9 Mga diskarte para sa mabisang paggamit ng email sa trabaho at marami pa

Ang pagpapadala at pagtanggap ng email ay karaniwan sa negosyo sa halos bawat komunidad.

Lori Truzy

Ang Kahalagahan ng Email para sa Mga Negosyo

Ang ilang mga pagtatantya ay naglalagay ng halaga ng pang-araw-araw na pagsusulatan ng online na negosyo sa halos 130 bilyon sa buong mundo. Ang email ay isang mabisang tool para sa mga negosyo, ngunit ang e-mensahe ay dapat na hawakan ng pinakamataas na propesyonalismo. Sa kabila ng kahalagahan ng email sa mga pakikipag-ugnayan sa negosyo, ang pagsasanay sa paggamit ng elektronikong mail ay bihirang ibigay ng karamihan sa mga employer. Nagkataon, dapat maunawaan ng mga manggagawa ang pagkakaiba sa pagitan ng personal at komersyal na liham kapag gumagamit ng mga mapagkukunan ng negosyo.

Totoo, ang mga pakikipag-ugnayan sa negosyo na may email ay maaaring makapinsala kung hindi isinasagawa nang maayos. Bilang isang tagapayo sa rehabilitasyon, nakipagtulungan ako sa mga kliyente sa pagpapabuti ng mga kasanayang nakasulat at pandiwang para sa kapaligiran sa negosyo. Bilang karagdagan, tinulungan ko ang mga employer sa pagpapatupad ng mga diskarte para sa mabisang pakikipag-usap sa email. Nasa ibaba ang mga diskarte na napatunayan na kapaki-pakinabang at mga ideya para sa paglikha ng isang kapaki-pakinabang na patakaran.

Poll

Nangyayari ang mga pakikipag-ugnayan sa email sa buong araw ng trabaho.

Lori Truzy

9 Mabisang Estratehiya para sa Paggamit ng Email sa Trabaho

1. Iwasan ang mga hindi nararapat na biro. Ang paggamit ng ilang mga salita at parirala upang mapahamak ang isang indibidwal ay maaaring maging batayan para sa agarang pagtanggal. Maraming mga samahan ang may mga patakaran laban sa paggamit ng tahasang wika, ie mga paaralan. Kasama sa mga uri ng nakakasakit na komento sa email at iba pang mga komunikasyon: mga paninirang lahi, mga pahayag na nagmula sa pambansang pinagmulan, mga kampi na komento tungkol sa kapansanan ng isang tao, at mga panlalait na nauugnay sa oryentasyong sekswal. Dahil dito, ipinakita ng pananaliksik ang kita sa mga negosyo mula sa pagkakaroon ng isang magalang na reputasyon sa mga empleyado at sa pangkalahatang publiko. Paghigpitan ang iyong personal na pagtingin tungkol sa komedya mula sa mga komunikasyon sa negosyo, kabilang ang mga email.

2. Isaalang-alang ang oras ng araw. Ang oras ng araw ay maaaring maka-impluwensya sa mga reaksyon sa isang email. Sa pagtatapos ng araw, ang isang tao ay maaaring magpadala ng isang online na pagsusulat sa malinaw na wika na maaaring hindi sumasalamin sa alam mo tungkol sa empleyado, customer, o kontratista. Bilang karagdagan, isaalang-alang kung ang pagpapadala ng isang email sa oras ng pag-off ay angkop. Halimbawa, ang pag-text sa isang superbisor sa gabi kapag kasama niya ang pamilya ay maaaring hindi magandang ideya. (Gaano ka kadali kailangan mo ng isang tugon? Mas mahusay bang naayos ang isyu sa susunod na araw ng negosyo?)

3. Subukang huwag mag-email sa panahon ng pahinga at tanghalian. Gumagamit ang mga tao ng pahinga at oras ng tanghalian upang muling magkarga mula sa pagkapagod sa trabaho. Maaari rin nilang harapin ang mga personal na isyu sa mga panahong ito. Para sa mga kadahilanang ito, ang pakikipag-ugnay sa ibang tao sa pamamagitan ng email ay maaaring magresulta sa mabilis na pagbuo ng mga tugon na may hindi magandang ipinahahayag na ideya sa tanghalian o oras ng pahinga. Ang isang pamamaraan na madalas na ginagamit ng mga propesyonal ay upang magtabi ng isang oras sa araw ng trabaho upang tumugon at magsulat ng mga email upang mapanatili ang kalinawan at pokus.

