Nvq antas 3: makipag-usap sa isang kapaligiran sa negosyo

Saklaw ng yunit na ito ang naaangkop na komunikasyon sa isang kapaligiran sa negosyo.

Larawan ni Antenna sa Unsplash

Ang pakikipag-usap sa isang Kapaligiran ng Negosyo ay isang Pangkat A, sapilitan na sapilitang yunit ng tatlong-kredito para sa Antas 3 Pambansang Kwalipikasyon sa Kwalipikasyon sa Bokasyonal sa Negosyo at Administrasyon, na inaalok sa Inglatera, Wales at Hilagang Irlanda. Tinutulungan ng modyul na ito ang kandidato na makamit ang isang masusing pag-unawa sa layunin ng komunikasyon. Natutunan din ng mga kandidato kung paano makipag-usap sa parehong salita at sa pagsulat, kung paano maghanap at gumamit ng feedback (at ang kahalagahan nito) at kung paano paunlarin ang mga kasanayan sa komunikasyon para sa mga susunod na antas.

Tatalakayin ng artikulong ito ang bawat kinalabasan ng modyul, ipaliwanag kung ano ang ibig sabihin nito, at tatalakayin kung paano ito makakamtan. Tutulungan ka nitong makakuha ng pag-unawa sa kung ano ang inaasahang magsusulat sa pangkalahatan ng mga kandidato. Nakasalalay sa iyong tukoy na trabaho, kailangan mong baguhin ang nakasulat dito para sa iyong sariling trabaho at organisasyon kapag naghahanda ng iyong sariling portfolio.

Paano Magagamit ang Artikulo na Ito

Saklaw ng artikulong ito ang Mga Kinalabasan 1 at 2 ng Unit 304 para sa NVQ Antas 3 na Diploma sa Negosyo at Administrasyon, na sumasaklaw sa mga elemento ng komunikasyon sa isang lugar ng pinagtatrabahuhan.

Ito ay pulos kaalaman at sinadya upang gabayan ka sa proseso ng pag-iipon ng iyong sariling portfolio. Huwag direktang kopyahin ang anuman dito para sa iyong file, dahil ang iyong file ay kailangang iakma sa mga detalye ng iyong trabaho at samahan. Ang pagkopya ng wika nang direkta sa artikulong ito ay hindi lamang hindi matapat ngunit magpapahina rin sa iyong file.

Kinalabasan 1: Maunawaan ang Layunin ng Pagpaplano ng Komunikasyon

1.1 Ipaliwanag ang Mga Pakinabang ng Pag-alam sa Layunin ng Komunikasyon

Ang komunikasyon ay tumutukoy sa paghahatid ng mga ideya o nilalaman sa pagitan ng mga indibidwal, pangkat, o indibidwal at pangkat. Ang komunikasyon ay binubuo ng:

• Pinagmulan: ang tao o mga taong lumilikha ng mensahe.
• Mensahe: ang nilalaman ng komunikasyon.
• Katamtaman: kung paano ipinapadala ang komunikasyon (email, telepono, personal, atbp.).
• Tumatanggap : ang madla o tao na nakikipag-usap. Ang mga kasanayan sa pagtanggap ay nagsasama ng mabisang pakikinig at pagbabasa.

Sa isang kapaligiran sa negosyo, nakikipag-usap kami sa pamamagitan ng pakikinig sa mga problema ng bawat isa at sa pamamagitan ng sabay na paglutas ng mga pang-araw-araw na problema.

1.2 Ipaliwanag ang Mga Dahilan sa Pag-alam sa Madla Kung Kanino Ang Komunikasyon Ay Naiharap

Kung naiintindihan mo ang iyong tagapakinig, maaari mong mas mabisa ang pakikipag-usap at paghimok sa kanila.

Upang matiyak na tatanggapin nang maayos ang iyong mensahe, kailangan mong malaman kung ano ang inaasahan ng iyong madla, kung anong kalagayan ang nasa kanila, at kung anong mga katanungan ang nais nilang sagutin mo.

