Bakit mahalagang i-update ang mga paglalarawan ng trabaho

Mahalagang panatilihing na-update ang mga paglalarawan ng trabaho nang regular upang magbigay ng isang tunay na pagsasalamin sa trabahong ginampanan.

May-akda

Ang mga paglalarawan sa trabaho ay mabisang tool para sa mga employer sa lugar ng trabaho. Bilang buod ng mga gawain at tungkulin na nakatalaga sa isang posisyon, ang mga paglalarawan ng trabaho ay maaaring magamit sa isang tagapag-empleyo para sa iba't ibang mga kadahilanan: para sa pagrekrut ng mga bagong empleyado, sa pagkumpleto ng mga pagsusuri sa pagganap, para sa pagsisiyasat sa mga reklamo sa lugar ng trabaho, at para sa pag-unawa sa mahalaga mga pagpapaandar ng trabaho na nauugnay sa ADA.

Ang regular na na-update at tumpak na paglalarawan sa trabaho ay maaaring maging lalong mahalaga para sa pagtatalaga ng mga tungkulin na nauugnay sa pagkamit ng mga layunin at layunin ng samahan. Ang mga ito ay lubhang kapaki-pakinabang na tool na tumutulong sa mga superbisor at sa mga empleyado na gumaganap ng mga trabaho.

Upang maayos na lumikha ng isang paglalarawan sa trabaho, dapat isama ang isa sa maraming mga elemento ng trabaho.

May-akda

Ano ang isang Paglalarawan sa Trabaho?

Kapaki-pakinabang na malaman ang kahulugan ng isang paglalarawan sa trabaho upang maunawaan ang kanilang papel sa lugar ng trabaho. Ang mga paglalarawan sa trabaho ay nilikha matapos ang isang pagtatasa sa trabaho ay isinasagawa. Ang pagsusuri na iyon ay titingnan ang mga mahahalagang pagpapaandar ng trabaho at kung anong minimum na mga kinakailangan ang kinakailangan upang matagumpay na maisagawa ang mga nakatalagang pag-andar. Ang listahan ng mga pagtutukoy o "paglalarawan" ay ang nagiging paglalarawan sa trabaho. Ang SHRM Learning System (Modyul 2, Pagpaplano sa Trabaho at Pagtatrabaho 2006) ay tumutukoy sa isang paglalarawan sa trabaho bilang pagbubuod ng mga mahahalagang tampok ng isang trabaho, kabilang ang:

Kinikilala ng mga tao ng Society for Human Resource Management (SHRM) ang kahalagahan ng isang tumpak na paglalarawan ng mga trabaho sa pamamagitan ng mabisang paglalarawan ng trabaho sa lugar ng trabaho. Para sa karagdagang impormasyon tungkol sa mga paglalarawan sa trabaho at iba pang mga bagay na mapagkukunan ng tao, maaaring suriin ng isang website ang SHRM, www.shrm.org.

Ang lahat ng mga trabaho, pansamantalang kasama, ay dapat na may na-update na mga paglalarawan ng trabaho upang magbigay ng isang tumpak na paglalarawan ng trabaho.

May-akda

Bakit Dapat Regular na Mag-update ng Mga Tagapamahala ng Mga Paglalarawan sa Trabaho?

Ang mga tagapamahala ay madalas na tungkulin sa pagsusuri at pagbabago ng mga paglalarawan ng trabaho upang matiyak na maayos nilang inilalarawan ang trabaho. Mayroong maraming mga kadahilanan upang i-update ang mga paglalarawan ng trabaho. Isaalang-alang ang mga sumusunod:

1. Pagrekrut at Pag-upa

Kapag nangyari ang isang bakante sa lugar ng trabaho, ang tagapangasiwa ay dapat gumawa ng mga hakbang upang makahanap ng kapalit upang punan ang walang bisa. Ang isa sa mga unang hakbang sa proseso ng pangangalap ay upang hilahin ang pinakabagong paglalarawan ng trabaho upang suriin ang mga minimum na kinakailangan at ang mahahalagang pagpapaandar ng trabaho upang mapunan.

Tulad ng mga layunin at layunin na apektado ng mga pagbabago sa pangkalahatang mga istratehikong plano ng isang samahan, matutuklasan ng mga superbisor na ang mga paglalarawan sa trabaho kung minsan ay hindi na totoong naglalarawan sa trabahong pupunan. Ang paglilipat ng mga prayoridad dahil sa limitadong tauhan at / o mga pagbabago sa lugar ng trabaho sa istrakturang pang-organisasyon ay madalas na magdulot ng pagbabago sa kung ano talaga ang kailangang magawa ng trabaho. Kapag na-update ang paglalarawan ng trabaho upang maipakita ang gagawing trabaho, handa ang employer na i-post ang bakante para sa mga aplikante na mag-apply.

