Talaan ng mga Nilalaman:
- Mga Panuntunan ng Pamamahala sa Proyekto
- 1. Maunawaan ang saklaw
- 2. Maunawaan ang mga layunin ng mga stakeholder
- 3. Plano
- 4. Pagkakontra
- 5. Makipag-usap sa koponan
- 6. Sumubok ng maaga / prototype
- 7. Subaybayan
- 8. Iulat sa kliyente at pamahalaan ang mga inaasahan
- 9. Paghatid
- 10. Maghawak ng isang balot / aralin na natutunan na pagpupulong
Sundin ang mga patakarang ito upang maisagawa ang anumang proyekto sa buong kakayahan nito.
Canva.com
Sumali ako sa pamamahala ng mga proyekto at portfolio ng mga proyekto nang higit sa 30 taon at may ilang mga ginintuang patakaran na natutunan ako mula sa lahat ng mga proyektong ito na pamantayan sa anumang uri ng proyekto. Sa artikulong ito, nais kong ibahagi sa iyo ang ilan sa mga ito.
Kung ilalapat mo ang mga patakarang ito sa anumang proyekto na iyong isinasagawa, malamang na magkaroon ka ng isang matagumpay at walang stress na proyekto sa iyong mga kamay!
Mga Panuntunan ng Pamamahala sa Proyekto
- Maunawaan ang saklaw
- Maunawaan ang mga layunin ng mga stakeholder
- Plano
- Pagkakataon
- Makipag-usap sa koponan
- Sumubok ng maaga / prototype
- Subaybayan
- Iulat sa kliyente at pamahalaan ang mga inaasahan
- Maghatid
- Maghawak ng isang balot / aralin na natutunan na pagpupulong
1. Maunawaan ang saklaw
Maaaring mukhang sinasabi ko ang halata ngunit mahalaga na malaman mo kung ano ang tungkol sa proyekto. Ano ang sinusubukan mong buuin o makamit? Mayroon bang nakasulat na detalye para sa proyekto na dapat mong sundin? Ano ang mga layunin sa negosyo na nagtutulak sa proyekto?
Makipag-usap sa mga taong kasangkot sa pagpapasya na magpatuloy sa proyekto. Maaaring ito ay isang salesperson sa iyong samahan (kung ginagawa mo ang proyekto bilang isang vendor para sa ibang kumpanya), o isang senior na pamamahala sa iyong organisasyon kung ito ay isang panloob na proyekto.
Alamin kung ano ang mga inaasahan ng iyong kliyente (maging isang panloob na kliyente o isang panlabas na kliyente). May nagawa ba silang katulad noon at paano nila naramdaman na ang proyekto ay nagpunta — ano ang mabuti at ano ang maaaring gawin nang mas mahusay?
Tiyaking naiintindihan mo ang anumang mga kinakailangang panteknikal para sa proyekto — kung kinakailangan, makipag-usap sa isang teknikal na tao sa iyong koponan o sa iyong IT manager / dept.
2. Maunawaan ang mga layunin ng mga stakeholder
Bago ka magsimula ng isang proyekto, subukang alamin kung sino ang lahat ng mga stakeholder. Halimbawa, kung gumagawa ka ng isang proyekto para sa isang panlabas na kliyente maaari kang magkaroon ng mga sumusunod na stakeholder:
- Ang Sponsor ng Negosyo— ito ang taong naglalagay ng kanilang kamay sa kanilang bulsa at gumagasta ng pera sa iyo o sa iyong samahan. Gusto nila ng isang on-time na paghahatid ng kalidad nang walang karagdagang singil sa mga napagkasunduan.
- Ang Client Project Manager— ito ang tao sa samahan ng iyong kliyente na higit mong makikipag-ugnay sa panahon ng proyekto. Gusto nila ng isang proyekto ng stress at walang abala. Gusto nilang magmukhang maganda sa paningin ng kanilang boss at maaari mong makita na ang kanilang kabayaran o bonus ay maiuugnay sa tagumpay ng proyekto.