4. Tukuyin kung kailan ang email ay maaaring hindi pinakamahusay na pagpipilian. Ang mga paksang kinasasangkutan ng mahabang pag-uusap ay maaaring pinakamahusay na maihatid sa pamamagitan ng mga pakikipag-ugnayan nang harapan o sa pamamagitan ng isang tawag sa telepono. Bukod dito, ang mga kumpidensyal na bagay o sensitibong paksa ay dapat na iwasan sa mga palitan ng email sa lugar ng trabaho maliban kung may naaangkop na tauhan ng tauhan ng tao o manager. Maaaring isama ang mga isyung ito: potensyal na diskriminasyon, mga pagkakaiba sa bayad, at alalahanin sa kalusugan. Gayundin, ang brainstorming ay nangangailangan ng oras at pagsisikap, na ginagawang mas angkop para sa isa pang uri ng komunikasyon ang naturang aktibidad. Sa esensya, ang mga lugar ng talakayan na nangangailangan ng higit sa ilang minuto upang malutas ay maaaring hindi naaangkop para sa email.

5. Huwag tumugon sa galit. Ang pagtanggap ng ilang elektronikong mail ay maaaring maglagay sa iyo sa isang nagtatanggol na mindset. Gayunpaman, huminahon ka muna bago ipadala ang iyong tugon. Sa kapaligiran sa trabaho ngayon, ang pagpapakita ng taktika ay isang napakahalagang katangian ng mga empleyado. Bilang karagdagan, pigilin ang paggamit ng bastos na bokabularyo. Isaalang-alang ang katotohanang ito: ang galit na email na iyong isinulat ay maaaring maging bahagi ng siklo ng balita sa susunod na araw o nai-post sa social media. Sa madaling salita, maaari mong hilingin na mapanatili ang iyong trabaho habang nagtatayo ng mga produktibong relasyon sa loob at labas ng samahan. Sa madaling salita, ang pagpapakita ng isang kakayahan para sa pagpipigil sa emosyonal ay maaaring makinabang sa iyong pangkalahatang landas sa karera.

6. Mag-isip bago ipadala ang iyong email. Una, isiping isipin ang iyong pagpili ng salita para sa pagsusulat. Pagkatapos, sumulat ng isang draft ng email. Panghuli, suriin ito at gumawa ng mga pagbabago kung kinakailangan. Kung may pahintulot sa oras, payagan ang ibang tao na magbigay sa iyo ng puna. Tiyaking ang paksa ang sentro ng punto ng pakikipag-ugnayan.

7. Gumamit ng mga template kapag naaangkop. Ang pagkakaroon ng isang sistemang nasa lugar ay binabawasan ang ilan sa mga isyu na nauugnay sa email. Maraming mga kumpanya at samahan ang nagkakaroon at nagpapanatili ng mga naka-format na email para sa iba't ibang mga sitwasyon na nakagawian sa negosyo. Ang pagtanggi o pag-apruba ng mga serbisyo, pagbabalik ng mga produkto, kasama ang pag-iskedyul ng mga pagpupulong ay ilan lamang sa mga lugar na angkop para sa mga template. Kapag ang isang organisasyon ay gumawa ng isang hakbang, ang kalidad ng serbisyo ay maaaring mapahusay habang binabawasan ang mga maling hakbang sa mga nakasulat na palitan. Ang mga template ay mahusay na mga tool sa pag-save ng oras din.

8. Ang iyong mensahe ay dapat na maigsi at magalang. Bumuo ng iyong mensahe sa pag-unawa na sinusulat mo sa ibang tao. Gumamit ng isang magalang na pagbati at pagsasara. Manatiling nakatuon sa layunin ng email habang iniiwasan ang slang at pagtawag sa pangalan. Dumating sa puntong diplomatiko. Huwag maglabas ng mga hindi nauugnay na alalahanin.

