Pag-unawa sa mga proseso para sa pagtatago at pagkuha ng impormasyon

William Bout, sa pamamagitan ng Unsplash

Mga Sistema ng Impormasyon at Ang Iyong Mga Tampok

Ang mga sistema ng impormasyon ay nangangalaga, gumagawa, nagpoproseso, namamahagi, at nagsusuri ng data upang makatulong na mapabuti ang kahusayan at pagiging epektibo ng isang samahan. Ang ilang mga halimbawa ng mga system ng impormasyon ay kinabibilangan ng:

Sistema ng pagpoproseso ng transaksyon (TPS): Responsable para sa pagproseso ng mga transaksyon sa negosyo. Ang mga uri ng transaksyon ay nag-iiba sa pagitan ng mga samahan, ngunit ang ilang mga halimbawa ay maaaring paglalagay ng mga order, pagsingil, mga deposito ng tseke, mga system ng payroll, mga system ng reservation, at kontrol ng stock. Tumutulong ang mga ito upang mapanatili, magdagdag, magbago, at mag-alis ng data.
Sistema ng impormasyon sa pamamahala: Mga tulong sa pagsasagawa ng mga gawaing kinakailangan para sa paglutas ng problema at paggawa ng desisyon. Tinutulungan nila ang pamamahala sa pamamagitan ng pagsubaybay sa pagganap, kahusayan, accounting, at transactional na data. Ang ilang mga halimbawa ay nagsasama ng mga system sa pamamahala ng mga benta, pagbabadyet, tauhan, at kontrol sa imbentaryo. Ang impormasyong ito ay kailangang tumpak at nauugnay.
Mga system ng suporta sa pagpapasya : Tumutulong sa mga tagapamahala sa paggawa ng desisyon. Gumagamit ito ng panloob at panlabas na mapagkukunan upang pag-aralan ang mayroon nang impormasyon at i-project ang mga epekto. Tumutulong ang mga ito upang ibuod ang mga ulat, pagtataya, at grap. Ang ilang mga halimbawa ay nagsasama ng mga system ng logistik at mga sheet na kumalat.
Mga system ng pamamahala ng ugnayan ng Customer (CRM): Gumagamit ang mga may-ari ng negosyo ng mga system ng ugnayan ng customer upang maipon at masubaybayan ang mga aktibidad ng customer, kabilang ang mga pagbili, depekto ng produkto, at mga katanungan sa customer
Mga Sistema ng Intelligence ng Negosyo (BIS): Magbigay ng mga pagsusuri na hulaan ang mga pattern sa pagbebenta sa hinaharap, buod ang kasalukuyang mga gastos, at tinataya ang mga kita sa pagbebenta.

Mga Kinakailangan sa Impormasyon ng Ligal at Pang-organisasyon

Mahalagang magkaroon ng mga patakaran hinggil sa seguridad at pagiging kompidensiyal ng impormasyon, sapagkat maaari itong maglaman ng sensitibong data tulad ng:

Mga personal na talaan
Mga tala ng payroll
Mga tala ng mapagkukunan ng tao
Datos na pinansyal

Sa mga maling kamay, ang impormasyong ito ay maaaring magbanta sa negosyo at sa mga customer nito o magamit upang gumawa ng pandaraya, diskriminasyon, at iba pang mga paglabag.

Mayroong mga batas tulad ng 1998 Data Protection Act na, kung hindi sundin, ay maaaring humantong sa ligal na aksyon.

Pagpili Aling Mga Impormasyon na Itatabi

Hindi maitatago ng mga samahan ang lahat ng impormasyong nakuha nila. Ang pag-iimbak ng mali o hindi kaugnay na impormasyon ay walang silbi at tumatagal ng mahalagang puwang, na ginagawang mas mahirap ang pagkuha ng impormasyon.

Kapag gumagawa ng mga desisyon kung aling impormasyon ang dapat itago, ang desisyon ay una at pangunahin sa mga ligal na kinakailangan na nauugnay sa bawat partikular na uri ng impormasyon. Halimbawa, isinasaad sa mga kinakailangang ligal na:

Ang mga tala ng mapagkukunan ng tao ay dapat na mapanatili ng isang samahan sa loob ng anim na taon pagkatapos ng pagtatapos ng trabaho ng isang kawani
Ang mga tala ng kalusugan at kaligtasan ay dapat mapanatili nang permanente
Ang mga tala ng account ay dapat itago sa pagitan ng tatlo at anim na taon, depende sa uri ng samahan

Ang impormasyon tulad ng personal na data na nauugnay sa dating mga customer ay dapat na itapon sa sandaling hindi na ito ginagamit. Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga gabay na ito, masisigurado mo na ang may-katuturang impormasyon lamang ang nakaimbak, na ginagawang mas madaling makahanap kung kinakailangan.

