Ano ang pakiramdam ng maging isang tagapamahala ng proyekto: isang araw sa buhay

Isinasaalang-alang ang isang karera bilang isang manager ng proyekto? Basahin sa…

Canva.com

Sa anumang karera, kung ano ang maaaring maging kawili-wili at kaakit-akit sa isang tagalabas ay maaaring madalas na kumplikado at nakababahalang mga aspeto ng isang trabaho. Ang pagpili ng tamang karera ay mahalaga kaya kailangan mong gawin ang iyong pagsasaliksik. Ang pagtingin sa kabila ng makintab na mga pahina ng pangangalap at pag-alam ng kaunti tungkol sa pang-araw-araw na realidad ng trabaho ay makakatulong sa iyo na makagawa ng isang mas may kaalamang desisyon tungkol sa kung ang karera na iyon ay tama para sa iyo.

Sa artikulong ito, pinagsama ko ang aking sariling karanasan at ng iba pang mga tagapamahala ng proyekto upang bigyan ka ng isang sulyap sa hitsura ng isang normal na araw. Basahin nang mabuti, at alamin kung ito ay isang karera na maaari mong mailarawan ang iyong sarili na tinatamasa.

Siyempre, sa katotohanan araw-araw bilang isang manager ng proyekto ay ibang-iba, ngunit para sa hangarin ng artikulong ito na naayos ko ang ilang mga tipikal na aktibidad sa average na 9-5 araw.

8AM: Simulan ang Trabaho. Suriin ang Mga Email.

Malalaman na ng mambabasa na may agila ang kontradiksyon sa aking artikulo. Sa panimulang talata, nabanggit ko na bibigyan kita ng isang tipikal na 9-5 araw, at ngayon ay nagsimula na ako sa araw na 8:00.

Ito ang unang katotohanan ng isang proyekto manager: ang isang araw ay napakabihirang 9-5.

Ang pamamahala ng proyekto ay isang mahirap na karera. Lalo na totoo ito kapag nasa kritikal na punto ka sa isang proyekto. Ang mga proyekto ay napaka-intrinsik na naka-link sa mga timecales, na kapag naging matigas ang mga bagay, walang oras upang huminto at mag-pause. Ang ibig sabihin nito sa katotohanan ay sa mga panahon ng abala, maaaring nagtatrabaho ka ng mahabang oras upang suportahan ang iyong koponan, malampasan ang iyong mga gawain, at matiyak na natutugunan ang iyong mga deadline.

Upang hawakan ang gayong hinihingi na trabaho, maraming mga tagapamahala ng proyekto ang magsisimulang magtrabaho bago ang aga ng mga tawag sa telepono at pagpupulong, upang magkaroon sila ng oras upang makahabol sa mga email. Hindi bihira para sa isang manager ng proyekto na magsimulang magtrabaho sa 7 o 8 ng umaga. At syempre, isang malaking email inbox na pareho. Dapat ay organisado ka ng sapat upang mapamahalaan mo nang maayos ang iyong inbox, at panatilihin sa tuktok ng pagsagot sa mga mahahalagang email.

9AM: Tawag sa Kumperensya

Ang mga tawag sa kumperensya ay kinuha mula sa mga pagpupulong bilang pinakakaraniwang pamamaraan sa komunikasyon sa mga proyekto. Bakit? Dahil maraming mga proyekto ngayon ang mayroong mga malalayong koponan. Kapag nagtatrabaho ka sa mga taong nakabase sa maraming mga lokasyon, pagkakaroon ng oras upang maglakbay para sa mga pagpupulong ay hindi makatotohanang. At sa teknolohiyang kasing advanced nito, ang isang telepono o video conference ay maaaring maging kasing epektibo. (Sa gayon, hindi ito laging totoo. Katuwaan lamang, naka-link ako sa isang video sa ibaba na nagbibigay ng isang natatanging pagkuha sa kung ano ang magiging hitsura ng isang tawag sa kumperensya sa totoong buhay. Kung naranasan mo na ang isang tawag sa kumperensya, ito siguradong patatawanan ka.)

