Paano gumawa ng iyong sariling template ng invoice

Template ng Invoice

Eric Cramer

Napagpasyahan ng aking asawa na nais niyang manatili sa bahay pagkatapos ng pagsilang ng aming pangalawang anak, kaya nagpasya kaming magsimula ng isang nasa bahay na negosyo na dalubhasa sa mga paanyaya sa customer. Ang isa sa mga hamon sa pagsisimula ng isang negosyo ay ang lahat ng mga gastos sa pagsisimula. Ang isang lugar na maaari mong makatipid ng pera ay upang lumikha ng iyong sariling mga invoice sa Microsoft Excel, dahil ang software sa pagsingil ay maaaring maging napakamahal. Maraming mga template ng invoice ang magagamit para sa pag-download online; gayunpaman, ang mga ito ay napaka-basic at nangangailangan ng higit pang mga keystroke upang punan ang bawat invoice. Bilang karagdagan, pagkatapos mong punan ang bawat invoice, kakailanganin mong manu-manong tanggalin ang lahat ng data upang magamit ito muli. Ito ang dahilan na nais kong gumawa ng sarili kong mga template upang magawa ko silang mas mahusay at kapaki-pakinabang.Magdagdag ng ilang dagdag na mga tab at maaari mong i-cut ang bahagi ng entry ng data at magdagdag ng isang macro na awtomatikong blangko ang template ng invoice upang handa na ito sa susunod na kailangan mo ito. Ang isa pang kadahilanan na may katuturan ang paggawa ng iyong sariling template ay na maaari mong mas madaling ipasadya ito para sa kung ano ang gusto mo dito.

Paano Gumawa ng isang Template ng Invoice

Magbukas ng isang bagong workbook sa Excel. I-save ito bilang isang workbook na pinapagana ng macro. Magpasok ng isang karagdagang apat na tab sa workbook upang mayroon kang pitong kabuuan. Ang anim na tab sa kanan ay magtataglay ng data na hilahin sa pangunahing tab.

Screenshot ng Control Tab

Eric Cramer

Control Tab

Ang tab na "Control" ay magiging tahanan ng lahat ng mga link ng cell ng mga drop-down na kahon na kumokontrol sa kung ano ang ipinapakita ng bawat drop-down box.

• Mag-right click sa dulong kanang tab at palitan ang pangalan na "Control" at pindutin ang enter.
• Sa cell A1, lagyan ng label ang worksheet bilang "Control Tab".
• Sa cell A4, i-type ang "Ipadala sa Parehong Address".
• Sa cell A6, i-type ang "Pangalan ng Customer".
• Sa cell A8, i-type ang "Salesperson".
• Sa cell A10, i-type ang "Pamamaraan sa Pagpapadala".
• Sa cell A12, i-type ang "Mga Tuntunin sa Pagbebenta".
• Sa cell A14, i-type ang "Takdang Panahon".
• Sa cell A16, i-type ang "Sales Tax Code".
• Sa mga cell B4, B6, B8, B10, B12, B14, at B16, maglagay ng isang naka-bold na bolder sa paligid ng bawat isa sa kanila at lilimin sila ng ilaw na berde upang ipahiwatig na ang mga kahon na ito ay awtomatikong hinihimok.

Screenshot ng Tab sa Pag-setup ng Buwis sa Pagbebenta

Eric Cramer

Tab sa Pag-setup ng Buwis sa Pagbebenta

Ang tab na "Pag-setup ng Buwis sa Pagbebenta" ay isang mahusay na paraan upang mai-set up ang lahat ng mga code sa buwis sa pagbebenta na kakailanganin mong gamitin kapag lumilikha ka ng isang invoice para sa isang customer. Para sa Design Studio Creations, mayroon lamang kaming isang lokasyon at ang karamihan sa aming mga benta ay nasa Illinois, kaya kailangan lang namin mag-setup ng isang tax code. Maraming mga negosyo ang kailangang mag-set up ng maraming mga code sa buwis. Na-set up ko ang lahat ng 50 estado at 1 lokal na tax code sa tab na ito. Gayunpaman, binubuo ko ang lahat ng mga rate ng buwis; huwag gumamit ng anuman sa mga rate na naipasok ko. Suriin sa iyong kagawaran ng kita sa estado upang makita kung ano ang tamang dapat na rate ng buwis sa pagbebenta.

