Nvq antas 3: pag-order ng mga produkto at serbisyo sa negosyo at pangangasiwa

Ang pagkamit ng Antas 3 na Diploma sa Negosyo at Administrasyon ay nangangailangan ng masusing kaalaman sa pag-order ng mga produkto at serbisyo.

Panimula sa Yunit na Ito

Ang yunit na ito ay isang pangkat ng opsyonal na yunit ng Antas 3 na may 5 mga kredito, isang mahabang yunit. Sa pagkumpleto ng yunit na ito, makikilala ng kandidato at magamit ang iba't ibang mga produkto at serbisyo, magsulat ng mga pagtutukoy para sa mga produkto at serbisyo at tiyakin na ang mga produkto at serbisyo ay sumusunod sa mga inaasahan at pamantayan ng samahan o kumpanya.

Dapat maipaliwanag ng kandidato ang dahilan kung bakit napili ang mga produktong may kalidad na may kalidad, ngunit may pinakamahusay na halaga para sa pera. Dapat din nilang maipaliwanag kung paano makipag-ayos sa pinakamahusay na halaga para sa pera. Kailangang malaman ng kandidato kung paano at bakit mapanatili ang mabuting pakikipag-ugnay sa mga tagatustos at nagbibigay ng serbisyo at alam din at maunawaan kung ano ang isang supply chain, at kung paano ito gumagana.

Bilang karagdagan sa artikulong ito, mayroong isang personal na pahayag na sumasaklaw sa isang karamihan ng bahagi ng yunit!

1.1 Tukuyin ang iba't ibang mga mapagkukunan ng impormasyon sa mga produkto at serbisyo para sa isang samahan.

Palaging naghahanap ang mga kumpanya ng impormasyon para sa mga produktong ginagamit nila sa iba't ibang mga mapagkukunan at tagapagbigay, upang makagawa sila ng isang mahusay na desisyon tungkol sa kung ano ang kailangan nila upang mabisa ang kanilang negosyo. Tinitingnan nila ang mga gastos ng mga produkto na may iba't ibang mga kumpanya; tinitingnan nila ang presyo ng mga indibidwal na serbisyo at hanapin ang pinakamahusay na tugma, ibig sabihin, ang produktong pinakaangkop sa kanilang samahan patungkol sa gastos at kalidad. Ang impormasyon para sa mga ito ay maaaring makolekta sa pamamagitan ng mga katalogo, website, pahayagan, polyeto o sa pamamagitan ng pag-ring at pagbisita sa mga kumpanya.

1.2 Ipaliwanag kung paano gamitin ang iba't ibang mga mapagkukunan ng impormasyon sa mga produkto at serbisyo.

Ang impormasyon sa mga produkto at serbisyo ay magagamit sa online o sa mga buklet o maaaring makuha mula sa direkta ng kumpanya. Kailangang gamitin ng isang tao ang impormasyong ito upang makilala ang serbisyo o produkto na pinakaangkop sa mga pangangailangan ng kumpanya at ng mga empleyado. Makakatulong din ang iba't ibang mga mapagkukunan upang ihambing ang iba't ibang mga produkto at serbisyo upang mapili ang tama. Maaari naming hilingin sa kanila na magpadala sa amin ng mga sample at katalogo upang tingnan ang mga gastos at kalidad. Para din sa maramihang mga pagbili maaari kaming humiling ng mga quote at piliin ang pinakamahusay.

1.3 Nailalarawan kung paano sumulat ng isang pagtutukoy para sa isang produkto o serbisyo.

Ang detalye ay isang paglalarawan ng kung anong mga item ang nais mong bilhin at kung ano ang quote ng tagapagtustos at ibigay.

Kapag sumusulat ng isang pagtutukoy para sa isang produkto:

• Ang mga alituntunin ay kailangang maging malinaw at maikli.
• Kailangang isama ang mga gastos, dami at tukuyin kung ito ay para sa paghahatid o koleksyon.
• Kailangan din nitong isama ang mga manwal o tala ng kalusugan at kaligtasan.
• Tiyaking naiintindihan mo kung ano ang kinakailangan.
• Masaliksik nang mabuti ang merkado sa pamamagitan ng pakikipag-usap sa iba't ibang mga supplier tungkol sa mga gastos at kaliskis sa paghahatid ng oras
• Kilalanin ang mga posibleng peligro na nauugnay sa pagbili ng mga produkto
• Magkaroon ng isang malinaw na pag-unawa sa mga kalakal at serbisyo ng bawat provider

1.4 Natutukoy ang mga mapagkukunan ng mga produkto at serbisyo na nakakatugon sa kalidad ng mga inaasahan ng isang samahan.