Bilang isang tagapamahala ng proyekto, madalas mong responsibilidad na mag-host ng mga tawag sa kumperensya, at maaaring kailanganin mong kumilos bilang isang kinatawan ng negosyo sa iba pang mga tawag na nauugnay sa iyong proyekto. Ang mga tawag sa proyekto ay madalas na naka-iskedyul upang bigyan ang koponan ng isang regular na pagkakataon na makipag-chat sa pamamagitan ng kung paano sila nakakakuha sa proyekto, at upang talakayin ang anumang mga problema na maaaring mayroon sila.

Isang Tawag sa Kumperensya sa Tunay na Buhay

10:00 AM: Repasuhin ang Mga Isyu sa Tawag sa Kumperensya / Project

Kaya, ipagpalagay nating ang 9 AM na tawag sa kumperensya ay isang oras ang haba. Ito ay medyo tipikal sa isang mas malaking proyekto. Bilang manager ng proyekto, tatapusin mo ang tawag sa kumperensya gamit ang isang hanay ng mga tala na iyong nakuha sa kabuuan. Marahil ay inabisuhan ka ng iyong koponan tungkol sa gawaing nakumpleto, isinasagawa, at mga pangunahing isyu sa proyekto. Ang posibilidad ay, magkakaroon ng kagyat o semi-kagyat na trabaho na kailangan mong gawin pagkatapos mong umalis sa tawag sa kumperensya upang hawakan ang mga isyu na nailahad lamang.

Kaya sa puntong ito ng araw, malamang na gumawa ka ng maraming bagay:

Ina-update ang iyong dokumentasyon ng proyekto hal. Ang iyong plano sa proyekto, upang maipakita ang lahat ng sinabi sa iyo sa tawag sa kumperensya
Gumawa ng ilang paunang gawain upang matugunan ang anumang mga kagyat na isyu na naabisuhan ka hal. Kung ang isang tagapagtustos ay nahuhuli sa isang paghahatid, maaari mong suriin ang epekto na magkakaroon nito sa iyong proyekto, tawagan ang tagapagtustos, o palakihin ang problema.
Ang iba pang mga email / tawag sa telepono / talakayan ay malamang na maganap at maaaring tumagal ng isang malaking halaga ng iyong umaga. Karaniwan para sa isang manager ng proyekto na makakuha ng isang patuloy na stream ng mga email, isyu at tawag sa telepono sa buong araw, kaya magkakaroon ka ng mga bagong bagay na makitungo, kahit na abala ka sa paghawak ng mga problemang mayroon ka na.

11:00 AM: Pagpaplano ng Proyekto / Higit Pang Mga Tawag

Kaya't sumusunod sa iyong pagpupulong kanina, marahil ay natuklasan mo na ang iyong plano sa proyekto ay nangangailangan ng pag-update. Gayunpaman, huwag asahan ang napakaraming oras upang magawa ito. Marahil ay maaantala ka ng maraming mga tawag at email. Gayunpaman, nagsisimula ka pa rin sa plano.

11:30 AM: Pagpupulong ng Espesyalista

Ginamit ko ang pangkalahatang pulong na 'dalubhasa' na pagpupulong para sa heading na ito, ngunit sa katunayan ito ay maaaring maging anumang uri ng pagpupulong na nauugnay sa isang tukoy na paksa sa iyong proyekto. Halimbawa, kung ikaw ay isang IT project manager, maaaring ito ay isang pagsusuri sa software.

Gayunpaman, ang puntong nais sabihin dito ay ang mga pagpupulong ay tumatagal ng isang malaking bahagi ng iyong araw. At huwag kalimutan, ang isang mabuting tagapamahala ng proyekto ay magtatagal ng magkabilang panig ng pagpupulong upang matiyak na masulit nila ang oras. Maaaring pinagsasama-sama nila ang sangguniang materyal nang una, o nagbabasa sa pamamagitan ng impormasyon sa background, at pagkatapos ay maaari silang magsulat-up at ipamahagi ang mga tala na ginawa nila sa pulong.

12:30 PM: Tanghalian

Kaya't hindi ko nais na magpinta ng masyadong malungkot na larawan pagdating sa kung gaano ka-abala ang buhay bilang isang manager ng proyekto. Kaya't sa ganap na 12:30, narito ang isang hintuan para sa tanghalian. Magandang ideya, gayunpaman abala sa nakuha ng iyong trabaho, upang palaging maglaan ng oras sa kalagitnaan ng araw. Mahahanap mo na mayroon kang mas maraming lakas para sa hapon at maaari kang mag-focus ng mas mahusay.

