Paano gamitin ang word processing software (nvq diploma sa negosyo at pangangasiwa at ito)

Sa bahaging ito, iyon ang Seksyon 1, titingnan namin kung paano ipasok at pagsamahin ang teksto at iba pang impormasyon nang tumpak sa loob ng mga dokumento sa pagproseso ng salita.

Ipasok at pagsamahin ang teksto at iba pang impormasyon nang wasto sa loob ng mga dokumento sa pagproseso ng salita

Tandaan: Lahat kasama ang kurso ng yunit, sa lahat ng tatlong mga seksyon, nagdagdag ako ng maraming mga screenshot hangga't maaari. Hindi ka magpapakita ng mga screenshot kung nagsusulat ka ng mga sagot para sa yunit na ito, ngunit hihilingin sa iyo na magsagawa ng ilang mga gawain upang subukan ang iyong kaalaman at pag-unawa sa paggamit ng isang word processor, at maaaring magamit ang mga screenshot!

1.1 Tukuyin kung anong mga uri ng impormasyon ang kinakailangan sa mga dokumento

Ang isang dokumento ay isang talaan kung saan ang mga kaganapan o anumang impormasyon ay nakunan at naitala bilang katibayan upang ang impormasyon ay hindi mawala.

Isang sample na dokumento

syncfusion.com

Maaari itong maging isang nakasulat o elektronikong dokumento at nagsisilbi itong isang opisyal na talaan. Ang format, istraktura at nilalaman ng mga dokumento ay magkakaiba depende sa naitala na impormasyon at sa layunin kung saan ito naitala. Ang ilang mga halimbawa ng mga dokumento ay mga invoice, pahayagan, order ng pagbili, pagtutukoy ng produkto, liham, journal, kumakalat na sheet, lisensya, atbp.

Ang bawat dokumento ay magkakaroon ng magkakaibang format at katanggap-tanggap na mga pamantayang kailangan nitong sundin at ang mga pamantayang dokumento ay maaaring malikha batay sa isang template, o kung lilikha ka ng isang partikular na dokumento nang paulit-ulit, maaari mong mai-save ang format na iyon bilang isang template para magamit sa hinaharap.

Ang mga dokumentong nakaimbak sa elektronikong format ay nakaimbak sa isang computer at maraming mga application upang lumikha ng isang dokumento. Ang pinakakaraniwang aplikasyon na ginagamit sa karamihan ng mga samahan ay ang Word Processing software na tinatawag na Microsoft Word na nagmula bilang bahagi ng Microsoft office package. Upang makalikha ng isang dokumento, kailangang kilalanin ang mga uri ng impormasyong kinakailangan upang likhain ang dokumento. Muli, ang iba't ibang uri ng impormasyon ay nag-iiba depende sa uri ng dokumento. Kailangang magkaroon muna ng isang malinaw na ideya ang isang tao kung anong dokumento ang lilikha nila at para sa anong layunin nila ito lilikha. Kailangan nilang kilalanin ang mga uri ng impormasyong kinakailangan para sa partikular na dokumento.

Ang lahat ng mga dokumento ay may ilang halaga ng teksto at karamihan sa ilang mga numero. Upang maging malinaw ang pag-unawa, maaaring magdagdag ng clip arts, mga imahe, grapiko, tsart, talahanayan atbp sa dokumento ang isang tao. Ang mga elektronikong dokumento ay maaari ding magkaroon ng mga animasyon at maliit na video at audio clip. Panghuli upang mapalakas ang hitsura ng dokumento, maaaring magdagdag ng mga linya, hangganan, background atbp sa isang dokumento.

