Talaan ng mga Nilalaman:
- Mga tip para sa pagkakaroon ng mabisang pagpupulong
- Magpasya sa Layunin ng Pagpupulong
- Piliin ang Pinakamahusay na Oras at Lokasyon
- Lumikha ng Agenda
- Ang isang mahusay na agenda sa pagpupulong ay isasama ang:
- Pumili at Mag-imbita ng mga Miyembro sa Pagpupulong
- Magtaguyod ng Mga Batas sa Batas
- Mga Layunin sa Batas na Pamamahala
- Magtalaga ng Kritikal na Mga Tungkulin
- Ang Facilitator
- Tagabantay ng oras
- Recorder
- Mag-ayos at Magayos ng Mga Materyales
- Pagpapakilala
- Sabihin ang Layunin ng Pagpupulong
- Suriin ang Agenda
- Pagbabalot
- Lumilikha ng isang Plano sa Pagkilos
- Magpadala ng Mga Follow-Up na Email
- Magpadala ng Indibidwal na Mga Follow-Up na Email
Larawan ni rawpixel.com sa pamamagitan ng Unsplash
Sa halos bawat yugto ng Amerikanong bersyon ng The Office , ipinakilala ni Steve Carell na si Michael Scott ang kanyang mga empleyado sa silid ng kumperensya para sa isang pagpupulong na nagsimula nang hindi maganda, napunta saanman, at karaniwang nagtapos sa isang taong nanganganib sa pagwawakas, pinsala sa katawan, o isang hindi ginustong yakap. Sa totoong buhay, ang mga pagpupulong sa lugar ng trabaho (o mga pagpupulong saanman, talaga — simbahan, mga programa pagkatapos ng paaralan, o kahit na ang pag-upo sa iyong pamilya) ay maaaring makaramdam ng pantay na arbitrary at hindi komportable. Kung ang punto ay upang mag-brainstorm at sa huli ay maabot ang mga solusyon, pagkatapos ay pag-ipon sa paligid ng isang boardroom table o pag-ikot ng 40 empleyado sa pamamagitan ng Zoom nang walang tinukoy na direksyon ay tulad ng paglukso sa isang boatboat na walang mga paglalayag. Seryoso kang hindi pupunta kahit saan.
Sundin ang mga hakbang na ito para sa mas mahusay na mga pagpupulong na nagsisimula at nagtatapos ng malakas na may maraming pag-unlad na nagawa sa pagitan.
Mga tip para sa pagkakaroon ng mabisang pagpupulong
- Pumili ng isang oras at lugar na hindi makagagambala sa mga miyembro. Ang pagkakaroon ng isang pagpupulong isang oras bago ang tanghalian sa isang tanggapan sa tapat ng cafeteria ay ganap na hindi nakakainteres sa mga dadalo.
- Kung maaari mong isagawa ang pagpupulong ng halos lahat, gawin ito. Walang dahilan upang hilingin sa mga tao na ilipat ang kanilang araw upang magtagpo sa iisang lokasyon.
- Tiyaking ang iyong layunin ay may isang matatag at tiyak na layunin. Ang pagpupulong upang talakayin ang mga paraan upang maputi ang badyet sa susunod na quarter ay hindi sapat na makitid. Gawin ang temang "Pagpapasya Aling Tatlong Bagay na Hindi Namin Kailangang Gumastos ng Pera sa Susunod na Quarter."
- Anyayahan lamang ang mga tao na may kaugnayan sa punto ng pagpupulong. Ang mga tao sa pangkalahatan ay hindi nais na pumunta sa mga pagpupulong, kaya huwag gumawa ng dumalo sa sinumang hindi kinakailangan upang malutas ang problema.
- Lumikha ng mga patakaran sa lupa bago magsimula ang pagpupulong at tiyaking ang lahat ng mga dadalo ay may kopya na papasok-ang isang mahusay na panuntunan sa buong mundo na "walang nakakaabala sa bawat isa."
- Magpadala ng mga follow-up na email sa loob ng 24 na oras mula sa pagpupulong, pagkumpirma at mga desisyon na ginawa at kung sino ang magsasagawa ng mga partikular na tungkulin sa mga pagpapasyang ito.