• Mag-right click sa susunod na tab at palitan ang pangalan nito ng "Sales Tax Setup" at pindutin ang enter.
• Sa cell A1, lagyan ng label ang sheet bilang "Talaan ng Benta ng Buwis sa Pagbebenta".
• Sa cell A4, ipasok ang "Hindi". Ito ay isang placeholder lamang sa talahanayan upang bigyan kami ng kakayahang magamit ang pagpapaandar ng Vlookup at hilahin ang data sa pangunahing tab.
• Sa cell B4, ipasok ang "State Code".
• Sa cell C4, ipasok ang "Rate".
• Sa cell A5, ipasok ang isang "1" at iwanang blangko ang natitirang hilera.
• Sa cell A6, ipasok ang isang "2". I-highlight ang A5: A6, mag-click, at hilahin pababa sa maliit na kahon sa kanang bahagi ng naka-highlight na lugar upang mabilang nang tama ang haligi. Kailangan mo lamang bumaba ng maraming mga hilera dahil magkakaroon ka ng mga code sa buwis sa pagbebenta. Pinapayuhan ko ang pagpunta sa isa o dalawang mga hilera sa karagdagang kaso sakaling kailangan mong magdagdag ng higit pang mga code. Mas mahusay na ipasok sa itaas lamang ng huling hilera, at pagkatapos ay magdagdag ng isang bagong hilera sa pinakailalim upang mapanatiling tama ang mga formula sa iba pang mga tab.
• Simula sa B5 at C5, ipasok ang pangalan ng code sa buwis sa pagbebenta at ang rate, ayon sa pagkakabanggit.
• I-highlight ang A4: C5 at baguhin ang kulay ng background sa isang madilim na kulay. Gayundin, baguhin ang kulay ng teksto sa puti o ibang kulay na ilaw. Ang dahilan kung bakit nagkakaroon ako ng kulay ng hilera 5 ay upang ipaalala sa iyo na huwag maglagay ng anumang bagay sa hilera na iyon.
• I-highlight ang A6 hanggang sa haligi C sa huling hilera sa iyong talahanayan sa buwis at lilim ito ng isang ilaw na kulay. Pinipili ko ang dilaw na dilaw upang ipaalala sa akin na ito ay isang lugar na ang data ay kailangang ma-key nang manu-mano. Tandaan na lilim ng ilang dagdag na mga hilera sa ilalim upang payagan ang paglago sa hinaharap.
• Gayundin, maglagay ng naka-bold na border sa paligid ng buong lugar.
• Baguhin ang pag-format sa haligi C sa porsyento na may dalawang decimal. Kung hindi ka sigurado kung paano ito gawin, mag-click sa pindutang "%" sa menu na "Home" ng Excel at i-click ang decimal button na may arrow na nakaturo sa kaliwang dalawang beses.

Screenshot ng Tab ng Mga Tuntunin sa Pagbebenta

Eric Cramer

Tab ng Mga Tuntunin sa Pagbebenta

Ang tab na "Mga Tuntunin sa Pagbebenta" ay ang lugar upang tukuyin ang iyong mga tuntunin sa pag-invoice. Ang mga negosyong pipiliing mag-alok ng kredito sa kanilang mga customer, karaniwang nag-aalok sa kanila ng net na 30-araw na termino. Ang ilang mga negosyo ay nag-aalok ng isang diskwento kung magbabayad ka sa 10 araw ng 1-2 porsyento. Ang mga kumpanya ng paggawa ng maraming beses ay magkakaroon ng mga tuntunin ng 45-60 araw mula sa petsa ng invoice. Kung maaari mong makuha ang lahat ng iyong mga customer na magbayad sa harap, iyon ang pinakamahusay na paraan upang pumunta, subalit sa maraming beses na hindi praktikal. Sa aming negosyo sa paanyaya sa kasal, nangangailangan kami ng aking asawa ng 50% na down payment kapag nag-sign ka ng isang kontrata sa amin, na may natitirang balanse na dapat bayaran kapag kinuha mo ang iyong order. Ito rin ay isang magandang lugar upang maglagay ng (mga) code ng diskwento kung balak mong mag-alok sa mga customer ng isang diskwento kung natutugunan ng kanilang order ang ilang mga kinakailangan.

