at pagbibigay ng mga naaangkop na pampalamig sa mga dumalo ay upang maiparamdam sa kanila na malugod sila at nakakarelaks, at makuha ang mga ito sa isang magandang kalagayan na maging maasikaso at makilahok. Pinipigilan din ng mga naaangkop na pampapresko ang mga tao sa pagod.

1.12 Nailalarawan ang Mga Uri ng Impormasyon, Payo at Suporta Na Maaaring Maibigay Na Sa panahon ng isang Pagpupulong

Ang pinaka-halatang uri ng suporta na maaaring hilingin sa iyo na ibigay ay ang paglalaan ng minuto. Maaari kang hilingin na magbigay ng isang agenda at iba pang mga sumusuportang dokumento. Ang iba pang mga uri ng impormasyon at suporta ay maaaring magsama ng mga mapagkukunan ng IT tulad ng isang projector, laptop, o kahit pagkain at inumin.

1.13 Nailalarawan ang Mga Uri ng Mga Suliranin na Maaaring Mangyari Sa panahon ng isang Pagpupulong at Paano Ito Malulutas

Mayroong iba't ibang mga problema na maaaring lumitaw sa panahon ng isang pagpupulong. Maaari silang magmula sa mga taong nakikilahok sa pagpupulong o sa mga mapagkukunang ginamit sa pagpupulong.

Mga problema sa ICT

Ang isang laptop o projector na ginamit para sa pagpupulong ay maaaring hindi gumana nang maayos dahil sa isang salungatan sa software. Karamihan sa mga oras, ang problema ay walang koneksyon sa intranet. Ang mga nasabing problema ay malulutas lamang kung ang isa ay may mga karapatang pang-administratibo upang makagawa ng mga pagbabago sa system. Kung hindi, ang payo mula sa isang IT technician ay dapat humingi.

Mga Suliranin Sa Mga Kalahok

Maliban dito, maaaring magkaroon ng mga salungatan na nagmumula sa mga pagpupulong. Ang mga uri ng salungatan sa mga pagpupulong sa negosyo ay maaaring kabilang ang:

• Mga pagkakaiba-iba ng propesyonal: Lumilitaw ang mga ito dahil sa pagkakaiba-iba ng mga opinyon. Kapag naiwan ang mga pagkakaiba na ito na hindi malulutas, maaari nilang sirain ang mga ugnayan sa trabaho.
• Mga isyu sa lakas ng pakikibaka at pagkatao: Lumilitaw ito kapag ang mga indibidwal o grupo ay hindi nagugustuhan sa isa't isa. Nagmula ang mga ito mula sa mga personalidad ng mga tao kaysa sa mga salungatan sa trabaho.

Paglutas ng Salungatan

Ito ang ilang mga diskarte at diskarte na maaari mong gamitin upang malutas ang mga salungatan.

Ang mga hidwaan ay maaaring tungkol sa:

• Hindi pagsang-ayon tungkol sa mga pagkarga ng trabaho
• Mga pagkakaiba-iba ng opinyon
• Hindi pagkakasundo sa mga break sa tanghalian, taunang bakasyon, piyesta opisyal, atbp.
• Mga pagkakaiba tungkol sa iba't ibang paraan ng pagtatrabaho.

Maaaring malutas ang mga hidwaan sa mga sumusunod na paraan:

• Ang mga talakayang harapan ay kailangang isagawa kung saan malinaw na nakikinig ang mga tao. Kinakailangan ang mga ito upang maunawaan nang detalyado ang isyu at malaman din ang tindi ng isyu
• Maaaring baguhin o baguhin ang Rotas upang umangkop sa mga pangangailangan at upang malutas ang anumang mga salungatan
• Kapag ang mga talakayan nang harapan lamang ay hindi malulutas ang mga hidwaan, ang pamamahala ay dapat makisali.
• Kailangang isagawa ang mga pamamaraan ng hinaing kung ang isyu ay malubha at ang apektadong tao ay nais na magsagawa ng isang pamamaraan ng hinaing patungkol sa hidwaan.

1.14 Ipaliwanag kung Ano ang Dapat Kasama sa isang talaan ng isang pagpupulong at ang Pakay ng pagtiyak na Tumpak at Naaprubahan ang Talaang

Dapat isama ng mga minuto ang lahat ng impormasyon tungkol sa mga desisyon na kinuha sa isang pagpupulong at mga aksyon na kailangang gawin sa loob ng isang tiyak na tagal ng panahon. Kapag naitala ang mga desisyon, pinapayagan nito ang lahat ng mga taong kasangkot na panatilihing maayos ang mga bagay, at ipinaaalala sa kanila kung ano ang kailangan nilang gawin. Ang anumang mga pagdududa o pagkalito na lumitaw pagkatapos ng pagpupulong ay maaaring linawin sa pamamagitan ng pagtukoy at pagdaan sa mga minuto.