1:00 PM: Pagtatanghal Sa Mga Executive

Inaasahan bilang isang manager ng proyekto na kailangang gumawa ng maraming mga pagtatanghal. Maaari mong malaman na ang isang proyekto sa mataas na profile ay pinapanood nang mabuti ng iyong manager, senior executive o sponsor ng proyekto, at maaari ka nilang hilingin na magpakita ng isang regular na pag-update sa kanila.

Siyempre, ang isang regular na pagtatanghal ay hindi lamang isang oras na mahabang pagpupulong sa labas ng iyong linggo ng pagtatrabaho. Kailangan ng oras upang pagsama-samahin ang mga detalye na inaasahan ng mga senior executive na makita sa isang pagtatanghal, at maaari mong makita ang iyong sarili na kailangang magpadala sa pamamagitan ng follow-up na impormasyon pagkatapos ng pagpupulong, upang makatulong na sagutin ang anumang mga katanungan o alalahanin nila. Ang pagiging dalubhasa sa pagkuha ng maraming kritikal na data at gawing isang malinaw, prangka na pagtatanghal ay napakahalaga kung nais mong gumanap nang maayos sa iyong trabaho.

2:00 PM: Sumulat ng Mga Ulat

Ang Mga Tagapamahala ng Proyekto ay gumugugol ng isang malaking halaga ng oras sa dokumentasyon, dahil maraming impormasyon na kailangang maiimbak at regular na na-update sa isang proyekto. Pati na rin ang mga pagtatanghal sa mga executive, maaaring kailanganin mong magbigay ng nakasulat na mga ulat sa isang mas malawak na madla nang regular, o sa isang customer. Ang pagkakaroon ng solidong kasanayan sa pagsusulat ay mahalaga, dahil nais mong magmukhang propesyonal ang iyong mga ulat at maging madali para sa mga tao na mabasa at maunawaan.

3:00 PM: Makibalita Sa Koponan

Ang iyong pangunahing trabaho bilang isang manager ng proyekto ay upang mapanatili ang kontrol sa isang proyekto, at hindi ito dapat maliitin kung gaano kabilis ang isang proyekto ay maaaring magsimulang mag-slide. Ang tanging paraan lamang upang maiwasan ito ay sa pamamagitan ng pagkakaroon ng isang matatag na ugnayan sa iyong koponan, at pakikipag-usap sa kanila nang regular. Ito ay mahalaga na ang iyong koponan pakiramdam sapat komportable sa iyo na maaari silang makipag-usap sa iyo sa pamamagitan ng anumang mga isyu na mayroon sila na maaaring maging sanhi ng mga problema sa iyong proyekto, kaya mahusay na interpersonal kasanayan ay isang kinakailangan.

Sa panahong ito maaari kang maging maagap na makahabol sa mga indibidwal na miyembro ng koponan sa pamamagitan ng telepono o personal, o maaari mong unahin ang ilang mga kasapi ng koponan kung kasalukuyan kang nakikipag-usap sa isang partikular na isyu sa iyong proyekto.

4:00 PM: Update Budget

Ang pagpapanatili ng kontrol sa pananalapi ng proyekto ay mahalaga. Sa pagsisimula ng anumang proyekto, kakailanganin mong pagsamahin ang isang badyet upang matantya kung ano ang gagastusin mo, at kailan. Upang mapanatili ang malapit na kontrol sa iyong proyekto, kakailanganin mong suriin ang badyet sa isang regular na batayan at suriin ito laban sa iyong tunay na mga numero ng paggastos. Ang isang mahusay na pag-unawa ng mga numero ay napakahalaga para sa isang proyekto manager.