4 Yugto ng Mabisang Pagpupulong
Ang unang bagay na makikilala ang tungkol sa pagsasagawa ng mabisang pagpupulong ay hindi lamang sila mahiwagang nagtagpo kapag papasok ka sa isang walang silid na silid ng pagpupulong. Tulad ng anumang kahanga-hangang pagsasama-sama, mayroong isang elemento ng pagpaplano at paghahanda, kung wala ito, ang isang aktwal na pagpupulong ay ganap na walang kabuluhan.
Ang apat na yugto ng mabisang pagpupulong ay:
- Paghahanda Ito ang oras upang talagang tukuyin kung ano ang tungkol sa iyong pagpupulong. Ito ba ay isang sesyon ng brainstorming sa kung paano mas mahusay na magagamit ang mga summer intern? Sinusubukan mo bang magpasya kung saan gagastos ng labis na pera sa badyet ng departamento ng sining? Ang pagkakaroon ng isang mahusay na nabuong pangunahing paksa ng talakayan ay susi sa tagumpay ng pagpupulong dahil nais ng mga dumalo na pakiramdam na ang labis na oras na ito na kinuha sa labas ng kanilang gawain ay sulit.
- Ang Pagpupulong. Sa panahon ng pagpupulong, siguraduhin mong sundin ang agenda na iyong nabuo sa panahon ng pag- aayos ng p upang ang lahat ng mga pangunahing punto ng pag-uusap ay naihatid, at ang bawat isa ay binibigyan ng pagkakataon na mag-ambag ng input nang hindi lumalabas sa paksa, ginagawang mas mahaba ang pulong kaysa sa kinakailangan maging
- Pagsara. Ilang minuto bago ang iskedyul ng pagpupulong ay magtatapos, ibabalot mo ang mga talakayan, magtakda ng oras para sa susunod na pagpupulong, kung kinakailangan, at suriin ang pagkakataon para sa mga dadalo na makipag-ugnay sa iyo ng anumang karagdagang mga katanungan.
- Follow-up Ang follow-up ay mahalaga sa kalidad ng pagpupulong bilang yugto ng paghahanda. Dito mo isasara ang anumang mga puwang at magtali ng anumang maluwag na mga dulo upang matiyak na ang mga desisyon na ginawa sa pulong ay naipatupad nang maayos.
Sa lahat ng mga yugto ng isang pagpupulong, ang isa na dapat tumagal ng pinakamaraming oras ay ang paghahanda. Makuntento sa isang tahimik na kapaligiran at balangkasin kung ano ang gusto mo mula sa paparating na pagpupulong, na nakatuon lamang sa kung ano ang makakatulong upang maipatupad ang mga pagpapabuti.
Larawan ni Alejandro Escamilla sa pamamagitan ng Unsplash
Paghahanda para sa isang Mabisang Pagpupulong
Magpasya sa Layunin ng Pagpupulong
Narito kami sa pinakamahalagang yugto ng pagpaplano para sa isang pagpupulong — pagpapasya kung bakit kayo nagpupulong. Upang magpasya ang layunin ng pagpupulong sa una, tanungin ang iyong sarili ng dalawang simpleng katanungan:
- Anong isyu ang kailangang tugunan?
- Bakit kailangang tugunan ang isyu?
Ang mga sagot sa mga katanungang ito ay magiging layunin ng pagpupulong.
Piliin ang Pinakamahusay na Oras at Lokasyon
Mag-isip tungkol sa isang oras at lugar na magiging kaaya-aya sa brainstorming at bukas na talakayan at kung anong uri ng setting ang pinakamahusay na tumanggap ng laki ng iyong pangkat.
Kung pipiliin mo ang isang malayong lokasyon, maaari kang gumamit ng isang serbisyo sa video chat tulad ng Zoom, isang simpleng tawag sa kumperensya, o kahit isang talakayan sa chat sa pamamagitan ng isang serbisyo sa messenger. Ang isang malaking pakinabang ng mga malalayong pagpupulong ay ang oras ay maaaring maging mas may kakayahang umangkop dahil ang mga dadalo ay maaaring sumali sa pamamagitan lamang ng kanilang telepono mula saan man sila naroroon.
