Talaan ng mga Nilalaman:
- Mga Pagpupulong na Dinaluhan Ko
- Ang bawat tao'y Nais Na Magkaroon ng Mas mahusay na Mga Pagpupulong
- 1. Mahusay na Pagpupulong Huwag Patakbuhin ang Kanilang Sarili
- 2. Pagpaplano ay Nagsisimula Sa Wakas sa Pag-iisip
- 3. Palaging May Pormal na Agenda
- 4. Ang Mga Batas sa Batas ay Malinaw na Naihayag at Sumasang-ayon
- 5. Mayroong Mga Mahalagang Tungkulin sa Papel na Panatilihin ang Track sa Pagpupulong
- Tagabantay ng oras
- Flipchart / Whiteboard Note Taker
- Tala ng Miting / Minuto Taker
- 6. Mayroong isang Plano ng Pagkilos para sa Pag-follow-up
- Paglalapat ng Mga Tip na Ito
Mga Pagpupulong na Dinaluhan Ko
Ang bawat tao'y Nais Na Magkaroon ng Mas mahusay na Mga Pagpupulong
Ok, nandoon na kaming lahat… nakaupo lang kami sa isang pagpupulong para sa parang isang labis na dami ng oras at tila isang malaking basura. Lahat ay maraming pinag-uusapan, ang ilan dito ay ganap na wala sa paksa at hindi ito maliwanag kung ano talaga ang nagawa. Tunog sa lahat pamilyar?
Sa kabutihang-palad may mga paraan upang magpatakbo ng mga pagpupulong na gawing mas produktibo sila. Ang mga produktibong pagpupulong ay laging may isang layunin, sila ay epektibo sa kung paano ito isinasagawa at naka-iskedyul para sa tamang dami ng oras.
Ang sumusunod na anim na tip ay maaaring makatulong na baguhin ang iyong susunod na pagpupulong:
- Mahusay na pagpupulong ay hindi nagpapatakbo ng kanilang sarili.
- Nagsisimula ang pagpaplano sa pag-iisip ng katapusan.
- Palaging may pormal na agenda.
- Ang mga pangunahing patakaran ay tahasang ipinahayag at napagkasunduan.
- Mayroong mga pangunahing tungkulin sa tungkulin upang mapanatili ang track sa pulong.
- Mayroong isang plano ng pagkilos para sa pag-follow up.
Maglaan tayo ng ilang oras nang sama-sama upang tuklasin ang mga ito sa mas malalim pa.
1. Mahusay na Pagpupulong Huwag Patakbuhin ang Kanilang Sarili
Ang isang tao ay kailangang magsagawa ng orchestra para sa lahat na maglaro nang magkakasuwato, bantayan ang premyo, humantong mula sa harap… hmm, kunin ang larawan? Kapag ang bawat isa sa pagpupulong ay nakatuon sa kanilang isahan na tungkulin ang isang tao ay dapat na itinalaga bilang tagapagpadaloy upang mag - zoom out upang makita ang malaking larawan habang ang mga talakayan ay umuusbong at gabayan ang proseso para maganap ang mabisang komunikasyon.
Ang mabuting pagpapadali ay tumutulong sa mga kalahok na maayos na lumipat sa itinerary at i-iron ang mga hamon kung saan sila nagaganap. Ang tagapagpatakbo ay dapat na isang mahusay na tagapagbalita at maaaring maging tagapangulo ng pulong, isa sa mga kalahok, o isang panlabas na tao na hindi kasangkot sa mga talakayan sa pagpupulong.
2. Pagpaplano ay Nagsisimula Sa Wakas sa Pag-iisip
Itanong sa iyong sarili ang mga sumusunod na katanungan:
- Ano ang sinusubukan nating magawa sa pamamagitan ng pagdaraos ng isang pagpupulong? Ano ang mga nais na resulta?
- Ang pagpupulong ba ay ang pinakamahusay na pagpipilian o maaari bang makamit ang ilan o lahat ng mga layunin sa pamamagitan ng paggamit ng email o ibang paraan ng komunikasyon?
- Sino ang kailangang dumalo? Paano natin makikilala ang tamang mga kalahok at tamang bilang ng mga kalahok?
- Anong antas ng paghahanda ang kinakailangan upang pinakamahusay na makamit ang huling resulta?
- Anong mga proseso ang kailangan nating isama sa pagpupulong? Halimbawa, kailangan ba nating isaalang-alang ang pagsasama ng isang sesyon ng brainstorming upang makabuo ng mga bagong ideya, o maghatid ng mga indibidwal na presentasyon para sa higit na may kaalamang pakikipagtulungan?