Isang sample na Invoice

Ni JRW78130 (Sariling gawain), sa pamamagitan ng Wikimedia

Halimbawa, isaalang-alang namin na lumilikha ka ng isang invoice. Ang isang invoice ay magkakaroon ng teksto, mga numero, logo ng kumpanya ( ito ay magiging isang imahe), address ng kumpanya, address ng tatanggap, numero ng fax at telepono, numero ng pagpaparehistro ng VAT, numero ng invoice, petsa ng invoice, sanggunian ng customer, paglalarawan ng mga kalakal at serbisyo, ang rate ng serbisyo, mga paraan ng pagbabayad, payo sa pagpapadala, mga detalye kung paano magbayad, atbp Kaya't ang lahat ng impormasyong ito ay kailangang kolektahin at isama sa isang karaniwang format na sumusunod sa mga pamantayan at alituntunin ng mga samahan. Nakolekta ang impormasyon, ang istraktura at ang format kung saan ipinakita ang impormasyon, lahat ay nakasalalay sa uri ng dokumento na nilikha. Ang impormasyon ay maaaring makolekta mula sa magagamit na data sa samahan, o kung ang data ay hindi magagamit, kailangan silang makolekta mula sa internet o sa pamamagitan ng pakikipag-ugnay sa mga kaugnay na tao o mga organisasyon / departamento.

Kapag gumagamit ng mga imahe at iba pang data mula sa internet at iba pang mga mapagkukunan, kailangang matiyak ng isa na malaya silang magamit sa pamamagitan ng pag-check sa lisensya at impormasyon sa copyright. Ang isang tao ay kailangang magkaroon ng kakayahan at kasanayan upang makilala ang iba't ibang impormasyon mula sa isang ibinigay na pangkat ng impormasyon o listahan ng impormasyon upang makapili sila ng tamang impormasyon na kinakailangan para sa paglikha ng dokumento.

1.2 Gumamit ng naaangkop na mga diskarte upang maipasok nang wasto at mabisa ang teksto at iba pang impormasyon

Kapag ang lahat ng impormasyong kinakailangan para sa paglikha ng isang dokumento ay magagamit o natipon, kailangang gumamit ang isang pinakamahusay na pamamaraan at diskarte upang maipasok ang impormasyong ito sa dokumento, tinitiyak na ang mga ito ay naipasok nang wasto at mabisa.

Ipasok / Tanggalin ang teksto, I-save ang mga file - Word 2003

Upang makapagpasok ng teksto sa isang dokumento, kailangang magaling ang isa sa mga kasanayan sa keyboard. Ang mga kasanayan sa keyboard ay hindi nangangahulugang pag-type ng mga alpabeto at numero, ngunit mahusay na paggamit ng lahat ng mga key at pag-andar ng keyboard. Mahusay na malaman ang pinakakaraniwan at pinaka-madalas na ginagamit na mga shortcut sa keyboard upang mai-input at mai-format ang impormasyon sa isang dokumento na may kadalian at bilis. Kung magpapasok ka ng malalaking halaga ng teksto at mga bilis ng pagta-type ng mga numero ay magiging mahalaga kasama ang kawastuhan at kahusayan.

Bukod sa mga kasanayan sa keyboard, maaaring kailanganin ang iba pang mga kasanayan depende sa aparato na iyong ginagamit para sa paglikha at pag-format ng mga dokumento. Ang kamakailang paggamit ng mga touch screen na aparato at mga sistema ng pagkilala sa pagsasalita ay mangangailangan ng isang magkaroon ng kaalaman sa lahat ng mga diskarteng kinakailangan upang mapatakbo, mag-input ng data at format na data sa mga aparato na ginagamit nila.

Habang nagta-type ng mga dokumento, upang tumpak at mahusay na mai-type o lumikha ng isang dokumento, kailangan mong gamitin ang parehong mga kamay habang nagta-type, gamit ang naaangkop na mga key sa keyboard. Ang iyong pustura ay dapat na mahusay sa iyong likod tuwid at parehong mga kamay sa keyboard.

Madalas, nakita ko ang mga tao na gumagamit ng Caps lock upang mai-type ang mga malalaking titik, na kung saan ay isang nakakapagod na bagay na dapat gawin dahil kailangan mong lumipat sa pagitan ng mga cap lock na " on and off ", bago at pagkatapos na mag-type ng malaking titik. Ang pinakamahusay at madaling paraan upang mag-type ng malaking titik ay ang paggamit ng Shift key. Ang shift key + anumang alpabeto ay magpapahintulot sa iyo na mai-type ang malaking titik ng partikular na alpabeto.

Tandaan: Ugaliin ito, Shift + alpabeto, magtiwala ka sa akin madali at mararamdaman mo ang pagkakaiba!