Kung pipiliin mong makipagkita nang personal, isaalang-alang ang pagpili ng isang oras kung saan ang mga tummies ay hindi magiging rumbling at ang mga mata ay hindi nakatingin sa orasan. Ang isang pagpupulong bago ang trabaho ay maglabas o pakanan bago ang tanghalian ay marahil isang masamang ideya.
Lumikha ng Agenda
Susunod, kakailanganin mong lumikha ng isang agenda. Minsan tinawag na isang "roadmap," ang agenda ay gagabay sa pagpupulong at tutulong sa iyo bilang konduktor at lahat ng iba pang kasangkot, panatilihin ang mga tab sa kung nasaan ka at saan ka dapat pumunta.
Ang isang mahusay na agenda sa pagpupulong ay isasama ang:
- Mga paksang kailangang talakayin
- Pangunahing punto ng pakikipag-usap na nauugnay sa bawat tukoy na paksa
- Isang tinukoy na oras ng pagsisimula at pagtatapos para sa pagpupulong
- Silid para sa mga katanungan bago ang oras ng pagtatapos
Ang isang agenda ay maaaring magmukhang ganito:
Iskedyul ng Pagpupulong
3:00 PM Nagsisimula na ang pagpupulong
3: 00-3: 05 Panimula ng mga dadalo at paksa
3: 05-3: 20 Pagtalakay ng paksa at mga puntos sa pag-uusap
3: 20-3: 30 Mga Katanungan
3:30 PM Nagtatapos ang pagpupulong
Pagtatapos ng Oras: 3:30 PM
Pangunahing Paksa ng Pag-aalala: Saan Dapat Namin Ilagay ang Mga Bagong Machine sa Pag-Vending?
- Magkakaroon ng tatlong bagong vending machine — dalawa para sa meryenda at isa para sa mga inumin
- Dapat bang ang lahat ng mga vending machine ay matatagpuan sa isang lugar o kumalat sa loob ng gusali?
- Nakasaad sa code ng sunog na ang mga vending machine ay hindi matatagpuan malapit sa mga exit ng gusali
Mangyaring mag-email sa [email protected] sa Hunyo 28 na may karagdagang mga katanungan at alalahanin.
Gumagana ang agenda na ito sapagkat nagtatakda ito ng malinaw na mga alituntunin para sa landas ng pagpupulong. I-print ang iyong agenda at ibigay ito sa bawat dadalo sa simula ng pagpupulong o i-email ito muna upang ang bawat isa ay may pagkakataon na suriin ang agenda at balikan ito sa buong pagpupulong. Magandang ideya din na i-post ito kahit saan ka magpupulong upang ito ay laging nasa harap mo at ng mga dadalo sa buong talakayan.
Pumili at Mag-imbita ng mga Miyembro sa Pagpupulong
- Magpasya kung sino ang dapat na nasa pagpupulong at bakit
- Magpadala ng mga kahilingan sa mga miyembro sa pamamagitan ng email, teksto, o ibang uri ng propesyonal na komunikasyon
Magtaguyod ng Mga Batas sa Batas
Tumutulong ang mga hangganan upang mapanatili ang paggana ng isang lipunan sa isang kalagayang pang-sibil. Isipin ang iyong pagpupulong bilang isang maliit na lipunan at magtaguyod ng ilang mga hangganan, na tinatawag na Ground Rules. Upang maitaguyod ang mga patakaran sa ground para sa isang mabisang pagpupulong, maging tiyak, at tugunan ang mga potensyal na pagkagambala tulad ng:
- Teknolohiya. Dapat bang payagan ang mga telepono at computer sa panahon ng pagpupulong?
- Paggalang sa ibang mga kasapi. Ang nakakagambala, malakas na nagsasalita, sa bawat isa, o sa sobrang haba ay dapat panghinaan ng loob.
- Sira. Kung ang pagpupulong ay magiging mahaba, magkakaroon ba ng mga pahinga at kailan at saan dapat asahan ang mga miyembro na magkita muli?