• Mag-right click sa susunod na tab at palitan ang pangalan nito ng "Mga Tuntunin sa Pagbebenta".
• Sa cell A1, ipasok ang "Mga Tuntunin sa Pagbebenta" bilang pamagat ng worksheet.
• Sa cell A4, ipasok ang "Hindi". Ito ang parehong uri ng haligi tulad ng sa tab na "Pag-setup ng Buwis sa Pagbebenta" na tab.
• Sa cell B4, ipasok ang "Paglalarawan ng Mga Tuntunin sa Pagbebenta".
• Sa cell C4, ipasok ang "Kapag Naaasa".
• Sa cell D4, ipasok ang "Discount".
• Sa cell A5, ipasok ang isang "1" at iwanang blangko ang natitirang hilera.
• Sa cell A6, ipasok ang isang "2". I-highlight ang A5: A6 at hilahin pababa sa maliit na kahon sa kanang bahagi ng naka-highlight na lugar. Mag-iwan ng ilang dagdag na hilera para sa pagpapalawak sa hinaharap.
• Ipasok ang lahat ng impormasyon ng term ng customer na balak mong gamitin. Tingnan ang larawan ng aking spreadsheet sa kanan upang makita kung anong mga term ang ginamit ko.
• I-highlight ang A4: D5, at kulayan ang background ng isang madilim na kulay. Baguhin ang kulay ng font sa isang mas magaan na kulay, tulad ng puti. Baguhin ang format sa mga cell A4: D4 sa gitna ng format.
• I-highlight ang A6 sa pamamagitan ng kanang sulok sa ibaba ng iyong talahanayan at baguhin ang background sa isang mas magaan na kulay. Gumamit ng isang manipis na hangganan sa paligid ng bawat haligi upang gawing mas kaakit-akit ang talahanayan.
• Baguhin ang format sa haligi D sa porsyento na may dalawang decimal sa pamamagitan ng pag-ulit ng mga parehong hakbang tulad ng ginawa mo sa tab na "Pag-set up ng Buwis sa Pagbebenta".

Screenshot ng Tab ng Mga Pamamaraan sa Pagpapadala

Eric Cramer

Tab ng Pamamaraan sa Pagpapadala

Ang tab na "Pamamaraan sa Pagpapadala" ay maaaring may kaugnayan o hindi sa iyong negosyo. Karamihan sa aming mga customer ay kumukuha ng kanilang mga paanyaya sa aming lokasyon; gayunpaman, nagpapadala kami ng ilang mga order sa isang taon. Habang lumalaki ang aming negosyo, nilayon naming magbago at maging laganap ang kalakaran na iyon. Kung alam mo kung ano ang magiging mga gastos sa pagpapadala, maaari mong i-set up ang mga ito sa tab na ito at hilahin ang impormasyong iyon sa pangunahing tab. Ang kailangan mo lang gawin ay upang magdagdag ng isang haligi para sa gastos sa pagpapadala, na maaaring mangailangan ng maraming mga code para sa FedEx, UPS, at USPS atbp. Kailangan mo ring magdagdag ng isang haligi sa kaliwa ng paglalarawan ng paraan ng pagpapadala na may bilang na bilang sa gilid. Pagkatapos ay gumamit ng isang Vlookup sa pangunahing tab na tumitingin sa paraan ng pagpapadala at awtomatikong idaragdag ang kabuuan sa invoice.

• Mag-right click sa susunod na tab at palitan ang pangalan nito ng "Mga Pamamaraan sa Pagpapadala".
• Sa cell A1, ipasok ang "Talaan ng Mga Pamamaraan sa Pagpapadala".
• Sa cell A4, ipasok ang "Mga Pamamaraan sa Pagpapadala".
• Simula sa cell A6, ipasok ang lahat ng mga pamamaraan sa pagpapadala na nais mong i-set up. Mag-iwan ng ilang sobrang mga hilera sa ibaba para sa pagpapalawak sa hinaharap.
• Baguhin ang background at kulay ng font sa mga cell A5: A6 sa isang mas madidilim na kulay na may isang mas magaan na font.
• I-highlight mula sa A6 pababa at baguhin ang kulay ng background sa isang mas magaan na kulay.
• I-highlight ang buong mesa at magdagdag ng isang manipis na border sa paligid nito.

