Talaan ng mga Nilalaman:
- Panimula:
- 4.6 Ipaliwanag kung paano patakbuhin ang kagamitan na ginamit para sa paggawa at pagpapadala ng nakasulat o elektronikong komunikasyon.
- 4.7 Ipaliwanag ang kahalagahan ng pagpapanatiling alam sa iyong customer kung may posibilidad na magkaroon ng anumang pagkaantala sa pagtugon sa isang komunikasyon.
- 4.8 Ipaliwanag ang mga panganib na nauugnay sa pagiging kompidensiyal ng nakasulat o elektronikong komunikasyon.
Panimula:
Ang komunikasyon sa pamamagitan ng pagsusulat at elektronikong madalas ay nangangailangan ng paggamit ng kagamitan. Upang matagumpay na makipag-usap, dapat malaman ng kandidato na patakbuhin nang mahusay ang kagamitan na kasangkot. Kapag may hinulaang pagkaantala sa pagtugon sa mga komunikasyon, kailangang panatilihing na-update ang customer sa sitwasyon at pag-usad.
Ang mga elektroniko at nakasulat na komunikasyon ay maaaring mapanganib kung ang mga dokumento ay hindi napunta sa kamay ng tamang tao. Kailangang mag-ingat upang matiyak na ligtas na maihatid ang mga nasa itaas na paraan ng komunikasyon.
Ito ay isang antas ng 3 yunit na may halaga ng kredito na 6. Ang yunit na ito ay nahahati sa dalawang bahagi para sa kadalian ng pag-unawa at hindi mai-cram ng labis na impormasyon sa isang hub.
Upang mabasa ang unang bahagi ng yunit na ito, mangyaring sundin ang link sa ibaba:
Makipag-usap sa mga Customer sa Pagsulat o Elektronikong - Bahagi 1
123rf.com
4.6 Ipaliwanag kung paano patakbuhin ang kagamitan na ginamit para sa paggawa at pagpapadala ng nakasulat o elektronikong komunikasyon.
Ang mga nakasulat at elektronikong komunikasyon ay maaaring gawin sa iba't ibang paraan at iba't ibang kagamitan ang ginagamit para sa iba't ibang uri ng komunikasyon. Upang maipadala at matanggap nang epektibo ang mga komunikasyon na ito, kailangang malaman ng isa upang mapatakbo ang mga kagamitan na ito.
Para sa mga nakasulat na komunikasyon, kailangang magkaroon ng mga kasanayan sa pagsulat at gamitin din ang tamang panulat, papel at lapis na naaangkop para sa komunikasyon na iyon. Kung ang komunikasyon ay mai-print at maipapadala, kailangang malaman ng isang tao kung paano gamitin ang printer. Sa elektronikong komunikasyon, gumagamit kami ng alinman sa isang computer o isang fax machine. Kaya't ang taong nakikipag-usap ay kailangang malaman kung paano patakbuhin ang computer o laptop at ang fax machine. Ang mga fax na materyales ay maaaring alinman sa sulat-kamay o naka-print, at maaaring mangailangan ng isa upang malaman kung paano patakbuhin ang isang fax machine, computer at printer.
Upang makagawa ng mga dokumento, kailangan namin
- Computer na may keyboard, mouse at monitor o isang laptop o bolpen at papel
- Isang printer
Upang magpadala ng mga dokumento na kailangan namin
- Isang fax machine
- Isang computer na may keyboard, mouse at monitor o laptop
- Mga sobre at selyo
Pagpapatakbo ng isang computer:
- Kailangan ng isang computer o CPU na may keyboard, monitor at mouse at naka-attach na printer.
- Kailangang magkaroon ang computer ng operating system, na Windows XP sa aming samahan.
- Bago lumipat sa computer, kailangang tiyakin ng isa na ang mga cord ng kuryente ay naayos na ganap sa likod na panel ng CPU, ang mga kable ng video sa monitor at ang mga cord sa socket ng kuryente, at pati na rin ang mouse at keyboard ay konektado sa naaangkop. daungan
- Pagkatapos ng tsek na ito, ang power button ay nakabukas sa CPU.