Mga Layunin sa Batas na Pamamahala
Ang mga pangunahing patakaran ay dapat na tiyak at tiyakin na ang bawat isa na nasa pagpupulong ay may pagkakataong makisali at makilahok sa isang produktibong kapaligiran.
Magtalaga ng Kritikal na Mga Tungkulin
Tulad ng anumang mahusay na langis na makina, ang isang matagumpay na pagpupulong ay tumatagal ng higit pa kaysa sa taong namamahala nito. Kakailanganin mong magtalaga ng tatlong mga kritikal na rolyo sa loob ng pagpupulong upang matulungan itong mapanatili mula sa simula hanggang matapos.
Ang Facilitator
Pinapanatili ng tagapagpadaloy ang pagpupulong sa tama, nagpapatupad ng mga panuntunang batayan, at tumutulong na gabayan ang mga miyembro sa layunin ng pagpupulong kung ang pag-uusap ay naiiwas sa paksa.
Tagabantay ng oras
Susubaybayan ng tagapantay ng oras ang tinukoy na mga oras ng pagsisimula at pagtatapos ng pagpupulong, pana-panahong pinapaalala ang mga miyembro kung gaano karaming oras ang lumipas at kung gaano karaming oras ang natitira.
Recorder
Itinatala ng recorder ang mga ideya na nailahad sa panahon ng pagpupulong at tinitiyak na magtanong para sa paglilinaw kung ang pag-uusap ay nakalilito upang ang lahat ng naitala na impormasyon ay kapaki-pakinabang at maaaring magamit bilang isang mabisang sanggunian pagkatapos ng pagpupulong.
Mag-ayos at Magayos ng Mga Materyales
Magpasya kung anong mga materyales ang kinakailangan para sa pagpupulong at tipunin ang mga ito bago ang oras ng pagpupulong. Kaya, kung gumagamit ka ng isang laptop, suriin na hindi lamang ito magsisimulang mag-update sa kalagitnaan ng pagpupulong at kung inaasahan mong magtala ang lahat, kumuha ng sapat na mga panulat at notepad upang makapasa. Kung plano mong magpakita ng data, maglaan ng oras upang lumikha ng ilang mga visual upang suportahan ang iyong mga numero.
Halika sa pagpupulong na handa nang kumuha ng isa o dalawang mahusay na naitukoy na isyu. Napakaraming mga punto ng talakayan ay maaaring hadlangan ang totoong pag-unlad at humantong sa hindi agad na talakayan.
Larawan ni Tim Gouw sa pamamagitan ng Unplash
Ang Pagpupulong
Pagpapakilala
Magsagawa ng isang maikling pagpapakilala upang maging pamilyar ang lahat ng mga miyembro ng pagpupulong sa bawat isa, pagkatapos ay sabihin ang layunin ng pagpupulong at suriin ang mga patakaran sa lupa upang ang bawat isa ay may malinaw na pag-unawa sa kung paano pupunta ang pagpupulong.
Sabihin ang Layunin ng Pagpupulong
Tunguhin ang layunin ng pagpupulong, kung bakit nandoon kayong lahat, at kung ano ang inaasahan ninyong magawa (upang magkaroon ng isang lubos na nagkakaisa na desisyon sa pinakamagandang lokasyon o lokasyon para sa tatlong bagong vending machine).
Suriin ang Agenda
Para sa mga personal na pagpupulong, ipasa ang mga naka-print na kopya ng agenda na nagsasama ng mga paksang pinag-uusapan, mga punto ng pag-uusap, at mga oras ng pagsisimula at pagtatapos.
Para sa mga malalayong pagpupulong, suriin muli kung ang lahat ay naipadala at may access sa agenda bago ka magsimula. Bigyan ng dagdag na minuto ang mga dadalo upang mahila nila ito bago sumailalim sa talakayan.
Magtakda ng oras upang ibalot ang pagpupulong at dumikit ito. Ang iyong mga empleyado at kasamahan ay pahalagahan ang iyong pagpapasiya. Hikayatin ang lahat na mag-email sa iyo ng anumang karagdagang mga katanungan upang walang makaramdam ng naiwan na may maluwag na mga dulo.