9. Mahalaga ang iyong tono. Huwag bully ang mga kapwa empleyado, kontratista, o consumer sa pagsusulat o anumang iba pang uri ng komunikasyon. Ang pananakot na wika ay maaaring humantong sa matinding kahihinatnan. Panatilihing positibo ang tono ng email. Ipakita ang pag-iisip sa pamamagitan ng pagsasama ng mga pangungusap na nagpapakita ng isang pagpayag na lutasin ang mga isyu. Ang isang halimbawa ay maaaring: "Sigurado akong makakahanap tayo ng solusyon sa problema."

Masyadong mabilis ang pagkilos sa isang email

Lori Truzy

Legal na Mga Bunga at Pagsasaalang-alang sa Patakaran

Maaaring may mga ligal na ligal na nauugnay sa mga email na mabilis na naipadala. Sa katunayan, kinilala ng mga korte ang pagsusulat sa online bilang isang nakasulat na talaan. Samakatuwid, maunawaan ang email bilang mga memorya ng negosyo, elektronikong dokumentasyon, o mga pahayag na maaaring suriin kung kailanganin ang pangangailangan. Sa pagsasanay ng mga bagong empleyado, makikinabang ang mga kumpanya mula sa pagpapaalam sa mga manggagawa na magsanay sa iba't ibang mga sitwasyon upang mapabuti ang kanilang mga kasanayan sa pagharap sa email. Sa kakanyahan, ang pagbuo ng isang patakaran at pagsali sa pagsasanay tungkol sa pakikipag-ugnay sa email ay tumutulong sa isang samahan na makaiwas sa paglilitis. Nasa ibaba ang ilang mahahalagang bahagi ng isang mabisang patakaran na nauugnay sa paggamit ng email. Gayunpaman, ang mga may-ari ng negosyo ay maaaring hilingin na kumunsulta sa isang abugado bago ipatupad ang patakaran sa lugar ng trabaho.

Mahahalagang Mga Bahagi ng isang Patakaran sa Email para sa Mga Negosyo

• Ipahiwatig kung gaano kabilis dapat tumugon ang mga empleyado sa mga lehitimong mensahe sa online.
• Tukuyin ang bawat empleyado ay dapat sanayin sa naaangkop na paggamit ng mga template.
• Ipagbigay-alam sa mga empleyado sa online na pagsusulatan gamit ang mga mapagkukunan ng kumpanya ay maaaring suriin sa paghuhusga ng employer o ng mga awtoridad kung kinakailangan.
• Tukuyin kung kailan maaaring makipag-ugnay ang mga empleyado sa ibang kawani, kostumer, o mga kontratista sa pamamagitan ng email. (Dapat bang patayin ang mga telepono sa panahon ng pagpupulong? Dapat bang tugunan ang personal na mga alalahanin sa pamamagitan ng email sa oras ng trabaho? Kailan ang kanilang mga pagbubukod?)
• Pag-usisa sa kung ano ang gagawin sa hindi pangkaraniwang mga pangyayari. (Sa kaso ng isang partikular na nakakagambalang e-mensahe, sino ang dapat makipag-ugnay? Dapat bang ipaalam sa mga awtoridad?)
• Paano matutugunan ang pagkabigo na tumugon sa elektronikong mail? Gayundin, dapat bang balewalain o ipasa ang email sa isang superbisor?
• Detalyadong eksakto kung anong wika ang hindi maaaring maglaman. Halimbawa: "Ang aming mga samahan ay may zero tolerance para sa panlahi ng lahi o kasarian sa pagsasalita o nakasulat na sulat, kasama ang email.
• Tukuyin ang mga kahihinatnan para sa paglabag sa patakaran. Halimbawa "Kung ang isang empleyado ay natagpuan na nakikibahagi sa pananakot na wika sa aming email system, siya ay sasailalim sa isang pagsusuri ng HR na may pagsasaalang-alang sa pagwawakas ng trabaho.

Huminto at sumasalamin bago pindutin ang send button

Lori Truzy

Poll