Software sa pagpoproseso ng salita: nvq diploma sa negosyo at pangangasiwa at ito: bahagi ii

Lumikha at baguhin ang layout at istraktura para sa mga dokumento sa pagproseso ng salita

Ang isang dokumento, hindi maaaring isulat lamang sa ilang teksto at mga imahe na nakakalat dito at doon. Ang lahat ng mga dokumento ay nangangailangan ng isang maayos na pagtatanghal na may isang karaniwang istraktura at layout. Upang magawa ito, kailangang malaman ng isa kung paano ayusin ang dokumento, kung anong mga diskarte at tool ang kinakailangan para dito at kung saan ito mahahanap.

2.1 Kilalanin ang mga kinakailangan sa dokumento para sa istraktura at istilo

Anumang dokumento na nilikha ay kailangang sumunod sa ilang mga pamantayan para sa kadalian ng kakayahang mabasa at mapanatili ang propesyonalismo. Kung titingnan natin nang pangkalahatan ang karaniwang istraktura ng anumang dokumento, magkakaroon ito ng isang pahina ng pamagat, isang talaan ng mga nilalaman, pagpapakilala, isang katawan para sa dokumento, at iba pa.

Halimbawang pahina ng pamagat para sa isang dokumento

nsf.gov

Ang bawat bahagi ng dokumento ay may kanya-kanyang istilo at istraktura.

Halimbawa, ang pahina ng pamagat ng dokumento ay magkakaroon ng pamagat ng ulat, petsa, katayuan ng dokumento, atbp., Ang talaan ng mga nilalaman ay magkakaroon ng lahat ng mga seksyon at mga sub-seksyon ng dokumento, na may mga kaugnay na numero ng pahina at iba pa.

Nakasalalay sa uri ng dokumento, kailangan mong mag-set up ng isang karaniwang layout ng pahina para sa mga pahina sa word processor. Ang ilan sa mga pangunahing setting ay may kasamang laki ng papel, uri ng papel, orientation ng papel, base font, wika, mga setting ng petsa, pagbibigay-katwiran ng mga nilalaman sa dokumento, mga margin, spacing ng linya, mga haligi, header, footer, numero ng pahina, pamagat ng talata, talahanayan, at napakaraming iba pa depende sa layunin.

Bukod sa mga ito, kailangan nating tingnan ang bahagi ng graphics ng dokumento. Ang mga graphic na ginagamit mo sa isang dokumento ay dapat ding alinsunod sa ilang mga pamantayan. Kailangan nilang maging simple at pumunta sa mga nilalaman ng dokumento (maging makabuluhan) , ma-caption nang naaangkop, lagyan ng label kung kinakailangan sa mga alamat kung mayroon man.

Ang susunod na mahalagang aspeto na isasaalang-alang sa isang dokumento ay ang gramatika, kakayahang mabasa at istilo ng dokumento. Suriin at suriin ang baybayin para sa anumang mga error sa grammar. Ang ilang pangunahing pamantayan ay upang maiwasan ang salungguhit ng teksto, gumagamit ng solong mga quote sa halip na dobleng mga quote, nag-iiwan ng puwang sa pagitan ng mga pangungusap at talata, pagsuri para sa mga bantas, atbp. Gayundin, mas mahusay na gumamit ng aktibong boses habang nagsusulat ng isang dokumento, sa halip na pasibo na boses.

Matapos mapangalagaan ang lahat ng mga istilo at istraktura ng dokumento, kailangang iakma ang pag-set up ng pahina upang ang dokumento ay mukhang maayos at presentable para sa pag-print at pagbabasa.

2.2 Tukuyin kung anong mga template at istilo ang magagamit at kailan ito gagamitin

Ang isang koleksyon ng mga pagtutukoy tulad ng laki ng isang pahina, oryentasyon ng pahina, ang mga margin, font, line spacing, atbp., Ay tinatawag na isang template. Ang bawat solong dokumento na nilikha sa Word ay batay sa isang template.

Halimbawa, kapag binuksan mo ang isang bagong dokumento sa Word, ang salita ay gumagamit ng isang default na template na may ilang mga normal o default na setting at ito ay tinatawag na isang Normal na template.

Ang isang template ay mayroon ding mga estilo para sa dokumento.

Halimbawa, para sa isang normal na template, ang istilo ng default ay normal na istilo. Magkakaroon ito ng default font, laki ng font, spacing ng linya, margin at iba pa. Mayroong iba't ibang mga iba pang mga istilo na magagamit sa loob ng salita mismo ( Format -> Mga Estilo at Pag-format ) kung saan maaari kang pumili ng isa, o maaari mong baguhin ang isang mayroon nang istilo, o lumikha ng iyong sariling estilo.

Nakasalalay sa bawat samahan at kagawaran kung saan ka nagtatrabaho, maaaring mayroon ka ng magkakaibang mga template na dati nang idinisenyo para sa mga tukoy na layunin na isinasaalang-alang ang mga pangangailangan at kinakailangan ng samahan at mga pamantayan nito. Ang mga template ay maaaring may iba't ibang mga format para sa pahina, iba't ibang mga estilo at ilang pamantayang teksto, lahat depende sa mga pangangailangan at pamantayan ng samahan.

