Pag-uugali sa email ng tanggapan para sa mga tagapamahala

Ang pagpapadala ng isang email sa isang empleyado mula sa bahay, gabi na ay dapat lamang gawin sa isang matinding emerhensiya. Karamihan sa mga oras na mas mahusay ka sa pagtulog dito at pagbubuo ng iyong email sa trabaho sa susunod na araw, kung sa tingin mo ay malinaw.

Ano ang Mas Mabuti: Email o Komunikasyon sa Harap-harap?

Ang mga tagapamahala ay madalas na umaasa sa email upang mabilis na maiparating ang mahalagang impormasyon sa kanilang kawani. Ngunit kung hindi nagamit nang maingat, ang mga tagapamahala na masyadong umaasa sa email kung kailan dapat silang pagkakaroon ng harap-harapan na pakikipag-usap sa kanilang mga empleyado ay maaaring makagawa ng mas maraming pinsala kaysa sa mabuti. Sundin ang mga simpleng tip na ito upang maiwasan ang mga karaniwang pitfalls sa email na nagpapahina sa iyong awtoridad at ilayo ang iyong kawani.

7 Karaniwang Gumagawa ng Mga Manager ng Pagkakamali sa Email

Sa karamihan ng mga tanggapan, ang email ang nangingibabaw na pamamaraan para sa mga komunikasyon sa interoffice kapag hindi posible ang mga harapan na pagpupulong. Sinabi nito, mayroong ilang mga sitwasyon kung saan ang paggamit ng mga komunikasyon sa email sa pagitan ng isang manager at isang sakop ay hindi naaangkop.

Narito ang ilang mga karaniwang pagkakamali sa email upang maiwasan kung nais mong mapanatili ang mabuting ugnayan sa iyong mga empleyado.

Nagtago ka ba sa likod ng iyong computer upang maiwasan ang hindi pagkakasundo sa trabaho?

Microsoft Office

1. Huwag gumamit ng email bilang isang paraan upang maiwasan ang isang tao.

Huwag kailanman gumamit ng email para sa mga pagkilos na pandisiplina, pagsusuri sa pagganap, o iba pang mga sensitibong isyu. Ang pakikipag-ugnay ng masamang balita sa pamamagitan ng email ay nagpapahina sa iyong kredibilidad bilang isang namumuno. Nais mong malaman ng tauhan na maaasahan ka upang harapin ang mga mahirap na isyu nang personal. Bigyan ang iyong mga empleyado ng respeto na nararapat sa kanila, kahit na didisiplina mo sila, at magkaroon ng harapan na pagpupulong.

Bilang isang manager, kung nakatanggap ka ng isang nakalilito na mensahe ng email mula sa iyong nasasakupan, sa halip na tumugon sa pamamagitan ng pagpapadala ng isa pang email, kunin ang telepono o intercom at hilingin sa iyong nasasakupan na linawin nang personal ang kanilang email. Kung hindi natutugunan ng pagmemensahe ng email ang iyong mga layunin sa komunikasyon, bilang isang tagapamahala responsibilidad mong ihinto ang ikot ng mga pabilog na email at simulang malinaw na makipag-usap.

Bago ka magpadala ng isang email sa iyong katrabaho ng dalawang mga mesa ang layo, tanungin ang iyong sarili kung ang isang harapan na pag-uusap ay magiging mas angkop.

2. Huwag maliitin ang pagiging permanente ng email.

Huwag kalimutan na ang anumang isulat mo sa isang email ay nagiging isang permanenteng tala ng iyong komunikasyon, kumpleto sa isang stamp ng petsa at oras. Ang anumang isulat mo sa isang email ay maaaring magamit sa korte para sa maling pagbawi sa mga demanda. Ang mga email ay mas madali upang maghukay, mag-print at / o ipasa sa labas ng opisina kaysa sa tradisyonal na mga memo ng papel.

Kung nagagalit ka, magpahinga at huminahon bago ka magpadala ng isang email sa isang kawani. Kapag naipadala na ang isang galit na email, hindi na ito maibabalik, kaya maingat na piliin ang iyong mga salita.

3. Huwag gumamit ng passive agresibong wika sa isang email.

Kung sa palagay mo ay malakas ang reaksyon mo sa isang email o tawag sa telepono o talakayan sa isang kamakailang pagpupulong, umupo sa iyong mga damdamin ng ilang minuto. Pagkatapos magpasya kung ang pagsulat at pagpapadala ng isang email ang pinakaangkop na tugon. (Kapag sinisingil ang mga emosyon, karaniwang hindi.)

Kapag dapat kang tumugon sa isang mahirap na sitwasyon sa pamamagitan ng email, panoorin ang tonong iyong ginagamit. Tratuhin ang iyong mga komunikasyon sa email tulad ng gagawin mong memo. Iwasan ang nag-aalab, passive-agresibong wika at panunuya sa lahat ng mga gastos, maliban kung nais mong malubhang demoralisahin ang iyong kawani at lumikha ng hindi malulutas na mga hadlang sa komunikasyon sa kalsada.