Ang mga minuto ay dapat na maging malinaw at maigsi. Kailangang maging handa ang tagakuha ng minuto bago ang pagpupulong, maging maingat at alerto sa panahon ng pagpupulong, at isulat ang mga minuto pagkatapos ng pagpupulong.

Bago ang pulong

Ang minutong tagakuha ay hindi dapat maging isang aktibong kalahok sa pagpupulong dahil maaaring maging mahirap hawakan ang parehong gawain. Lumikha ng isang template para sa pagtatala ng iyong mga minuto ng pagpupulong at tiyaking nag-iiwan ka ng ilang blangkong puwang upang maitala ang iyong mga tala. Isama ang sumusunod na impormasyon:

• Petsa at oras ng pagpupulong
• Ang layunin ng pagpupulong
• Ang pinuno ng pulong o pangalan ng upuan
• Mga itinalagang item ng pagkilos
• Napagpasyahan
• Mga aksyon na gagawin
• Anumang iba pang mga isyu
• Petsa para sa susunod na pagpupulong

Bago ang pagpupulong, mangalap ng maraming impormasyon mula sa tagapag-ayos hangga't maaari. Humingi ng isang listahan ng mga dumalo, pati na rin ang ilang impormasyon sa layunin ng pagpupulong.

Magpasya kung paano mo nais na itala ang iyong mga tala. Kung hindi ka komportable sa pag-asa sa iyong panulat at notepad, subukang gumamit ng isang tape recorder.

Sa panahon ng Pagpupulong

Habang papasok ang mga tao sa silid, suriin ang kanilang mga pangalan sa iyong listahan ng dadalo o isulat ang mga pangalan habang papasok ang mga tao sa silid ng pagpupulong. Kung may mga bagong tao na hindi mo namamalayan, tanungin ang alinman sa silya o ang mismong tao upang ipakilala sila sa koponan. Mahusay din na ipakilala ang lahat na naroroon, dahil maaaring hindi alam ng mga bisita o ilang mga dumalo kung sino ang naroroon para sa pagpupulong. Ang mga pagpapakilala ay makakatulong din sa iyo na tandaan sa mga minuto kung sino ang naatasan na gawin kung ano.

Ang minutong tagakuha ay dapat maging isang maingat na tagapakinig, hindi maililipat ang isip sa anupaman, upang maisulat nang wasto ang mga tala. Kung hindi mo naintindihan nang eksakto kung ano ang nagawa na desisyon o kung anong aksyon ang naitalaga, tanungin ang pinuno ng pulong upang linawin.

Matapos ang Pagpupulong

Matapos ang pagpupulong tingnan ang mga tala at magdagdag ng anumang mga karagdagang puntos na naiwan, na nililinaw ang anumang mga pagdududa noon at doon upang hindi mo mawala sa isipan kung ano ang tinalakay sa pulong. I-type ang iyong mga tala sa template na iyong nilikha bago ang pagpupulong, papadaliin nito ang mga tala para mabasa at magamit ng lahat.

Kapag sinusulat mo ang iyong mga tala:

• Bilangin ang mga pahina sa iyong pagpunta upang hindi ka malito sa paglaon.
• Ituon ang mga item sa pagkilos, hindi ang talakayan.
• Maging objektif.
• Kung kailangan mong mag-refer sa iba pang mga dokumento, ilakip ang mga ito sa isang apendise o ipahiwatig kung saan sila matatagpuan.
• Kapag natapos mo na ang pag-type ng mga minuto, tanungin ang tagapangulo ng pulong upang suriin ang dokumento para sa mga error.

Magagandang minuto tiyakin na ang mga desisyon at pagkilos na nagreresulta mula sa isang pagpupulong ay hindi nawala o nakakalimutan. Nagsisilbi din sila bilang isang talaan para sa mga sanggunian sa hinaharap, at sa gayon ay mahalagang mga dokumento para sa maayos na pagpapatakbo ng samahan.

1.15 Ipaliwanag Paano Magtala ng Mga Pagkilos at Sundin Kung Kailangan

Anumang pagkilos na tinalakay sa isang pagpupulong ay dapat na maitala noon at doon. Ang mga pagkilos na susundan ay maaaring kasangkot sa isang indibidwal o koponan sa kabuuan. Kaya bago ang susunod na pagpupulong ng koponan, kung ang follow-up ay may kinalaman sa iyo o sa iyong koponan, tiyaking kumpleto ito. Kung nauugnay ito sa ibang koponan o isang tao mula sa isang labas na samahan, habulin sa pamamagitan ng telepono o email upang makita kung na-follow up ang gawain.