Kapag pumipili ng mga produkto at serbisyo para sa isang samahan, tiyaking makakakuha ka ng mga quote mula sa iba't ibang mga service provider at kumpanya, upang maihambing mo ang iba't ibang mga serbisyo at mapili ang isa na mabisa ang gastos. Ang pangalawang bagay na dapat tandaan ay ang kalidad. Paghambingin ang iba't ibang mga serbisyo, at gumawa ng mga pagbisita sa mga kumpanya upang makita kung anong mga serbisyo ang ibinibigay nila at nasaksihan ang kalidad ng mga serbisyo bago pumili ng bibilhin. Malaki ang ibig sabihin ng kalidad para sa isang samahan.

Kapag nakumpleto na ang nasa itaas, ihambing upang piliin ang pinakamahusay na serbisyo na parehong epektibo sa gastos at mahusay na kalidad, at bilhin ang mga ito.

1.5 Ipaliwanag ang layunin ng pagpili ng mga produkto at serbisyo na nakakatugon sa kalidad ng mga inaasahan ng isang samahan.

Ang bawat organisasyon ay nag-iisip nang mabuti bago ibigay bago bumili ng anumang mga produkto. Binibili lamang nila ang mga bagay na kinakailangan. Upang maging matagumpay sa kanilang negosyo kailangan nilang bumili ng mga produkto o serbisyo na may malinaw na pag-unawa sa kung ano ang mga kinakailangan ng kanilang mga kliyente. Kung pipiliin lamang ng samahan ang mga produkto at serbisyo na nakakatugon sa kalidad ng mga inaasahan, maibibigay nila ang pinakamahusay na serbisyo para sa kanilang mga kliyente.

Mahalaga rin ito para sa mga benepisyo ng mga empleyado na nagtatrabaho para sa samahan. Upang maging matagumpay at mabisa ang isang samahan, ang kalidad ay kailangang kumalat sa lahat ng mga tao, departamento, aktibidad at pag-andar.

1.6 Nailalarawan kung paano makipag-ayos sa pinakamahusay na halaga para sa pera.

Ang negosasyon sa pinakamahusay na halaga para sa pera ay mahalaga upang manatili ka sa tuktok ng iyong badyet at makatipid din sa paggastos. Bago makipag-ayos, magtipon ng maraming impormasyon tungkol sa mga produkto o serbisyo na nais mong bilhin at pagkatapos ay tiyakin na ang serbisyo o produkto ay husay at kapaki-pakinabang para sa samahan. Suriin ang parehong produkto sa iba't ibang mga kumpanya; magagawa mo ito sa pamamagitan ng pagsasaliksik online, pagsuri sa mga buklet, pag-ring ng mga kumpanya o personal na pagbisita sa kanila.

Kapag napagpasyahan na pumunta para sa isang humihiling na presyo at manatiling matatag dito. Dapat kang maging handa na maglakad palayo kung hindi sumasang-ayon ang tagapagtustos. Maaari kang bumalik sa iyo para sa negosasyon o ibang kumpanya ay maaaring magbigay sa iyo ng mga rate ng kompetisyon.

1.7 Ipaliwanag ang layunin ng pagbuo at pagpapanatili ng mabuting pakikipag-ugnay sa mga tagatustos at mga paraan ng paggawa nito.

Ang pagpapanatili ng mabuting pakikipag-ugnay sa mga tagapagtustos ay mahusay na kasanayan sa negosyo. Nakikinabang ito sa parehong samahan na ikaw at ang tagapagtustos. Maaaring magbigay sa iyo ang mga tagapag-alok at maging may kakayahang umangkop sa paggawa ng negosyo kung ang iyong ugnayan sa kanila ay mabuti. Palaging siguraduhing naayos mo ang lahat ng mga account sa oras, maging mapag-isip sa mga kinatawan ng pagbebenta, maglagay nang maaga nang maaga sa mga oras, na binibigyan ang tagatustos ng sapat na oras upang maihatid ito sa iyo sa oras, sa halip na gawin ito sa huling minuto at sa wakas ay maging maingat. tungkol sa nasira o nawawalang paninda. Dapat itong harapin nang may pag-iingat.