Bilang karagdagan, ang ilang mga tagapag-empleyo ay nag-post ng paglalarawan sa trabaho sa kanilang website para sa mga aplikante upang suriin bago punan ang application ng online na trabaho. Kapag ang mga naghahanap ng trabaho ay may access sa paglalarawan ng trabaho, mas mauunawaan nila kung tumutugma ang kanilang mga kasanayan sa na-post na posisyon. Maraming nasayang na oras ang maiiwasan ng parehong employer at empleyado kapag ang paglalarawan ng trabaho ay nai-post o ginawang magagamit sa mga naghahanap ng trabaho na interesado sa nai-post na trabaho.

2. Bagong Oryentasyon ng empleyado

Ang mga bagong empleyado ay dapat makatanggap ng isang kopya ng kanilang paglalarawan sa trabaho sa kanilang unang araw sa trabaho. Sa panahon ng bagong oryentasyon ng empleyado, halimbawa, ang mga bagong empleyado ay nakakatanggap ng maraming mga gawain tungkol sa mga patakaran ng employer, impormasyon sa paycheck, mga benepisyo sa kalusugan, at / o iba pang mga benepisyo na ibinigay sa mga full-time na empleyado. Sa parehong oras na natatanggap nila ang naturang impormasyon, maaari rin silang makakuha ng isang kopya ng kanilang paglalarawan sa trabaho.

Muli, ang paglalarawan sa trabaho na ito ay dapat na nai-update upang mabigyan ang bagong empleyado ng isang tumpak na paglalarawan ng trabahong tinanggap sa kanila. Ang isang bagong empleyado ay madaling masisiraan ng loob ng bagong trabaho kung ang trabahong inisip niya na kanyang ina-apply para sa ay ibang-iba sa nai-post sa website. Ang mga tagapag-empleyo ay maaaring mawalan ng mabubuting empleyado na pipiliing hindi manatili sa kanilang bagong employer para sa kadahilanang ito.

Maipapayo rin na pirmahan ng empleyado ang paglalarawan ng trabaho upang ang isang pirmadong kopya ay maaaring mailagay sa file ng tauhan. Ang pinirmahang kopya ay magpapahiwatig lamang na ang tao ay nakatanggap ng isang kopya ng paglalarawan sa trabaho na naglalarawan sa trabahong tinanggap siya upang gampanan.

3. Mga Tuluyan sa ADA

Upang matukoy kung ang isang makatwirang tirahan ay maaaring gawin para sa isang empleyado o isang aplikante sa trabaho na may kapansanan, dapat suriin ng samahan ang paglalarawan ng trabaho ng trabaho. Ang mga korte ay malamang na hindi maganda ang pagtingin sa isang tagapag-empleyo na bumubuo ng isang paglalarawan sa trabaho pagkatapos ng isang empleyado na humiling ng isang tirahan. Ang paggawa ng mga tirahan ay magagawa lamang kapag mayroon ng na-update na paglalarawan ng trabaho para sa trabaho.

4. Mga Reklamo ng empleyado

Ang mga empleyado na dumarating sa Human Resources o sa kanilang direktang mga superbisor upang magreklamo tungkol sa isang aspeto ng kanilang trabaho, ay madalas na makikinabang mula sa pagtingin sa kanilang mga paglalarawan sa trabaho. Ang listahan ng paglalarawan ng trabaho ay naglilista ng mahahalagang pagpapaandar ng trabaho na madalas na pinag-aagawan para sa empleyado na sa palagay ay hinilingan sila na magsagawa ng mga tungkulin na wala sa labas ng kanilang paglalarawan sa trabaho.

Habang maraming mga tagapag-empleyo ay may isang linya na nakalista sa paglalarawan ng trabaho para sa "lahat ng iba pang mga tungkulin na nakatalaga," ang mga superbisor ay hindi dapat gawain sa mga empleyado ng trabaho na nasa labas ng kanilang paglalarawan sa trabaho. Ang nasabing wika ay isinama upang magbigay ng kaunting kakayahang umangkop sa employer kung maaaring may ilang trabaho na pansamantala o labas ng normal na responsibilidad. Kapag regular na binibigyan ang mga empleyado ng mga gawaing ito, kalaunan ay may isang hindi nasisiyahan o hindi nasisiyahan na empleyado na sa palagay ay hindi sila ginagamot nang patas.