- Hihiling ng makina ang username at password upang mag-login sa system. Mag-iiba ito para sa bawat samahan depende sa kung paano itinatakda ang mga computer sa iyo.
- Maaaring may mga karagdagang pag-log in para sa mga tukoy na system ng kumpanya o software upang magamit ang mga mapagkukunan at software, i-access ang mga hard drive, atbp.
- Dapat malaman ng isa na gamitin ang word processing software, mga aplikasyon ng Microsoft at iba pang mga application na ginagamit ng samahan upang makabuo ng mga dokumento.
Matapos ihanda ang dokumento, dapat malaman ng isa kung paano ilakip ito sa email at ipadala ang mga ito gamit ang mga serbisyong email na ibinigay ng samahan, halimbawa ng Microsoft Outlook o i-print kung kailangan ipadala sa pamamagitan ng koreo, depende sa pamamaraang gagamitin upang ipadala ang komunikasyon.
Minsan ang dokumento ay maaaring kailanganing maipadala na naka-encrypt sa mga flash drive, CD o DVD. Sa mga sitwasyong iyon, kailangang malaman ng isa kung paano makopya ang mga file sa flash drive at i-encrypt ang mga ito, at kung susunugin ang mga ito sa mga CD o DVD, kailangang malaman ng isang tao kung paano gamitin ang nasusunog o sumusulat na software.
wikihow.com
Pagpapatakbo ng isang fax machine:
Ang mga machine ng fax ay kadalasang ginagamit kapag walang pasilidad upang magpadala ng mga dokumento sa pamamagitan ng email, o kung sa palagay ng mga samahan na ang komunikasyon sa email ay hindi ligtas para sa partikular na uri ng dokumento o mga dokumento ay maaaring tumagal ng araw bago makarating sa pamamagitan ng post. Upang maipadala ang mga dokumento sa pamamagitan ng fax, kailangang malaman ng isang tao kung paano patakbuhin ang isang fax machine. Upang mapatakbo ang isang fax machine, kailangan mo ng isang fax number, isang tatanggap na numero ng fax, kartutso o laso o toner depende sa modelo ng fax machine, ang mga kinakailangang dokumento na kailangan ng pagpapadala kasama ang isang cover sheet at blangko ng puting papel kung tumatanggap fax
Kailangan mong i-set up at i-configure ang fax machine bago ito magamit. Sa una ang linya ng linya ng kuryente at telepono ay kailangang mai-plug in at nakabukas ang kuryente. Ang linya ng telepono ay kailangang pumunta sa tamang socket, sumusunod sa manwal ng tagubilin. Tiyaking mayroong tono ng pag-dial. Karamihan sa mga organisasyon ay may nakalaang numero ng telepono para sa linya ng fax at samakatuwid ang fax machine ay maaaring itakda sa awtomatikong sagot. Siguraduhin na ang toner / kartutso / laso ay na-load at laging may kinakailangang dami ng mga papel sa tray ng papel para sa pagtanggap ng fax.
Para sa layunin ng mga talaan, mabuting mag-set up ng isang pahina ng kumpirmasyon para sa fax, na magsasabi sa iyo kung matagumpay ang pagpapadala o kung mayroong anumang mga error. Nakakatulong ito kapag nagpapadala ng kumpidensyal at mahalaga o ligal na mga dokumento. Ngunit kung gumamit ka lamang ng fax para sa mga simpleng bagay, maaari mong i-off ang tampok na ito upang makatipid ng papel.
Ang isa pang kapaki-pakinabang na setting ay ang pagpipilian ng header na magsasama ng isang linya sa tuktok ng dokumento upang sabihin kung saan nagmula ang fax, kasama ang petsa, oras at numero ng fax. Napakapakinabangan nito upang makilala ang mga detalye ng nagpadala at makipag-usap din sa nagpadala sa pamamagitan ng fax kung kinakailangan.