4:30 PM: Pagpupulong sa Pananalapi

Kung tumatakbo ka sa badyet sa isang proyekto, maaari kang makahanap ng iyong sarili sa isang pagpupulong kasama ang pangkat ng pananalapi upang suriin ang iyong paggastos. O maaaring gusto ng iyong samahan ng isang regular na pagsusuri sa pananalapi sa iyong proyekto upang suriin na ito ay nasa track. Gayunpaman, kung ano ang tiyak na mahahanap mo sa anumang proyekto ay ikaw ay madalas na hihilingin na dumalo sa mga pagpupulong kasama ang mga panloob na kagawaran na mayroong interes o isang stake sa iyong proyekto.

5:00 PM: Kagyat na Tawag sa Kumperensya

Ito ay isang bihirang araw na ang lahat ay tumatakbo nang maayos sa isang proyekto. Maaaring madalas mong makita ang iyong sarili na kinakailangang baguhin ang iyong maingat na nakaplanong iskedyul na out upang mahawakan ang isang lumalaking krisis sa isang proyekto. Halimbawa, maaaring kailanganin mong mag-iskedyul sa isang huli na tawag sa kumperensya upang makahabol sa isang third party tungkol sa isang isyu na nailahad sa iyo ng umagang iyon. Tandaan din, na kung nakikipag-usap ka sa mga koponan sa iba't ibang mga time zone, malamang na matagpuan mo ang iyong sarili na kailangang mag-iskedyul ng mga tawag alinman sa maagang umaga o sa huli na gabi. Isa sa maraming mga kadahilanan kung bakit ang isang trabaho sa pamamahala ng proyekto ay bihirang 9-5.

5:30 PM: Tumugon sa Mga Email

Ang email ay pa rin isang mahalagang tool sa komunikasyon para sa anumang negosyo, at habang maaaring mayroon kang 10 o 20 minuto sa mga kakaibang puntos sa araw na magbasa at tumugon sa mga email, malamang na mahahanap mo na ang iyong inbox ay mabilis na lumago habang lumilipas ang araw. Kaya maaari mong madalas na mapulot ang iyong sarili sa isang labis na 30 minuto sa pagtatapos ng araw ng pagtatrabaho upang mahabol lamang ang mga email at makuha ang tuktok ng natitirang listahan ng iyong dapat gawin, bago ka handa na umalis sa trabaho.

6:00 PM: Repasuhin ang Listahan ng dapat gawin para bukas

Kaya't sa ganap na 6:00, maaari mo nang maramdaman na mayroon kang kaunting pag-unlad sa iyong trabaho, at handa ka nang umalis sa opisina. Gayunpaman, upang subukang bigyan ang iyong sarili ng isang simula sa napaka-abalang araw na pinlano mo bukas, maaari kang gumugol ng 10 minuto sa pagsuri sa iyong listahan ng dapat gawin. Siyempre, ang isang listahan ng dapat gawin ay isang mahalagang tool para sa bawat manager ng proyekto, dahil makakatulong ito sa iyo sa pamamahala ng iyong oras at pag-juggling ng isang napaka-hinihingi na iskedyul.

Konklusyon: Walang Dalawang Mga Proyekto / Organisasyon Ay Pareho

Kung napagulat mo ang iyong sarili sa alinman sa mga puntong ito, tandaan na ito ay simpleng gabay, at sa totoo lang lahat ng mga proyekto ay magkakaiba at kung paano mo pamahalaan ang iyong oras sa mga ito ay magkakaiba. Bilang karagdagan, ang lahat ng mga samahan ay magkakaiba. Ang ilan ay maaaring may mga kultura na inaasahan mong magtrabaho ng mahabang oras at kumuha ng kaunting tanghalian; ang iba ay maaaring may ibang kakaibang diskarte at maaaring aktibong hikayatin ang mga empleyado na kumuha ng tamang pahinga, bawasan ang kanilang karga sa trabaho, at magtrabaho ng mga makatuwirang oras. Anumang proyekto ang nakita mong pinamamahalaan mo, isang aralin na maaari mong makuha mula sa halimbawang ito ay ang kakayahang manatiling organisado, alerto at mahusay ay hindi kapani-paniwalang mahalaga para sa isang manager ng proyekto. Ang mahusay na pamamahala ng oras ay gumagawa ng isang makabuluhang pagkakaiba sa kakayahang mapanatili sa tuktok ng mga kumplikadong pangangailangan at hindi mahuhulaan na kasama ng pangangasiwa ng isang proyekto.