Halimbawa, ang isang headhead na mayroon ang bawat samahan ay isang halimbawa ng isang template. Maaari itong magkaroon ng pangunahing impormasyon at impormasyon sa pakikipag-ugnay tungkol sa kumpanya dito. Ang mga template na ito ay maaaring mabago, o maaari mong likhain ang iyong mga template at i-save ang mga ito sa isang madaling ma-access na lokasyon sa iyong hard drive. Ang hitsura ng isang dokumento ay natutukoy ng mga estilo at pagtutukoy ng dokumento.

Ang mga template ay maaaring maging normal na mga default na template o template na may macros. Kung kailangan mong lumikha ng isang template para sa mga dokumento na malilikha mo madalas, kung gayon ang dapat mong gawin ay: Lumikha ng isang template na may kinakailangang istilo at mga pagtutukoy at idagdag ang teksto na lilitaw sa bawat oras kapag nilikha ang isang bagong dokumento, pagkatapos ay i-save ang template na may isang makabuluhang pangalan. Kung nais mong baguhin ang isang mayroon nang template alinsunod sa iyong mga pangangailangan, pagkatapos ay buksan ang isang mayroon nang template, gawin ang kinakailangang mga pagbabago at i-save ito sa ibang pangalan.

Word 2003 Tutorial Paggamit ng Mga Template

Mayroong dalawang uri ng mga template: mga built-in na template at pasadyang mga template.

Ang mga built-in na template ay may kasamang pre-set na istraktura na dinisenyo para sa iba't ibang uri ng mga dokumento.

Halimbawa, fax, memo, titik, resume, ulat, atbp.

Ang mga pasadyang template ay mga template na nilikha ng gumagamit, kapag ang isang built-in na template para sa kanilang layunin at kinakailangan ay hindi magagamit o ang isang magagamit ay hindi kasiya-siya. Lumilikha ang gumagamit ng isang template gamit ang kanilang sariling pag-format at mga istilo at nai-save ito kasama ang iba pang mga template upang sila ay magamit para sa hinaharap na paggamit.

File - Mga Template - Suriin ang 'Awtomatikong Pag-update ng Mga Estilo ng Dokumento "

michaelgoerz.net

Sa mga kaso kung saan mo nais na muling baguhin ang mga istilo ng isang mayroon nang dokumento sa mga istilo na iyong nilikha sa isang bagong template, makakamtan mo ito sa pamamagitan ng paglakip ng bagong nilikha na template sa dokumento na nangangailangan ng muling pag-format.

Upang maglakip ng isang template sa isang dokumento, File -> Mga Template -> Suriin ang pagpipiliang 'Awtomatikong I-update ang Mga Estilo ng Dokumento' -> I-click ang Ok

Isusulat ng salita ang mga istilo na mayroong pagtutugma ng mga pangalan sa lumang dokumento at ang bagong template at mga bagong istilo ay idinagdag sa listahan ng estilo. Sa prosesong ito, ang mga estilo lamang ang nagbabago at iba pang mga pagtutukoy tulad ng margin, header, footer, atbp. Hindi nagbabago dahil ang mga ito ay mga setting ng antas ng dokumento. Ang mga setting ng antas ng dokumento ay palaging pumapalit sa mga setting ng antas ng template.

Upang tingnan ang magagamit na pag-format at mga istilo, i-click ang Format - Mga Estilo at Pag-format

Pagpasok ng talahanayan

Ginagamit ang mga talahanayan sa iba't ibang uri ng mga dokumento para sa iba't ibang mga layunin at may iba't ibang uri ng mga talahanayan. Titingnan namin ang iba't ibang mga setting at tampok na magagamit upang baguhin ang isang talahanayan at upang ayusin ang impormasyon dito.

Lumikha o magpasok ng isang talahanayan - Talahanayan -> Ipasok -> Talahanayan -> Itakda ang bilang ng mga hilera at haligi -> Maaari mong gamitin ang Autofit sa mga nilalaman na ayusin ang talahanayan ayon sa mga nilalaman o pipili ng awtomatikong magkasya sa window, na kung saan ay mabatak ang mesa hanggang sa mga margin ng pahina.

Magdagdag at mag-ayos ng istraktura ng talahanayan - Maaari kang laging mag-right click sa isang talahanayan at pumunta sa mga katangian ng talahanayan at gumawa ng maraming mga pagbabago sa mga katangian ng talahanayan. Maaari ka ring magdagdag at magtanggal ng mga hilera at haligi, baguhin ang lapad, mga hangganan, pagtatabing at maraming iba pang mga pag-aari para sa isang talahanayan.