1.8 Nailalarawan ang isang supply chain at kung paano ito gumagana.

Ayon sa Wikipedia at iba pang mga kahulugan sa net,

Sa isang supply chain iba't ibang mga aktibidad na nagaganap, tulad ng pagbabago ng isang produkto mula sa isang likas na mapagkukunan o mga hilaw na materyales sa isang pangwakas o tapos na produkto na ihahatid sa kliyente o customer. Ang kadena ng suplay ay binubuo ng lahat ng mga partido na kasangkot tulad ng pangkat ng produksyon, ang kumpanya, ang tagapagtustos, ang samahan kung kanino ito naihatid at ang mga customer na bumili dito. Karaniwan itong ang mga tagagawa, tagatustos o mamamakyaw, tagatingi at mamimili.

Sa madaling salita ang isang supply chain ay nakakakuha ng isang produkto sa pamamagitan ng mula sa isang tagapagtustos sa isang mamimili at ang bawat indibidwal na kasangkot sa kadena ay nag-aambag sa supply chain.

2.1 Nailalarawan ang mga pamamaraan para sa pag-order at pagbibigay ng mga produkto at serbisyo para sa isang samahan.

Ang pag-order at pagbibigay ng mga produkto at serbisyo para sa isang samahan ay isang napakahalagang gawain, dahil nagsasangkot ito ng pangangalaga sa mga customer. Maaaring isama sa mga produkto ang mga pangunahing bagay tulad ng mga kagamitan sa tanggapan tulad ng materyal sa pag-print, nakatigil, mga kagamitan sa IT atbp, na maaaring gastos ng maraming pera. Maaaring isama sa mga serbisyo ang anumang serbisyo na kinuha mula sa ibang organisasyon o provider. Halimbawa ang aming samahan ay kumukuha ng mga serbisyo mula sa NHS at mga tahanan ng pangangalaga.

Kapag nag-order ng mga serbisyo at produkto, ang taong responsable ay kailangang mag-order ng sapat na dami, upang hindi sila maubusan ng stock at makaapekto sa paggana ng samahan. Halimbawa, kung naubusan kami ng mga sobre, materyal sa pag-print atbp, maaari itong makaapekto sa samahan sa iba't ibang paraan.

Ang mga sumusunod na pamamaraan ay kailangang sundin habang nag-order ng mga produkto:

• Kapag nag-order ng mga gamit sa opisina, sabihin ang malinaw at eksaktong detalye ng mga produkto kabilang ang code ng produkto kung posible.
• Ang laki, kulay at anumang iba pang mga detalye ay dapat na tukuyin
• Tiyaking nakukuha mo ang form ng order na pinahintulutan ng manager ng opisina
• Ang pag-order ay maaaring gawin sa pamamagitan ng isang form form o sa pamamagitan ng mga katalogo sa system, at sa aming tanggapan ay ginagawa ito sa SRM.
• Kapag naihatid na ang nakatigil na order ng supply, dapat itong maingat na masuri ang item ayon sa aytem upang matiyak na ang lahat ng hiniling na mga supply sa order ng pag-aatas ay naihatid nang wasto at sa wastong dami ng iniutos.
• Ang order ng pag-aatas ay nilagdaan ng taong sumusuri sa mga supply upang maipakita na ang order na naihatid ay sinang-ayunan.
• Anumang item na nahanap na hindi tama o nasira pa rin ay dapat na ibalik sa lalong madaling panahon at palitan ng tagapagtustos upang maiwasan ang anumang hindi kinakailangang pagkaantala.

2.2 Nailalarawan ang mga pangangailangan at prayoridad para sa pag-order at pagbibigay ng mga produkto at serbisyo para sa isang samahan.

Kapag nag-order ng mga produkto at serbisyo para sa isang samahan, suriin kung totoong mahalaga ang mga ito para sa samahan, at kung paano nito matutulungan ang maayos na pagpapatakbo ng samahan, ano ang mga kalamangan at kahinaan, sino ang nangangailangan nito, at kung ano ang magiging ang iba pang mga bentahe ng paggamit ng mga produktong iyon at serbisyo. Unahin din ang mga produkto alinsunod sa kanilang mga pangangailangan at mag-order lamang ng pinakamahalaga, dahil ang pag-order ng lahat ng hiniling ay maaaring maging sanhi ng isang problema sa paglaon sa pampinansyal na taon sa badyet.