5. Mga Isyu sa Pagbabayad

Sinusuri ng mga propesyonal ang bayad sa mga paglalarawan ng trabaho upang matukoy ang sahod na dapat bayaran para sa pagganap ng isang trabaho. Ang pagtukoy ng sahod para sa isang trabaho ay isa pang mahalagang dahilan na ang mga paglalarawan ng trabaho ay tumpak at kasalukuyang. Dahil hindi karaniwan na magkaroon ng mga makabuluhang pagbabago sa lugar ng trabaho, dapat repasuhin ng pamamahala at / o i-update ang mga paglalarawan ng trabaho taun-taon o kung kinakailangan.

Bilang karagdagan, maaaring hamunin ng mga empleyado ang mga tagapag-empleyo kung sa palagay nila ay mababa ang bayad para sa trabaho na wala sa kanilang paglalarawan sa trabaho na regular nilang ginagawa. Ang isyung ito ay maaaring maging lalong mahirap kung may mga patakaran ang wika ng kontrata ng unyon na nagdidikta kung paano dapat bayaran ang isang empleyado para sa karagdagang ginawang trabaho.

6. Mga Siningil sa EEOC

Kapag ang isang tagapag-empleyo ay nakatanggap ng isang Singil ng Diskriminasyon mula sa isang empleyado o dating empleyado sa pamamagitan ng sistema ng reklamo ng Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), ang pamamahala ay tungkulin sa pagsisiyasat sa paghahabol, at pagbibigay ng nakasulat na tugon sa mga detalye ng Singil. Kadalasan, ang dokumentasyong ibinibigay ay magsasama ng mga paglalarawan sa trabaho. Ang paglalarawan sa trabaho na nakuha mula sa file ng tauhan ng empleyado o mula sa pag-post ay magbibigay ng isang mahusay na paglalarawan ng mga tungkulin at kinakailangan ng trabaho sa investigator ng EEOC.

7. Mga Pagsusuri sa Pagganap

Kapag ang mga superbisor ay naghahanda upang makumpleto ang isang pagsusuri sa pagganap para sa isang empleyado, kapaki-pakinabang na suriin ang paglalarawan ng trabaho ng posisyon upang makumpleto ang iba't ibang mga kadahilanan ng pag-rate sa form ng pagsusuri. Magbibigay ito ng isang istraktura kung saan susuriin ang pagganap na nauugnay sa iba't ibang mga gawain at responsibilidad ng trabaho.

Ang Tumpak na Mga Paglalarawan sa Trabaho ay Mahalaga

Ang mga paglalarawan sa trabaho ay dapat na tumpak upang matugunan ang mga pangangailangan ng mga responsibilidad sa lugar ng trabaho na nakalista sa itaas. Habang hindi sila sinadya upang maging napakadetalyado sa eksaktong bilang ng mga gawaing isinagawa o bawat posibleng senaryo na maaaring harapin ng isang empleyado sa kanilang trabaho, dapat nilang isama ang pangkalahatang saklaw at antas ng gawaing isasagawa.

Dapat regular na suriin ng mga superbisor ang mga paglalarawan ng trabaho upang matiyak na mabibigyan nila ng magandang larawan kung ano ang mga responsibilidad sa trabaho. Ang aktibidad sa trabaho tulad ng paglilipat ng tungkulin, mga reklamo ng empleyado, at iba pang mga isyu ng empleyado ay madalas na magdadala sa puntong ito sa nangunguna para sa pamamahala.

Gawing Prayoridad sa Trabaho ang Mga Paglalarawan sa Trabaho

Ang mga paglalarawan sa trabaho ay mahalagang mga dokumento upang panatilihing naka-file sa lugar ng trabaho. Tulad ng nabanggit sa itaas, ang mga paglalarawan ng trabaho ay maaaring magamit sa maraming gawain ng mapagkukunang yaman na nangyayari alinman sa regular o sa hindi gaanong madalas na mga gawain (Mga Singil sa EEOC, taunang mga pagsusuri sa pagganap, atbp.). Ang kasamang impormasyon sa file ay ginagamit bilang isang paraan ng pag-iingat ng record.

Tulad ng anumang iba pang dokumento, ang isang paglalarawan sa trabaho ay dapat itago sa file para sa mga sandaling dapat silang gamitin para sa ilang layunin sa lugar ng trabaho. Kapag ang kanilang kahalagahan ay hindi kinikilala at hindi sila epektibo na ginamit upang maipakita ang mga trabahong inilalarawan nila, ang mga employer ay inaatasan ng iba't ibang mga hindi kinakailangang isyu.