1.3 Ipaliwanag ang Pakay ng Pag-alam sa Inilaan na Mga Kinalabasan ng Komunikasyon

Ang pag-unawa sa "inilaan na kinalabasan" ng komunikasyon ay nangangahulugang pag-unawa sa parehong iyong sariling mensahe at kung paano ito tatanggapin ng madla.

Ang madla ay maaaring:

• Isang solong katrabaho
• Ang isang bilang ng mga tao sa isang pagpupulong
• Isang silid na puno ng mga tao

Kapag nakikipag-usap ka, dapat mong malaman kung sinusubukan mong:

• Maghatid ng impormasyon
• Manghimok
• Aliwin

Ang pagiging epektibo ng iyong komunikasyon ay nakasalalay sa kung gaano mo naiintindihan kung paano nakikipag-ugnay ang iyong layunin sa posisyon at inaasahan ng iyong madla.

1.4 Nailalarawan ang Iba`t ibang Paraan ng Komunikasyon at Kailan Ito Gagamitin

Ang komunikasyon ay maaaring maiuri bilang: pandiwang o di-berbal, pormal o di-pormal.

Pandiwang

• Ang pandiwang komunikasyon ang pinakamahalaga, karaniwan, at mabisang uri ng komunikasyon. Ang pagsasalita nang diretso at pakikinig ay tumutulong sa amin na maunawaan ang mga emosyonal na pangangailangan ng bawat isa.
• Ang mabisang pandiwang komunikasyon ay may kinalaman sa kung gaano ka kahusay makinig sa iba tulad ng kung paano mo kausapin sila.

Nonverbal

• Ang komunikasyon na hindiverbal ay nangangahulugang pagsulat, ngunit tumutukoy din sa sign language, ekspresyon ng mukha, at kilos. Ang komunikasyon na hindiverbal ay hindi gaanong epektibo kaysa sa pakikipag-usap sa berbal — palaging mas mahusay na direktang — ngunit mahalaga pa rin sa iyo na kunin ang mga di-berbal na pahiwatig.
• Ang komunikasyon na hindiverbal ay maaaring mapahusay ang komunikasyon sa berbal. Ang pananalita ng katawan at ekspresyon ng mukha ay karaniwang matapat, at makakatulong na maihatid ang katapatan.
• Ang ilang mga tao — kasama ngunit hindi limitado sa mga mahirap pakinggan — pangunahin na gumagamit ng di -balitang komunikasyon sa anyo ng senyas na wika, kilos at ekspresyon ng mukha.

• Ang mga impormal na komunikasyon ay harap-harapan na pakikipag-ugnayan na nagaganap nang hindi sinasadya sa buong araw. Maaari silang nauugnay sa trabaho o hindi, pasalita o hindi pasalita.
• Ang ilang mga halimbawa ay: isang pakikipag-chat tungkol sa isang bagay na hindi nauugnay sa trabaho sa tanghalian, isang mabilis na email na nagtatanong tungkol sa katayuan ng isang proyekto, o isang malagkit na tala na humihiling para sa isang pagpupulong na hindi kaagad, upang pangalanan ang ilan.

Pormal na Komunikasyon

• Ang ilang mga uri ng komunikasyon ay umaayon sa mga opisyal na inaasahan o protocol, naitala sa ilang paraan, o pinaplano at isinasagawa nang maaga.
• Ang isang halimbawa ng pormal na komunikasyon sa berbal ay isang scripted na pagtatanghal. Kasama sa hindi pormal na komunikasyon sa komunikasyon ay nakasulat na mga item tulad ng taunang mga ulat, mga tuntunin sa trabaho, at mga kontrata.

Kinalabasan 2: Maunawaan Kung Paano Makikipag-usap sa Pagsulat

2.1 Tukuyin ang Mga Kaugnay na Pinagmulan ng Impormasyon Na Maaaring Magamit Kapag Naghahanda ng Sumulat na Komunikasyon

Ang mga mapagkukunan ng impormasyon ay maaaring maiuri bilang pangunahin o pangalawang.