Ang ilan sa mga mga shortcut na madalas na ginagamit ay Ctrl + S para sa pag-save, Ctrl + C para sa kopya, Ctrl + V para i-paste, Ctrl + X para sa hiwa, Ctrl + Z para i-undo, Ctrl + A para mapili ang lahat, atbp. Backspace at ang mga delete key ay karaniwang ginagamit habang nag-format at nagta-type ng teksto. Ginagamit ang spacebar upang lumikha ng puwang sa pagitan ng mga salita.

Bukod sa mga kasanayan sa keyboard, kailangan ding gamitin ng isa ang iba't ibang mga pagpipilian sa pag-format na magagamit sa mismong word processing software. Mayroong iba't ibang mga pagpipilian tulad ng oryentasyon ng pahina, mga talahanayan, bala at pagnunumero, mga multi-haligi, pagsingit ng mga simbolo, sining, kahon ng teksto, atbp., At kailangang masulit na magamit ng isang magagamit na mga menu upang lumikha ng isang kaakit-akit at madaling sundin / maunawaan dokumento Maaari mo ring gamitin ang iba't ibang mga font at spacing upang gawing maayos at malinaw ang hitsura ng impormasyon.

Matapos ang matagumpay na paglikha, ang pinakamahalagang bahagi sa isang dokumento ay ang grammar at spell-check. Ang mga nagpoproseso ng salita ay hindi laging hanapin at maitatama ang lahat ng mga pagkakamali sa isang dokumento. Halimbawa, kung nagta-type ka ng "sumbrero" sa halip na "na" word processor ay hindi palaging markahan ang pagkakamaling ito para sa iyo. Kaya't palaging pinakamahusay na manu-manong i-proofread ang iyong dokumento nang dalawang beses o tatlong beses at kung maaari ay maaari mong hilingin sa isang pangatlong tao na patunayan itong basahin para sa iyo dahil masiguro nito ang kawastuhan at kahusayan.

1.3 Pumili at gumamit ng naaangkop na mga template para sa iba't ibang mga layunin

Ang mga template ay paunang dinisenyo na mga dokumento na may isang pattern na nakaimbak sa mga ito at madaling magamit para magamit ng isa. Mayroon na silang ilang mga detalye sa lugar na maaaring iakma o mai-edit ayon sa mga pangangailangan ng isang tao. Maaari mo ring idisenyo at i-save ang iyong sariling template depende sa iyong mga pangangailangan at mga pangangailangan ng mga dokumento na iyong gagawin. Tutulungan ka nitong mag-concentrate sa nilalaman ng dokumento sa hinaharap, sa halip na mag-aksaya ng oras sa pagdidisenyo ng dokumento.

Lumikha ng isang bagong dokumento batay sa isang template na Microsoft Word 2003

Upang pagsamahin ang lahat ng impormasyon gamit ang mga kasanayang taglay ng isang tao, kailangang pumili ang naaangkop na template para sa dokumento na iyong lilikha.

Halimbawa, ang word processor ay maaaring mayroong mga template para sa mga dokumento tulad ng fax, sulat o isang web page. Kaya't kung lumilikha ka ng anumang dokumento na tumutugma sa mga magagamit na template, maaari kang magpatuloy at gamitin ang magagamit na template na paunang idinisenyo. Sa ibang mga kaso, kakailanganin mong lumikha ng iyong sariling template para sa uri ng dokumento na iyong lilikha.

Gayundin ang karamihan sa mga template ay may pre-designed na mga font, color scheme, formatting, atbp. Ngunit palagi mong mababago ang mga ito upang umangkop sa iyong mga pangangailangan at hangarin.

Kung lumilikha ka ng maraming mga dokumento ng parehong uri at format, o, kung lumilikha ka ng paulit-ulit na partikular na dokumento sa hinaharap, dapat mong i-save ang mga format bilang isang template, upang mapanatili mo ang pamantayang ito habang lumilikha ng mga dokumento sa hinaharap at makatipid din ng oras.