Habang nagpapadala ng isang fax, tiyaking naka-on ang kuryente, at palaging magpadala ng isang cover paper para sa fax na binabanggit ang mga detalye ng ipinadala na mga dokumento, sino ang nagpapadala nito at para sa kung anong layunin ito ipinapadala. Gagawa nitong napakalinaw at madali ng mga bagay. Ilagay ang mga dokumento sa tamang tray sa tamang posisyon at i-dial ang numero na nais mong ipadala sa fax. Pindutin ang pindutang magpadala at hintaying ma-scan ang lahat ng mga papel at mailipat ang fax. Kapag nakumpleto ang proseso, mag-print ang fax machine ng isang ulat ng kumpirmasyon, depende sa mga setting.
Kung maayos na na-set up ang makina, ang tray ng papel ay na-load at handa na ang kartutso o toner, ang pagtanggap ng isang fax ay isang napakadaling proseso. Kung ang fax machine ay na-set up upang makatanggap ng mga fax nang awtomatiko, kapag nag-ring ang linya ng fax, awtomatikong matatanggap ng makina ang fax at mai-print ito. Ang pagtatakda ng fax upang awtomatikong sagutin ay lubhang kapaki-pakinabang, upang hindi mo makaligtaan ang mahahalagang dokumento na papasok sa anumang oras ng araw.
Pagpapatakbo ng isang printer:
Upang makapagpadala ka ng nai-type na dokumento sa pamamagitan ng mga serbisyo sa mail o fax, kailangan mo munang i-print ang mga ito. Upang mai-print ang mga dokumento, kailangan mo ng isang printer na nakakabit sa iyong computer o sa network kung saan nakakonekta ang iyong computer. Kapareho sa fax machine, kailangan mong tiyakin na naka-plug ang printer at nakabukas ang kuryente. Nakasalalay sa uri ng printer, inkjet man o laser jet, ang mga printer ay magkakaroon ng ink cartridge o toner cartridge. Siguraduhing ang karton na kompartimento ay puno ng tinta o toner. Nakasalalay sa uri ng printer, maaaring mayroon kang iba't ibang mga tray para sa iba't ibang uri ng papel at iba't ibang laki ng papel. Siguraduhing na-load ang mga trays ng papel. Gumawa ng ilang mga paunang setting sa printer para sa kalidad ng pag-print, pag-print sa duplex atbp.
Upang mai-print ang isang dokumento, gamitin ang menu ng file sa dokumento na iyong nilikha at piliin ang pagpipilian sa pag-print. Ang kahon na lilitaw ay magkakaroon ng mga pagpipilian o mga pindutan ng pag-aari upang itakda ang mga setting ng pag-print. Maaaring gawin ang mga print ng kulay kung saan kinakailangan sa isang color printer. Maaaring gawin ang pag-print ng dobleng panig upang makatipid ng papel.
Habang ang lahat ng mga kagamitan na ito ay ginagamit araw-araw sa isang kapaligiran sa tanggapan, tiyaking patayin mo ang mga computer at mga printer araw-araw upang makatipid ng enerhiya. Nakakatulong din ito sa mahabang buhay para sa mga kagamitan.
4.7 Ipaliwanag ang kahalagahan ng pagpapanatiling alam sa iyong customer kung may posibilidad na magkaroon ng anumang pagkaantala sa pagtugon sa isang komunikasyon.
Ang pangangalaga sa customer ay isang napakahalagang elemento sa bawat samahan. Ang mga contact at ugnayan sa mga customer ay napakahalaga at dapat panatilihin nang tuluy-tuloy para sa maayos na pagtakbo ng samahan. Ang pagpapanatili sa mga customer ng kaalaman ay isang napakahalagang gawain at bahagi ng mga serbisyo sa customer. Makakatulong ito na maiwasan ang maraming mga problema, hindi pagkakaunawaan at pagkabigo at makakatulong na palakasin ang ugnayan sa mga customer sa lahat ng oras. Ang mga customer ay magiging masaya na marinig ang tungkol sa isang problema mula sa kumpanya o samahan, sa halip na alamin ito sa kanilang sarili. Kaya't ang isang maagap na diskarte ay mas mahusay kaysa sa isang reaktibong diskarte.
