"Pagpaplano at pag-aayos ng mga pagpupulong": isang personal na pahayag (para sa nvq diploma sa negosyo at pangangasiwa)

Ang mga pagpupulong ay madalas na nagaganap sa bawat samahan, at gampanan nila ang isang napakahalagang papel sa pagpapasya para sa mas mahusay na mga pagtatanghal. May kamalayan ako na para sa isang pagpupulong upang umunlad at matagumpay na maganap, kinakailangan ng wastong pagpaplano at organisasyon. Kapag pinaplano ang pagpupulong, isinasaalang-alang ko ang layunin ng pagpupulong, uri ng pagpupulong, ang bilang ng mga dumalo, ang venue, atbp. Suriin ko upang malaman kung mayroong anumang mga bisita na humiling na pumasok para sa pagpupulong. Kung oo, nakikipag-ugnay din ako sa kanila upang makita kung ang mga petsa ay maginhawa.

Pagkatapos ng pagpaplano, inayos ko ang pagpupulong. Tinitiyak kong ang oras ng pagpupulong ay hindi sumasalungat sa iba pang mga tipanan ng mga taong kasangkot. Pumili ako ng isang venue na kayang tumanggap ng mga dadalo na dumalo sa pagpupulong. Ibinibigay ko sa mga dadalo ang oras ng pagpupulong, at tinatayang haba ng pagpupulong. Siguraduhin kong nakaayos din ang mga pampapresko. Kapag nag-aayos para sa mga pampapresko, tinitingnan ko ang mga kinakailangan sa pagdidiyeta ng mga dadalo kung mayroon man. Mahalaga na magbigay ng mga pampapresko, sapagkat pinaparamdam nito ang mga dumalo at pinipigilan din silang mapagod lalo na kung nakakapagod na isang araw para sa ilan.

Mga Uri ng Pagpupulong

Sa aming samahan mayroon kaming iba't ibang mga uri ng pagpupulong, nakasalalay sa pangangailangan at bilang ng mga dumalo. Mayroon kaming mga pagpupulong ng koponan na nangyayari minsan sa isang dalawang linggo o isang beses sa isang buwan depende sa mga pangangailangan. Ang mga dumalo ay karaniwang miyembro ng aking koponan at anumang mga bisita kung humiling sila. Mayroon kaming pinagsamang mga pagpupulong ng koponan, na kung saan ay isang pinagsamang pagpupulong para sa________________________ (inalis para sa mga layunin ng pagiging kompidensiyal) na pangkat na dumalo kasama ang anumang mga bisita. Minsan tumatawag kami para sa mga emergency na pagpupulong kung may mga kagyat na isyu na tatalakayin. Mayroon ding isa hanggang isang pagpupulong kapag tinatalakay ang mga kumpidensyal na isyu at tungkol din sa pagganap ng mga indibidwal. Ang mga pagtatanghal ay gaganapin kapag may mga pagbabago na ginawa sa mga system o mga bagong patakaran at pamamaraan na ipinakilala na kailangang iparating sa departamento.

Kapag nagpaplano ng mga pagpupulong tinitiyak kong mayroong isang matibay na dahilan para sa pagpupulong at ang venue ay madaling ma-access ng lahat ng mga dadalo. Inihahanda ko ang agenda, at pinapatakbo ito sa pamamagitan ng tagapangulo, upang matiyak na alam niya ang mga item na tatalakayin. Ibinigay ko sa kanya ang tungkol sa kung ano ang tungkol sa pagpupulong, sino ang dadalo, sino ang hindi dadalo, kung ano ang dadalo ng panauhin, kung saan magaganap ang pagpupulong, at kung gaano ito tatagal, at magpatuloy. Ito ay mahalaga na maiikling sa kanya, upang siya ay handa at alam kung ano ang dapat maghanda muna. Nagpadala ako ng isang kopya ng agenda sa lahat ng mga dumalo, at mga paanyaya sa pulong din sa pananaw. Ipinaalam ko sa kanila ang address kung saan magaganap ang pagpupulong. Kung may tatanggi sa imbitasyon sa pagpupulong, magkakaroon sila ng dahilan kung bakit at kukuha ng pahintulot mula sa manager at magpadala ng mga paumanhin para sa pagpupulong.Tinitiyak ko ring makita kung ang pagpupulong ay maaaring magpatuloy sa mga taong hindi dadalo.