Sa pamamagitan ng pagsisimula sa mga kinalabasan na kailangang makamit maaari mong mas makilala ang mga dumalo at iproseso ang dami ng oras at paunang trabaho na maaaring kailanganin para sa isang mabisang pagpupulong.
3. Palaging May Pormal na Agenda
Ang pinaka-mabisang pagpupulong ay mayroong isang agenda, ibig sabihin, ang listahan ng mga item na kailangang pag-usapan sa pagpupulong. Habang ginagamit namin ang mga agenda na isinasaad lamang ang mga item na tatalakayin, ang isang mas mahusay na paraan ay isama ang hangarin (layunin) at nais na kinalabasan ng bawat item sa agenda upang ang lahat ng mga dumalo sa pulong ay nasa parehong pahina.
Kapag ang isang agenda ay nilikha sa paraang ito mas magiging halata kapag ang isang talakayan ay magiging off-track, kumpleto o kung kailan maaaring oras na upang magpatuloy. Pormal na mga layunin ay sasabihin sa mga kalahok kung paano pinakamahusay na mag-ambag at mga kinalabasan magbigay ng isang sukat ng pagiging epektibo ng isang talakayan. Mahusay din itong tool para sa tagapagpadaloy o upuan upang idirekta ang pagpupulong sa isang matagumpay na konklusyon.
Halimbawa ng isang agenda na nagpapakita ng iskedyul, mga kinalabasan at layunin
4. Ang Mga Batas sa Batas ay Malinaw na Naihayag at Sumasang-ayon
Ang pagpapatupad ng tamang mga patakaran sa ground ay maaaring makabuo ng mga pagpupulong na may higit na pagkalikido at mas kaunting alitan. Kadalasan kapag naririnig mo ang term na mga panuntunan sa ground maaari mong isipin ang "mga telepono sa pag-vibrate" o "maging nasa oras" o "ilapat ang ginintuang patakaran" atbp. Ito ay maaaring ang mga pamantayang madalas na inilapat ngunit ang mga patakaran sa lupa para sa mga mabungang pagpupulong ay dapat ding pagtuunan ng pansin pagpapahusay ng komunikasyon para sa higit na pakikipag-ugnayan sa pangkat.
Ang isang mahusay na sampling ng mga patakaran sa lupa na sumasalamin dito ay nagmula kay Roger Schwarz (Schwarz, 2016). Inililista niya ang walong mga patakaran para sa mabisang pagpupulong: "Mga pananaw ng estado at magtanong ng tunay na mga katanungan; ibahagi ang lahat ng nauugnay na impormasyon; gumamit ng mga tiyak na halimbawa at sumang-ayon sa kung ano ang ibig sabihin ng mga mahahalagang salita; ipaliwanag ang pangangatuwiran at hangarin; ituon ang pansin sa mga interes, hindi mga posisyon; subukan ang mga pagpapalagay at hinuha; sama-sama disenyo ng mga susunod na hakbang; talakayin ang mga hindi talakayang isyu. "
Ang mga patakarang ito ay idinisenyo upang gabayan ang pag-uugali ng mga talakayan ng indibidwal at pangkat para sa mas malawak na diyalogo ngunit isang halimbawa lamang ng ilan sa mga protokol na maaaring mapalakas ang positibong pakikilahok. Ang paglikha o pag-angkop ng iyong sariling hanay ng mga pamantayan sa pamamaraan at pag-uugali ay maaaring umayos at patnubayan ang pagpupulong patungo sa mas mayamang kinalabasan.
Ang isang buong pag-unawa sa bawat panuntunan sa lupa sa simula ng bawat pagpupulong ay magiging mahalaga para sa mga kalahok na sumang-ayon at subukang sumunod sa nais na mga pamantayan.
5. Mayroong Mga Mahalagang Tungkulin sa Papel na Panatilihin ang Track sa Pagpupulong
Ang pinakamatagumpay na pagpupulong ay may ilang mahahalagang tungkulin na maaaring italaga sa mga kalahok bilang isang dalawahang papel, o sa mga panlabas na tao. Ang mga tungkulin na nakatalaga ay depende sa haba ng pagpupulong, ang bilang ng mga kalahok at layunin sa likod ng pagpupulong.
Tagabantay ng oras
Humingi ng isang boluntaryo upang subaybayan ang oras batay sa agenda. Maaari itong ilunsad sa mga responsibilidad ng tagapangulo ng tagapupulong o tagatulong subalit kung ang pagpupulong ay mahaba o inaasahang maging kumplikado sa kalikasan mas mainam na humingi ng isang hiwalay na boluntaryo.