2.3 Ipaliwanag ang layunin ng pagkakaroon ng mga patakaran sa organisasyon para sa pagtanggap ng mga regalo at mabuting pakikitungo.

Mahalaga para sa isang samahan na magkaroon ng isang nakasulat na patakaran na kumokontrol sa ugnayan sa pagitan ng Kumpanya, mga tauhan nito at ng panlabas na kapaligiran. Ang bawat samahan ay may patakaran tungkol sa pagtanggap ng mga regalo. Sa aming kumpanya, ang pagtanggap ng mga regalo o mabuting pakikitungo nang walang pahintulot o pagsisiwalat ay hindi katanggap-tanggap . Nilinaw nito ang mga pamantayan para sa samahan at sinasabi sa mga empleyado kung ano ang inaasahan sa kanila at pinangangalagaan ang kumpanya o samahan. Ang pagtanggap ng mga regalo ay maaaring magbunga ng hinala ng hindi wastong pag-uugali.

Ayon sa Patakaran sa Regalo at Pakikitungo,

3.1 Ipaliwanag ang layunin ng pagsubaybay at pagsusuri ng mga pamamaraan para sa pag-order at pagbibigay ng mga produkto at serbisyo at paraan ng paggawa nito.

Ang pagsubaybay at pagsusuri ng mga pamamaraan sa pagkuha ay isang mahalagang bahagi ng pamamahala ng isang samahan. Ang isang mataas na antas ng pansin at konsentrasyon ay kasangkot sa panahon ng proseso ng pagkuha. Ang anumang order ay dapat na subaybayan at suriin upang maiwasan ang pagkawala para sa samahan.

Pagsubaybay: Sa prosesong ito ang mga produkto ay sinusuri sa isang tuloy-tuloy na batayan. Sinusubaybayan ang mga order upang makita kung nakumpleto ang mga ito sa kinakailangang oras at kung natutugunan ang target, na kasama ang badyet at iba pang mga pangangailangan. Sa pamamagitan ng pagsubaybay, ang isang tao ay maaaring gumawa ng mga kinakailangang aksyon kung may mga problema na maganap at maiwasan ang anumang masamang gawi.

Ebalwasyon: Itoay ginagawa upang pag-aralan ang pag-unlad patungo sa mga layunin at layunin na naitatag na. Sa lahat ng mga samahan, ang mga produkto at serbisyo ay dapat suriin sa buwanang, quarterly o taunang batayan depende sa kanilang kakayahan o kakayahan. Nakatutulong ito upang subaybayan kung natutugunan ang mga layunin at plano, sa gayong paraan ay nagbibigay daan para sa mga plano sa hinaharap.

Ang mga ito ay maaaring magawa ng

• Bumuo ng isang checklist upang makita kung ang mga pamamaraan sa pagkuha ay sinusunod. Ihanda ang checklist na may talakayan sa pagitan ng mga miyembro ng koponan at mga miyembro ng samahan, tulad ng gagawin sa lahat at hindi lamang sa iyo
• Kung mayroong anumang mga alalahanin, maaari itong makilala sa pamamagitan ng pagsunod sa isang tsart o graph. Ang mga lugar na peligro ay maaaring makilala at maaaring maghanap ng mga solusyon mula sa mga may karanasan na tao.
• Dapat mong subaybayan at subaybayan ang bawat pagkuha, sa pamamagitan ng buong proseso ng pagkuha.
• Palaging alamin kung ang ginamit na pamamaraan ng pagkuha ay angkop para sa mga kalakal o serbisyo na nakuha.
• I-dokumento ang lahat ng mga pagkuha at transaksyon.

3.2 Nailalarawan ang mga aksyon na maaaring gawin upang mapabuti ang kahusayan sa pag-order at supply ng mga produkto at serbisyo.

