Tumatagal ng minuto: bahagi i

Photograpiya ng Livingsta

Panimula

Ang artikulong ito ay isinulat upang matulungan ang mga kandidato na nagpapatuloy sa kanilang kwalipikasyon sa Negosyo at Pangangasiwa. Hindi ito nangangahulugan na hindi ito magiging kapaki-pakinabang / kapaki-pakinabang sa iba. Ang artikulong ito ay makikinabang sa sinumang nagtatrabaho para sa isang negosyo o organisasyon at tumatagal ng ilang minuto para sa paggawa ng tumpak na tala ng mga talakayan at mga desisyon na kinuha sa panahon ng mga pagpupulong at pag-log ng aksyon bilang bahagi ng kanilang tungkulin sa trabaho.

Upang makapaghintay ng ilang minuto sa isang pagpupulong, dapat magkaroon ang isa ng mahusay na kasanayan sa komunikasyon, kasanayan sa pagsusuri, mga kasanayan sa interpersonal, kasanayan sa pag-oorganisa at pagpaplano. Ang pagkuha ng minuto ay hindi lamang pag-upo sa isang pagpupulong at pagsusulat ng mga tala. Nagsasangkot ito ng maraming paghahanda bago at pagkatapos ng pagpupulong at marami ring kasanayan na lumabas na may pinakamahusay na tala ng minuto.

Bago talaga maganap ang pagpupulong, kailangang maghanda ang isa para sa pagpupulong sa mga tuntunin ng venue, mga dadalo, agenda, pampapresko, mga kinakailangan sa pag-access at mga dokumento na kinakailangan. Para sa anumang mga pagtatanghal, kailangan mong maging handa sa lahat ng kagamitan tulad ng laptop, mga overhead projector, mga materyales at dokumento na kinakailangan upang maipakita ang mga ideya.

Bago magsimula ang pagpupulong, gumawa ng tala ng anumang mga huling minutong pagbabago sa agenda. Palaging itago ang isang kopya ng mga usapin na lumitaw sa huling pagpupulong at ang mga puntos ng pagkilos. Habang kumukuha ng minuto, pinakamahusay na magkaroon ng isang template na nauugnay sa mga kinakailangan, istilo at pamantayan ng samahan.

Sa pagkumpleto ng yunit na ito ang kandidato ay magkakaroon ng mahusay na kaalaman sa papel na ginagampanan ng mga pagpupulong, kung bakit gaganapin ang mga pagpupulong, ang mga kinakailangan sa ligal at pang-organisasyon na maaaring mailapat sa pagkuha ng minuto, kung bakit kinuha ang mga minuto at ang kanilang mga benepisyo, ang dahilan kung bakit kailangang maging minuto tumpak at ang iba't ibang mga dokumento na ginamit sa mga pagpupulong bilang bahagi ng minutong proseso ng pagkuha, bago at pagpupulong.

Ang mga kandidato ay magkakaroon din ng kaalaman tungkol sa iba't ibang mga uri ng minuto at ang mga istilo ng pagsulat sa loob ng ilang minuto, kung paano ayusin ang mga minuto at isulat ang mga ito gamit ang wastong tono ng wika at kung paano rin iimbak at ang layunin ng pag-iimbak ng mga ito nang ligtas at ligtas. Tinalakay ang mga ito sa ikatlong bahagi ng seryeng ito.

Bago simulan ang yunit na ito, kailangang malaman ng isa ang kahulugan o kahulugan ng mga minuto.

Ang mga minuto ay pormal na dokumento, at sila ang buod ng mga tala ng isang pagpupulong. Ang mga ito ay tumpak at naglalaman ng impormasyon tungkol sa kung ano ang tinalakay sa isang pagpupulong, kung ano ang mga rekomendasyon, ang mga desisyon ng talakayan at ang kanilang mga punto ng pagkilos.

Maayos na nakasulat na minuto ay magiging maikli, tumpak at nagbibigay kaalaman, at lohikal na ipapakita sa kanila ang mga malinaw na talakayan, rekomendasyon, desisyon at puntos ng pagkilos.

Ang Papel ng Mga Pagpupulong

Tinukoy ng Diksyonaryo ang pagpupulong bilang " Isang pormal na nakaayos na pagtitipon " o " Ang gawaing panlipunan ng pagtitipon para sa ilang karaniwang layunin ."