Pangunahing pinanggalingan

• Ang isang pangunahing mapagkukunan ay ginawa sa panahon ng isang kaganapan. Ang ganitong uri ng impormasyon ay natipon ng isang tao nang direkta na nakikipag-ugnay sa insidente o kaganapan.
• Ang mga mapagkukunang ito ay maaaring mga talaarawan, liham, pahayagan, tala ng korte, panayam, survey, atbp.
• Ang mga pangunahing mapagkukunan ay karaniwang walang pagbabago, at malapit sa mga kaganapan mismo.

Pangalawang Pinagmulan

• Ang uri ng impormasyon na ito ay nasala sa pamamagitan ng isang taong inalis mula sa pangunahing kaganapan.
• Ang mga mapagkukunang ito ay maaaring ipaliwanag o pag-aralan ng panitikan ng pangunahing mapagkukunan, at isama ang mga libro, interpretive na dokumento, o account ng isang tagalabas ng isang kaganapan.
• Karaniwan, ang mga pangalawang mapagkukunan ay binibigyang kahulugan ang isang kaganapan at maaaring magawa pagkatapos nito.

2.2 Nailalarawan ang Mga Prinsipyo sa Komunikasyon para sa Paggamit ng Mga Elektronikong Porma ng Sumulat na Komunikasyon sa isang Kapaligiran ng Negosyo

Ang elektronikong komunikasyon ay tumutukoy sa email, fax, o anumang nakasulat na komunikasyon na naihatid at naimbak nang elektroniko.

• Ang mabisang elektronikong komunikasyon ay nagsasangkot ng ilang antas ng teknikal na karunungan. Dapat ay sapat na may kakayahan ka upang makapagpadala ng impormasyon sa mga teknolohiyang telecommunication at malaman kung paano gamitin ang kinakailangang software.
• Kapag pumipili ng mga elektronikong komunikasyon para sa pagpapalitan ng impormasyon, dapat mong pag-isipang mabuti at magpasya kung alin ang pinakamahusay at pinaka mahusay na pamamaraan ng komunikasyon.
• Sa isang kapaligiran sa opisina, dapat mong ma-interpret ang impormasyon mula sa mga elektronikong mapagkukunan at magkaroon ng mahusay na mga kasanayan sa paraphrasing.

2.3 Ipaliwanag ang Iba't ibang mga Estilo at Mga Tono ng Wika at Mga Sitwasyon Kung Kailan Ito Maaaring Magamit para sa Nakasulat na Komunikasyon

Ang colloquial, kaswal, at pormal na pagsulat ay magkakaibang istilo na may kani-kanilang mga inaasahan at kinalabasan. Ang istilo ng pagsulat na iyong ginagamit ay nakasalalay sa iyong mga hangarin, iyong medium, at iyong madla.

• Ang kaswal na wika ay impormal at pag-uusap. Ito ay kung paano ka sumulat sa magiliw na mga text message o chat. Malamang, gumagamit ka lamang ng kaswal na wika nang matalino sa trabaho, lalo na sa iyong mga nakatataas. Ang kaswal na wika ay ang paraan ng iyong pagsasalita sa iyong mga kapantay.
• Ang wikang colloquial ay magkatulad, at tumutukoy sa wikang ginagamit namin upang makipag-usap sa pamilya at malapit na kaibigan. Kasama sa wikang kolokyal ang slang at dayalekto.
• Ginagamit ang pormal na wika sa mga komunikasyon sa negosyo, at ginagamit kung nais mong makatagpo bilang propesyonal at may kapangyarihan. Nakasalalay din ito sa mga salita at tonong ginamit mo. Sa pormal na pagsulat, ang iyong wika ay dapat magkaroon ng wastong syntax, bokabularyo at balarila.