Talahanayan ng Alternatibong Pamamaraan sa Pagpapadala

Kung pinili mo itong gamitin, magdagdag ng heading na "Gastos" sa B4 at punan ang mga gastos. Pagkatapos ay gumamit ng isang Vlookup batay sa numero ng kontrol (B10) sa tab na "Control" at hanapin ang gastos at hilahin ito sa tab na invoice.

Numero ng Pagkontrol	Pamamaraan ng Pagpapadala	Gastos
1	Cust. Pulutin	Libre
2	USPS	5.25
3	FedEx	7.50
4	UPS	7.75
5	Paghahatid	8.00

Screenshot ng Tab na Listahan ng Salesperson

Eric Cramer

Salesperson Tab

Ang tab na "Salesperson" ay isang listahan ng lahat ng iyong mga benta. Ito ay isang mahusay na bagay na isasama sa lahat ng iyong mga invoice upang malaman mo kung sino ang lumikha ng invoice kung mayroong anumang mga katanungan sa hinaharap. Ito ay isang opsyonal na tab, lalo na para sa talagang maliliit na negosyo na walang mga empleyado, ngunit ito ay isang mahusay na placeholder para sa paglago sa kalsada.

• Mag-right click sa susunod na tab at palitan ang pangalan na "Salesperson".
• Sa cell A1, ipasok ang "Salesperson List".
• Sa cell A4, ipasok ang "Salesperson Name".
• Simula sa cell A6, ipasok ang lahat ng mga pangalan ng iyong benta sa listahan.
• Parehong pag-format tulad ng iba pang mga tab, mas madidilim na header na may magaan na teksto, at isang ilaw na lugar kung saan ang data ay dapat na susi.

Screenshot ng Tab na Pag-setup ng Customer

Eric Cramer

Tab ng Pag-setup ng Customer

Ang tab na "Pag-setup ng Customer" ay isang magandang ideya para sa mga negosyong mayroong paulit-ulit na mga customer dahil ang lahat ng kanilang impormasyon sa address ay maiimbak sa tab na ito. Sa pangunahing tab, magkakaroon ng isang drop down box na nagbibigay-daan sa iyo upang piliin ang pangalan ng customer at lahat ng iba pa ay mamumuhay sa sarili. Magagawa mong suriin o alisan ng check ang isang kahon kung ang barko upang tugunan ay kapareho ng address ng customer.

• Mag-right click sa susunod na tab at palitan ang pangalan na "Setup ng Customer".
• Sa cell A1, ipasok ang "Talahanayan ng Pag-setup ng Customer".
• Sa cell A4, ipasok ang "Hindi".
• Sa cell B4, ipasok ang "Pangalan ng Customer".
• Sa cell C4, ipasok ang "Address".
• Sa cell D4, ipasok ang "Address 1".
• Sa cell E4, ipasok ang "City".
• Sa cell F4, ipasok ang "Estado".
• Sa cell G4, ipasok ang "Zip".
• Sa cell H4, ipasok ang "Telepono".
• Palitan ang lapad ng haligi ng haligi I sa.5.
• Sa cell J4, ipasok ang "Address".
• Sa cell K4, ipasok ang "Address 1".
• Sa cell L4, ipasok ang "City".
• Sa cell M4, ipasok ang "Estado".
• Sa cell N4, ipasok ang "Zip".
• Sa cell O4, ipasok ang "Telepono".
• I-highlight ang C3: H3 at mag-click sa pindutan ng pagsamahin ang mga cell. Ipasok ang "Impormasyon sa Customer".
• I-highlight ang J3: O3 at mag-click sa pindutan ng pagsamahin ang mga cell. Ipasok ang "Ipadala Sa".
• I-highlight ang A3: H3 at baguhin ang background sa isang madilim na pula at ang kulay ng teksto sa puti. Gayundin, i-highlight ang J3: O3 at baguhin ang background sa isang madilim na asul at ang kulay ng teksto sa puti.
• Sa cell A5, ipasok ang "1".
• Sa cell A6, ipasok ang "2".
• I-highlight ang A5: A6 at hilahin ang maliit na kahon sa kanang bahagi ng napiling lugar at hilahin ito pababa ng isang pangkat ng mga hilera. Pinili kong bumaba sa hilera 40, ngunit habang tumatagal kakailanganin mong magdagdag ng higit pa. Tandaan na mag-iwan ng ilang dagdag na mga hilera sa ibaba upang gawing isang iglap ang pagsingit ng higit pang mga hilera.
• I-shade ang lahat ng mga numero na iyong nakuha lamang isang madilim na pula na may puting kulay ng font.
• Itim ang B5: O5 upang maiwasan ang pagpasok ng data mula doon.
• Simula sa A6, ipasok ang lahat ng impormasyon ng customer na mayroon ka. Kung wala kang ship to information, iwanang blangko ang seksyong iyon. Magandang ideya sa cell C6 na ilagay sa isang "Freeze Pane" upang i-lock ang mga heading ng haligi at hilera upang makita ang mga ito sa lahat ng oras.