Markus Spiske, sa pamamagitan ng Unsplash

Tinitiyak ang Kawastuhan ng Impormasyon

Ang 1998 Data Protection Act ay nagpapataw ng mga obligasyon sa mga negosyo upang matiyak ang kawastuhan ng personal na data na hawak nila. Ang impormasyon ay dapat palaging panatilihing napapanahon kung kinakailangan. Ang ilang mga paraan ng paggawa nito ay kinabibilangan ng:

Paggamit ng regular na na-update na mga database at spreadsheet
Ang pagtatakda ng mga alerto sa impormasyon ng customer at empleyado upang matiyak na nakontak sila kapag na-update ang mga system
Paggamit ng panlabas at panloob na mga pag-audit
Sinusuri at binabago ang iyong mga pamamaraan ng pagkolekta ng data

Pag-format at Paghahatid ng Impormasyon sa Oras

Ang impormasyong hindi naibigay sa tamang format ay kailangang i-reformat bago magamit, na nagdudulot ng pagkaantala at lumilikha ng peligro ng impormasyon na hindi sinasadyang mabago. Ang impormasyong hindi ibinibigay sa loob ng napagkasunduang mga time frame ay maaaring walang silbi, dahil maaaring walang sapat na oras upang bigyang kahulugan ang data.

Pagpili Aling Impormasyon na Tanggalin

Nagtakda ang mga samahan ng kanilang sariling mga alituntunin tungkol sa kung kailan at anong impormasyon ang maaaring matanggal. Ang mga alituntuning ito ay nakasalalay sa uri at sukat ng isang samahan, ang puwang na magagamit sa live o kasalukuyang system ng pag-file, at ang uri ng impormasyon.

Ang impormasyon na walang kaugnayan, hindi napapanahon, o hindi tumpak ay maaaring tanggalin.

Ang impormasyon sa mga naka-archive na file ay maaari lamang matanggal kapag natapos na ang panahon ng pagpapanatili. Ang personal na data ay mananatili nang hindi hihigit sa kinakailangan. Ang pagtatapon ng personal na data kung hindi na kinakailangan ay binabawasan ang peligro na maging hindi tumpak, hindi napapanahon, o hindi nauugnay.

Pagtugon sa Mga Problema Sa Mga Sistema ng Impormasyon

Ang mga problemang maaaring maganap sa mga system ng impormasyon at mga paraan upang malutas ang mga ito ay kasama ang:

Ang impormasyon na hindi naiimbak sa tamang paraan. Halimbawa: sa maling pagkakasunud-sunod; hindi kinakailangang mga file na itinatago; mga duplicate na naiimbak; at nawawalang mga file. Ang paraan upang mapagtagumpayan ang problemang ito ay para sa isang samahan na magtakda ng mga alituntunin sa kung paano mag-iimbak ng impormasyon, na ginagawang mas mabilis at madali upang makuha ang impormasyon kung kinakailangan. Kailangang maabisuhan ang mga tagapamahala kapag nawawala ang impormasyon, dahil maaaring lumabag ito sa mga batas sa proteksyon ng data. Ang isa pang paraan upang mapanatili ang tuktok ng impormasyon ay ang pagkakaroon ng isang system na regular na sumusuri at nagtatapon ng hindi kinakailangang impormasyon.
Ang mga problema sa mga system ng computer tulad ng mga virus. Ang mga ito ay kailangang iulat sa isang IT manager o IT technician.
Sa loob ng mga samahan, maaaring magkaroon ng mga pagkasira ng komunikasyon na magreresulta sa hindi naililipat ang impormasyon sa wastong paraan. Ang mga ito ay kailangang malutas sa pagitan ng koponan o maiulat sa isang manager kung hindi sila agad malulutas.
Karamihan sa mga organisasyon ay gumagamit ng mga sistema ng pagpoproseso ng transaksyon upang mangolekta, mag-imbak, magproseso, at maglabas ng mga pagpapaandar ng mga pangunahing pagpapatakbo ng isang negosyo. Kinokolekta ng mga system ng impormasyon ng TPS ang data mula sa mga input ng gumagamit at pagkatapos ay bumubuo ng mga output batay sa nakolektang data. Ginagamit ang mga system na ito upang hawakan ang daan-daang mga transaksyon at nangangailangan ng maraming mga gumagamit na gumana sa parehong hanay ng data nang sabay. Minsan, sanhi ito ng pag-crash ng system. Sa kaganapan ng isang pag-crash, mahalaga na ang isang organisasyon ay nai-back up ang kanilang system upang ang impormasyon ay hindi mawala. Mahalaga na ang mga panuntunan ay itinatatag at sinusunod nang sunud-sunod para sa isang transaksyon na maituturing na matagumpay.

Ang layunin ng pag-iimbak ng impormasyon upang mapanatili ito sa isang ligtas at ligtas na kapaligiran, na sumusunod sa mga batas sa proteksyon ng data. Ito rin ay isang ligal na kinakailangan para sa mga organisasyon na mag-imbak ng ilang impormasyon.