2.4 Ipaliwanag ang Mga Dahilan sa Pagpili at Paggamit ng Wika na Naaangkop sa Layunin ng Sumulat na Komunikasyon

Ang komunikasyon ay isang proseso ng pagpapalitan ng impormasyon, ideya, saloobin, damdamin at emosyon sa pamamagitan ng pagsasalita, signal, pagsulat, o pag-uugali. Ang wikang ginagamit namin ay dapat na madaling maintindihan, tumpak at may taktika.

Ang bawat uri ng mensahe — mga reklamo, minuto at hinaing, upang pangalanan ang ilan — ay nangangailangan ng iba't ibang antas ng taktika.

• Partikular kapag nagsusulat ng isang bagay na kritikal, laging subukang tugunan ang samahan o pangkat sa pangkalahatan sa halip na gawin itong personal.
• Magsimula sa mga positibong puntos bago ang mga negatibong, upang ang tatanggap ay hindi agad mailalagay sa nagtatanggol.
• Ipaliwanag nang diretso ang mga katotohanan, sa halip na gumamit ng hindi malinaw o hindi direktang wika.
• Habang nagsusulat, iwasang gumamit ng mga naka-bold o all-capital na titik. Ito ay nakikita bilang pagalit sa nakasulat na komunikasyon.

2.5 Nailalarawan ang Mga Paraan ng Pagsasaayos, Pagbubuo at Paghaharap ng Nakasusulat na Impormasyon Kaya Natutugunan nito ang mga Pangangailangan ng Iba't ibang Madla

Kapag nag-oorganisa, nagbubuo at naglalahad ng nakasulat na impormasyon, tandaan ang sumusunod:

• Kapag gumagawa ng isang pagtatanghal, ihanda nang maaga ang lahat ng kinakailangang mga dokumento. Maaaring kasama dito ang mga presentasyon ng PowerPoint (o katulad na software ng pag-slideshow), mga handout o isang script para sa iyong sarili.
• Panatilihin ang mga dokumento sa tamang pagkakasunud-sunod, upang ang komunikasyon ay dumadaloy nang walang pagkalito o pagkakamali. I-double check ang order nang maaga.
• Habang nagpapakita, maging malinaw tungkol sa iyong mga layunin. Magbigay ng isang pagpapakilala tungkol sa kung ano ang iyong ilalahad, ang iyong mga motibo sa paglalahad, kung bakit nandoon ang mga dumalo at kung bakit mahalaga ang paksa.
• Ipakita ang iyong trabaho nang sunud-sunod, malinaw na gumagamit ng wastong mga sanggunian kung kinakailangan.
• Sa huli, tapusin sa pamamagitan ng pagpapaliwanag kung paano natutugunan ang lahat ng iyong mga layunin.
• Maglaan ng oras upang sagutin ang mga katanungan.

2.6 Nailalarawan ang Mga Paraan ng Pagsuri para sa Katumpakan ng Nilalaman sa Sumulat na Impormasyon

Anumang nakasulat na komunikasyon ay kailangang tumpak, propesyonal na na-format at walang mga error sa pagbaybay o gramatika. Suriin ang sumusunod bago ang dokumento ay isinalin upang maipadala sa mga tatanggap nito.

Suriin ang Mga Punto para sa Katumpakan

• Maaaring saktan ng mga kamalian ang iyong reputasyon at ang iyong samahan. Nakasalalay sa problema, ang mga epekto ay maaaring saklaw mula sa nakakahiya hanggang sa nakapipinsala.
• Ang mga detalye na mai-double check ay may kasamang: mga petsa, pangalan, istatistika, kaganapan at mga sipi.
• Kung hindi ka sigurado sa anumang bagay, tiyaking suriin mo sa isang taong may kaalaman o may karanasan.