Pagbu-book at Pagse-set up

Kapag nagbu-book ng mga venue o silid para sa mga pagpupulong, naghahanap ako ng mga lugar o silid na may kakayahang hawakan ang lahat ng mga dumalo at ang silid o lugar ay mayroong lahat ng mga pasilidad na kinakailangan para sa pagpupulong. Nilinaw ko sa venue, o suriin upang makita kung ang venue ay ligtas na istraktura ng matalino, at lahat ng mga de-koryenteng pag-wire ay tinatakan, at sumusunod sila sa mga pamamaraan sa kalusugan at kaligtasan. Kung may mga dumalo na may kapansanan, tinitiyak kong nasa kanila ang lahat ng mga pasilidad na kinakailangan nila sa venue ng pagpupulong. Tinitiyak ko din na ang venue ay madaling ma-access, at maginhawa para sa lahat ng mga dadalo. Kung ang venue ay nai-book nang maaga, i-ring ko sila upang matiyak na ang silid ay magagamit para sa pagpupulong upang maiwasan ang mga pagkabigo sa huling minuto. Ang anumang mga pagbabayad na kailangang gawin para sa venue ay sinang-ayunan ng manager ng badyet.Ang badyet para sa mga pampapresko ay ibinabahagi ng lahat ng mga tauhan sa koponan.

Bago ang pagpupulong mayroon akong lahat ng mga mapagkukunan tulad ng mga notepad, bolpen at kagamitan tulad ng OHP, laptop, projector, extension cable, at Ethernet cables atbp na kinakailangan para sa pagpupulong. Ang mga upuan at mesa ay nakaayos ayon sa mga kinakailangan sa pagpupulong. Nag-print ako ng ilang kopya ng mga agenda at ilang minuto din mula sa mga nakaraang pagpupulong upang suriin kung nakumpleto ang lahat ng mga aksyon. Kung mayroong anumang mga handout na nangangailangan ng pagpi-print at pamamahagi, handa ko ring ihanda ang mga ito para sa mga dadalo. Nag-set up ako ng mga laptop at projector kung kinakailangan para sa pagpupulong. Anumang mga kumpidensyal na dokumento na dadalhin sa pagpupulong, pinananatiling ligtas ko upang hindi sila mapunta sa mga maling kamay at ang mga may pahintulot lamang na tao ang pinapayagan na tingnan ito.

Ang Agenda

Ang agenda ay mayroong petsa, pamagat, at venue, pangalan ng pagpupulong, humihingi ng paumanhin, mga pangalan ng mga bisita, at ang listahan ng mga item na kailangang pag-usapan. Kung may mga tukoy na paksa na tatalakayin ng isang partikular na tao, nabanggit din ito sa agenda. Ang agenda at minuto ay tinatawag na mga papel ng pagpupulong, at mayroon silang bawat solong detalye ng lahat ng mahahalagang bagay na tinalakay sa pagpupulong.

Sa panahon ng Pagpupulong

Ang lahat ng mga dumalo sa pulong ay tinatanggap at binibigyan sila ng mga pampapresko. Namamahagi ako ng mga agenda at anumang mga handout na nangangailangan ng pamamahagi. Kung ang sinuman ay may anumang mga katanungan tungkol sa anumang bagay, binibigyan ko sila ng malinaw na impormasyon, at kapag hindi magkaroon ng kamalayan, kumukuha ako ng payo at patnubay mula sa aking mga kapwa kasamahan o tagapamahala.

Sa mga pagpupulong, hinihiling sa akin na suportahan ang paglalaan ng minuto at pagse-set up ng mga IT equipment. Kumuha rin ako ng mga kopya ng agenda at mga nakaraang minuto.