Ang papel ng tagabantay ng oras ay upang alerto ang mga kalahok kapag malapit nang malapit ang oras para sa isang partikular na item sa agenda upang ang grupo ay magpasya sa karagdagang oras kung ang resulta ay hindi nakamit, o sumang-ayon na magpatuloy.
Flipchart / Whiteboard Note Taker
Kapag ang isang tao ay nag-chart ng pag-usad ng pagpupulong sa isang flipchart easel o whiteboard nagbibigay ito ng malawak na pagtingin sa kung paano umaasenso ang pagpupulong.
Ang mga kontribusyon sa diagram ay maaaring pasiglahin ang mga bagong ideya o lumikha ng mga ugnayan sa pagitan ng mga konsepto na maaaring hindi nagawa sa ibang paraan. Maaari din nitong hikayatin ang mga taong maaaring mag-atubiling ibahagi, lalo na sa isang pangkat ng mga nakikilahok sa tinig na may kaugaliang igiit ang kanilang sarili sa iba. Sa kabaligtaran, maaari din nitong gawing katamtaman ang mga taong ito, lalo na kung ang kanilang mga ugali ay nagmula sa isang pakiramdam na walang nakikinig o sineseryoso ang kanilang mga ideya. Ang mga ideya, kapag nakuha, ay maaaring sumangguni kung mayroong pag-uulit.
Ang mga tala ng Flipchart ay dapat mabasa, at tumpak na nakakakuha ng mga pangunahing kontribusyon. Maaari silang kinatawan o sinamahan ng mga visual na simbolo o pagpapaikli para sa kadalian at kakayahang umangkop. Sa pagtatapos ng pagpupulong, maaari silang mai-transcript at maidagdag sa pormal na mga tala, o maiimbak at gamitin bilang sanggunian sa mga kasunod na pagpupulong.
Tala ng Miting / Minuto Taker
Walang garantiya na ikaw at ang iba pang mga miyembro ng pagpupulong ay magbabahagi ng parehong pag-unawa sa susunod na petsa ng kung ano ang tinalakay o napagkasunduan, gaano man kaikli o simple ang pagpupulong. Ang mga tala o minuto ng pagpupulong ay dapat magbigay ng isang tala ng mahahalagang desisyon, kasunduan, talakayan at mga item sa pagkilos.
Dahil maaaring may magkakaibang interpretasyon ng kung ano ang bumubuo ng "mga minuto ng pagpupulong" o "mga tala ng pulong" magandang ideya na magbigay ng isang template o sumang-ayon sa format nang maaga.
Ang taong responsable para sa pagkuha ng mga tala ay maaaring isang kalahok sa pagpupulong o isang panlabas na tao na ang nag-iisang layunin ay upang lumikha ng isang tumpak na tala ng pagpupulong.
6. Mayroong isang Plano ng Pagkilos para sa Pag-follow-up
Ang pangwakas na lihim sa matagumpay na mga pagpupulong ay upang matiyak na ang pagpupulong ay higit pa sa isang "talkhop". Kung mayroong isang item na kailangang sundin pagkatapos dapat itong magkaroon ng isang itinalagang timeline at isang mapanagot na tao o tao. Ang listahan ng mga item, timeline at taong responsable ay dapat na likhain at sumang-ayon bilang bahagi ng recap sa pagtatapos ng pagpupulong. Hindi ito dapat ilibing sa katawan ng mga minuto / tala ng pagpupulong ngunit dapat magkaroon ng isang hiwalay na seksyon kung saan maaari silang malinaw na mag-refer.
Paglalapat ng Mga Tip na Ito
Kaya't mayroon ka nito, anim na simpleng mga tip para sa mas mahahalagang pagpupulong. Makakasiguro ka sa isang mas produktibong pagpupulong kung saan inilapat ang lahat o ilan sa mga tip na ito.
Kung nagpaplano kang magdagdag ng anuman sa mga mungkahi na ito sa iyong susunod na pagpupulong baka gusto mong ipatupad ang mga ito sa mga hakbangin upang hindi ito isang napakalaking pagbabago para sa iyo o sa ibang mga taong kasangkot sa pagpupulong.
Mga Sanggunian:
Schwarz, R. (2016). 8 Mga Batas sa Batas para sa Mahusay na Pagpupulong. Nakuha noong Hulyo 23, 2019.
© 2019 Audra Stevenson