Upang maiwasan ang paggamit ng passive agresibong wika sa iyong email at pagbutihin ang pagtanggap matapos maipadala ang iyong mensahe, malinaw na sabihin ang iyong damdamin, sa pinaka positibong paraan na posible, sa simula pa lamang ng mensahe. Ang mga mabisang tagapamahala ay nakakaalam na ang positibong pampalakas ay kasinghalaga ng nakabubuo na pintas. Ngunit kung ang positibong pagpapatibay na iyon ay masyadong malabo, o inilibing sa ilalim ng mensahe sa email, maaaring hindi ito 'marinig' ng iyong empleyado.

4. Huwag isama ang (CC) masyadong maraming mga tao.

Huwag dalhin ang ibang tao sa isang pag-uusap sa email nang hindi humihingi ng pahintulot mula sa orihinal na mga kalahok. Kung nagkakaroon ka ng pabalik-balik na pag-uusap sa email sa ibang miyembro ng kawani ngunit sa kung saan sa nagpapatuloy na thread, sa palagay mo maaaring kailanganing maging kasangkot ng ibang tao, bago mo lang CCing sa kanila, ipaalam sa taong nakipag-usap ka dati ipadala mo ang mensahe. Siguraduhin na ipaliwanag mo kung bakit mo nais na anyayahan ang taong iyon na dalhin sa talakayan at maging malinaw tungkol sa kung ano ang balak mong sabihin. Halimbawa, maaari kang sumulat ng isang bagay tulad ng: "Tingin ko talaga na baka makakatulong sa amin si Jane na makahanap ng ilang mga solusyon sa problema X. 10 taon na siyang nagtatrabaho sa departamento ng XYZ at nais kong makuha ang kanyang mga pananaw.Maaari ko bang ipasa sa kanya ang isang kopya ng email thread na ito at tanungin siya sa ABC ? "

5. Maingat na gamitin ang BCC.

Ang pagpapaandar ng BCC (blind carbon copy) ay dapat gamitin upang panatilihing kumpidensyal ang email ng ibang tao sa isang pangkat ng email. Hindi ito dapat gamitin upang lihim na magpadala ng isang pribadong pag-uusap sa email sa ibang tao nang hindi alam ng ibang partido. Maliban kung mayroon kang makatuwirang dahilan (hal. Ang kaligtasan ng isang tao ay nasa peligro kung hindi ka magpapadala ng isang mensahe ng BCC) para sa hindi pagiging malinaw tungkol sa kung saan ka nagpapadala ng isang mensahe, ang paggamit ng pagpapaandar ng BCC ay tulad ng pagbulong sa likuran ng isang tao sa trabaho. Ito ay walang kabuluhan at hindi propesyonal. At sa ilang mga kaso, ang pagpapasa o pagkopya ng isang mensahe sa mga hindi inaasahang tatanggap ay maaaring makapagdulot sa iyo ng ligal na gulo.

6. Huwag kalimutang maging patas.

Ang mga mabisang tagapamahala ay laging naghahangad na maging patas: Kung ikaw ay isang tagapamahala na nagmamalasakit sa pakikitungo sa iyong mga empleyado sa isang patas, makiramay, ngunit matatag na pamamaraan, makikita mo na ang pagmemensahe sa email ay hindi palaging pinakamahusay na paraan upang maabot ang iyong mga empleyado.

May payo si Lee Iacocca sa pagbibigay ng puna sa iba:

Ito ay angkop at napapanahong payo kapag inilapat sa pakikipag-usap sa mga empleyado sa pamamagitan ng email.

7. Panoorin ang iyong wika.

Kung nais mong maging isang mabisang pinuno at tagapagbalita, bigyang pansin ang wikang ginagamit mo kapag nag-email sa iyong tauhan. Mayroong ilang mga parirala na maaaring makapahina sa iyong mensahe at sayangin ang oras ng iyong mambabasa. Ang mga parirala ay itinampok sa isang madaling gamiting infographic na nai-post sa Inc.com: 21 Mga Pangungusap na Hindi Mo Dapat Isasama sa isang Email Kailanman.

"Maaari ba akong magtanong?" Ituloy mo lang at itanong ang tanong. Huwag itong paunang salita sa pamamagitan ng paghingi ng pahintulot na magtanong. Kung gumagamit ka ng pariralang "Maaari ba akong magtanong sa iyo ng isang katanungan? ' bilang isang paraan upang maglabas ng isang pinong paksa, kung gayon iyon ay isang palatandaan na ang iyong katanungan ay masyadong personal para sa isang email. Kung kailangan mong tanungin ang personal na katanungan, harapin ba itong harapin; hindi sa pamamagitan ng email kung ang iyong tatanggap ay maaaring may mga lehitimong alalahanin ano ang maaaring mangyari sa kanilang tugon na ibinahagi sa pamamagitan ng email.
"Maaaring hindi ito mailapat sa iyo?" Bakit mo ipinapadala sa akin, baka magtaka ang mambabasa.
"May katuturan ba iyan?" Kung hindi ka sigurado na mauunawaan ang iyong isinulat sa isang email sa mga tauhan, iyon ang isang palatandaan na kailangan mong muling isulat ang iyong email hanggang sa matiyak mong malinaw at direkta ang iyong sinasabi.