Upang mai-convert ang teksto sa talahanayan, unang uri sa data na pinaghiwalay ng mga tab o kuwit, narito ko pinaghiwalay ang data sa pamamagitan ng mga tab

Upang pagsamahin ang mga cell sa isang talahanayan, piliin ang mga cell na nais mong pagsamahin - mag-right click sa mga napiling cell - piliin ang "pagsamahin ang mga cell"

Pagsamahin at hatiin ang mga cell sa isang talahanayan - upang pagsamahin ang mga cell, piliin ang mga cell na kailangan mong pagsamahin -> pag-right click sa mga ito -> mag-click sa pagsamahin ang mga cell.

Upang hatiin ang mga cell -> tamang pag-click sa cell na kailangan mong hatiin -> i-click ang split cells -> itakda ang bilang ng mga hilera o haligi na nais mong hatiin sa cell

I-align ang teksto nang pahalang o patayo sa isang talahanayan - Piliin ang mga cell kung saan mo nais na ihanay ang teksto. Mag-right click sa kanila -> i-click ang "Direksyon ng teksto" -> pagkatapos ay piliin ang pagkakahanay na kailangan mo

Cell margin, Mga Hangganan at pagtatabing sa isang talahanayan - Pag-right click sa talahanayan -> mag-click sa Border at shading -> baguhin ang mga setting para sa mga margin, border at shading

Paano lumikha ng isang form?

Titingnan din namin kung paano lumikha at magbago ng isang form. Ang mga form ay mga dokumento sa teksto na may mga patlang ng form na pinunan mo kung kinakailangan. Ang mga form na ito ay maaaring gamitin sa computer o naka-print at napunan. Katulad ng iba pang mga dokumento, ang mga form ay maaari ring mai-save bilang isang template. Upang lumikha ng isang form, MS Word -> Bago -> Blangkong dokumento -> Maaari kang mag-type sa kinakailangang pamagat at iba pang mga detalye kung kinakailangan. Maaari mo ring gamitin ang isang talahanayan upang mabigyan ang form ng isang propesyonal na layout.

Tingnan - Mga Toolbar - Mga form, ipapakita ang toolbar ng mga form

Upang magdagdag ng mga bala at istilo ng listahan - Format - Bullets at pagnunumero

Ang built in na mga estilo ay ginagawang madali ang trabaho kapag nag-istilo ka ng mga heading, talata at tala ng nilalaman. Halimbawa kapag manu-mano kang pumili ng isang heading, baguhin ang font, laki ng font, kulay ng font, ginagawa mo ang mga pagkilos sa tatlong mga hakbang upang makamit ang resulta at kakailanganin mong ulitin ito para sa bawat heading. Ngunit kapag binago mo ang mga istilo ng built-in o nilikha na mga istilo, natatapos mo ang trabaho sa isang solong pag-click.

Ang mga naka-link na istilo ay nagbabago ng mga istilo ng parehong karakter at talata nang magkasama at minarkahan ito ng ' ¶a' sa huli. Ang mga istilong ito ay kumikilos tulad ng isang talata o istilo ng character at maaaring mailapat sa pamamagitan ng pag-click kahit saan sa loob ng talata upang mag-apply para sa buong talata, o maaari kang pumili ng isang tukoy na seksyon ng talata at ilapat ang istilo kung kailangan mo ng istilo na inilapat sa isang bahagi lamang ng talata.

Ginamit ang mga istilo ng listahan upang baguhin ang hitsura ng mga listahan. Mayroon itong mga antas ng hierarchy na may indentation at mga istilo ng pagnunumero.

Ginamit ang mga istilo ng mesa upang baguhin ang hitsura ng mga talahanayan. Dumating ang mga ito sa iba't ibang hitsura sa mga hangganan, pagtatabing, pagkakahanay at mga font sa mga talahanayan.

Mangyaring puna:

Sana may kaalaman kayo lahat

• Pag-aaral ng kinakailangang istraktura at layout na kinakailangan para sa isang dokumento
• Magagamit na mga istilo at template
• Paggamit ng mga talahanayan at iba pang impormasyon na kinakailangan para sa dokumento
• Paglalapat ng mga diskarteng nasa itaas sa dokumento

Sinubukan ko ang aking makakaya upang maglakip ng mga screenshot sa karamihan ng mga pagkilos na ipinaliwanag dito. Ang ilang mga screenshot ay mula sa Microsoft word 2010 at papalitan ko sila ng salitang 2003 sa lalong madaling panahon.

Inaasahan kong napulot mo ang impormasyong ito na kapaki-pakinabang. Mangyaring huwag mag-atubiling puna at magtanong ng anumang mga katanungan kung mayroon ka. Ang unang seksyon ng yunit na ito ay matatagpuan sa link sa ibaba

Seksyon 1 - Ipasok at pagsamahin ang teksto at iba pang impormasyon nang wasto sa loob ng mga dokumento sa pagproseso ng salita (Word Processing Software, Mga Tanong 1.1 hanggang 1.7)

Ang susunod na seksyon ng yunit na ito ay matatagpuan sa link sa ibaba

Seksyon 3 - Gumamit ng mga tool sa software ng pagpoproseso ng salita upang ma-format at maipakita ang mga dokumento nang epektibo upang matugunan ang mga kinakailangan (Word Processing Software, Mga Katanungan 3.1 hanggang 3.6)