Larawan ni Eder Pozo Perez sa pamamagitan ng Unsplash
Pagsara ng Pagpupulong
Pagbabalot
Kahit na ang pagpupulong ay talagang maayos at ang lahat ay may magagandang ideya, mahalagang manatili sa huling oras ng pagtatapos na itinatag sa simula ng pagpupulong. Kung may higit pang tatalakayin, magagawa ito sa follow-up phase.
Upang magkaroon ng isang maayos na pagsasara:
- Magbigay ng ilang minuto sa pagtatapos ng pagpupulong para sa mga miyembro na magtanong at sagutin ang mga katanungan.
- Magpasya kung may naabot na isang solusyon o kung tatalakayin itong muli sa susunod na pagpupulong.
- Kung ang isang solusyon ay naabot na lumikha ng isang plano ng pagkilos na may isang tukoy na timeline.
- Kung hindi naabot ang isang solusyon, magkaroon ng isa pang oras ng pagpupulong upang maganap sa malapit na hinaharap.
Lumilikha ng isang Plano sa Pagkilos
Kapag oras na upang lumikha ng isang plano ng pagkilos, kakailanganin mong isama ang mga sumusunod na elemento:
- Ang solusyon. Ang solusyon ay ilipat ang lahat ng tatlong mga vending machine sa isang sentral na lokasyon, kasama ang makina ng inumin sa gitna upang madaling makahanap ang mga makina, at mabibili ang lahat ng meryenda sa isang lugar.
- Paano ipatupad ang solusyon. Upang maipatupad ang solusyon na ito, ilipat ang mga makina sa kahabaan ng bulwagan sa tapat ng banyo.
- Sino ang magiging bahagi ng pagpapatupad ng solusyon at kanilang mga tiyak na tungkulin. Makikipag-ugnay si Jackie sa mga vendor upang abisuhan sila kung saan dapat mai-install ang mga makina, at makikilala sila ni Juan sa araw ng pag-install upang matiyak na na-install ang mga machine sa tamang lokasyon.
- Isang timeline para sa proseso ng solusyon. Tatawagan ni Jackie ang mga vendor Lunes ng umaga na may impormasyon at magtakda ng isang petsa ng pag-install habang makikipag-ugnay si Juan sa kanyang manager upang humiling ng pahinga mula sa kanyang karaniwang gawain sa umaga upang makipagkita sa mga vendor.
Sa loob ng isang linggo ng pagpupulong ng follow-up sa mga dumalo sa pamamagitan ng email upang linawin ang anumang mga katanungan at tugunan ang mga alalahanin na pop-up post-meeting. Panatilihing bukas ang mga linya ng komunikasyon upang ganap na makinabang mula sa iyong pagpupulong.
Larawan ni Andrew Neel sa pamamagitan ng Unsplash
Follow Up
Magpadala ng Mga Follow-Up na Email
Panatilihin ang momentum mula sa pagpunta sa pagtapos matapos ito sa pamamagitan ng pagpapadala ng mga tala ng recorder sa mga dumalo sa pulong sa isang follow-up na email. Ipaalala sa lahat ang tungkulin nina Jackie at Juan, at siguraduhin na ang bawat isa ay mayroong iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay kung may mga isyu o katanungan na lumitaw.
Magpadala ng Indibidwal na Mga Follow-Up na Email
Para sa mga napiling gumanap ng mga tiyak na tungkulin upang ipatupad ang solusyon, magpadala ng isang email upang mag-check in sa pag-usad, at talakayin ang anumang mga isyu na maaaring hadlangan ang timeline. Tiyaking nakakuha ng pag-apruba si Juan mula sa kanyang manager upang maglaan ng pahinga upang makipagkita sa mga vendor, at i-double check noong Lunes ng hapon na nakipag-ugnay si Jackie sa mga vendor upang kumpirmahin ang isang oras at lokasyon ng pag-install.
Ang pagsunod sa mga simpleng patnubay na ito para sa isang maikli at lubos na mabisang pagpupulong ay makakatulong sa iyo at sa iyong mga kasamahan na manatili sa tuktok ng mga isyu nang hindi ganap na nadiskaril sa kanila.
© 2017 Kierstin Gunsberg