9 Mga lugar ng pamamahala ng proyekto (at kung bakit sila mahalaga)

Mga Bagay sa Tagumpay sa Proyekto

Ang totoo, sa buhay at sa negosyo, nabigo ang karamihan sa mga proyekto. Ngunit mahalaga ang tagumpay. Kailan man nabigo ang isang proyekto, nasasayang ang oras at pera. Minsan, buhay ang nawala, tulad ng isang misyon sa pagsagip pagkatapos ng bagyo o iba pang natural na kalamidad.

Mayroong dalawang uri ng mga proyekto. Ang isa ay, ayon sa guro ng negosyo na si Joseph M. Juran, "Isang problema na naka-iskedyul para sa solusyon." Kung ang isang proyekto na tulad nito ay nabigo, sa lahat ng oras, pagsisikap at pera ay nasayang, at ang problema ay nasa atin pa rin. Ang iba pang uri ng proyekto ay isang pagsisikap na gawing katotohanan ang isang pangarap. Kapag nabigo ang ganitong uri ng proyekto, ang panaginip ay hindi kailanman ginawang totoo. Halimbawa, mas maaga sa buwang ito, isang kumpanya na may mahusay na paningin ang nagsara ng mga pintuan nito. Alam kong dalawampung tao na nawala ang malaking bahagi ng kanilang kita, at may daan-daang iba pa. At ang kumpanya ay tumulong sa libu-libo, ngunit nawala ito.

Ang totoo, higit sa kalahati ng lahat ng mga proyekto ang nabigo — at iyon ay tumutukoy sa maayos na disenyo, mahusay na pamamahala ng mga proyekto, at kasama, sa tagumpay, mga proyekto na naihatid huli at labis na badyet. Ang totoong rate ng tagumpay — mga proyektong naghahatid ng katanggap-tanggap o kamangha-manghang mga resulta sa oras at sa ilalim ng badyet, ay nawawala maliit.

Mas magagawa natin ang mas mahusay. Ginagawa namin ito sa pamamagitan ng pagbibigay pansin sa lahat ng bahagi ng isang proyekto, iyon ay, sa pamamagitan ng pamamahala ng siyam na lugar ng pamamahala ng proyekto habang nalalapat ang mga ito sa aming proyekto.

Sa artikulong ito

Titingnan natin:

Ang kahulugan ng tagumpay sa proyekto
Paano tukuyin ang isang layunin ng proyekto
Ang siyam na lugar ng pamamahala ng proyekto
Paano ko inilapat ang mga lugar na ito sa sitwasyong halimbawa ng totoong buhay
Ang tatlong yugto ng isang proyekto, kabilang ang paghahanda, paggawa, at follow-through

Ang Layunin: Tagumpay sa Proyekto

Ang "tagumpay sa proyekto" ay parang isang malabo na layunin. Sa totoo lang, hindi ito malabo, ngunit ito ay masyadong pangkalahatan.

Madali naming maitutukoy ito para sa bawat proyekto. At, sa katunayan, ang tukoy na kahulugan ng layunin ng proyekto ay ang unang hakbang sa tagumpay ng proyekto. Pormal na tinukoy ng Project Management Institute (PMI) ang isang proyekto bilang "isang pansamantalang pagsisikap na ginawa upang lumikha ng isang natatanging produkto, serbisyo, o resulta." Ang mga pangunahing elemento ay:

Ang bawat proyekto ay pansamantala. Hindi ito magpapatuloy magpakailanman. Magsisimula ito sa isang tiyak na petsa, at magtatapos sa ibang petsa.
Ang bawat proyekto ay natatangi. Naghahatid ang bawat proyekto ng ilang bago, nobela, magkakaibang resulta.
Naghahatid ang bawat produkto ng ilang tukoy na resulta kapag tapos na ito.