Ang ilang mga halimbawa para sa mabisang paglalapat ng pag-format at pagpili ng mga template sa isang dokumento ay, gamit ang mga multi-haligi para sa mga artikulo ng balita, paggamit ng A4 na larawan para sa headhead at para sa mga titik, landscape mode para sa mga talahanayan, atbp. Kailangan mong lumikha ng mga dokumento na malinaw at iyon lumikha ng isang epekto sa mambabasa. Kaya laging gamitin ang pinakamahusay na mga tampok na magagamit sa Word processor upang lumikha ng mga kahanga-hangang dokumento.

Ang layunin ng paggamit ng mga template ay upang lumikha ng isang mabisang disenyo ng dokumento. Ang mga disenyo ng dokumento ay hindi lamang tungkol sa hitsura ngunit tungkol din sa paraan ng pagpapakita ng impormasyon. Ang mahalagang impormasyon sa dokumento ay kailangang makilala. Kaya't maingat na pagpili ng mga nilalaman, layout, kulay, tema, font, estilo, talahanayan, footnote, imahe, tsart atbp.

Anumang impormasyon tulad ng petsa, ang iyong address at impormasyon sa pakikipag-ugnay, mga numero ng pahina ay maaaring mai-save sa template para magamit sa hinaharap at upang maiwasang ma-type muli ang mga ito.

1.4 Kilalanin kung kailan at paano pagsamahin at pagsamahin ang impormasyon mula sa iba pang software o iba pang mga dokumento

Ang paglikha ng isang dokumento ay hindi palaging tungkol sa paglikha ng bago at pag-input ng bagong impormasyon na nasa kamay mo. Minsan kakailanganin mong pagsamahin at pagsamahin ang impormasyon mula sa iba pang mga dokumento at software. Halimbawa, maaaring kailangan mong hilahin ang impormasyon mula sa isang excel spread sheet, o i-link ang isang dokumento sa isang PDF na dokumento at kung minsan ay lumikha ka ng maraming mga indibidwal na dokumento sa word processor at maaaring kailangan mong i-link o pagsamahin ang lahat ng ito sa isa solong dokumento.

Halimbawa, upang pagsamahin ang maraming mga dokumento sa salita sa isang solong dokumento, kailangan mo munang lumikha ng isang blangko na dokumento at itakda ang layout ng pahina na katulad ng mga dokumento na isasama. Maaari mo ring buksan ang isa sa mga dokumento upang pagsamahin, i-click ang i-save bilang at i-save ito bilang isang bagong dokumento na may iba't ibang pangalan at pagkatapos ay burahin ang mga nilalaman nito sa gayon pinapanatili ang layout.

I-click ang Ipasok - File

Upang magpasok ng isang talahanayan, i-click ang Talahanayan - Ipasok - Talahanayan

Habang nangongolekta ng impormasyon, dapat suriin ng kandidato at magpasya kung anong impormasyon ang kinakailangan at kung ang impormasyong nakolekta ay maaasahan at tumpak.

Ang mga talahanayan ay isang mahusay na pagpipilian upang masira ang impormasyon sa mga iniresetang puwang. Nagbibigay ito ng maayos na paningin at ginagawang mas madali ang pag-scan at paghahambing ng data sa buong dokumento. Upang ipasok ang isang talahanayan sa isang dokumento ng salita, kailangan mong pumunta sa menu ng talahanayan, i-click ang insert at mag-click sa talahanayan. Maaari mong i-edit ang talahanayan na may bilang ng mga hilera at haligi, punan ang kulay, mga hangganan at pagtatabing at iba pang mga tampok alinsunod sa iyong mga kinakailangan.

1.7 Mag-imbak at makuha nang epektibo ang mga file ng dokumento at template, na naaayon sa mga lokal na alituntunin at kombensyon kung saan magagamit

Sa sandaling nalikha ang dokumento, dapat ma-save ito ng kandidato sa isang lokasyon mula sa kung saan madali itong makuha para sa hinaharap na paggamit at sanggunian. Ngayon isang dokumento na nilikha gamit ang anumang word processor, maaaring mai-save sa isa sa maraming mga magagamit na format, ngunit hindi lahat ng mga word processor ay susuportahan ang lahat ng mga uri ng file. Halimbawa, kapag nag-click ka sa File -> I-save Bilang -> Makakakuha ka ng isang kahon ng dialogo na humihiling sa iyo ng isang lokasyon upang mai-save ang dokumento at isang format din kung saan mai-save ang dokumento.