Ang pagpupulong ay isang pagtitipon ng dalawa o higit pang mga tao para sa mga talakayan, pagbabahagi ng impormasyon at upang maabot ang isang kasunduan. Ang mga pagpupulong ay maaaring maganap sa iba't ibang paraan tulad ng harapan, mga tawag sa kumperensya, video conference, atbp. Ang isang pagpupulong ay hindi dapat sayangin ang oras at maging mabisa. Ang mga mabisang pagpupulong ay nangyayari nang may wastong pagpaplano at dapat magkaroon ng isang layunin at kinalabasan.

Ang mga tungkulin ng mga pagpupulong ay:

• Upang i-coordinate ang pagkilos, para sa isang pinagsamang napagkasunduang desisyon.
• Upang mas mabilis na maabot ang mga desisyon kaysa sa mga tawag sa telepono at email. Halimbawa maaari itong maging nakakabigo sa pag-ring ng mga tao at pag-iwan ng mga voicemail o pag-email sa kanila at paghihintay para sa isang tugon sa mahabang panahon.
• Halimbawa, upang makatipid ng oras, isang bagay na tumagal sa iyo ng higit sa 15 minuto upang magsulat sa isang email na maaaring hindi malinaw sa tatanggap, maaaring pag-usapan sa loob ng dalawang minuto kung magkita kayo nang harapan.
• Upang magbahagi ng impormasyon, upang makakuha o humingi ng mga ideya at impormasyon at linawin ang mga bagay.
• Upang malutas ang mga isyu o anumang problema at planuhin ang mga diskarte sa pagtatrabaho.
• Upang talakayin ang mga pang-organisasyong o kagawaran ng kagawaran sa isang detalyadong pamamaraan, kung kailan ito maaaring maging mahirap sa pamamagitan ng mga komunikasyon sa email.
• Upang maiwasan ang pagkalito, mga hidwaan at pagkakaiba-iba.
• Upang talakayin ang mga proyekto o anumang bagay na may kinalaman sa trabaho at mga paraan upang gawin ito.
• Upang linawin at pag-ayusin ang mga hidwaan at pag-areglo ng mga pagtatalo.
• Upang kumuha ng mga pagpapasya sa mga bagay na tinalakay at upang makatulong na subaybayan ang mga aksyon laban sa anumang mga desisyon na nagawa sa nakaraan.
• Upang matulungan ang paggawa ng mga pagpapasya nang mas mabilis, dahil ang lahat ay magagamit sa isang lugar upang mag-discus at magpasya.
• Upang makipag-ayos sa mga kontrata at kasunduan depende sa samahan o mga bagay na kasangkot.
• Upang mabigyan ng pagkakataon ang bawat isa na magsalita at maipahayag ang kanilang mga saloobin at ideya.
• Upang makagawa ng mga desisyon at pagkilos na pang-emergency sa oras ng pangangailangan - pamamahala sa krisis.
• Upang makatulong sa pagbuo ng koponan at pagganyak.
• Upang matulungan ang pagtatakda ng mga target at layunin.

Sa pangkalahatan, ang papel na ginagampanan ng pagpupulong ay upang maisakatuparan ang ilang mga mahahalagang talakayan at kumuha ng mga desisyon sa pamamagitan ng pagsasama-sama ng lahat ng kasangkot na mga miyembro sa isang lugar. Iiwasan nito ang maraming bilang ng mga tawag sa telepono, email at mga pagkalito na nauugnay, na tumutulong na makagawa ng malinaw na mga desisyon na hiwa at magtalaga ng mga aksyon sa nauugnay na tao o tao o departamento.

Mga Kinakailangan sa Ligal at Organisasyon Na Maaaring Mag-apply sa Mga Minuto

Ang mga minuto ng pagpupulong ay kailangang matugunan ang mga kinakailangan sa ligal at pang-organisasyon ng samahan, sa maraming kadahilanan.

Ang pinakamaliit na kinakailangan na inaasahan ng mga minuto ay, mga detalye sa

• Kung saan naganap ang pagpupulong?
• Kailan naganap ang pagpupulong kasama ang petsa at oras?
• Sino ang naroon sa pagpupulong at kanilang iba't ibang mga tungkulin sa pagpupulong?
• Sino ang absent?
• Paano naganap ang pagpupulong?
• Ano ang nangyari sa pagpupulong?
• Ano ang tinalakay sa pagpupulong?
• Ano ang napagpasyahan at ang mga opisyal na puntos ng pagkilos ng mga talakayan at desisyon?