- Ang Client Expert— marahil ay makikipag-ugnay ka sa isang dalubhasa sa kliyente sa ilang mga punto sa proyekto. Gusto nilang magkaroon ng isang input at sasabihin sa disenyo at nais na madama ang kanilang kadalubhasaan ay naririnig at pinapansin. Karaniwan din silang magiging kakulangan sa oras (ibinigay na sila ay dalubhasa sa kanilang larangan)
- Iba pang mga vendor— kung minsan ay makikita mo na maaaring ikaw ay nakasalalay sa input mula sa isa pang vendor ng iyong kliyente, o maghihintay sila ng input mula sa iyo. Kakailanganin mong gumana (sa pangkalahatan sa pamamagitan ng iyong client Project Manager) kasama ang vendor na ito at panatilihing masaya sila.
- Ang iyong sariling boss— gugustuhin ng iyong boss ang mga ulat kung paano ang iyong proyekto (upang matiyak na pinapanatili mong masaya ang kliyente na ito at kumikita para sa iyong samahan).
Siguraduhing maunawaan mula sa bawat isa sa mga sponsor ng proyekto kung ano ang gagawing isang matagumpay na proyekto mula sa kanilang pananaw.
3. Plano
Ngayon ay hindi ko ito mabibigyang diin nang husto - plano, plano, plano. Ilista ang mga gawaing kasangkot sa proyekto at mga mapagkukunan (tao at bagay) na kinakailangan. Tingnan ang mga pagtutulungan ng mga gawain — ano ang hindi maaaring magsimula bago magsimula ang ibang bagay o makumpleto, atbp.
Gumamit ng mga tool tulad ng MS Project, o kahit isang simpleng spreadsheet ng Excel upang matulungan ang iyong pagpaplano. Isaayos ang mga tao at bagay na kakailanganin mo nang maaga at planong gumawa ng ilang maagang prototyping at QA upang maplantsa ang mga maagang isyu.
4. Pagkakontra
Gaano man kahusay ang iyong plano, ang mga bagay ay hindi pupunta tulad ng inaasahan. Makikialam ang buhay. Siguraduhin na magdagdag ng ilang mga contingency sa iyong plano. Maaaring ito ay labis na mapagkukunan o labis na oras sa iyong iskedyul, ngunit gagawin nito ang pagkakaiba sa pagitan ng isang mahinahon na paghahatid at isang galit na galit 2 am gabi upang makuha ito sa panghuli para sa paghahatid.
Kung ang iyong proyekto ay para sa isang panlabas na kliyente, hikayatin ang mga ito sa simula na magtayo ng ilang mga posibilidad sa badyet (marahil 10%). Papayagan nito ang ilang silid na lumipat sa loob ng saklaw at mangangahulugan na magiging madali upang makumpleto ang proyekto nang hindi na kinakailangang bumalik sa pamamagitan ng Pagkuha para sa bawat munting pagbabago.
5. Makipag-usap sa koponan
Malamang na hindi mo makukumpleto ang proyektong ito nang mag-isa. Huwag kalimutan na hindi mabasa ng iyong koponan ang mga isipan at kakailanganin mong makipag-usap sa kanila upang makasakay sila, manghingi ng mga ideya, mag-brainstorm, at ipaalam sa kanila kung ano ang mga deadline. Maging matapat at pakinggan ang kanilang mga saloobin kung paano mas mabilis o mas mahusay na magagawa ang mga bagay.
Kung ang iyong proyekto ay sumasaklaw ng maraming linggo o buwan (o kahit na taon), mag-set up ng isang regular na oras ng pagpupulong kasama ang koponan. Kung ang iyong koponan ay pandaigdigan sa buong mundo, maaari mong gaganapin ang pagpupulong na ito sa isang maginhawang oras para sa lahat sa pamamagitan ng isang tawag sa kumperensya o sesyon tulad ng sesyon ng Pag-zoom o Webex.
Tiyaking naiintindihan ng bawat miyembro ng koponan ang mas malaking larawan at naiintindihan nilang lahat ang epekto sa kanila ng paggawa ng mabuti (o masamang) trabaho sa iba pang mga miyembro ng koponan.
Sumulat ng isang maikling proyekto upang matulungan ang mga bagong kasapi na mabilis na makasakay at mabilis na makaahon.