Upang mai-save ang file sa isang kinakailangang format, File - I-save Bilang

Kung ang dokumento ay ibabahagi sa mga tao o samahan na hindi gumagamit ng Microsoft word, pinakamahusay na i-save ang dokumento sa format na.rtf (Rich Text Format). Mahusay na i-save ang dokumento sa simpleng isang format hangga't maaari upang maiwasan ang mga pagkakamali habang sinusubukang buksan ang dokumento sa iba pang mga word processor. Ang isang magandang ideya at pag-unawa tungkol sa mga isyu sa pagiging tugma ng file ay magiging malaking tulong. Mayroong iba't ibang mga format tulad ng, dokumento ng Word, template ng dokumento ng Word, simpleng format ng teksto, format na Rich text, format ng web page, atbp. Kung ang lahat na mag-a-access sa dokumento ay gumagamit ng Microsoft word, pinakamahusay na i-save ang dokumento.doc format.

Ang pagpapangalan sa dokumento ay isa pang napakahalagang aspeto. Palaging gumamit ng mga makahulugang pangalan upang mas madali para sa iyo na makilala ang dokumentong ito para sa pagkuha sa hinaharap. Ang mga kandidato ay dapat ding magkaroon ng isang magandang ideya ng pag-save ng mga dokumento sa iba't ibang mga format, na binabago ang format ng mga dokumento sa HTML o RTF atbp kung kinakailangan, gamit ang opsyon na i-save bilang File menu. Kailangan mo ring malaman kung saan i-save ang dokumento para sa mas madaling pagkuha. Siguraduhin na ang mga pangalan ng dokumento ay walang puwang ng mga espesyal na character sa kanila. Mahusay na magkaroon ng isang backup ng lahat ng mga dokumento kung sakaling may isang isyu sa server o isyu sa pag-iimbak o pagkabigo sa hardware.

Kailangang isaisip ng isa, kung sinunod nila ang lahat ng mga patakaran at alituntunin ng samahan habang lumilikha ng dokumento. Siguraduhing suriin kung may mga istilo o format sa loob ng bahay o kung oo, pumunta sa kanila. Ang bawat samahan ay may mga patakaran at alituntunin para sa paghahanda, pagbubuo, pagbibigay ng pangalan at pag-iimbak ng mga dokumento. Mayroong mga patakaran na kailangang sundin habang kinukuha o pagbabahagi rin ng mga dokumento. Palaging alalahanin kung ano ang nai-save mo at kung saan ka makatipid. Mahusay na mag-iimbak ng magkakaugnay na mga dokumento nang magkasama, at sundin ang isang pare-pareho na pamamaraan upang pangalanan ang mga file at folder.

Mayroon ding pagpipiliang "Paghahanap" upang maghanap para sa isang dokumento kung sakaling nakalimutan mo kung saan mo naimbak o nai-save ang dokumento. Ipinapakita rin ng salita ang isang listahan ng mga kamakailang dokumento mula sa kung saan maaari mong kunin ang dokumento kung nai-save mo ito kamakailan.

Mangyaring puna:

Sana mayroon kang kaalaman at pag-unawa sa

• Ang iba't ibang mga uri ng impormasyon na kailangan namin upang lumikha ng isang dokumento
• Ang mga diskarteng kailangan gamitin ng isa upang makapasok ng impormasyon
• Ang paggamit ng mga istilo at template
• Paano pagsamahin o pagsamahin ang mga dokumento
• Ang iba't ibang mga tool sa pag-edit
• Paano maiimbak at mabawi nang epektibo ang mga dokumento.

Inaasahan kong ang seksyon na ito ay naging kapaki-pakinabang sa iyo. Mangyaring sundin ang mga link sa ibaba para sa mga seksyon 2 at 3.

Seksyon 2 - Lumikha at magbago ng layout at istraktura para sa mga dokumento sa pagproseso ng salita (Word Processing Software, Mga Tanong 2.1 hanggang 2.4)

Seksyon 3 - Gumamit ng mga tool sa software ng pagpoproseso ng salita upang ma-format at maipakita ang mga dokumento nang epektibo upang matugunan ang mga kinakailangan (Word Processing Software, Mga Katanungan 3.1 hanggang 3.6)