Mga panuntunan at tip para sa mahusay na pag-uugali sa email

Screenshot ng inbox, na may kapaki-pakinabang na mga tip.

Sa pagsulong natin nang mas malalim sa Digital Age, natutuklasan natin na may mga panuntunan pa rin sa pag-uugali na kailangan nating sundin. Ang mundo ng email ay mayroon ding mga tukoy na alituntunin ng pag-uugali. Sa tuwing magpapadala ka ng isang email, nagpapadala ka rin ng isang mensahe tungkol sa iyong sarili. Ang mga tao ay gagawa ng mga konklusyon tungkol sa iyo kung kilala ka nila o hindi, batay sa iyong pagsusulat.

Kung susundin mo ang anim na mga patakaran ng pag-uugali sa email, mailalagay mo ang iyong pinakamahusay na paa. Maaari kang maging tiwala na makakagawa ka ng isang positibong impression. Nalalapat ang mga patakarang ito lalo na sa lugar ng trabaho.

Panuntunan sa Pag-uugali sa Email # 1: Siguraduhin na ang Iyong Format ng Mensahe ay Propesyonal

Kapag nagpapadala ng isang email, gamitin ang naaangkop na pagbati. Maaari mong tugunan ang tao sa pangalan o kahit na isama ang "hello."
Gumamit ng wikang walang kinikilingan sa kasarian.
Kung ito ang kauna-unahang pagkakataon na nag-email ka sa isang tao at hindi mo alam kung sino ang tao, gamitin ang address na, "Mahal na Sir o Ma'am."
Tapusin ang email sa isang naaangkop na pagtatapos tulad ng salamat, taos-puso, magalang at iba pang mga katulad na salita.
Magsama ng isang elektronikong lagda kasama ang iyong pangalan, pamagat at email address at / o iba pang mga pamamaraan ng komunikasyon tulad ng mga numero ng telepono, mga website, atbp.

Panuntunan sa Pag-uugali sa Email # 2: Panatilihing Maikli ang Iyong Mensahe

Magsama ng isang paksa upang malaman ng mga tao kung ano ang tungkol sa mensahe at matutukoy nila ang kaugnayan ng email. Kung hindi mo inilalagay ang isang paksa sa linya ng paksa, maaaring mag-ingat ang tatanggap mo at hindi suriin ang mensahe.
Ang katawan ng mensahe ay dapat na maikli - agad na puntahan. Ang ilang mga pangungusap ay dapat na ang kailangan mo.
Ang iyong pagsulat ay dapat na may kasamang mga maikling pangungusap.
Sumulat ng mga maikling talata at gumamit ng puting puwang. Iyon ay, sumulat para sa internet.

Oops… Hindi Ibig Sabihin Na Ipadala Iyon

Panuntunan sa Pag-uugali sa Email # 3: Gumamit ng Propesyonal na Wika

Ang mga mensahe sa email ay hindi gaanong pormal kaysa sa pagsulat ng mga liham, ngunit huwag hayaan ang iyong sarili na maging palpak.
Suriin ang wastong grammar, bantas at spelling. Walang pinapahina ang iyong kredibilidad higit pa sa isang mensahe na puno ng mga error.
Iwasan ang labis na paggamit ng mga emoticon. Kung nagsingit ka ng masyadong maraming, maaari mong ikompromiso ang iyong pagiging propesyonal. Ang ilan ay magtatalo na ang paggamit ng mga emoticon sa pangkalahatan ay hindi propesyonal.
Isipin ang tungkol sa mga salita sa iyong mensahe. Minsan mahirap iparating ang tono ng iyong kahulugan sa pagsulat. Iwasan ang panunuya sapagkat ang iyong mambabasa ay maaaring madaling gawin ito bilang isang insulto.
Iwasang magsulat ng mga mensahe na sisingilin ng damdamin. Kung ikaw ay nasa isang pang-emosyonal na estado, maghintay hanggang sa ikaw ay nasa mas kalmadong estado ng pag-iisip bago subukang sumulat ng anupaman.
Ang paggamit ng LAHAT ng mga CAPS ay nagpapahiwatig na sumisigaw ka sa isang tao. Mahirap din basahin.

Isang nabagong alituntunin ng "KISS". Mas kaunti pa.

C. Calhoun

Panuntunan sa Pag-uugali sa Email # 4: Walang Mga Mensahe sa Junk

Ang pagpapadala ng junk email ay nakakainis sa mga tao at maaaring mag-prompt sa kanila na harangan ka.
Huwag maglakip ng hindi kinakailangang mga file. Ang mga tao ay may kaakit-akit na mga attachment mula sa mga hindi kilalang nagpadala at may karapatang kaya: maaari silang maglaman ng mga virus.
Iwasang magpadala ng "pasulong." Ang mga mensahe ay impersonal at madalas ang mga tao ay tatanggalin bago basahin.
Ang mga magarbong font at background ay maaaring maging mahirap basahin at makaabala ang iyong mambabasa. Maaaring hindi ka masyadong seryosohin ng iyong madla. Sino ang nais na makilala bilang Curly Cue Sue - at hindi ito isang sanggunian sa kanyang buhok.

Panuntunan sa Pag-uugali sa Email # 5: Ang Email Ay Hindi Pribado

Maaari mo pa ring gawing personal ang mga mensahe, ngunit magkaroon ng kamalayan na maaaring makita ng ibang mga mata ang iyong mensahe.
Anumang mensahe na ipadala mo sa isang tao ay napapailalim sa pagpapasa.
Gamitin lamang ang pagpapaandar na "CC" (kopya sa) kung kailangang malaman ng partido na ang impormasyon na nasa kamay na. Kung hindi man ay kalat mo ang inbox ng isang tao.
Ang pagpapaandar na "BCC" (bulag na kopya) ay mabuti para sa mga mass-mail dahil ang mga tatanggap ay hindi kailangang mag-scroll sa maraming mga email address. Kung lihim kang nagsasama ng isang tao sa isang pag-uusap, tandaan, ang email ay HINDI pribado.
Siguraduhin na ang personal na mensahe na ipadala mo ay talagang pupunta sa kanino mo balak. Maraming isang email ang naipadala sa maling partido, upang makapinsala sa nagpadala.
Kung naghahanap ka ng trabaho, huwag, HUWAG gamitin ang email ng iyong kasalukuyang employer upang magsagawa ng ganitong uri ng negosyo. Ipagpalagay lamang ng iyong employer sa hinaharap na gagawin mo itong muli - ngunit sa kanila.
Dahil ang email ay hindi ligtas, ipalagay na sinusubaybayan ng iyong tagapag-empleyo ang lahat ng mga papasok at papalabas na mensahe.

Panuntunan sa Pag-uugali sa Email # 6: Tumugon Kaagad sa Mga Papasok na Mensahe

Mapapanatili mo ang iyong imahe ng propesyonalismo kung mabilis kang tumugon sa mga mensahe.
Sagutin ba ang mga katanungan na tinanong sa iyo ng isang tao sa isang email. Minsan ang mga tao ay nagpapadala ng impormasyon na hindi nauugnay, nakakalimutang sagutin ang orihinal na katanungan.
Ang isang mahusay na paraan upang inisin ang iyong mambabasa ay kung gumagamit ka ng mga resibo na "paghahatid / paghatid ng kahilingan". Minsan ang iyong tatanggap ay hindi magbabasa ng mga nasabing mensahe at / o hindi makakabasa dahil sa mga program sa pagsala ng email. Iwasan ang pagpapaandar na ito.