6. Sumubok ng maaga / prototype
Hindi mahalaga kung ano ang iyong pagbuo, huwag masyadong malayo sa produksyon nang hindi sinusubukan kung kumusta ka. Kung maaari, bumuo ng isang maagang prototype at mailabas iyon sa mga gumagawa ng desisyon para sa kanilang input. Ang mas maaga mong makuha ang input na ito, mas mababa ang muling pagtatrabaho na kakailanganin mong gawin sa paglaon.
Ang maagang pagsubok o mga prototype ay dapat na subukang subukan ang lahat ng mga aspeto ng produkto. Kunin ang IT, mga end user, stakeholder at iba pa na kasangkot sa maagang pagsubok na ito.
7. Subaybayan
Sa sandaling nakakuha ka ng pag-sign off sa maagang prototype at pagsubok, maaari kang lumipat sa ganap na pag-unlad. Dito gugugulin ang dami ng pagsisikap.
Mahalaga na subaybayan ang iyong proyekto sa yugtong ito. Magtakda ng pansamantalang mga layunin at deadline at huwag palampasin ang mga ito - ituring ang bawat isa bilang isang deadline ng kliyente.
Patuloy na suriin muli sa koponan at kliyente / mga stakeholder upang matiyak na ang mga inaasahan ay pareho pa rin at ikaw ay nasa target na matugunan ang mga ito.
8. Iulat sa kliyente at pamahalaan ang mga inaasahan
Gusto ng mga kliyente na malaman kung ano ang nangyayari. Hindi nila nais na maiwan sa dilim nang walang mga ulat kung paano ang nangyayari. At hindi nila gusto ang mga sorpresa.
Siguraduhin na regular na mag-ulat sa iyong kliyente at ipaalam sa kanila kung paano nangyayari ang mga bagay sa kanilang proyekto — ito ang kanilang pera pagkatapos ng lahat!
Kung hindi nila hinahawakan ang kanilang panig sa deal (pagbibigay ng feedback, pagbibigay ng anumang bagay!), Siguraduhing ipaalam sa kanila at ipaalam sa kanila kung paano makakaapekto ang kanilang pagkaantala sa timeline o badyet.
9. Paghatid
D-day dumating na. Sabihin sa kliyente bago maihatid kung kailan aasahan ang paghahatid — dapat ba nilang asahan ito sa umaga ang kanilang oras, huling bagay sa gabing iyon, tanghali, atbp? Ang isang kliyente ay maaaring magalit kung sa palagay nila ang paghahatid ay makakasama sa kanila ng unang bagay sa umagang iyon, at talagang nilayon mong ihatid ito bago maghatinggabi!
Kapag naihatid mo na, siguraduhing sabihin sa kliyente na ang paghahatid ay nagawa na at ipaalam sa kanila kung ano ang mga susunod na hakbang. Mag-sign off ba sila, magbigay ng puna, ipaalam sa iba pang mga tagrepaso, atbp?
Kung ang iyong paghahatid ay isang software at ihinahatid mo ito nang elektronik, siguraduhing subukan na ang iyong na-upload (hal., Sa isang FTP site), sa katunayan, ay matagumpay na mai-download, ma-zip at tatakbo.
Mag-ingat sa miyembro ng teknikal na koponan na ipinapalagay na dahil lamang sa na-upload nila ito, dapat na nandiyan ito buo at buo!
10. Maghawak ng isang balot / aralin na natutunan na pagpupulong
Kapag na-sign off na ang lahat at nakasara ang proyekto, planong magsagawa ng pagpupulong sa pagsusuri. Ang pagpupulong na ito ay magbibigay sa iyo ng pagkakataon na humingi ng mahusay na puna (ipinapalagay na nagawa mo ang isang mahusay na trabaho!), Upang tandaan kung saan maaaring gawin ang mga pagpapabuti sa mga hinaharap na proyekto, at bigyan ang iyong kliyente ng puna sa ginampanan nilang laro.
Magdaos ng panloob na pagpupulong kasama ang iyong koponan bago ang anumang pagpupulong sa pagsusuri ng post-proyekto sa iyong kliyente.
Maging matapat ngunit diplomatiko. Magbigay ng papuri kung saan nararapat ang papuri, at magbigay ng nakabubuo na puna kung saan sa palagay mo mapapabuti nito ang proseso sa susunod.
Idokumento ang mga natuklasan.
© 2009 Kerdon