Suriin ang Spelling at Grammar

• Karamihan sa mga word processor at email system ay may built-in na spell-checker. Gayunpaman, gamitin ang iyong hatol, dahil hindi sila laging tumpak, partikular na pagdating sa mga pangalan ng mga tao o jargon na tukoy sa industriya.
• Palaging basahin ang isang dokumento nang dalawang beses sa iyong sarili bago magtapos.
• Ipabasa at i-edit ng ibang tao ang dokumento para sa iyo. Mapapansin ng isang sariwang pares ng mata ang mga error na napalampas mo.

Gumamit ng isang Template

• Maraming mga samahan ang may mga istilo sa loob ng bahay para sa iba't ibang mga dokumento. Magiging magagamit ang lahat bilang mga template kung saan madali mong mai-input ang impormasyon.
• Kung ang komunikasyon ay walang iniresetang template, dapat mong saliksikin ang tamang istilo depende sa mga pangangailangan ng iyong samahan o kagawaran. Tanungin ang iyong mga kasamahan o hanapin ang mga katulad na dokumento upang maunawaan ang tamang istilo.

2.7 Ipaliwanag ang Pakay ng Tumpak na Paggamit ng Gramatika, bantas at Pagbaybay

• Ang wastong grammar, bantas at spelling ay matiyak na ang iyong mambabasa ay magkakaroon ng isang madaling oras sa pagbabasa ng iyong komunikasyon, gawing mas mahusay ang komunikasyon.
• Kapag ang isang dokumento ay may mga katotohanan na pagkakamali, ang mga mambabasa ay may posibilidad na hindi magtiwala sa buong bagay. Ang naramdaman na hindi maaasahan ay maaaring magkaroon ng isang negatibong epekto sa iyong reputasyon, at sa gayon ang iyong katayuan sa loob ng iyong samahan.

2.8 Ipaliwanag Ano ang Ibig sabihin ng Plain English, at Bakit Ito Ginagamit

Ang Plain English ay wikang nagbibigay diin sa kalinawan at iniiwasan ang teknikal na wika o jargon. Lalo na mahalaga ito kapag nakikipag-usap sa mga tao sa labas ng iyong propesyon, na nangangailangan ng wikang panteknikal na isinalin sa isang bagay na mas madaling maunawaan.

Simpleng Ingles:

• Maaaring magamit upang makipag-usap sa sinuman, anuman ang kanilang mga kasanayan sa pagbasa o kaalaman.
• Malinaw at direkta, na walang nakatago, walang mga hindi kinakailangang salita o ideya.
• Walang teknikal na jargon o slang.

2.9 Ipaliwanag ang Pakay ng Proofreading at Suriin ang Nakasulat na Gawain

Dapat mong i-proofread ang lahat ng nakasulat na gawain. Mayroong ilang mga kadahilanan para dito:

• Ang wastong pagsulat sa gramatikal ay sumasalamin nang mabuti sa iyong propesyonalismo at pagiging mabilis, pati na rin ng iyong samahan. Hahatulan ka ng iba batay sa kung paano makintab ang hitsura ng iyong nakasulat na akda.
• Ang maayos na nakasulat na tuluyan ay mas kaunting oras para sa iyong mambabasa kaysa sa teksto na hindi tama ang error, na ginagawang mas mahusay ang nakasulat na komunikasyon.

Lahat ng nakasulat na gawain, mula sa email hanggang minuto ng pagpupulong hanggang sa pormal na mga ulat, ay dapat na i-proofread para sa mga error.

2.10 Ipaliwanag ang Pakay ng pagkilala sa Trabaho Na Mahalaga at Trabaho Na Mahinahon

Sa aming pang-araw-araw na trabaho, mayroon kaming magkahalong mga gawain, ilang mahalaga, ilang kagyat at ang ilan ay may mababang priyoridad. Ang lahat ng mga gawain ay may mga deadline na kailangang matugunan. Gayunpaman, ang kahalagahan at pagpipilit ay dalawang magkakaibang bagay. Ang ilang mga gawain ay maaaring pareho, ngunit kinikilala kung alin ang mga gawain