Ang mga minuto ay nagsisilbing ligal na nagbubuklod na mga dokumento sa maraming mga sitwasyon at sa maraming mga organisasyon at maaaring gawin bilang katibayan ng ilang mga talakayan at desisyon kapag may ligal na hamon sa hinaharap.

Ang mga minuto ay kailangang magkaroon ng petsa ng susunod na pagpupulong sa pagtatapos, at kung saan posible ang oras at lugar din. Ang mga minuto ay kailangang idokumento ang pagkakaroon ng isang korum, dahil ang pinaka-wastong desisyon ay nangangailangan ng isang minimum na bilang ng mga tao upang makapagpasya. Halimbawa, sa aking samahan, kapag ang mga pagpapasya ay dadalhin sa isang pagpupulong ng koponan ng Operations Manager, inaasahan nilang ang isang pinuno ng koponan ay naroroon upang ang desisyon ay maging wasto bilang bahagi ng ligal at pang-organisasyong kinakailangan ng aming samahan.

Ang Mga Pakinabang ng Minuto bilang isang Tumpak na Tala ng Mga Talakayan at Desisyon

Ang mga minuto ay kinukuha sa parehong pormal at di pormal na pagpupulong, at ang pagpupulong ay maaaring maging isang maikling pagpupulong o pagpupulong ng komite / lupon o isang talakayan sa pangkat, atbp. Ang istilo ng mga minuto ay nag-iiba na may layunin.

Ang minuto ay isang tala ng isang kaganapan o pagpupulong at samakatuwid ay naitala upang magkaroon ng isang pormal na patunay ng kung ano ang nangyari, o kung ano ang tinalakay at napagpasyahan sa isang pagpupulong. Tinutulungan nito ang mga taong hindi makadalo sa pagpupulong at tumutulong din sa samahan o kumpanya para sa mga sanggunian sa hinaharap. Para sa kadahilanang ito, ang mga minuto ay kailangang maging tumpak.

Ang layunin at benepisyo ng mga minuto bilang isang tumpak na tala ng mga talakayan at pagpapasya ay:

• Maraming mga kumpanya ay hindi lamang naitala ang mga minuto para sa kanilang sariling sanggunian at talaan, ngunit ibabahagi din ang impormasyong ito sa kanilang mga kumpanya ng pakikipagsosyo at magbahagi ng mga may-ari. Sa mga kasong ito, ang mga minuto ay nagbibigay ng katibayan para sa paglitaw ng mga pagpupulong at sumasalamin din sa kalidad at pamantayan ng samahan.
• Nagbibigay ang mga ito ng tala ng mga talakayan at pagpapasya at samakatuwid ay nagsisilbing memorya at kasaysayan ng samahan.
• Ang mga minuto ay kailangang ibahagi sa publiko pagdating sa mga pampublikong pamamahala na katawan. Kaya't ang mga tala ng pagpupulong ay magagamit para makita ng publiko na nais ng mga tao na malaman ang mga resulta ng mga pagpupulong at talakayan at kung paano ito kinuha.
• Maaaring magamit ang mga minuto upang masubaybayan ang mga pasya at pagkilos na nabanggit sakaling magkaroon ng hindi pagkakasundo sa hinaharap.
• Magkakaroon ng mga puntos ng pagkilos sa ilang minuto na kailangang maaksyunan at makakatulong ang mga ito sa mga pagbabago at pagpapabuti para sa samahan at samakatuwid ang mga minuto ay magiging paalala ng mga pagkilos na iyon, ang tao na kailangang aksyunan ang mga ito at sa loob ng anong tagal ng panahon na kailangan itong gawin..
• Ang pagbabahagi ng mga minuto sa mga nag-aalala na taong hindi dumalo, ay magpapaalam sa kanila ng anumang mga pagbabago, talakayan at pagpapasya.
• Sa pangkalahatan, ang mga minutong ito ay makakatulong sa pag-unlad ng samahan at makakatulong din sa pagbuo ng mga kagawaran at kasapi ng koponan.

Sample template para sa Agenda ng Pagpupulong

Livingsta - Nilikha sa MS Word

Mga Dokumentong Karaniwang Ginagamit sa Mga Pagpupulong: Mga Agenda, Minuto, Mga Bagay na Pag-usbong, Mga Action Sheet

Para sa anumang pagpupulong na maganap sa isang pamamaraan na pang-pamamaraan, mayroong ilang mahahalaga at kinakailangang mga dokumento na kasangkot nang wala ang pagpupulong ay hindi magiging maayos.