Halimbawa (mula sa pananaw ng aking trabaho), kung alam mo na nangyari ang isang problema at mayroong listahan ng paghihintay sa mga natanggap na referral, maaari mong i-ring ang mga customer upang ipaalam sa kanila ang tungkol sa pagkaantala at ang dahilan kung bakit nangyari ang pagkaantala at bigyan din sila ng isang timeframe kung saan aayusin ang isyu. Maaari ka ring magpadala ng isang liham na nagsasaad ng mga dahilan para sa pagkaantala at kung kailan ito kikilos. Kung hindi ito tapos, muling tatunog ang mga customer, at kapag nakakuha sila ng isang negatibong tugon, mabibigo o maghanap ng iba pang mga samahan o kumpanya.
Ang pagbabahagi ng impormasyon sa mga customer tungkol sa pagkaantala sa mga serbisyo o anumang pagkaantala sa pagtugon sa mga komunikasyon o serbisyo ay sasabihin sa mga customer na alaga sila ng kumpanya. Ihihinto din nito ang mga customer mula sa pag-ring ng pangangalaga sa customer at mag-alala o bigo. Makakatulong ito na palakasin ang ugnayan ng customer. Palaging ilagay ang iyong sarili sa posisyon ng customer, at isipin kung ano ang iyong inaasahan. Ang pareho at higit pa ay kailangang ibigay para sa mga customer.
Kapag nakatanggap ka ng isang kahilingan mula sa isang customer, naghihintay ang customer sa pag-antabay upang makita kung matutupad o hindi ang kanilang kahilingan. Maaari pa silang magtaka kung naabot ka ng kanilang kahilingan. Kaya't bilang isang paunang hakbang, mabuting kilalanin ang resibo at ipagbigay-alam sa customer na natanggap mo ang hiling at haharapin mo ito o gagana ito. Kung ito ay isang kahilingan na magtatagal upang malutas, panatilihin ang kaalaman sa customer tungkol sa pag-usad. Makakatulong iyon sa customer na manatili sa kapayapaan, alam na ang gawain ay isinasagawa at sila ay inaalagaan.
Kapag nalutas ang isyu, siguraduhing nag-ring ka sa customer at nagpapaalam, sa halip na maghintay para sa customer na mag-ring para sa impormasyon. Matutulungan nito ang customer na manatili sa kapayapaan at maging produktibo, kung hindi man, ayon sa kostumer, ang mga problema ay mayroon pa ring hindi nalulutas.
Ang pagsunod sa kaalaman ng customer ay nagpapabuti sa kasiyahan ng customer. Kung ito man ay mabuti o masamang balita, kailangan nilang ipaalam, upang malaman nila na naaalala sila at hindi pinapansin.
viseven.com
4.8 Ipaliwanag ang mga panganib na nauugnay sa pagiging kompidensiyal ng nakasulat o elektronikong komunikasyon.
Ang lahat ng mga form ng komunikasyon ay hindi ganap na ligtas. Mayroong mga butas at dehado sa lahat ng uri ng komunikasyon.
Mga panganib na nauugnay sa pagiging kompidensiyal ng nakasulat na komunikasyon:
Ang anumang uri ng nakasulat na komunikasyon ay nai-save bilang isang hard copy o ipinadala sa pamamagitan ng mga serbisyo sa mail. Ang komunikasyon ay maaaring magkaroon ng kumpidensyal na impormasyon na ang mga hindi pinahintulutang tao ay hindi pinapayagan na basahin o tingnan.
Mga panganib na nauugnay sa pagiging kompidensiyal ng elektronikong komunikasyon:
Kasama sa mga elektronikong anyo ng komunikasyon ang mga telepono, mobile phone, fax machine at email.
- Mga Telepono: Ang mga komunikasyon na nagaganap sa isang landline na telepono ay hindi lubos na ligtas dahil may mga kaso kung saan na-tap ang mga linya ng telepono. Bilang bahagi ng proseso at pamamaraan, ang mga kumpanya ng telepono ay maaaring subaybayan ang mga tawag sa telepono, gawin itong muli isang seryosong isyu patungkol sa pagiging kompidensiyal. Gayundin may mga linya na maaaring magkaroon ng maraming mga extension, kung saan ang pag-uusap ng isang tao ay maaaring marinig ng ibang mga tao, samakatuwid ay lumalabag sa pagiging kompidensiyal.