Pagtukoy sa Layunin sa Proyekto

Narito ang ilang mga halimbawa ng mga layunin sa proyekto:

Magkakaroon kami ng isang kahanga-hangang kasal kasama ang 300 mga panauhin sa Hunyo 20.
Ang isang bagong tulay na apat na linya sa pagitan ng Marcos Island at ang mainland ay bukas para sa trapiko ng sasakyan sa Nobyembre 30 sa halagang mas mababa sa $ 4 milyon.
Ang aming pinakabagong paglabas ng kamangha-manghang Pagpaplano ng software, bersyon 10.0, ay ilalabas sa Agosto 20 sa halagang $ 29,99 kasama ang lahat ng mga kilalang bug mula sa beta test na naayos na may gastos sa pag-unlad na mas mababa sa $ 50,000.

Tulad ng nakikita mo, ang mga proyekto ay parehong personal, at para din sa negosyo. Makikita mo rin na ang isang mahusay na kahulugan ng proyekto ay may kasamang kung ano ang maihahatid, kailan, at kung magkano ang gastos. (Mayroong gastos para sa kasal, ngunit personal iyon. Hindi ko ito isinama sapagkat wala ito sa iyong negosyo.)

Ang mga halimbawang ito ay naglalarawan ng unang tatlong mga lugar ng isang proyekto na dapat naming pamahalaan.

Ang saklaw ay isang magarbong salita para sa kung ano ang ginagawa namin.
Mga address sa oras: kailan magsisimula ang proyekto; kung kailan ito tatapusin, maghatid ng mga resulta; ang tagal mula simula hanggang katapusan; at ang dami ng pagsisikap (oras ng tao) ng trabaho.
Ang gastos ay isang kahulugan ng kung magkano ang gastos ng proyekto.

Ito ang unang tatlong mga lugar ng isang proyekto na tinukoy namin, at tinawag namin silang Mga Resulta (r) na mga kadahilanan dahil masusukat ang mga ito sa mga tuntunin ng malinaw, natukoy na mga resulta. Para sa saklaw, alinman sa layunin ay nakamit, o hindi. Na patungkol sa oras: Alinman ito ay isang oras, o huli na. Na patungkol sa gastos: Alinman sa manatili kami sa loob ng badyet, o lumampas kami sa badyet. Upang matuto nang higit pa tungkol sa mga kadahilanang ito ng mga resulta, at kung bakit sila tinawag na The Iron Triangle, maaari mong basahin Kung Paano Maglatag ng isang Plano sa Pamamahala ng Project.

Ngunit ang mga resulta (r) na mga kadahilanan ay hindi sapat. Kung gagana lamang kami sa tatlong sangkap na ito, mabibigo ang aming proyekto.

Ano ang Siyam na Lugar ng Pamamahala ng Proyekto?

Saklaw, Oras, Gastos, Panganib, Kalidad, Komunikasyon, Human Resources, Procurement, Pagsasama

Isang Halimbawa sa Tunay na Buhay: The Day Trip

Halos mga taon na ang nakakalipas, talagang masaya ang araw namin ng aking asawa. Bilang isang tagapamahala ng proyekto, nais kong sabihin na ito ay dahil pinamahalaan ko ito bilang isang proyekto. Gayunpaman, ito ay isang magandang halimbawa kung paano umaasa ang tagumpay sa proyekto higit pa sa tatlong mga resulta (r) na mga kadahilanan: saklaw, oras, at gastos.

Ang aming plano ay kumuha ng isang Sabado sa Hunyo, at pumili ng mga lychee (gustung-gusto namin ang prutas ng lychee) sa isang pick-your-own lychee farm mga isang oras sa hilaga ng kung saan kami nakatira. Nais naming maiuwi ang limang libra ng mga lychee, na sapat upang tumagal sa amin sa buong tag-init. Ang mga lychees ay nagkakahalaga ng $ 4 / pound, at ang gas para sa biyahe ay humigit-kumulang na $ 10, kaya ang kabuuang halaga ng proyekto ay $ 30.