Screen Shot ng Invoice Tab

Eric Cramer

Tab ng Invoice

Sa wakas, nakarating na kami ngayon sa tab na Invoice. Ang natitira lamang nating gawin ay ang pag-layout ng invoice kung paano namin ito nais at magdagdag ng ilang mga drop down at lookup. Kung paano mo nais na tingnan ang iyong invoice, nasa iyo ito, ganap itong napapasadyang.

• Palitan ang pangalan ng panghuling tab bilang "Invoice".
• I-highlight ang mga cell A1: J46 at baguhin ang kulay ng background sa puti. Magdagdag ng isang manipis na hangganan sa paligid ng buong naka-highlight na lugar.
• Sa cell F1, ipasok ang “Invoice No:” at pindutin ang pindutang “Palakihin ang Indent” sa menu na “Home” ng Excel pitong beses. Baguhin ang laki ng font sa 20 at i-format ito bilang naka-bold. Pinalitan ko ang font sa "Bookman Old", ngunit ganap na nasa iyo.
• Sa cell I1, ipasok ang iyong panimulang numero ng invoice. Sa tuwing naglalabas ka ng isang invoice, kakailanganin mong baguhin ang numero ng invoice. Ang isa pang kapaki-pakinabang na tab na maaari mong idagdag ay isang rehistro ng invoice, kung saan sinusubaybayan mo ang lahat ng iyong mga invoice.
• Sa cell I2, ipasok ang sumusunod na pormula: = ngayon () na magpapakita ng kasalukuyang petsa.
• Kung nais mong ipasok ang logo ng iyong negosyo sa invoice, pumunta sa menu na "Ipasok" ng Excel at mag-click sa pindutan ng larawan. Magdadala ito ng isang window na nagpapahintulot sa iyo na mag-browse upang mapili ang iyong larawan sa logo. I-drag ang larawan upang maging gitna ito sa pagitan ng petsa at ilalim ng hilera 11.
• Sa cell B4, baguhin ang format sa naka-bold at pagkatapos ay ipasok ang pangalan ng iyong kumpanya. Ipasok ang iyong address, lungsod, estado, zip, numero ng telepono, email address, at website sa mga hilera sa ibaba ng pangalan ng iyong kumpanya. Pagsamahin ang lungsod, estado, at zip sa isang hilera.
• I-highlight ang mga cell A1: J11 at baguhin ang background sa anumang kulay na gusto mo. Baguhin ang kulay ng font kung kinakailangan. Gayundin, magdagdag ng isang manipis na hangganan sa paligid ng seksyong ito.
• I-highlight ang haligi A at baguhin ang lapad ng haligi sa 2.5.
• I-highlight ang mga haligi B at C at baguhin ang lapad ng kanilang haligi sa 8.5.
• I-highlight ang haligi D at baguhin ang lapad ng haligi sa 12.
• I-highlight ang haligi E at baguhin ang lapad ng haligi sa 16.
• I-highlight ang haligi F at baguhin ang lapad ng haligi sa 9.5.
• I-highlight ang haligi G at baguhin ang lapad ng haligi sa 12.15.
• I-highlight ang haligi H at baguhin ang lapad ng haligi sa 9.
• I-highlight ang haligi I at baguhin ang lapad ng haligi sa 15.
• I-highlight ang haligi J at baguhin ang lapad ng haligi sa 2.5.
• Sa cell B13 baguhin ang format sa naka-bold at ipasok ang "To:"
• Upang makumpleto ang susunod na hakbang, mag-click sa icon ng Microsoft Office at piliin ang "Mga Pagpipilian sa Excel" mula sa ilalim ng menu. Ang isang kahon ng dayalogo ay pop up, sa ilalim ng heading na "Mga nangungunang pagpipilian para sa pagtatrabaho sa Excel", lagyan ng tsek ang kahon na "Ipakita ang Developer sa Ribbon" na kahon. Ngayon mag-click sa tab ng developer. I-click ang drop down arrow sa icon ng folder kasama ang mga tool na nakahiga sa tabi nito. I-click ang pindutang "Ipasok ang Mga Kontrol", piliin ang icon ng combo box, na kung saan ay ang pangalawang icon mula sa kaliwa. Iguhit ang combo box sa cell B14. Gawin itong pareho laki ng hilera at iunat ito upang mapunta ito sa bahagi ng haligi D. Mag-right click sa combo box at piliin ang "Format Control", na maglalabas ng isang dialog box. Para sa saklaw ng pag-input, pumunta sa tab na "Pag-setup ng Customer" at i-highlight ang B5 hanggang sa ilalim ng iyong listahan. Sa kahon ng link ng cell, pumunta sa tab na "Control" at i-click ang B6.Palagi kong sinusuri ang kahon na 3-D dahil mukhang mas malinis ito at mag-click okay.
• Sa cell B15, ipasok ang sumusunod na pormula:

• Sa cell B16, ipasok ang sumusunod na pormula:

• Sa cell B17, ipasok ang sumusunod na pormula:

• Sa cell F13, baguhin ang format ng cell sa naka-bold at ipasok ang "Ipadala sa:"
• Sa tab na "Developer" ni Excel, mag-click sa icon na "Ipasok ang Mga Kontrol" at mag-click sa checkmark box. Iguhit ito sa cell F12. Baguhin ang paglalarawan sa "Ipadala sa Pareho". Ngayon kailangan naming i-link ang check box up sa tab na "Control", kaya mag-right click sa checkmark box at piliin ang "Format Control." Dadalhin nito ang isang kahon ng dayalogo na naghahanap para sa "Cell Link", na kung saan ay ang cell B4 sa tab na "Control". I-click ang check box na 3-D at i-click ang okay.
• Sa cell F14, ipasok ang sumusunod na pormula:

• Sa cell F15, ipasok ang sumusunod na pormula:

• Sa cell F16, ipasok ang sumusunod na pormula:

• Sa cell F17, ipasok ang sumusunod na pormula:

• I-highlight ang B19: C19 at mag-click sa pindutang "Pagsamahin at Center" sa tab na "Home" ng Excel. Ipasok ang "Salesperson" sa cell.
• Sa cell D19, ipasok ang "Pamamaraan sa Barko".
• Sa cell E19, ipasok ang "Customer PO No".
• I-highlight ang F19: G19 at mag-click sa pindutang "Pagsamahin at Center" sa tab na "Home" ng Excel. Ipasok ang "Mga Tuntunin sa Pagbabayad" sa cell.
• I-highlight ang H19: I19 at mag-click sa pindutang "Pagsamahin at Center" sa tab na "Home" ng Excel. Ipasok ang "Takdang Petsa" sa cell.
• I-highlight ang B19: I19 at baguhin ang kulay ng background sa isang madilim na kulay at ang kulay ng font sa isang mas magaan na kulay. Magdagdag ng isang puting manipis na hangganan sa paligid ng bawat isa sa mga cell.
• I-highlight ang B20: I20 at baguhin ang kulay ng background sa isang mas magaan na kulay.
• Sa B20, magpasok ng isang dropdown box at iunat ito upang tumugma sa heading sa itaas. Mag-right click sa dropdown box at piliin ang "Format Control" mula sa menu. Ang "Saklaw ng Input" ay A5 hanggang sa pagtatapos ng iyong listahan sa tab na "Salesperson". Ang "Cell Link" ay cell B8 sa tab na "Control". Lagyan ng tsek ang kahon na 3-D at i-click ang Ok.
• Sa D20, maglagay ng isa pang dropdown box. Ang "Saklaw ng Input" ay dapat na A5 hanggang sa katapusan ng iyong listahan sa tab na "Mga Pamamaraan sa Pagpapadala". Ang "Cell Link" ay cell B10 sa tab na "Control". Lagyan ng tsek ang kahon na 3-D at i-click ang Ok.
• Sa F20, maglagay ng isa pang dropdown box. Ang "Saklaw ng Input" ay dapat na B5 hanggang sa katapusan ng iyong listahan sa tab na "Mga Tuntunin sa Pagbebenta". Ang "Cell Link" ay cell B12 sa tab na "Control". Lagyan ng tsek ang kahon na 3-D at i-click ang Ok.
• Sa cell H20, ipasok ang sumusunod na pormula:

• Ito ay magiging sanhi ng takdang petsa upang awtomatikong kalkulahin batay sa kung ano ang mga term ng benta. Baguhin ang kulay ng background upang maging pareho ng ginamit mo sa tuktok ng invoice.

• Sa cell B22, ipasok ang "Qty".
• Sa cell C22, ipasok ang "Item No".
• I-highlight ang D22: G22 at pagsamahin ang mga cell nang magkasama bilang isa. Ipasok ang "Paglalarawan" sa cell.
• Sa cell H22, ipasok ang "Presyo ng Yunit".
• Sa cell I22, ipasok ang "Line Total".
• I-highlight ang mga cell B22: I22 at palitan ang kulay ng background sa isang madilim na kulay at ang kulay ng font sa isang mas magaan na kulay. Gayundin, magdagdag ng isang puting manipis na hangganan sa paligid ng bawat cell. Palitan ang format ng naka-bold.
• I-highlight ang mga cell D23: G23 at pagsamahin ang mga ito nang magkasama. Kopyahin ang cell at kopyahin ito sa cell D38.
• Sa cell I23, ipasok ang sumusunod na formula at kopyahin ito hanggang sa I38: = H23 * B23
• I-highlight ang B23: H38 at baguhin ang kulay ng background sa isang mas magaan na kulay. Gayundin, magdagdag ng isang manipis na hangganan sa paligid ng bawat cell.
• I-highlight ang I23: I38 at baguhin ang kulay ng background sa isang ilaw na kulay ngunit naiiba mula sa isa sa itaas. Gayundin, magdagdag ng isang manipis na hangganan sa paligid ng bawat cell. Baguhin ang format ng cell sa pera.
• I-highlight ang G39: H39, pagsamahin ang mga cell nang magkasama, at baguhin ang format sa naka-bold. Bilang karagdagan, baguhin ang pagkakahanay ng cell sa tamang katwiran. Baguhin ang background ng cell upang tumugma sa anumang kulay na ginamit mo upang makulay ng I23: I38. Kopyahin ang cell na ito hanggang sa G44.
• Sa cell G39, ipasok ang "Subtotal".
• Sa cell G40, ipasok ang "Discount".
• Sa cell G41, ipasok ang "Kabuuang Maibuwis".
• Sa cell G42, ipasok ang "Sales Tax". Magdagdag ng isang dropdown box sa kaliwang bahagi ng cell na may "Saklaw ng Input" ng B5 hanggang sa ilalim ng listahan sa tab na "Pag-set up ng Buwis sa Pagbebenta". Ang "Cell Link" ay kailangang itakda sa B16 sa tab na "Control".
• Sa cell G43, ipasok ang "Shipping / Freight".
• Sa cell G44, ipasok ang "Kabuuang Naaangkop".
• Ipasok ang sumusunod na pormula sa cell I39: = Sum (I23: I38)
• Ipasok ang sumusunod na formula sa cell I40:

• Gagawa ito ng pagtingin sa tab na "Mga Tuntunin sa Pagbebenta", hilahin ang halaga ng diskwento kung mayroong isa, at i-multiply ito sa "Subtotal".