1.16 Ipaliwanag ang Pakay ng Pagkolekta at Pagsusuri ng feedback ng Kalahok Mula sa Pagpupulong

Ang feedback ay isang salamin ng pagganap ng mga indibidwal sa koponan. Magkakaiba ang pagtatrabaho ng bawat tao sa isang koponan. Mula sa aming pananaw, ang ilang sitwasyon ay maaaring magmukhang tama, ngunit kailangan nating makita ang mga bagay sa pananaw din ng tagamasid. Ang feedback ay nagbibigay ng isang pagkakataon na maunawaan ang pananaw ng ibang tao sa kung paano tayo nagtatrabaho.

Ang feedback ay maaaring positibo, negatibo, o walang kinikilingan.

Maaaring maihatid ang puna sa maraming paraan, at mahalagang bigyang pansin ang marami sa kanila hangga't maaari. Ipinapahiwatig ng feedback ang paraan ng pagtingin ng mga tao sa paraan ng aming pagtatrabaho, at kung paano ito mapapabuti. Hindi lahat ng feedback ay kinakailangang tumpak.

Ang layunin ng pagkolekta at pagsusuri ng feedback mula sa isang pagpupulong ay:

1. Dahil gumagana ang isang samahan para sa mga customer nito, ang serbisyo sa customer ay napakahalaga para sa maayos na pagpapatakbo ng samahan. Kaya kailangan naming makinig sa feedback upang mapabuti ang serbisyo sa customer.

2. Ang pagkuha ng puna ay makakatulong sa iyo na makilala ang tama sa kung ano ang mali. Malalaman mo rin kung ano ang kinakailangan o mahahalaga at kung ano ang hindi, sa ganoon ay matulungan kang mapabuti ang iyong kahusayan.

3. Nakatira kami sa isang pamayanan na may magkakaibang kultura at paniniwala. Kaya't ang pagkolekta ng puna ay tumutulong sa iyo upang mapagbuti ang iyong trabaho sa magkakaibang pamayanan.

4. Nakikipagtulungan kami sa mga taong mayroong magkakaibang personalidad at ugnayan at karakter sa pamayanan. Ang pagkuha ng puna ay makakatulong sa amin na gumana nang mahusay sa isang paraan na nababagay sa bawat tao sa pamayanan.

5. Sinasabi sa iyo ng feedback kung ang paraan ng iyong pagtatrabaho ay matagumpay o hindi. Tutulungan ka rin nitong isaalang-alang ang mga kahaliling paraan ng pagpapabuti ng iyong pagganap.

6. Sa pamamagitan ng puna ay nalaman natin kung may nasaktan tayo sa sinuman, o pinaramdam na hindi komportable ang sinuman o walang respeto sa sinuman. Maaari nating gawin iyon nang hindi sinasadya, kaya makakatulong sa atin ang puna na makilala ang mga pagkakamali na iyon.

7. Ang feedback ay tumutulong sa amin na ituon ang kung ano ang kinakailangan ng mga kasali sa isang pagpupulong kaysa sa kailangan namin.

Gumagamit ng feedback mula sa mga kalahok:

1. Maaari nating magamit ang puna upang mas maunawaan ang mga pangangailangan ng pamayanan.

2. Maaari natin itong magamit upang maunawaan ang mga pagbabago sa pamayanan.

3. Maaari natin itong magamit upang mapagbuti ang programa mismo.

4. Ang feedback ay tumutulong sa pagbuo ng isang kulturang pang-organisasyon na tumatanggap at naglalapat ng kung ano ang nakuha mula sa iba.

1.17 Nailalarawan Kung Paano Sumasang-ayon sa Mga Punto ng Pagkatuto upang mapabuti ang Organisasyon ng Mga Pagpupulong sa Hinaharap

Itala ang mga isyung nadatnan mo sa mga pagpupulong at talakayin ang mga ito sa mga tagapamahala. Sa gayon ang mga tao ay maaaring magpasya kung paano haharapin ang mga naturang isyu sa hinaharap.

Ang mga isyu ay kailangang tugunan sapagkat nakakaapekto ang lahat sa mga dumalo at bisita sa isang pagpupulong. Kung walang aksyon na gagawin, ang mga hindi nalutas na isyu ay maaaring makasama sa maayos na pagpapatakbo ng samahan.