Mga Resulta Umasa sa Mga Proseso

Parang simple lang. Karamihan sa mga proyekto ay tunog simple. Ngunit kapag huminto ka at isipin kung gaano karaming mga bagay ang nagkakamali, nagsasabi iyon ng ibang kuwento. Narito ang isang pangkat ng mga bagay na maaaring magkamali, naayos upang ilarawan ang siyam na mga lugar ng pamamahala ng proyekto.

Saklaw. Kung nawala kami, at hindi kailanman natagpuan ang mga bukid ng lychee - walang mga lychee!
Oras Kung nagsimula kaming huli, makarating kami sa kalagitnaan ng araw. Ang pagpili ng mga lychee sa mainit na araw ay hindi naman masaya. At, para sa isang day trip, walang kasiyahan ang pagkabigo sa proyekto!
Gastos Naku! Ang Lychees ay isang napaka-sensitibong prutas. Kailangan nila ng isang cooler at ilang yelo, o masama sila bago kami umuwi. Magdagdag ng $ 5 para sa isang Styrofoam cooler, at $ 1 para sa yelo.
Panganib. Paano kung masira ang kotse - isang miserable na araw! Ipaayos ito at suriin bago pumunta.
Kalidad. Pumili nang may pag-iingat! Gusto naming maiuwi lamang ang pinakamahusay na mga lychee.
Mga Komunikasyon. Sa kotse, kalahating oras mula sa bahay. "Mahal, mayroon ka bang mapa?" "Ano! Akala ko ba may map ka?"
Yamang Pantao. "Mahal, oras na para bumangon at pumili ng mga lychee?" "Pumunta ka, hindi ko gusto. Bukod dito, inilalabas ako ng kaibigan kong si Barbara sa brunch." Isang day trip lang naging hiwalayan!
Pagkuha. Mga tawag sa telepono maaga ng umaga ng Sabado. "G. Kemp, maraming salamat sa pagdala ng iyong sasakyan para sa isang tune-up kahapon. Sa kasamaang palad, naka-back up kami, at hindi pa namin ito sinisimulan." "Ngunit ito ay dapat gawin kagabi!" "Naiintindihan ko, ginoo, ngunit, talaga, ginagawa namin ang aming makakaya. Dapat na magamit ang iyong sasakyan mga alas-singko ngayong hapon. Salamat sa pagpili ng Speedy & Reliable Car Service Center!" Walang kotse, walang biyahe, walang lychees!
Pagsasama. Papunta kami pabalik sa sasakyan kasama ang aming mga lychee. "Mahal, nasaan ang mas malamig?" "Binayaran ko ito, akala ko dala mo ito sa labas ng tindahan." "Dinala ko ito sa labas ng tindahan at inilagay mo ito sa trunk." "Hindi, binuksan ko ang trunk. Akala ko ba nilagay mo ang mas malamig." "Ngunit isinara mo ang trunk." "Isinara ko ang baul dahil akala ko inilagay mo ang mas malamig." "Hindi, inilagay ko ang cooler sa lupa, dahil hindi mo mabilis na binuksan ang puno ng kahoy." "Kaya sinasabi mo kasalanan ko na iniwan mo ang mas malamig sa parking lot ng grocery!" Walang mas malamig; mainit na mga lychee; galit na asawa.

Tulad ng nakikita mo, maraming mga bagay na maaaring mali sa proseso ng kahit isang simpleng day-trip. Ilan pa ang maaaring magkamali sa isang $ 10,000, o sampung milyong dolyar, proyekto sa negosyo!

Kung titingnan natin nang totoo, ang mga ganitong uri ng problema ay nangyayari sa bawat proyekto sa lahat ng oras. At iyon ang dahilan kung bakit nabigo ang karamihan sa mga proyekto. Ngunit ang tagumpay ay mas madali kaysa sa iniisip mo - kung bibigyan mo ng pansin ang lahat ng siyam na mga lugar.