Ang mga kinakailangang dokumento para sa isang pagpupulong ay:

Agenda - Ang isang agenda ay isang dokumento na nilikha ng alinman sa isang kalihim o isang tagapangasiwa o sinuman na may katulad na posisyon o tungkulin sa trabaho. Pagkatapos ito ay naaprubahan ng tagapangulo ng tao at inilipat sa iba pang mga kasapi na dadalo sa pagpupulong. Maaari itong ipamahagi alinman sa elektronikong paraan o bilang mga hard copy. Palaging pinakamahusay na magkaroon ng ilang ekstrang kopya.

Ang Agenda ay may mga detalye ng pangalan ng pagpupulong, petsa ng pagpupulong, oras ng pagpupulong at ang lugar ng pagpupulong sa itaas. Sinundan ito ng mga dumalo, humihingi ng paumanhin at mga bisita / tagapagsalita. Pagkatapos ay susundan ang mga item ng agenda, kung saan nakalista sa tuktok ng listahan ang mga kagyat at mahahalagang bagay. Ang mga sapilitan na item sa listahan ng agenda ay, mga nakaraang minuto o Pagkumpirma ng mga nakaraang minuto, mga bagay na nagmumula at anumang iba pang negosyo. Ang natitira ay ang mga item na natipon mula sa mga nauugnay na kasapi na kasangkot sa pagpupulong.

Sample na template para sa Attendance Sheet

Livingsta - Nilikha sa MS Word

Attendance sheet - Ang dokumentong ito ay isang listahan ng lahat ng mga dumalo sa pulong. Upang magkaroon ng tumpak na mga detalye, ang ilang mga haligi ay kasama tulad ng, Pangalan, Posisyon, numero ng contact, Email address. Makakatulong ito sa tagakuha ng minuto sa pagsulat ng mga pangalan sa ilang minuto at makakatulong din sa madaling pakikipag-ugnay sa kanila kung kinakailangan, lalo na kapag may mga panlabas na miyembro na dumalo sa pulong. Mangyaring tingnan ang isang format sa kanan na ginagamit ko sa aking samahan para sa pagdalo.

Hindi ito karaniwang ginagamit para sa mga panloob na pagpupulong, ngunit ginagamit para sa mga pagpupulong kung saan kasangkot ang mga panlabas na customer o samahan ng pakikipagsosyo. Ngunit laging mabuti na magkaroon ng isa kung saan maraming mga miyembro o iba't ibang mga departamento ang dumadalo sa isang pagpupulong at maaaring may mga taong hindi mo nakikilala. Binabawasan din nito ang iyong oras sa pagsusulat ng listahan ng mga dadalo lalo na kung maraming mga dadalo.

Talasalitaan ng mga termino at akronim - Kung ang pagpupulong ay isasama ang talakayan sa negosyo kung saan gagamitin ang mga terminong panteknikal at mga daglat, at kung may mga dadalo na hindi pamilyar sa mga term na iyon at mga daglat, palaging pinakamahusay na magbigay ng isang listahan ng mga kasama isang maikling paglalarawan o kahulugan. Tutulungan silang sundin ang mga pagpupulong nang madali at itigil ang napakaraming mga hindi kinakailangang pagkagambala.

Sample na Minute Template

Livingsta - Nilikha sa MS Word

Code of ethics / code of conduct - Hindi ito ginagamit sa lahat ng mga pagpupulong, ngunit maaaring magamit sa mga pagpupulong ng lupon, at mga pagpupulong kung saan kasangkot ang publiko atbp. Ito ay isang hanay ng mga prinsipyo at inaasahan na itinakda sa mga miyembro, na kung saan kailangan nilang sumunod, kapag nakikilahok sa pagpupulong. Ito ay itinakda para sa maayos at tagumpay na pagpapaandar ng pulong. Sa ilang mga pagpupulong ito ay ginagamit upang mapanatili ang kalayaan sa pagsasalita.

Mga nakaraang minuto - Ito ang mga minuto mula sa nakaraang pagpupulong at dadalhin sa pagpupulong upang mabasa at kumpirmahin. Gayundin ang mga puntos ng pagkilos mula sa nakaraang pagpupulong ay nasuri upang makita kung naaksyunan ito, o sa kung anong katayuan ang mga pagkilos, kung hindi naaksyunan, ang mga dahilan para doon ay natipon at isulat sa mga minuto kasama ang mga kinakailangang aksyon o desisyon.