- Mga mobile phone: Ang komunikasyon sa mobile phone ay gumagamit ng mga alon ng radyo, na maaaring madaling maharang. Ang anumang mga mensahe na natanggap ng mga mobile phone, kung ang telepono ay hindi naka-lock gamit ang isang password, maaaring makita ng sinuman kung napunta sila sa mga kamay ng mga maling tao. Gayundin ang mga smartphone ay may mas madaling mga pagpipilian para sa pag-set up ng mga email at iba pang mga pagpapaandar. Kung hindi naka-secure sa isang password, ang mga pagpapaandar ng smartphone na ito ay maaaring maging sanhi ng mga seryosong isyu sa pagiging kompidensiyal kung magpapadala ito ng impormasyon sa mga kamay ng mga tao na hindi pinahintulutan na i-access ang impormasyong iyon.
- Fax machine: Bagaman ang mga fax machine ay isang ligtas na paraan ng pagpapadala at pagtanggap ng impormasyon, kailangang mag-ingat nang mabuti habang nagpapadala ng impormasyon sa pamamagitan ng fax. Kung nagpasok ka ng maling numero habang nagpapadala ng fax, kahit na ang isang digit ay mali, ang kumpidensyal na data ay maaaring mapunta sa mga kamay ng mga maling tao, kahit na sa isang kalaban na partido sa isang ligal na usapin. Kaya kailangang suriin ng isa ang numero kung saan sila nagpapadala ng isang fax bago pindutin ang pindutan ng magpadala o maghatid. Mayroon ding maaaring hindi awtorisadong pag-access sa mga fax machine sa dulo ng tatanggap. Kaya't laging mabuti na suriin sa tatanggap kung ito ang tamang oras upang maipadala ang fax at kung natanggap ng tatanggap ang mga dokumento sa kamay. Kahit na sa iyong sariling tanggapan, ang mga fax machine ay dapat itago kung saan sila mai-access lamang ng mga awtorisadong tauhan dahil kung hindi man ang mga kumpidensyal na natanggap na dokumento ay maaaring makuha ng mga maling tao.
- Mga Email: Tulad ng paghahatid ng fax, kailangang maging maingat ang isa habang nakikipag-usap sa pamamagitan ng mga email. Kailangang tiyakin ng isa na mailagay nang tama ang email address at suriin muli kung tama ito, kung hindi man ay maaaring mapunta ang mga email sa maling inbox ng tatanggap. Mayroong iba pang mga banta na kasangkot sa komunikasyon sa pamamagitan ng mga email. Ang mga email at ang kanilang mga kalakip ay maaaring mabasa at makita ng mga tagapangasiwa ng system at hacker. Kaya't habang nagpapadala ng lihim at sensitibong impormasyon, dapat mong iwasan ang paggamit ng mga pampublikong network at gumamit ng mga naka-encrypt na pamamaraan.
Sa pangkalahatan, palaging mahusay na ipaalam sa mga customer o anumang mga tatanggap ng mga komunikasyon na mayroong mga panganib na kasangkot sa nakasulat at elektronikong komunikasyon at ang mga personal na pagpupulong ay ang pinakamahusay na pamamaraan.
Ang aming samahan ay nagtatrabaho ng mga hakbang upang mapanatili ang seguridad ng data sa paggamit ng teknolohiya ng computer.
Upang mabasa ang unang bahagi ng yunit na ito, mangyaring sundin ang link sa ibaba:
Makipag-usap sa customer sa pamamagitan ng pagsulat o elektronikong paraan - Bahagi 1
Inaasahan kong natagpuan mong kapaki-pakinabang ang impormasyon sa hub na ito. Ito ay pulos para sa sangguniang hangarin lamang. Kung mayroon kang anumang mga katanungan o nais na ibahagi ang iyong karanasan, mangyaring gawin ito sa seksyon ng komento sa ibaba.
Ang lahat ng mga pinakamahusay na!