Ang kahusayan sa pag-order at pagbibigay ng mga produkto at serbisyo ay maaaring mapabuti sa pamamagitan ng paggawa ng mga sumusunod:

• Mag-order sa pamamagitan ng system na ibinigay ng kumpanya upang maiwasan ang anumang mga problema.
• Piliin ang pinakamabisang gastos at husay na kumpanya
• Palaging panatilihin ang isang listahan ng mga item na mai-order, kung ang pag-order ay tapos na pana-panahon, halimbawa, isang beses sa isang buwan, upang hindi ka makaligtaan sa anumang mga item.
• Kung hindi ka makakatanggap ng isang order sa tamang oras, suriin sa tagapagtustos upang makita kung ano ang dahilan.
• Tiyaking pipiliin mo ang mga tamang item na may tamang mga code at dami, at laging suriin upang makita kung ang mga order sa itaas ng limitasyon ng threshold ay naaprubahan ng manager.
• Kapag naibigay na ang order, suriin ang invoice at resibo ng mga kalakal ang invoice at ipadala ito sa koponan ng mga sentral na pagbabayad, upang ang tagapagtustos ay babayaran sa tamang oras.

3.3 Nailalarawan ang mga paraan ng pagkuha ng mas mahusay na halaga para sa pera para sa mga ipinagkakaloob na produkto at serbisyo.

Ang lahat ng pagkuha ng publiko ng mga kalakal at serbisyo ay dapat na batay sa halaga para sa pera. Ang halaga para sa pera ay hindi tungkol sa pagkamit ng pinakamababang paunang presyo, ngunit tungkol sa kalidad at gastos para sa husay na serbisyo

Ang mas mahusay na halaga para sa pera mula sa pagkuha ay maaaring makamit sa maraming mga paraan:

• Pagkuha ng isang nadagdagang antas o kalidad ng serbisyo sa parehong gastos.
• Pag-iwas sa mga hindi kinakailangang pagbili, dahil nagsasayang ito ng pera.
• Tinitiyak na ang mga pangangailangan ng gumagamit ay natutugunan nang husay.
• Maaari kang palaging magtrabaho kasama ng iba pang mga kagawaran at maglagay ng mga order ng maramihan, dahil maaaring mayroong mas mahusay na mga diskwento mula sa maramihang pagbili.
• Ang ugnayan sa pagitan mo at ng tagapagtustos ay dapat maging mabuti upang magkaroon ng mabisang negosyo.

Bakit mahalagang pumili ng mga produkto at serbisyo na kumakatawan sa pinakamahusay na halaga para sa pera?

Kapag pumipili ng mga produkto at serbisyo, mahalagang pumili ng mga kumakatawan sa pinakamahusay na halaga para sa pera sa anumang oras. Ito ay mahalaga sapagkat:

• Ito ay may tamang balanse sa pagitan ng gastos at kalidad at ang mga serbisyong ito ang pinaka maaasahan.
• Pinakamahusay na halaga para sa pera ay nag-iiwan sa parehong tagapagtustos at sa customer habang ang balanse ay nagtatakda ng mga hindi pagkakasundo.
• Nakakatulong ito sa pagbuo ng ugnayan ng customer-supplier
• Ang mga produktong ito ay mas tumatagal at makatipid sa napakaraming maliit na gastos. Halimbawa, kapag tiningnan mo ang gastos ng isang mamahaling produkto, magiging mas mura ito kumpara sa kabuuang halaga ng panghabambuhay ng isang produktong binili sa una na mas mura at pagkatapos ay mayroong iba pang maliliit na gastos dito sa buong buhay nito.
• Ang mga oras ng paghahatid ay magiging mas mabilis, at dahil doon makatipid ng mga pagkalugi sa negosyo at mga pagpapatakbo nito.
• Ang mga tuntunin sa pagbabayad ay magiging may kakayahang umangkop at ang mga presyo ay hindi madalas na nag-iiba.
• Sa ganitong paraan makatipid ka sa pera nang hindi sinasakripisyo ang kalidad, ngunit ang pinakamahusay na halaga para sa pera ay palaging hindi nangangahulugang makatipid ng pera. Halimbawa, ang isang tagapagtustos na nagbibigay ng kalidad ng serbisyo na may mabilis na mga tugon para sa isang mas mataas na presyo ay maaari pa ring maging pinakamahusay na halaga para sa pera, dahil nakatanggap ka ng mga de-kalidad na serbisyo para sa pera na iyong ginastos.