• Ipasok ang sumusunod na formula sa cell I41 upang matukoy ang kabuuang buwis: = SUM (I39: I39)
• Ipasok ang sumusunod na pormula sa cell I42 na kukuha ng katumbas na rate ng buwis sa pagbebenta at makabuo ng halaga ng dolyar:

• Ang Cell I43 ay isang cell na nangangailangan ng isang manu-manong pag-input. Baguhin ang kulay ng cell na ito sa parehong kulay na ginamit mo para sa pangunahing katawan ng detalye ng impormasyon.
• Ipasok ang sumusunod na pormula sa cell I44 upang matukoy ang kabuuang halaga na dapat bayaran: = SUM (I41: I43)
• I-highlight ang I39: I42 at baguhin ang kulay ng background upang tumugma sa iyong ginamit sa itaas upang matukoy ang kabuuang linya. Bilang karagdagan, baguhin ang cell I44 sa parehong kulay.
• I-highlight ang I39: I44 at magdagdag ng isang manipis na hangganan sa paligid ng bawat cell at baguhin ang format sa pera na may dalawang decimal.
• I-highlight ang A1: J46 at itakda ang lugar ng pag-print. Tiyaking mai-print ang invoice sa isang pahina.

Pagtatapos ng Mga Touch para sa Template ng Invoice

Masidhi kong iminumungkahi na magdagdag ng isang macro upang i-clear ang tab na "Invoice" upang handa na itong magamit sa susunod na kailangan mo ito. Sa tab na "Developer" ni Excel, mag-click sa pindutang "Lumikha ng Macro", at isang kahon ng dayalogo ang magbubukas. Pangalanan ang macro na "ClearInvoice" at i-click ang Ok. Mag-click sa tab na "Control" at i-type ang "Mali" sa cell B4. Sa mga cell B6, B8, B10, B12, at B16, ipasok ang isang "1" sa bawat cell. Ire-reset nito ang mga dropdown box upang blangko ang mga ito. Bumalik sa "Invoice" at sa cell, pindutin ng E20 ang "Tanggalin" na key. I-highlight ang B23: H38 at pindutin ang "Tanggalin" na key. Mag-click sa cell I43 at pindutin ang "Tanggalin" na key. Panghuli, mag-click sa cell N1 at pindutin ang pindutan ng stop macro. Sa tab na "Developer" sa Excel, magdagdag ng isang pindutan sa pamamagitan ng pag-click sa pindutang "Ipasok ang Mga Kontrol". Italaga ang iyong macro dito at palitan ang pangalan sa pindutan na "I-clear ang Invoice".

Pagse-set up ng iyong Template ng Invoice

Kapag napagdaanan mo na ang bawat tab at naidagdag ang kinakailangang data, oras na upang punan ang impormasyon ng iyong negosyo sa tuktok na seksyon ng tab na "Invoice". Idagdag ang iyong logo sa pamamagitan ng pagpasok ng isang larawan at pag-drag papunta sa kanang tuktok ng invoice kung nasaan ang placeholder. Italaga ang iyong invoice ng isang panimulang numero at handa nang gamitin ang form.

Screenshot ng Kumpletong Invoice

Eric Cramer

Paano Sumulat ng isang Invoice

Ang paglikha ng isang invoice ay simple sa iyong bagong template ng invoice. Pumili ng isang customer mula sa drop-down box. Kung kailangang i-set up ang customer, pumunta sa tab na "Pag-setup ng Customer" at ilagay ang kanilang impormasyon doon. Lagyan ng tsek ang address box na "Ipadala sa Parehong" kung ang barko ng customer upang tugunan ay kapareho ng kanilang address sa pagsingil. Piliin ang naaangkop na salesperson, paraan ng pagpapadala, ipasok ang numero ng PO ng customer at piliin ang kanilang mga term ng pagbabayad. Susunod, ipasok ang mga detalye ng kung ano ang iyong singil sa customer. Piliin ang naaangkop na code sa buwis sa pagbebenta at ipasok ang gastos ng anumang kargamento na dapat sisingilin sa customer. Iminumungkahi kong mag-print ng dalawang kopya kapag lumikha ka ng isang invoice, isa para sa customer at isa na itatago para sa iyong mga talaan. Gayundin, magandang ideya na magsimula ng isang log ng invoice upang subaybayan kung anong numero ng invoice ang huling ginamit mo.Gagawin nitong mas simple ang pagkalkula ng iyong mga benta sa pagtatapos ng bawat buwan.

Kapag nagtatrabaho sa Excel, tandaan na ang kaunting pag-setup sa front end ay maaaring makatipid ng maraming oras at abala sa likurang dulo. Huwag mag-atubiling magdagdag ng higit pa sa template na ito o gawing simple ang template na ito gayunpaman, nais mo.