Pagkuha ng mga tala (Minuto) - Ang pagkuha ng mga tala ay ang hakbang patungo sa paghahanda ng mga minuto. Ito ang pangunahing dokumento sa isang pagpupulong dahil ang lahat ng nagaganap o tinalakay o napagpasyahan ay naitala. Ang mga tala ay ibinaba ng mga kalihim o tagapangasiwa o isang katulad na katungkulan at isinulat ito sa isang napagkasunduang istilo na sumusunod sa mga patakaran at pamamaraan ng mga samahan. Maaaring magamit ang isang template para sa kadalian ng pagkuha ng tala.

Sample template para sa Mga Tala ng Aksyon

Livingsta - Nilikha sa MS Word

Mga kalakip sa minuto - Minsan sa mga pagpupulong, ang isang patakaran o pamamaraan o isang ulat ay maaaring kailangang mabasa at sumang-ayon. Sa kasong ito, ang dokumentong ito ay dadalhin sa pagpupulong na binasa sa mga kasapi at ito ay kailangang ikabit sa mga minuto. Ang mga detalye sa kung paano ito nagagawa ay tatalakayin sa ibang seksyon ng yunit na ito.

Mga papel sa pagtatanghal - Ang ilang mga pagpupulong ay magkakaroon ng mga papeles sa pagtatanghal. Kahit na ang mga pagtatanghal ay ginagawa sa isang malaking screen na may mga overhead projector, laging mabuti na bigyan ang lahat ng mga dadalo ng isang kopya, upang magkaroon sila ng isang talaan ng kung ano ang ipinakita, at makakatulong din ito sa kanila na tandaan ang mga mahahalagang puntos na magiging kapaki-pakinabang o kapaki-pakinabang para sa kanila para sa sanggunian sa hinaharap habang nagpapatuloy ang pagtatanghal.

Mga sheet ng pagkilos - Hindi sapilitan ang sheet na ito, ngunit para sa kalinawan at para sa maayos na kaayusan, ang maaari mong gawin ay, kolektahin ang lahat ng mga puntos ng pagkilos mula sa nakaraang pagpupulong at banggitin ang katayuan sa bawat isa sa kanila, upang mas madaling dumaan sila sa panahon ng pagpupulong. Gayundin ang anumang mga puntos ng pagkilos para sa kasalukuyang pagpupulong ay maaaring maitala sa sheet na iyon, habang ang ilang mga aksyon ay maaaring may mga link sa mga nakaraang pagkilos. Mas madali din sa pagtatapos ng pagpupulong upang ibuod ang lahat ng mga puntos ng pagkilos mula sa sheet na ito. Gayunpaman hindi ito sapilitan. Magkakaiba ang paggana ng iba't ibang tao, kaya maaari kang gumamit ng anumang mga pamamaraan na maginhawa at gagawing mas simple at madali para sa iyo ang mga proseso.

Bukod sa mga ito, nakasalalay sa pagpupulong at layunin nito, iba't ibang mga dokumento tulad ng paunawa ng pagpupulong, mga ulat sa pananalapi, mga ulat sa pagsasaliksik, mga ulat sa proyekto, sulat, ulat ng tagapangulo atbp, ay maaaring maging mga dokumento na ginamit sa isang pagpupulong.

Mangyaring sundin ang link sa ibaba upang mag-navigate sa susunod na bahagi ng yunit na ito, kung saan ang papel na ginagampanan ng tagapangulo ng pagpupulong at ang kanilang mga responsibilidad, kung paano gumagana ang minutong tagakuha kasama ng upuan sa panahon ng pagpupulong, kung paano makinig nang epektibo at kumuha ng mga tala at ang layunin ng paglilinaw ng anumang mga pagdududa sa panahon ng pagpupulong ay tinalakay.

Tumatagal ng Minuto - Bahagi II

Inaasahan kong naging kapaki-pakinabang ito sa iyo. Salamat sa pagbabasa. Mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnay sa akin sa anumang mga query o anumang feedback na may kaugnayan sa artikulong ito. Kung sa palagay mo hindi ito sumasaklaw sa mga nauugnay na paksa, mangyaring puna!

Salamat.

Livingsta