Alam ko na magiging handa akong harapin ang anumang mga problemang maaaring lumitaw sa panahon ng pagpupulong. Kung may mga problema sa mga IT equipment, susubukan ko ang aking makakaya upang ayusin ang mga problema sa loob ng aking mga karapatang pang-administratibo. Ngunit kung ito ay ang gagawin sa anumang bagay na wala doon, nakikipag-ugnay ako sa desk ng serbisyo sa IT para sa tulong. Maaaring may mga problema sa mga dumalo dahil sa mga isyu sa propesyonal at personalidad. Nalulutas ang mga ito sa pamamagitan ng pagkakaroon ng harapang mga talakayan, pagbabago ng rotas kung kinakailangan, pagsasagawa ng mga pamamaraan ng hinaing atbp.

Kapag nagre-record ng mga minuto sa isang pagpupulong, itinatala ko ang lahat na mahalaga, sapagkat nagsisilbing sanggunian ito sa hinaharap at tumutulong sa pag-unlad ng samahan. Isusulat ko ang mga minuto na malinaw at maikli. Masidhing mabuti ako upang hindi makaligtaan ang anumang impormasyon. Kumuha ako ng isang template na kasama ko ang mga detalye ng lahat ng mga item na tatalakayin sa pulong. Magkakaroon ito ng petsa, oras, pamagat ng pagpupulong. Mayroon ding mga detalye kung ano ang tinalakay, mga desisyon na ginawa at mga aksyon na kailangang gawin. Ang petsa ng susunod na pagpupulong kung napagpasyahan ay maitatala din. Kapag nagsimula ang pagpupulong, kung mayroong mga bagong dumalo at bisita, ipinakilala namin ang aming sarili sa bawat isa. Nanatili akong alerto sa pagsulat ng minuto at bilangin ang mga pahina habang nagsusulat ako upang hindi ako malito sa paglaon.

Matapos ang Pagpupulong

Sa pagtatapos ng pagpupulong, kinokolekta ko ang lahat ng mga dokumento na kailangang ibalik. Idiskonekta ko at i-pack ang anumang mga IT equipment na ginamit. Ang lahat ng mga upuan at mesa na muling ayusin ay inilalagay pabalik sa kanilang mga orihinal na lugar upang maiwasan ang mga sagabal sa susunod na pagpupulong. Matapos ang pagpupulong tinitingnan ko ang mga tala at idetalye ang mga ito at nagta-type ng isang patas na kopya bago ko makalimutan kung ano ang mga talakayan. Pagkatapos ay ipinapadala ko ang natapos na minuto sa upuan alinman sa pamamagitan ng email o isang naka-print na kopya, at hilingin sa kanila na suriin ito bago ito maipadala sa mga dadalo. Sinuri sila ng upuan, at gumagawa ng anumang mga pagbabago na kinakailangan. Inaayos ko sila at naghahanda ng isang patas na kopya at ipinapadala sa mga dumalo.

Matapos ang pagpupulong, sinusubaybayan ko ang mga aksyon na kailangang sundin. Maaari ko ring i-ring o i-email ang mga tao upang matiyak na ang mga aksyon ay nakumpleto ng na-target na oras.

Ang isa pang mahalagang bagay ay ang pagkolekta ng feedback mula sa mga kalahok. Tinutulungan ako nitong makinig sa pananaw ng mga tao at gumawa ng anumang pagpapabuti na kinakailangan. Nakikinig ako sa feedback nang napaka kalmado at sumasalamin dito. Maaari itong maging positibo, walang kinikilingan o negatibo. Hindi ko hinayaan ang mga negatibong feedback na makakaapekto sa akin. Sa halip ay ginagamit ko ito upang mapagbuti ang aking pagganap at pagganap ng mga koponan. Kapag nagtatrabaho bilang isang koponan, hindi ang ideya o pananaw ng indibidwal ang mahalaga; ito ang pananaw ng buong koponan na mahalaga. Anumang pangkalahatang puna ay tinalakay at ipinapaalam sa buong koponan, upang mapabuti ang pagganap ng koponan.

Ang lahat ng mga isyu sa mga pagpupulong ay nabanggit at tinatalakay sa mga pagpupulong ng mga tagapamahala at nagpasya sila kung ano ang maaaring gawin upang maiwasan ang mga sitwasyong iyon sa hinaharap.